Spesenreglement aktualisieren: Auslöser, Prozess und Einreichung
Spesenreglemente sollten bei Änderungen der Wegleitung zum Lohnausweis oder der SSK-Mustervorlagen überprüft und bei Bedarf angepasst werden; Änderungen eines genehmigten Reglements werden dem kantonalen Steueramt vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Wer das vernachlässigt, riskiert, dass veraltete oder überhöhte Pauschalen bei einer Revision beanstandet und als Lohnbestandteil aufgerechnet werden. 2026 gibt es mit der Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km und den per Januar aktualisierten SSK-Mustervorlagen gleich zwei Anlässe für eine Überprüfung. Dieser Leitfaden zeigt, wann eine Aktualisierung sinnvoll ist, wie der Prozess abläuft und was 2026 gilt.
01.Wann ein Spesenreglement aktualisiert werden muss
Nicht jede Änderung im Umfeld eines Unternehmens erfordert eine Anpassung des Reglements. Wird das Reglement aber geändert und ist es kantonal genehmigt, sieht das SSK-Muster vor, jede Änderung der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung zu unterbreiten. Das betrifft vor allem Änderungen am Inhalt – Pauschalansätze, Anspruchsberechtigungen oder Spesentypen. Ob rein redaktionelle Anpassungen wie Layout, Schreibfehler oder Kontaktdaten ein förmliches Verfahren brauchen, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung.
- Neue Werte der Wegleitung: Die ESTV passt die Werte in Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis periodisch an. Beispiel: Die Kilometerentschädigung stieg per 1.1.2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75/km. Solche Änderungen sind ein klarer Auslöser für eine Reglementüberprüfung.
- Neue SSK-Mustervorlagen: Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) gibt Musterreglemente heraus, an denen sich kantonale Steuerbehörden bei der Genehmigung orientieren. Aktualisierungen dieser Vorlagen – zuletzt per Januar 2026 – können bestehende Reglemente betreffen.
- Unternehmenswachstum: Wächst ein Unternehmen von 10 auf 50 Mitarbeitende, ändern sich oft die Spesenstrukturen. Neue Funktionen mit Reisetätigkeit, zusätzliche Standorte oder internationale Geschäftsreisen erfordern erweiterte Regelungen.
- Neue Spesentypen: Führt ein Unternehmen erstmals Homeoffice-Entschädigungen, Repräsentationspauschalen oder andere neue Pauschalen ein, muss das Reglement entsprechend ergänzt und die Änderung genehmigt werden.
- Rechtsänderungen: Änderungen im Obligationenrecht (insbesondere Art. 327a OR zur Auslagenerstattung) oder im Steuerrecht können eine Anpassung des Reglements erfordern, auch wenn die Werte der Wegleitung selbst unverändert bleiben.
Änderungen am genehmigten Reglement im Überblick
02.Wie die Aktualisierung abläuft
Die Aktualisierung eines Spesenreglements folgt einem strukturierten Prozess, der von der internen Überprüfung bis zur Mitarbeiterkommunikation reicht. Wichtig ist, dass die Geschäftsleitung jede Änderung formal genehmigt, bevor das Reglement dem kantonalen Steueramt eingereicht wird. Ohne GL-Beschluss fehlt die interne Legitimation, und das Steueramt kann die Genehmigung verzögern oder ablehnen.
- Interne Überprüfung: HR oder Finanzabteilung vergleichen das bestehende Reglement mit den aktuellen Werten der Wegleitung zum Lohnausweis und den SSK-Mustervorlagen. Abweichungen werden dokumentiert und priorisiert.
- Anpassung gemäss SSK: Das Reglement wird so überarbeitet, dass es sich inhaltlich an den SSK-Mustervorlagen orientiert, wie es die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt. Eigene Ergänzungen sind zulässig, sofern sie begründet sind.
- GL-Genehmigung: Die Geschäftsleitung genehmigt die Änderungen per Beschluss. Dieser Beschluss sollte schriftlich protokolliert werden, da das kantonale Steueramt ihn bei der Einreichung verlangen kann.
- Kantonale Einreichung: Ist das Reglement kantonal genehmigt, wird das aktualisierte Reglement dem zuständigen kantonalen Steueramt vorgängig zur Genehmigung eingereicht. Die Bearbeitungsdauer ist kantonal unterschiedlich.
- Mitarbeiterkommunikation: Nach der Genehmigung werden alle Mitarbeitenden über die Änderungen informiert. Bewährt hat sich eine Kombination aus schriftlicher Mitteilung und einer kurzen Informationsveranstaltung, insbesondere bei Änderungen der Pauschalansätze.
Ein konkretes Beispiel: Ein KMU mit 30 Mitarbeitenden stellt fest, dass die Kilometerentschädigung im Reglement noch CHF 0.70/km beträgt, und will zusätzlich Homeoffice-Entschädigungen einführen. Beide Anpassungen sind Änderungen des genehmigten Reglements, die nach dem SSK-Muster vorgängig zur Genehmigung unterbreitet werden. Es empfiehlt sich, sie gebündelt vorzunehmen und das Reglement einmal neu einzureichen.
Spesenreglement digital verwalten und Änderungen nachverfolgen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Besonderheit 2026: Kilometerentschädigung CHF 0.75/km
Per 1.1.2026 wurde die Kilometerentschädigung in Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis von CHF 0.70 auf CHF 0.75/km angehoben. Ein bereits mit CHF 0.70/km genehmigtes Reglement behält seine Gültigkeit, solange es nicht geändert wird. Will ein Unternehmen den neuen Ansatz übernehmen, ist das eine Änderung des Reglements, die nach dem SSK-Muster vorgängig zur Genehmigung unterbreitet wird.
Kilometerentschädigung: Handlungsoptionen 2026
Eine Anpassung auf CHF 0.75/km ist aus praktischen Gründen empfehlenswert. Mitarbeitende, die ihr Privatfahrzeug geschäftlich nutzen, haben gemäss Art. 327a OR Anspruch auf Ersatz der notwendigen Auslagen. Ein Reglement mit dem alten Ansatz von CHF 0.70/km kann zu Rückfragen führen und signalisiert, dass das Reglement nicht auf dem neuesten Stand ist. Bei einem Mitarbeitenden mit 500 Geschäftskilometern pro Monat beträgt die Differenz CHF 25.– monatlich oder CHF 300.– pro Jahr.
Neben der Kilometerentschädigung hat die SSK ihre Mustervorlagen per Januar 2026 aktualisiert. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente danach aufzubauen, und andere Kantone anerkennen genehmigte Reglemente nur, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind. Unternehmen sollten daher im Rahmen des jährlichen Reviews auch die Struktur ihres Reglements mit der aktuellen SSK-Mustervorlage abgleichen.
04.Spesenreglement aktualisieren: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte bilden einen jährlichen Zyklus, der sicherstellt, dass Ihr Spesenreglement stets den aktuellen Vorgaben entspricht. Der ideale Zeitpunkt für den Start ist Januar, damit Änderungen der Wegleitung zum Lohnausweis vor der ersten Spesenabrechnung des Jahres berücksichtigt werden können.
Schritt 1: Jährlichen Review-Termin im Kalender fixieren
Tragen Sie einen festen jährlichen Termin für die Überprüfung des Spesenreglements in den Kalender ein. Der empfohlene Zeitpunkt ist die zweite oder dritte Januarwoche, da zu diesem Zeitpunkt die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis für das neue Jahr bereits veröffentlicht ist. Definieren Sie gleichzeitig, wer für den Review verantwortlich ist — in den meisten KMU ist dies die HR-Leitung oder die Finanzverantwortliche.
- Wiederkehrenden Kalendereintrag mit Erinnerung setzen, idealerweise für Mitte Januar.
- Verantwortliche Person und Stellvertretung benennen.
- Checkliste mit den zu prüfenden Punkten dem Termin beifügen.
Schritt 2: ESTV-Wegleitung Lohnausweis auf Änderungen prüfen
Vergleichen Sie die aktuelle ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis mit der Vorjahresversion. Achten Sie insbesondere auf geänderte Pauschalansätze, neue Regelungen zu Naturalgeschenken und Anpassungen bei Repräsentationsspesen. Die ESTV veröffentlicht die Wegleitung auf ihrer Website; Änderungen gegenüber der Vorjahresversion sind in der Regel nicht markiert, weshalb ein systematischer Abgleich notwendig ist.
Relevante Werte 2026 (Wegleitung zum Lohnausweis und SSK) im Überblick
Schritt 3: SSK-Mustervorlagen auf Updates prüfen
Die SSK-Musterreglemente bilden die Grundlage, an der sich kantonale Steuerbehörden bei der Genehmigung orientieren. Prüfen Sie, ob die SSK neue Mustervorlagen veröffentlicht hat und ob Ihr bestehendes Reglement inhaltlich davon abweicht. Die Mustervorlagen vom 1. Februar 2024 wurden per 1. Januar 2026 aktualisiert; die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Reglemente danach aufzubauen. Strukturelle Abweichungen können bei einer Neugenehmigung beanstandet werden.
- Aktuelles SSK-Musterreglement von der Website der Schweizerischen Steuerkonferenz herunterladen.
- Struktur und Inhalt des eigenen Reglements Abschnitt für Abschnitt mit der Mustervorlage vergleichen.
- Abweichungen dokumentieren und bewerten, welche Anpassungen nötig sind.
- Bei Unsicherheiten Rücksprache mit dem kantonalen Steueramt oder einem Treuhänder halten.
Schritt 4: Reglement intern anpassen und GL genehmigen lassen
Nehmen Sie die identifizierten Änderungen im Reglement vor und legen Sie die überarbeitete Version der Geschäftsleitung zur Genehmigung vor. Der GL-Beschluss sollte schriftlich protokolliert werden und die wesentlichen Änderungen auflisten. Bewahren Sie sowohl die alte als auch die neue Version des Reglements auf, um bei Rückfragen des Steueramts die Änderungen nachvollziehbar belegen zu können.
- Änderungen im Reglement mit Änderungsverfolgung (Track Changes) dokumentieren.
- Zusammenfassung der Änderungen für die GL erstellen, inklusive Begründung und Auswirkungen.
- GL-Beschluss mit Datum und Unterschriften protokollieren.
- Versionierung einführen: Datum und Versionsnummer auf dem Reglement vermerken.
Schritt 5: Änderungen kantonal zur Genehmigung einreichen
Ist Ihr Reglement kantonal genehmigt, reichen Sie das geänderte Reglement dem zuständigen kantonalen Steueramt zur Genehmigung ein – nach dem SSK-Muster vorgängig, also bevor die Änderungen angewendet werden. Legen Sie den GL-Beschluss, das aktualisierte Reglement und idealerweise eine Zusammenfassung der Änderungen bei. Die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich; Auskunft gibt die kantonale Steuerverwaltung. Bis zur Genehmigung gilt grundsätzlich das bisherige Reglement weiter.
Auch die Anpassung der Kilometerentschädigung von CHF 0.70 auf CHF 0.75/km ist eine Änderung des Reglements. Ob rein redaktionelle Korrekturen ein förmliches Verfahren brauchen, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung. Es empfiehlt sich, alle Anpassungen gebündelt einzureichen.
Schritt 6: Mitarbeitende über Änderungen informieren
Nach der Genehmigung durch das kantonale Steueramt informieren Sie alle Mitarbeitenden über die Änderungen. Die Kommunikation sollte klar, verständlich und zeitnah erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die aktuelle Version des Reglements für alle Mitarbeitenden zugänglich ist — beispielsweise im Intranet oder als Beilage zum Arbeitsvertrag für neue Mitarbeitende.
- Schriftliche Mitteilung: E-Mail oder Rundschreiben mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen und dem Gültigkeitsdatum.
- Informationsveranstaltung: Bei grösseren Änderungen empfiehlt sich ein kurzes Briefing, in dem Mitarbeitende Fragen stellen können.
- Dokumentenablage: Aktualisiertes Reglement im Intranet oder auf dem gemeinsamen Laufwerk ablegen und die alte Version archivieren.
- Bestätigung: Mitarbeitende die Kenntnisnahme des aktualisierten Reglements schriftlich bestätigen lassen.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein jährlicher Review-Termin definiert
Ohne festen Termin gerät die Reglementpflege in Vergessenheit. Änderungen der Werte in der Wegleitung werden erst bei einer Steuerrevision bemerkt, was zu Beanstandungen führen kann. Setzen Sie einen wiederkehrenden Kalendereintrag für Mitte Januar.
Fehler 2: Änderungen ohne kantonale Genehmigung umgesetzt
Wer neue Spesentypen einführt oder Pauschalansätze erhöht, ohne die Änderung genehmigen zu lassen, verliert für die geänderten Teile die Rechtssicherheit. Überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können dann als Lohnbestandteil aufgerechnet und nachbesteuert werden. Reichen Sie Änderungen nach dem SSK-Muster vor der Umsetzung beim kantonalen Steueramt ein.
Fehler 3: GL-Genehmigung nicht schriftlich dokumentiert
Ein mündlicher Beschluss der Geschäftsleitung reicht nicht aus. Das kantonale Steueramt kann bei der Einreichung einen schriftlichen GL-Beschluss verlangen. Protokollieren Sie jeden Beschluss mit Datum, Inhalt und Unterschriften.
Fehler 4: Reglement weicht strukturell von SSK-Mustervorlage ab
Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Reglemente, die stark von der Mustervorlage abweichen, können bei einer Neugenehmigung beanstandet werden. Gleichen Sie Ihr Reglement regelmässig mit der aktuellen Mustervorlage ab.
Fehler 5: Mitarbeitende nicht über Änderungen informiert
Ein aktualisiertes Reglement nützt wenig, wenn Mitarbeitende die neuen Ansätze nicht kennen. Falsche Spesenabrechnungen und Rückfragen sind die Folge. Kommunizieren Sie Änderungen zeitnah und lassen Sie die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen.
Fehler 6: Alte und neue Reglementversion nicht archiviert
Bei einer Steuerrevision muss nachvollziehbar sein, welches Reglement in welchem Zeitraum galt. Ohne Versionierung und Archivierung fehlt dieser Nachweis. Führen Sie eine klare Versionierung mit Datum und bewahren Sie alle Versionen auf.
Fehler 7: Unklar, ob eine Änderung genehmigt werden muss
Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung eines genehmigten Reglements vorgängig zur Genehmigung unterbreitet – auch die Anpassung der Kilometerentschädigung. Bei rein redaktionellen Korrekturen klären Sie das Vorgehen kurz mit der kantonalen Steuerverwaltung. Bündeln Sie Änderungen, um den Aufwand gering zu halten.
06.Häufige Fragen
Muss ich bei jeder kleinen Änderung das Spesenreglement kantonal neu einreichen?
Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung eines genehmigten Spesenreglements der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ob bei rein redaktionellen Anpassungen wie Layout, Tippfehlern oder Kontaktdaten ein förmliches Verfahren nötig ist, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung. Änderungen an Ansätzen, Spesentypen oder Anspruchsberechtigungen sollten Sie in jedem Fall vor der Anwendung genehmigen lassen.
Was gilt für die Kilometerentschädigung bei bereits genehmigten Reglementen?
Ein mit CHF 0.70/km genehmigtes Reglement behält seine Gültigkeit, solange es nicht geändert wird. Wer auf den Wert von CHF 0.75/km nach Rz 52 anheben will, ändert das Reglement; nach dem SSK-Muster wird diese Änderung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Eine Anpassung ist empfehlenswert, um Mitarbeitende korrekt zu entschädigen.
Wie kommuniziere ich Reglementänderungen an Mitarbeitende?
Bewährt hat sich eine Kombination aus schriftlicher Mitteilung per E-Mail oder Rundschreiben und einer kurzen Informationsveranstaltung bei grösseren Änderungen. Stellen Sie das aktualisierte Reglement im Intranet bereit und lassen Sie die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen. So sind Sie bei allfälligen Streitigkeiten abgesichert.
Wie lange dauert die kantonale Neugenehmigung eines Spesenreglements?
Die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich; Auskunft gibt die kantonale Steuerverwaltung. Reichen Sie das Reglement daher frühzeitig ein, idealerweise im ersten Quartal. Bis zur Genehmigung gilt das bisherige Reglement weiter, sodass keine Lücke in der Spesenabrechnung entsteht.
Was passiert, wenn mein Reglement nicht den SSK-Mustervorlagen entspricht?
Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; andere Kantone anerkennen ein genehmigtes Reglement nur, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind. Weicht Ihr Reglement stark ab, kann das kantonale Steueramt bei einer Neugenehmigung Nachbesserungen verlangen. Bestehende Genehmigungen werden dadurch nicht automatisch ungültig.
Gilt das Spesenreglement auch für Mitarbeitende im Homeoffice?
Das Spesenreglement gilt für alle Mitarbeitenden, die Anspruch auf Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR haben. Homeoffice-Entschädigungen sind ein eigener Spesentyp, der im Reglement separat geregelt werden muss; das SSK-Muster sieht dafür eine monatliche Pauschale von CHF 50 für private Infrastruktur vor. Wird eine solche Entschädigung neu eingeführt, ist das eine Änderung, die vorgängig zur Genehmigung unterbreitet wird.