Spesenreglement aktualisieren: Auslöser, Prozess und Einreichung

Nicht jede Änderung im Umfeld eines Unternehmens löst eine Aktualisierungspflicht aus. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen materiellen und formellen Änderungen. Materielle Änderungen betreffen den Inhalt des Reglements — also Pauschalansätze, Anspruchsberechtigungen oder Spesentypen — und erfordern in der Regel eine Neugenehmigung durch das kantonale Steueramt. Formelle Änderungen wie Layoutanpassungen, Korrekturen von Schreibfehlern oder die Aktualisierung von Kontaktdaten sind intern umsetzbar und lösen keine Einreichungspflicht aus.

• Neue ESTV-Ansätze: Die ESTV passt regelmässig die Pauschalansätze in der Wegleitung zum Lohnausweis an. Beispiel: Die Kilometerpauschale stieg per 1.1.2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75/km. Solche Änderungen sind ein klarer Auslöser für eine Reglementüberprüfung.
• Neue SSK-Mustervorlagen: Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) gibt Musterreglemente heraus, an denen sich kantonale Steuerbehörden bei der Genehmigung orientieren. Änderungen an diesen Vorlagen — wie die Präzisierung 2026, dass Reglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen müssen — können bestehende Reglemente betreffen.
• Unternehmenswachstum: Wächst ein Unternehmen von 10 auf 50 Mitarbeitende, ändern sich oft die Spesenstrukturen. Neue Funktionen mit Reisetätigkeit, zusätzliche Standorte oder internationale Geschäftsreisen erfordern erweiterte Regelungen.
• Neue Spesentypen: Führt ein Unternehmen erstmals Homeoffice-Entschädigungen, Repräsentationsspesen oder Weiterbildungspauschalen ein, muss das Reglement entsprechend ergänzt und neu genehmigt werden.
• Rechtsänderungen: Änderungen im Obligationenrecht (insbesondere Art. 327a OR zur Auslagenerstattung) oder im Steuerrecht können eine Anpassung des Reglements erfordern, auch wenn die ESTV-Ansätze selbst unverändert bleiben.

Die Aktualisierung eines Spesenreglements folgt einem strukturierten Prozess, der von der internen Überprüfung bis zur Mitarbeiterkommunikation reicht. Wichtig ist, dass die Geschäftsleitung jede materielle Änderung formal genehmigt, bevor das Reglement dem kantonalen Steueramt eingereicht wird. Ohne GL-Beschluss fehlt die interne Legitimation, und das Steueramt kann die Genehmigung verzögern oder ablehnen.

• Interne Überprüfung: HR oder Finanzabteilung vergleichen das bestehende Reglement mit den aktuellen ESTV-Ansätzen und SSK-Mustervorlagen. Abweichungen werden dokumentiert und priorisiert.
• Anpassung gemäss SSK: Das Reglement wird so überarbeitet, dass es inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entspricht. Seit 2026 ist diese inhaltliche Übereinstimmung ausdrücklich gefordert. Eigene Ergänzungen sind zulässig, solange sie die Mustervorlage nicht unterlaufen.
• GL-Genehmigung: Die Geschäftsleitung genehmigt die Änderungen per Beschluss. Dieser Beschluss sollte schriftlich protokolliert werden, da das kantonale Steueramt ihn bei der Einreichung verlangen kann.
• Kantonale Einreichung: Bei materiellen Änderungen wird das aktualisierte Reglement dem zuständigen kantonalen Steueramt zur Genehmigung eingereicht. Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen.
• Mitarbeiterkommunikation: Nach der Genehmigung werden alle Mitarbeitenden über die Änderungen informiert. Bewährt hat sich eine Kombination aus schriftlicher Mitteilung und einer kurzen Informationsveranstaltung, insbesondere bei Änderungen der Pauschalansätze.

Ein konkretes Beispiel: Ein KMU mit 30 Mitarbeitenden stellt fest, dass die Kilometerpauschale im Reglement noch CHF 0.70/km beträgt und zusätzlich Homeoffice-Entschädigungen eingeführt werden sollen. Die Kilometerpauschale allein wäre 2026 kein zwingender Grund für eine Neugenehmigung. Die Einführung der Homeoffice-Entschädigung als neuer Spesentyp hingegen ist eine materielle Änderung. In diesem Fall empfiehlt es sich, beide Anpassungen gebündelt vorzunehmen und das Reglement einmal neu einzureichen.

Per 1.1.2026 hat die ESTV die Kilometerpauschale für die Nutzung des Privatfahrzeugs von CHF 0.70 auf CHF 0.75/km angehoben. Diese Anpassung betrifft grundsätzlich alle Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement, die eine Kilometerpauschale vorsehen. Die ESTV hat jedoch klargestellt, dass bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km ihre Gültigkeit behalten und keine neue Genehmigung benötigen.

Auch wenn keine Neugenehmigung erforderlich ist, empfiehlt sich die Anpassung auf CHF 0.75/km aus praktischen Gründen. Mitarbeitende, die ihr Privatfahrzeug geschäftlich nutzen, haben gemäss Art. 327a OR Anspruch auf Ersatz der notwendigen Auslagen. Ein Reglement mit dem alten Ansatz von CHF 0.70/km kann zu Rückfragen führen und signalisiert, dass das Reglement nicht auf dem neuesten Stand ist. Bei einem Mitarbeitenden mit 500 Geschäftskilometern pro Monat beträgt die Differenz CHF 25.– monatlich oder CHF 300.– pro Jahr.

Neben der Kilometerpauschale hat die SSK per Januar 2026 präzisiert, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen müssen. Diese Präzisierung betrifft nicht nur neue Reglemente, sondern kann auch bei bestehenden Reglementen relevant werden, wenn diese strukturell stark von den Mustervorlagen abweichen. Unternehmen sollten daher im Rahmen des jährlichen Reviews auch die Struktur ihres Reglements mit der aktuellen SSK-Mustervorlage abgleichen.