Spesenformular korrekt ausfüllen: Pflichtfelder, Belege und Geschäftszweck
Ein Spesenformular korrekt ausfüllen: Datum, Auslagenart, Betrag, Geschäftszweck und Beleg zuordnen – fehlende Pflichtfelder führen fast immer zur Ablehnung. Trotzdem werden in der Praxis viele Formulare unvollständig eingereicht, was zu Verzögerungen bei der Erstattung und zusätzlichem Aufwand in der Buchhaltung führt. Diese Anleitung zeigt Feld für Feld, wie Sie ein Spesenformular so ausfüllen, dass es beim ersten Einreichen akzeptiert wird.
01.Spesenformular ausfüllen: Schritt für Schritt
Die folgenden fünf Schritte decken alle Pflichtfelder eines Spesenformulars ab. Arbeiten Sie die Felder in dieser Reihenfolge ab, damit keine Angabe vergessen geht. Die Anforderungen basieren auf den ESTV-Vorgaben zum Lohnausweis und den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung gemäss OR.
Schritt 1: Datum der Ausgabe erfassen
Tragen Sie immer das Datum ein, an dem die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde – nicht das Datum, an dem Sie das Formular ausfüllen. Das Ausgabedatum ist entscheidend für die korrekte Periodenabgrenzung in der Buchhaltung und für die Zuordnung zum richtigen Geschäftsjahr. Bei Kreditkartenzahlungen gilt das Transaktionsdatum, nicht das Abrechnungsdatum der Karte.
- Barzahlung: Datum auf der Quittung oder dem Kassenbon.
- Kreditkarte: Transaktionsdatum gemäss Kartenabrechnung, nicht das Buchungsdatum.
- Online-Buchung: Datum der Bestellung oder Buchungsbestätigung, nicht das Lieferdatum.
- Mehrtägige Reise: Jeder Tag mit separaten Ausgaben erhält eine eigene Zeile mit dem jeweiligen Tagesdatum.
Achten Sie auf ein einheitliches Datumsformat. In der Schweiz ist TT.MM.JJJJ üblich. Stimmt das Datum auf dem Beleg nicht mit dem Formulardatum überein, wird die Position bei der Prüfung beanstandet.
Schritt 2: Auslagenart aus vordefinierten Kategorien wählen
Die Auslagenart bestimmt, auf welches Konto die Ausgabe verbucht wird und welcher MWST-Satz angewendet wird. Wählen Sie die Kategorie, die Ihr Spesenreglement vorgibt. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann oder die Ausgabe steuerlich anders behandelt wird als vorgesehen.
Gängige Auslagenarten und ihre Besonderheiten
Falls Ihr Formular keine passende Kategorie bietet, wählen Sie die nächstliegende und ergänzen Sie im Feld Geschäftszweck eine präzise Beschreibung. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob eine Anpassung der Kategorien nötig ist.
Schritt 3: Betrag und Währung eintragen
Übernehmen Sie den Betrag exakt so, wie er auf dem Beleg steht – ohne Auf- oder Abrundung. Geben Sie immer die Währung an, auch wenn es sich um CHF handelt. Bei Fremdwährungen rechnen Sie den Betrag zum offiziellen ESTV-Tageskurs des Ausgabedatums in CHF um. Die ESTV publiziert die Devisenkurse monatlich auf ihrer Website.
- CHF-Beträge: Betrag gemäss Beleg auf Rappen genau eintragen, z. B. CHF 47.50.
- Fremdwährung: Originalbetrag und Währung angeben, daneben den umgerechneten CHF-Betrag mit dem verwendeten Kurs notieren.
- Trinkgeld: Nur eintragen, wenn es auf dem Beleg ausgewiesen ist oder das Spesenreglement eine Trinkgeldpauschale vorsieht.
- Teilbeträge: Wenn nur ein Teil der Rechnung geschäftlich ist (z. B. bei einem gemischten Essen), nur den geschäftlichen Anteil eintragen und dies im Geschäftszweck vermerken.
Weicht der eingetragene Betrag vom Beleg ab, wird die Position zurückgewiesen. Notieren Sie bei Fremdwährungen den verwendeten Umrechnungskurs direkt auf dem Formular, damit die Buchhaltung den Betrag nachvollziehen kann.
Schritt 4: Geschäftszweck konkret und nachvollziehbar formulieren
Der Geschäftszweck ist das Pflichtfeld, das am häufigsten unzureichend ausgefüllt wird. Die ESTV verlangt, dass aus der Angabe klar hervorgeht, warum die Ausgabe geschäftlich notwendig war. Ein leeres oder vages Feld führt fast immer zur Ablehnung. Formulieren Sie so, dass eine unbeteiligte Person – etwa ein Revisor – den geschäftlichen Zusammenhang sofort versteht.
Geschäftszweck: schlecht vs. gut formuliert
- Nennen Sie den Namen des Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartners.
- Beschreiben Sie den Anlass: Meeting, Messe, Schulung, Projektarbeit.
- Geben Sie bei Repräsentationsausgaben die Anzahl Teilnehmende an.
- Vermeiden Sie Abkürzungen, die nicht allgemein verständlich sind.
Schritt 5: Beleg zuordnen und einreichen
Jede Spesenposition braucht einen Beleg. Akzeptiert werden Originalbelege oder digitale Scans, die den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) entsprechen. Ein GeBÜV-konformer Scan muss den Beleg vollständig, lesbar und unverändert wiedergeben. Ordnen Sie jedem Beleg eine eindeutige Nummer oder Referenz zu, die mit der entsprechenden Zeile im Formular übereinstimmt.
- Originalbeleg: Quittung, Rechnung oder Kassenbon im Original aufbewahren. Thermobelege verblassen – fotografieren oder scannen Sie diese sofort.
- Digitaler Scan: Muss GeBÜV-konform sein: vollständig lesbar, nicht nachträglich bearbeitet, mit Zeitstempel versehen.
- Belegnummer: Nummerieren Sie die Belege fortlaufend und tragen Sie die Nummer in die entsprechende Zeile des Formulars ein.
- Kein Beleg vorhanden: Erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Geschäftszweck und Ihrer Unterschrift. Eigenbelege sind nur für Kleinbeträge akzeptabel und müssen vom Vorgesetzten visiert werden.
Reichen Sie die Belege zusammen mit dem Formular ein – entweder physisch geheftet in der Reihenfolge der Formularpositionen oder digital mit eindeutiger Dateibenennung. Belege müssen gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Geschäftszweck leer oder zu vage
Ein leeres oder nichtssagendes Feld wie «Essen» oder «Reise» reicht für die ESTV nicht aus. Die Buchhaltung muss die Position zurückweisen, was den Erstattungsprozess verzögert. Formulieren Sie den Zweck immer mit Kundenname, Anlass und Kontext.
Fehler 2: Falsches Datum eingetragen
Wird das Einreichungsdatum statt des Ausgabedatums verwendet, stimmt die Periodenabgrenzung nicht. Das kann bei Jahresabschlüssen zu Korrekturbuchungen führen. Prüfen Sie das Datum immer anhand des Belegs.
Fehler 3: Unleserlicher oder fehlender Beleg
Verblasste Thermobelege oder unscharfe Fotos werden von der Buchhaltung nicht akzeptiert. Scannen oder fotografieren Sie Belege am Tag des Erhalts bei guter Beleuchtung. Ohne lesbaren Beleg wird die Position abgelehnt.
Fehler 4: Privatausgaben auf dem Spesenformular
Private Ausgaben auf einem Spesenformular einzureichen ist ein Verstoss gegen das Spesenreglement und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Trennen Sie bei gemischten Rechnungen den geschäftlichen Anteil klar ab und dokumentieren Sie die Aufteilung.
Fehler 5: Fehlende Währungsangabe bei Fremdwährungen
Ohne Angabe der Originalwährung und des verwendeten Umrechnungskurses kann die Buchhaltung den CHF-Betrag nicht verifizieren. Notieren Sie immer den Originalbetrag, die Währung und den ESTV-Tageskurs.
03.Häufige Fragen
Was tun, wenn das Spesenformular keine Felder für alle Pflichtangaben hat?
Ergänzen Sie fehlende Angaben handschriftlich oder in einem separaten Begleitschreiben. Pflichtangaben gemäss ESTV sind Datum, Auslagenart, Betrag, Geschäftszweck und Belegnachweis. Melden Sie die Lücke Ihrer Buchhaltung, damit das Formular angepasst wird.
Muss ich für jede Ausgabe unter CHF 20 einen Beleg einreichen?
Das hängt von Ihrem Spesenreglement ab. Viele Reglemente sehen für Kleinspesen eine Tagespauschale von CHF 20.– ohne Einzelbeleg vor. Prüfen Sie die Regelung in Ihrem Unternehmen. Ohne Pauschale gilt: Auch Kleinbeträge brauchen einen Beleg oder zumindest einen visierten Eigenbeleg.
Welchen Wechselkurs verwende ich bei Ausgaben in Euro oder Dollar?
Verwenden Sie den offiziellen ESTV-Devisenkurs des Ausgabedatums. Die ESTV publiziert monatliche Kurslisten auf estv.admin.ch. Notieren Sie den verwendeten Kurs und den Originalbetrag auf dem Formular, damit die Buchhaltung die Umrechnung nachvollziehen kann.
Darf ich ein Spesenformular nachträglich korrigieren?
Korrekturen sind möglich, solange das Formular noch nicht freigegeben wurde. Streichen Sie den falschen Eintrag durch, schreiben Sie den korrekten Wert daneben und visieren Sie die Änderung mit Datum und Unterschrift. Bei digitalen Formularen erstellen Sie eine neue Version mit Änderungshinweis.
Wie lange habe ich Zeit, ein Spesenformular einzureichen?
Die Frist legt Ihr Spesenreglement fest – üblich sind 30 bis 90 Tage nach der Ausgabe. Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber die Pflicht, notwendige Auslagen zu ersetzen. Reichen Sie Spesen zeitnah ein, da verspätete Einreichungen die Periodenabgrenzung erschweren und abgelehnt werden können.