Spesenformular: Pflichtfelder, optionale Angaben und Ablehnungsgründe
Ein vollständiges Spesenformular braucht Datum, Auslagenart, Betrag, Geschäftszweck und Beleg-Verweis – fehlt ein Pflichtfeld, droht die Ablehnung durch den Arbeitgeber. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen verpflichtet, doch nur wenn die Spesen nachvollziehbar dokumentiert sind. Wer die Pflichtfelder kennt und konsequent ausfüllt, vermeidet Rückfragen, beschleunigt die Auszahlung und schafft eine revisionssichere Grundlage für die Buchhaltung.
01.Alle Pflichtfelder im Spesenformular
Die ESTV und die meisten kantonalen Steuerverwaltungen verlangen bestimmte Mindestangaben, damit Spesen steuerlich anerkannt werden. Die folgende Tabelle zeigt, welche Felder zwingend, empfohlen oder situationsabhängig sind.
Pflichtfelder im Spesenformular
Der Geschäftszweck ist das Feld, das in der Praxis am häufigsten ungenügend ausgefüllt wird. Eine Angabe wie "Essen" reicht nicht. Stattdessen muss erkennbar sein, mit wem das Treffen stattfand und welchen geschäftlichen Anlass es hatte. Bei Pauschalspesen gemäss genehmigtem Spesenreglement entfällt die Belegpflicht, nicht aber die Angabe des Geschäftszwecks.
02.Was optional ist
Neben den Pflichtfeldern gibt es Angaben, die je nach Unternehmensgrösse und internem Reglement sinnvoll, aber nicht zwingend sind. Diese Felder erleichtern die Zuordnung in der Buchhaltung und beschleunigen die Genehmigung.
- Projektzuordnung: Relevant, wenn das Unternehmen projektbasiert arbeitet und Spesen einzelnen Aufträgen zuordnen muss.
- Kostenstelle: Ermöglicht die direkte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ohne manuelle Nachbearbeitung.
- Reiseroute: Bei Kilometerentschädigungen (CHF 0.75/km ab 2026) hilft die Angabe von Start- und Zielort bei der Plausibilitätsprüfung.
- Interne Genehmigernummer: In grösseren Unternehmen mit mehrstufigem Freigabeprozess beschleunigt diese Angabe die Weiterleitung an die zuständige Person.
Auch wenn diese Felder nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, empfiehlt es sich, sie im Spesenreglement zu definieren. So wissen alle Mitarbeitenden von Anfang an, welche Angaben erwartet werden.
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Mehr erfahren →03.Digitales vs. Papierformular
Schweizer Unternehmen dürfen Spesenformulare sowohl digital als auch auf Papier führen. Beide Varianten sind rechtlich gleichwertig, sofern die Aufbewahrungspflichten gemäss Art. 958f OR eingehalten werden. Die Wahl hängt von der Unternehmensgrösse, den internen Prozessen und der vorhandenen Infrastruktur ab.
Vergleich digitales und Papierformular
Bei digitalen Formularen mit OCR-Erkennung ist es wichtig, die automatisch eingelesenen Werte manuell zu prüfen. Fehlerhafte Beträge oder falsch erkannte Daten führen zu denselben Problemen wie ein unvollständig ausgefülltes Papierformular.
04.Was bei Ablehnung wegen Unvollständigkeit
Lehnt der Arbeitgeber ein Spesenformular wegen fehlender Angaben ab, ist das kein endgültiger Verlust des Erstattungsanspruchs. Art. 327a OR sichert den Anspruch auf Auslagenersatz grundsätzlich, setzt aber eine nachvollziehbare Dokumentation voraus. Die Ablehnung ist daher in der Regel eine Aufforderung zur Nachbesserung.
- Fehlende Angaben sofort ergänzen: Prüfen Sie die Rückmeldung des Arbeitgebers und tragen Sie die fehlenden Informationen umgehend nach. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Rekonstruktion.
- Frist einhalten: Viele Spesenreglemente sehen eine Einreichungsfrist vor, häufig 30 bis 90 Tage nach der Auslage. Auch bei einer Nachbesserung muss diese Frist gewahrt bleiben.
- Begründung einfordern: Wird ein Formular ohne klare Begründung abgelehnt, haben Sie das Recht, eine schriftliche Erklärung zu verlangen. Dies schafft Transparenz und hilft, künftige Ablehnungen zu vermeiden.
Kommt es trotz Nachbesserung zu keiner Einigung, kann der Anspruch auf dem arbeitsrechtlichen Weg geltend gemacht werden. In der Praxis lässt sich die Mehrheit der Fälle jedoch durch eine vollständige Nachreichung der fehlenden Angaben lösen.
05.Spesenformular korrekt ausfüllen: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte führen Sie systematisch durch das Ausfüllen eines Spesenformulars. Halten Sie die Reihenfolge ein, damit kein Pflichtfeld vergessen geht und die Buchhaltung Ihre Abrechnung ohne Rückfragen verarbeiten kann.
Schritt 1: Spesenreglement und Pflichtfelder prüfen
Bevor Sie das Formular ausfüllen, lesen Sie das Spesenreglement Ihres Arbeitgebers. Es definiert, welche Auslagen erstattungsfähig sind, welche Pauschalen gelten und welche Felder zwingend ausgefüllt werden müssen. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement hat und welche Pauschalen darin festgelegt sind.
- Klären Sie, ob das Formular digital oder auf Papier eingereicht werden soll.
- Notieren Sie sich die Einreichungsfrist – übliche Fristen liegen bei 30 bis 90 Tagen nach der Auslage.
Schritt 2: Datum, Auslagenart und Betrag eintragen
Tragen Sie für jede einzelne Auslage das exakte Datum ein – nicht das Datum der Formularerstellung, sondern den Tag, an dem die Ausgabe tatsächlich angefallen ist. Wählen Sie die passende Auslagenart aus den im Reglement definierten Kategorien und notieren Sie den Betrag in CHF.
Beispieleinträge für die drei Kernfelder
Bei Kilometerentschädigungen gilt ab 2026 die Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, es empfiehlt sich aber, den aktuellen Satz zu verwenden.
Schritt 3: Geschäftszweck konkret formulieren
Der Geschäftszweck ist das Feld, an dem die meisten Ablehnungen scheitern. Eine vage Angabe wie "Geschäftsessen" genügt weder der ESTV noch der internen Revision. Formulieren Sie den Zweck so, dass ein Dritter den geschäftlichen Zusammenhang sofort erkennt.
Geschäftszweck: schlecht vs. gut formuliert
Nennen Sie immer die beteiligten Personen oder Firmen, den Anlass und – wenn vorhanden – eine Projektreferenz. Bei Repräsentationsspesen ist die Angabe der bewirteten Personen besonders wichtig, da diese Spesen bei Überschreitung von CHF 6'000 pro Jahr auf dem Lohnausweis deklariert werden müssen.
Schritt 4: Beleg zuordnen und Verweis eintragen
Jeder Eintrag im Spesenformular braucht einen Verweis auf den zugehörigen Beleg. Bei Papierformularen nummerieren Sie die Belege fortlaufend und tragen die Nummer im Formular ein. Bei digitalen Lösungen wird der Beleg direkt mit dem Eintrag verknüpft – entweder durch Foto-Upload oder Scan.
- Vergeben Sie eine eindeutige Beleg-Nummer pro Auslage, z. B. B-2026-0001.
- Prüfen Sie, ob der Beleg den Betrag, das Datum und den Aussteller klar erkennen lässt.
- Thermopapier-Belege verblassen schnell – fotografieren oder scannen Sie diese sofort nach Erhalt.
- Bei Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement entfällt die Belegpflicht, der Geschäftszweck muss aber trotzdem angegeben werden.
Schritt 5: Währung und Wechselkurs bei Fremdwährung ergänzen
Fallen Auslagen in einer Fremdwährung an – etwa bei Geschäftsreisen ins Ausland –, muss das Spesenformular neben dem CHF-Betrag auch die Originalwährung und den angewandten Wechselkurs enthalten. Verwenden Sie den Tageskurs der SIX am Tag der Auslage oder den Kurs auf der Kreditkartenabrechnung.
Beispiel Fremdwährungseintrag
Weicht der Kreditkartenkurs vom SIX-Tageskurs ab, verwenden Sie den Kurs der Kreditkartenabrechnung, da dieser den tatsächlich bezahlten Betrag widerspiegelt. Legen Sie in diesem Fall die Kreditkartenabrechnung als zusätzlichen Beleg bei.
Schritt 6: Formular unterschreiben und einreichen
Prüfen Sie vor der Einreichung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und die Belege vollständig zugeordnet wurden. Unterschreiben Sie das Formular, sofern Ihr Spesenreglement dies verlangt. Bei digitalen Formularen genügt in der Regel die elektronische Bestätigung durch den Login des Mitarbeitenden.
- Kontrollieren Sie jede Zeile auf Vollständigkeit: Datum, Auslagenart, Betrag, Geschäftszweck, Beleg-Verweis.
- Reichen Sie das Formular innerhalb der im Reglement definierten Frist ein.
- Bewahren Sie eine Kopie des eingereichten Formulars und der Belege auf, bis die Erstattung erfolgt ist.
Nach der Einreichung liegt die Prüfung beim Vorgesetzten oder der Buchhaltung. Erhalten Sie innerhalb von zwei Wochen keine Rückmeldung, fragen Sie aktiv nach dem Bearbeitungsstand.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Geschäftszweck fehlt oder ist zu vage
Einträge wie "Essen" oder "Reise" werden von der Buchhaltung und der ESTV nicht akzeptiert. Nennen Sie immer den konkreten Anlass, die beteiligten Personen oder Firmen und – wenn vorhanden – die Projektreferenz. Ohne nachvollziehbaren Geschäftszweck wird die Spese abgelehnt.
Fehler 2: Falsches Datum eingetragen
Häufig wird das Datum der Formularerstellung statt des Tages der tatsächlichen Auslage eingetragen. Das führt zu Unstimmigkeiten mit dem Beleg und kann die gesamte Abrechnung verzögern. Tragen Sie immer das Belegdatum ein.
Fehler 3: Beleg fehlt oder ist unleserlich
Thermopapier-Belege verblassen oft innerhalb weniger Wochen. Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt. Ohne lesbaren Beleg ist eine Erstattung ausserhalb genehmigter Pauschalen nicht möglich.
Fehler 4: Fremdwährung ohne Wechselkurs angegeben
Ein Betrag in Euro oder Dollar ohne Angabe des Wechselkurses und des CHF-Gegenwerts ist unvollständig. Die Buchhaltung muss den Kurs nachrecherchieren, was die Bearbeitung verzögert und zu Differenzen führen kann.
Fehler 5: Einreichungsfrist überschritten
Viele Spesenreglemente sehen Fristen von 30 bis 90 Tagen vor. Wird die Frist überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern. Reichen Sie Spesen zeitnah ein und markieren Sie sich die Frist im Kalender.
07.Häufige Fragen
Was wenn das Spesenformular des Arbeitgebers nicht alle Pflichtfelder enthält?
Fehlen auf dem Formular Ihres Arbeitgebers Pflichtfelder wie der Geschäftszweck, ergänzen Sie die Angaben handschriftlich oder in einem Begleitdokument. Weisen Sie Ihre Vorgesetzten oder die HR-Abteilung darauf hin, dass das Formular angepasst werden sollte. Der Erstattungsanspruch gemäss Art. 327a OR besteht unabhängig vom Formular, sofern die Auslage nachvollziehbar dokumentiert ist.
Muss ich das Spesenformular unterschreiben?
Das hängt vom Spesenreglement Ihres Arbeitgebers ab. Viele Reglemente verlangen eine Unterschrift als Bestätigung der Richtigkeit. Bei digitalen Formularen ersetzt in der Regel die Anmeldung mit dem persönlichen Login die handschriftliche Unterschrift.
Brauche ich für Pauschalspesen auch ein Spesenformular?
Ja, auch Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag oder die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag müssen im Spesenformular erfasst werden. Die Belegpflicht entfällt bei genehmigten Pauschalen, aber Datum, Auslagenart und Geschäftszweck bleiben Pflicht.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Bewahren Sie Ihre Belege und eine Kopie des Spesenformulars mindestens so lange auf, wie es Ihr Arbeitgeber vorschreibt – in der Regel bis zur erfolgten Erstattung, idealerweise aber länger.
Kann der Arbeitgeber ein vollständig ausgefülltes Spesenformular trotzdem ablehnen?
Ja, wenn die Auslage nicht im Spesenreglement vorgesehen ist oder keinen geschäftlichen Zusammenhang hat. Ein vollständiges Formular sichert die formale Korrektheit, aber der Arbeitgeber prüft auch die inhaltliche Berechtigung der Spese. Bei ungerechtfertigter Ablehnung können Sie eine schriftliche Begründung verlangen.