Transparenz über offene Spesenabrechnungen: Kontrolle, Fristen, Rückstellungen

Wenn Mitarbeitende Spesenabrechnungen verspätet oder gar nicht einreichen, entsteht eine unsichtbare Verbindlichkeit. Das Unternehmen schuldet die Erstattung gemäss Art. 327a OR, kann die Höhe aber nicht beziffern. Für das Controlling bedeutet das: Die Monatsabschlüsse sind unvollständig, die Liquiditätsplanung ungenau und die Budgetkontrolle pro Kostenstelle lückenhaft.

• Rückstellungen nicht möglich: Ohne Kenntnis der offenen Beträge kann die Buchhaltung keine periodengerechten Abgrenzungen vornehmen. Im Jahresabschluss fehlen dann transitorische Passiven, was gegen Art. 958c OR verstösst.
• Controlling ohne Überblick: Kostenstellenverantwortliche sehen nicht, welche Spesen bereits angefallen, aber noch nicht verbucht sind. Budgetabweichungen werden erst Monate später sichtbar, wenn die Abrechnungen eintreffen.
• Mitarbeitende warten zu lang auf Erstattung: Verzögerte Einreichung führt zu verzögerter Auszahlung. Mitarbeitende, die regelmässig CHF 500 bis CHF 1'500 pro Monat vorstrecken, empfinden lange Wartezeiten als Belastung – das schadet der Zufriedenheit und dem Vertrauen in den Arbeitgeber.
• Revisionsrisiko: Bei einer Steuerrevision oder Lohnausweisprüfung erwartet die ESTV eine lückenlose Dokumentation. Nicht erfasste Spesen können zu Nachforderungen und Aufrechnungen führen.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Tragweite: Ein KMU mit 40 Aussendienst-Mitarbeitenden, die je CHF 800 pro Monat an Spesen generieren, hat bei einer durchschnittlichen Einreicheverzögerung von sechs Wochen rund CHF 48'000 an unsichtbaren Verbindlichkeiten. Dieser Betrag fehlt in der Liquiditätsplanung und im Monatsabschluss.

Transparenz entsteht nicht von selbst, sondern durch klare Regeln, definierte Prozesse und ein durchgängiges Tracking. Die folgenden drei Massnahmen bilden zusammen ein wirksames System, das sowohl für das Controlling als auch für die Mitarbeitenden funktioniert.

• Monatliche Einreichepflicht im Spesenreglement verankern: Definieren Sie im genehmigten Spesenreglement eine verbindliche Frist, beispielsweise bis zum 5. des Folgemonats. Diese Pflicht muss allen Mitarbeitenden schriftlich kommuniziert und bei Eintritt neuer Mitarbeitender im Onboarding vermittelt werden. Wer die Frist wiederholt nicht einhält, verliert nicht den Erstattungsanspruch (Art. 327a OR bleibt zwingend), aber das Unternehmen kann disziplinarische Massnahmen im Rahmen des Weisungsrechts ergreifen.
• Status-Tracking pro Abrechnung einführen: Jede Spesenabrechnung durchläuft definierte Status-Stufen. Sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte und die Buchhaltung sehen jederzeit, in welchem Stadium sich eine Abrechnung befindet. Das verhindert Rückfragen und macht Engpässe sofort sichtbar.
• Eskalation bei offenen Positionen nach Frist: Definieren Sie Eskalationsstufen: Nach 10 Tagen Überschreitung erhält der Mitarbeitende eine automatische Erinnerung, nach 20 Tagen wird der Vorgesetzte informiert, nach 30 Tagen das Controlling. So bleibt keine Abrechnung unbemerkt liegen.

Ein Dashboard, das die Anzahl und den Gesamtbetrag offener Abrechnungen pro Status-Stufe zeigt, gibt dem CFO auf einen Blick die nötige Übersicht. Idealerweise wird dieses Dashboard wöchentlich im Führungsmeeting besprochen, zumindest aber monatlich vor dem Abschluss.

Art. 958c Abs. 1 Ziff. 2 OR schreibt vor, dass die Buchführung vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein muss. Das Abgrenzungsprinzip verlangt, dass Aufwände der Periode zugeordnet werden, in der sie wirtschaftlich entstanden sind – nicht erst dann, wenn die Spesenabrechnung eingereicht wird. Offene Spesen per Bilanzstichtag müssen deshalb als transitorische Passiven oder als Rückstellung erfasst werden.

Die Abgrenzung zwischen transitorischen Passiven und Rückstellungen hängt davon ab, wie genau der Betrag bestimmbar ist. Sind die Spesen bereits eingereicht, aber noch nicht ausbezahlt, handelt es sich um transitorische Passiven mit bekanntem Betrag. Sind die Spesen noch nicht eingereicht, muss der Betrag geschätzt und als Rückstellung verbucht werden.

Für die Schätzung hat sich folgende Methode bewährt: Ermitteln Sie den durchschnittlichen monatlichen Spesenbetrag pro Mitarbeitende/r der letzten zwölf Monate. Multiplizieren Sie diesen mit der Anzahl Mitarbeitender, die per Stichtag noch keine Abrechnung für den letzten Monat eingereicht haben. Ein Unternehmen mit 30 Aussendienstmitarbeitenden und einem Durchschnitt von CHF 900 pro Person und Monat, bei dem 12 Personen die Dezember-Spesen noch nicht eingereicht haben, bildet eine Rückstellung von CHF 10'800.

Stimmen Sie die Rückstellung vor dem Jahresabschluss mit der Buchhaltung ab. Dokumentieren Sie die Schätzgrundlage schriftlich, damit die Revisionsstelle die Plausibilität nachvollziehen kann. Im Folgejahr wird die Rückstellung aufgelöst, sobald die tatsächlichen Abrechnungen vorliegen – die Differenz wird erfolgswirksam verbucht.