Spesenreglement und Lohnausweis-Deklaration: Ziffer 13, Kreuz und Beträge
Mit einem genehmigten Spesenreglement müssen im Lohnausweis nur noch die Pauschalspesen betragsmässig angegeben werden – in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk, ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 entfällt. Ohne genehmigtes Reglement genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1, wenn alle Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung eingehalten sind; andernfalls sind die effektiven Spesen betragsmässig anzugeben. Die korrekte Deklaration in Ziffer 13 ist für Lohnbuchhalter und HR-Verantwortliche zentral, weil Fehler zu Aufrechnungen bei der Veranlagung oder zu Nachforderungen bei Sozialversicherungen führen können.
01.Ziffer 13 Lohnausweis und Spesenreglement
Die Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort für die Spesendeklaration. Ziffer 13.1 betrifft effektive Spesen, Ziffer 13.2 Pauschalspesen für Zeitabschnitte, Ziffer 13.3 Beiträge an die Weiterbildung. Was einzutragen ist, hängt davon ab, ob die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung eingehalten sind und ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt; dieses wird in Ziffer 15 vermerkt.
Deklaration von Spesen im Lohnausweis
Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 bedeutet, dass alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind – etwa Übernachtung gegen Beleg, bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag, CHF 0.75 pro Kilometer. Es ist kein Hinweis auf ein genehmigtes Reglement. Liegt ein genehmigtes Reglement vor, wird in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt, sondern der Genehmigungsvermerk in Ziffer 15 angebracht.
Werden Pauschalspesen und Effektivspesen kombiniert, erscheinen beide im Lohnausweis. Ein Beispiel: Ein Unternehmen ohne genehmigtes Reglement zahlt monatlich CHF 500 Autopauschale und erstattet zusätzlich Hotelkosten gegen Beleg sowie Mittagessen mit bis zu CHF 30 pro Hauptmahlzeit. Die Autopauschale steht mit CHF 6'000 in Ziffer 13.2.2; für die effektiven Spesen genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1, da alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind.
Fehlt ein genehmigtes Reglement, gehören Pauschalen trotzdem in Ziffer 13.2 – sie werden nicht automatisch zu Lohn. Sie müssen aber in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Beträge, denen keine Auslagen gegenüberstehen, sind Lohn und gehören zum Bruttolohn; überhöhte Pauschalen können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse entsprechend aufrechnen.
02.Voraussetzung für den Genehmigungsvermerk: genehmigtes Spesenreglement
Der Vermerk in Ziffer 15 ist nur zulässig, wenn das Spesenreglement von der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigt wurde (Rz 59 der Wegleitung). Eine nachträgliche Genehmigung wirkt nicht rückwirkend. Unternehmen, die ein neues Reglement einführen, sollten deshalb den Genehmigungsprozess frühzeitig einleiten – idealerweise mindestens zwei Monate vor dem geplanten Inkrafttreten.
- Inhaltliche Konformität: Die Wegleitung empfiehlt, das Reglement nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen (aktualisiert per Januar 2026). Andere Kantone anerkennen die Genehmigung, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind; unbegründete Abweichungen bei Pauschalhöhen können zur Ablehnung führen.
- Genehmigungsverfügung: Die schriftliche Genehmigung des kantonalen Steueramts ist zusammen mit dem Reglement aufzubewahren. Bei interkantonalen Unternehmen ist das Steueramt am Sitz der Gesellschaft zuständig.
- Aufbewahrungspflicht: Reglement und Genehmigung sollten während der gesamten Anwendungsdauer und mindestens zehn Jahre nach der letzten Zahlung aufbewahrt werden. Das Steueramt kann den Nachweis jederzeit verlangen.
- Anpassungen und Neueinreichung: Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung am genehmigten Reglement der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet – auch eine Anhebung der Kilometerentschädigung von CHF 0.70 auf CHF 0.75. Ein mit CHF 0.70 genehmigtes Reglement bleibt gültig, solange es nicht geändert wird.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Spesenreglement konkretisiert diese Pflicht und legt fest, welche Auslagen pauschal und welche effektiv abgerechnet werden. Die Genehmigung durch das Steueramt ist ein separater Schritt, der Rechtssicherheit schafft und den Vermerk in Ziffer 15 ermöglicht.
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Mehr erfahren →03.Häufige Deklarationsfehler
Fehler bei der Spesendeklaration im Lohnausweis führen regelmässig zu Rückfragen der Steuerbehörden, Aufrechnungen bei der Veranlagung oder Nachforderungen der AHV-Ausgleichskasse. Die folgenden drei Fehler treten in der Praxis besonders häufig auf.
Typische Deklarationsfehler und ihre Konsequenzen
Ein weiterer Praxisfehler betrifft Unternehmen, die ein geändertes Spesenreglement anwenden, dessen Änderung nicht genehmigt wurde. Für die geänderten Ansätze fehlt dann die Rechtssicherheit. Lohnbuchhalter sollten deshalb zu Jahresbeginn prüfen, ob die angewendete Fassung des Reglements genehmigt ist und der Vermerk in Ziffer 15 korrekt ist.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz bei 13.1.1 trotz genehmigtem Reglement
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt. Stattdessen gehört der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt» in Ziffer 15. Prüfen Sie die Einstellungen Ihrer Lohnsoftware.
Fehler 2: Pauschalspesen ohne Betrag deklariert
Pauschalen für Zeitabschnitte müssen bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig in Ziffer 13.2 stehen – auch mit genehmigtem Reglement. Fehlt der Betrag, ist der Lohnausweis zu korrigieren. Nur Einzelfallpauschalen nach Rz 52 fallen nicht darunter.
Fehler 3: Kreuz bei 13.1.1, obwohl Rz 52 nicht eingehalten ist
Das Kreuz setzt voraus, dass alle Vorgaben von Rz 52 erfüllt sind, etwa höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit pauschal. Werden höhere Beträge ohne genehmigtes Reglement vergütet, sind die effektiven Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Bei einer Kontrolle drohen sonst Korrekturen und Nachsteuern.
Fehler 4: Fehlende Trennung bei gemischten Spesensystemen
Unternehmen, die sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen auszahlen, müssen beide Systeme im Reglement klar abgrenzen. Fehlt diese Trennung, kann die Steuerbehörde die gesamte Spesendeklaration beanstanden. Im Lohnausweis müssen Ziffer 13.1 und 13.2 jeweils korrekt befüllt werden.
Fehler 5: Geändertes Reglement ohne neue Genehmigung
Werden im Reglement Pauschalen erhöht oder neue Spesenkategorien eingeführt, ohne die Änderung genehmigen zu lassen, fehlt für die geänderten Teile die Rechtssicherheit. Überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden. Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet.
05.Häufige Fragen
Was muss ich im Lohnausweis eintragen, wenn ich sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen habe?
Pauschalspesen für Zeitabschnitte stehen betragsmässig in Ziffer 13.2 (13.2.1 Repräsentation, 13.2.2 Auto, 13.2.3 übrige). Für die effektiven Spesen setzen Sie ohne genehmigtes Reglement ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, sonst tragen Sie die Beträge in Ziffer 13.1.1 bzw. 13.1.2 ein. Mit genehmigtem Reglement entfällt die Angabe der effektiven Spesen; in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk.
Muss ich den Betrag der Pauschalspesen im Lohnausweis angeben?
Ja. Pauschalspesen für Zeitabschnitte sind bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben – auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt (Rz 55 der Wegleitung). Ausgenommen sind nur Einzelfallpauschalen nach Rz 52, etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement noch nicht genehmigt ist?
Dann gelten die allgemeinen Regeln: Ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 ist zulässig, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind; sonst sind die effektiven Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Pauschalen stehen betragsmässig in Ziffer 13.2 und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Als Lohn in Ziffer 1 gehören nur Beträge, denen keine Auslagen gegenüberstehen.
Kann die Steuerbehörde trotz Genehmigungsvermerk Belege verlangen?
Ja. Die Steuerbehörde kann jederzeit das Reglement, die Genehmigung und Belege einfordern, um zu prüfen, ob das Reglement korrekt angewendet wurde. Für Pauschalen im Rahmen des genehmigten Reglements sind keine Einzelbelege nötig, wohl aber Nachweise über die tatsächliche Tätigkeit.
Wie werden Repräsentationspauschalen im Lohnausweis angegeben?
Pauschale Repräsentationsspesen werden immer betragsmässig in Ziffer 13.2.1 angegeben, auch bei genehmigtem Reglement. Nach den SSK-Richtlinien dürfen sie über CHF 6'000 pro Jahr maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, höchstens CHF 24'000 pro Jahr, und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Wie deklariere ich Spesen für Mitarbeitende, die unterjährig eintreten oder austreten?
Die Deklaration erfolgt gleich wie bei ganzjährig Beschäftigten, bezogen auf den effektiven Beschäftigungszeitraum. Pauschalspesen werden in Ziffer 13.2 mit dem tatsächlich ausbezahlten, anteiligen Betrag angegeben; bei genehmigtem Reglement steht der Vermerk in Ziffer 15.