Spesenbelege aufbewahren: Fristen, Belegarten und Konsequenzen

Art. 957 Abs. 1 OR verpflichtet alle buchführungspflichtigen Unternehmen, ihre Geschäftsbücher und die dazugehörigen Buchungsbelege während 10 Jahren aufzubewahren. Spesenbelege gelten als Buchungsbelege und fallen damit vollumfänglich unter diese Pflicht. Die Frist gilt unabhängig von der Rechtsform – sie betrifft Einzelfirmen, GmbHs und AGs gleichermassen.

Entscheidend ist der Fristbeginn: Die 10 Jahre laufen nicht ab dem Belegdatum, sondern ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, beginnt die Frist somit immer am 31. Dezember des betreffenden Jahres.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) erlaubt die digitale Aufbewahrung ausdrücklich, sofern die Integrität der Daten gewährleistet ist. Konkret bedeutet das: Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar und in der Schweiz zugänglich sein. Ein Scan eines Papierbelegs ersetzt das Original, wenn der Scanprozess dokumentiert und die Qualität ausreichend ist.

Die Aufbewahrungspflicht beschränkt sich nicht auf einzelne Quittungen. Sie umfasst sämtliche Dokumente, die im Zusammenhang mit der Spesenabrechnung stehen. Massgebend ist, ob ein Dokument als Buchungsbeleg oder als Nachweis für die steuerliche Abzugsfähigkeit dient.

• Originalquittungen und Rechnungen: Restaurantbelege, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets und Fahrausweise. Bei Kreditkartenzahlungen genügt die Kreditkartenabrechnung allein nicht – die Detailquittung ist ebenfalls aufzubewahren.
• Spesenabrechnungen: Die vom Mitarbeitenden eingereichte und vom Vorgesetzten genehmigte Spesenabrechnung. Sie dokumentiert den Zusammenhang zwischen Beleg und geschäftlichem Zweck.
• Genehmigungsdokumentation: Visum des Vorgesetzten, Freigabe durch die Buchhaltung oder digitale Genehmigungsprotokolle. Diese Dokumente belegen, dass die Spesen ordnungsgemäss geprüft wurden.
• Spesenreglement: Das von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigte Spesenreglement. Es bildet die Grundlage für Pauschalspesen und muss in der jeweils gültigen Fassung archiviert werden.
• Lohnausweise: Lohnausweise enthalten in Ziffer 13 die Angaben zu Spesenvergütungen. Sie sind Teil der Lohnbuchhaltung und unterliegen derselben 10-Jahres-Frist.

Auch bei Pauschalspesen, die keinen Einzelbeleg erfordern, muss das Unternehmen das genehmigte Spesenreglement und die Lohnausweise aufbewahren. Die Steuerbehörde kann jederzeit prüfen, ob die Pauschalen innerhalb der zulässigen Ansätze liegen – etwa CHF 30.– pro Mahlzeit oder CHF 20.– Tagespauschale für Kleinspesen.

Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist einfach, wird aber häufig falsch angewendet. Der entscheidende Punkt: Nicht das Belegdatum zählt, sondern das Ende des Geschäftsjahres. Dadurch verlängert sich die effektive Aufbewahrungsdauer je nach Belegdatum um bis zu 12 Monate.

Ein Beleg vom 15. März 2026 muss somit bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden – das ergibt eine effektive Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren und rund 9 Monaten. Ein Beleg vom 28. November 2026 hingegen wird nur knapp über 10 Jahre archiviert. Bei einem abweichenden Geschäftsjahr (z. B. 1. April bis 31. März) verschiebt sich der Fristbeginn entsprechend auf den 31. März des Folgejahres.

In der Praxis empfiehlt es sich, Belege jahrgangsweise zu archivieren und jeweils den gesamten Jahrgang erst nach Ablauf der Frist zu vernichten. So vermeiden Sie versehentliche Frühvernichtung einzelner Belege.

Fehlende oder unvollständige Spesenbelege haben sowohl steuerliche als auch sozialversicherungsrechtliche Folgen. Die Konsequenzen treten typischerweise bei einer Revision zutage – und können das Unternehmen erheblich belasten.

• Steuerrevision: Können Spesenbelege bei einer Buchprüfung nicht vorgelegt werden, streicht die Steuerbehörde den entsprechenden Aufwand. Die Spesen sind nicht mehr als geschäftsmässig begründeter Aufwand abzugsfähig. Das Unternehmen zahlt auf den aufgerechneten Betrag Gewinnsteuer nach.
• AHV-Revision: Die AHV-Ausgleichskasse prüft, ob Spesenvergütungen tatsächlich Auslagenersatz darstellen. Fehlen die Belege, qualifiziert die Kasse die Vergütungen als verdeckten Lohn. Es folgen AHV-Beitragsnachzahlungen inklusive Verzugszinsen – sowohl für den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.
• MWST-Revision: Ohne korrekte Belege entfällt der Vorsteuerabzug auf den betreffenden Spesen. Bei grösseren Beträgen – etwa Hotelrechnungen oder Bewirtungskosten – summiert sich der Verlust rasch.
• Strafrechtliche Konsequenzen: Bei systematischer Vernichtung oder Fälschung von Belegen drohen Bussen wegen Verletzung der Buchführungspflicht (Art. 325 StGB) oder Steuerhinterziehung.

Die Beweislast liegt beim Unternehmen. Wer Spesen als geschäftsmässig begründeten Aufwand geltend macht, muss dies mit Belegen nachweisen können. Eine lückenlose Archivierung ist deshalb nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll.