Spesenreglement und Lohnausweis-Deklaration: Ziffer 13, Kreuz und Beträge
Pauschalspesen aus einem genehmigten Spesenreglement werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 mit einem Kreuz deklariert – kein Betrag, kein Einzelnachweis. Diese Vereinfachung setzt voraus, dass das Reglement den SSK-Mustervorlagen entspricht und vor der ersten Auszahlung vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigt wurde. Die korrekte Deklaration in Ziffer 13 ist für Lohnbuchhalter und HR-Verantwortliche zentral, weil Fehler zu Aufrechnungen bei der Veranlagung oder zu Nachforderungen bei Sozialversicherungen führen können.
01.Ziffer 13 Lohnausweis und Spesenreglement
Die Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort für die Spesendeklaration. Sie gliedert sich in zwei Unterfelder, die unterschiedliche Abrechnungsmodelle abbilden. Welches Feld zum Einsatz kommt, hängt davon ab, ob das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt und ob die Spesen pauschal oder effektiv abgerechnet werden.
Deklaration in Ziffer 13 des Lohnausweises
Das Kreuz in Ziffer 13.1 signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt und die Pauschalbeträge nicht als Einkommen zu veranlagen sind. Der Arbeitgeber muss keinen Betrag angeben und keine Einzelbelege beilegen. Die Steuerverwaltung kann jedoch jederzeit das Reglement und die Genehmigungsverfügung einfordern.
Werden Pauschalspesen und Effektivspesen kombiniert, erscheinen beide Angaben gleichzeitig im Lohnausweis: das Kreuz in Ziffer 13.1 für die Pauschalen und der Gesamtbetrag der Effektivspesen in Ziffer 13.2. Ein Beispiel: Ein Unternehmen zahlt monatlich CHF 500 Autopauschale (Ziffer 13.1, Kreuz) und erstattet zusätzlich Hotelkosten gegen Beleg in Höhe von total CHF 4'200 im Jahr (Ziffer 13.2, Betrag CHF 4'200).
Fehlt ein genehmigtes Reglement, dürfen Pauschalzahlungen nicht in Ziffer 13 erscheinen. Sie gelten steuerlich als Lohnbestandteil und müssen in Ziffer 1 des Lohnausweises zum Bruttolohn hinzugerechnet werden. Damit unterliegen sie der Einkommenssteuer und den Sozialversicherungsabgaben.
02.Voraussetzung: Gültiges Spesenreglement
Die Deklaration mit einem Kreuz in Ziffer 13.1 ist nur zulässig, wenn das Spesenreglement vor der ersten Pauschalzahlung vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigt wurde. Eine nachträgliche Genehmigung heilt bereits geleistete Zahlungen nicht rückwirkend. Unternehmen, die ein neues Reglement einführen, sollten deshalb den Genehmigungsprozess frühzeitig einleiten – idealerweise mindestens zwei Monate vor dem geplanten Inkrafttreten.
- Inhaltliche Konformität: Das Reglement muss seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Abweichungen bei Pauschalhöhen oder Geltungsbereich können zur Ablehnung führen.
- Genehmigungsverfügung: Die schriftliche Genehmigung des kantonalen Steueramts ist zusammen mit dem Reglement aufzubewahren. Bei interkantonalen Unternehmen ist das Steueramt am Sitz der Gesellschaft zuständig.
- Aufbewahrungspflicht: Reglement und Genehmigungsverfügung müssen während der gesamten Gültigkeitsdauer und mindestens zehn Jahre nach der letzten Zahlung aufbewahrt werden. Das Steueramt kann den Nachweis jederzeit verlangen.
- Anpassungen und Neueinreichung: Wesentliche Änderungen am Reglement (z.B. neue Pauschalarten oder höhere Ansätze) erfordern eine erneute Genehmigung. Die Anpassung der Kilometerpauschale von CHF 0.70 auf CHF 0.75 per 1.1.2026 erfordert hingegen keine neue Genehmigung, sofern das Reglement bereits genehmigt war.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Spesenreglement konkretisiert diese Pflicht und legt fest, welche Auslagen pauschal und welche effektiv abgerechnet werden. Die steuerliche Anerkennung über Ziffer 13.1 ist jedoch ein separater Vorgang, der die Genehmigung durch das Steueramt voraussetzt.
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Mehr erfahren →03.Häufige Deklarationsfehler
Fehler bei der Spesendeklaration im Lohnausweis führen regelmässig zu Rückfragen der Steuerbehörden, Aufrechnungen bei der Veranlagung oder Nachforderungen der AHV-Ausgleichskasse. Die folgenden drei Fehler treten in der Praxis besonders häufig auf.
Typische Deklarationsfehler und ihre Konsequenzen
Ein weiterer Praxisfehler betrifft Unternehmen, die ein Spesenreglement verwenden, das noch nicht genehmigt wurde oder dessen Genehmigung abgelaufen ist. In diesem Fall darf das Kreuz in Ziffer 13.1 nicht gesetzt werden. Sämtliche Pauschalzahlungen müssen dann in Ziffer 1 als Lohnbestandteil deklariert werden. Lohnbuchhalter sollten deshalb zu Jahresbeginn prüfen, ob die Genehmigung noch gültig ist.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag in Ziffer 13.1 statt Kreuz
Wird in Ziffer 13.1 ein Betrag eingetragen statt nur ein Kreuz, interpretiert die Steuerbehörde dies als fehlerhafte Deklaration. Der Betrag kann als steuerpflichtiges Einkommen aufgerechnet werden. Korrekt ist ausschliesslich ein Kreuz ohne Betragsangabe.
Fehler 2: Pauschalspesen in Ziffer 13.2 deklariert
Ziffer 13.2 ist ausschliesslich für effektiv abgerechnete Spesen mit Belegen vorgesehen. Werden Pauschalen dort eingetragen, fehlt der Belegnachweis und die Beträge werden als Lohn aufgerechnet. Pauschalspesen gehören immer in Ziffer 13.1.
Fehler 3: Kreuz in 13.1 ohne genehmigtes Reglement
Das Kreuz in Ziffer 13.1 setzt ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Reglement voraus. Ohne gültige Genehmigung ist das Kreuz unzulässig und die Pauschalzahlungen müssen in Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Bei einer Kontrolle drohen Nachsteuern und AHV-Nachforderungen.
Fehler 4: Fehlende Trennung bei gemischten Spesensystemen
Unternehmen, die sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen auszahlen, müssen beide Systeme im Reglement klar abgrenzen. Fehlt diese Trennung, kann die Steuerbehörde die gesamte Spesendeklaration beanstanden. Im Lohnausweis müssen Ziffer 13.1 und 13.2 jeweils korrekt und unabhängig voneinander befüllt werden.
Fehler 5: Veraltetes Reglement nach Ansatzänderungen
Werden im Reglement Pauschalen erhöht oder neue Spesenkategorien eingeführt, ohne das Reglement erneut genehmigen zu lassen, ist die Genehmigung für die geänderten Teile ungültig. Die Differenz zwischen altem und neuem Ansatz kann als Lohn aufgerechnet werden. Ausnahme: Die Erhöhung der Kilometerpauschale auf CHF 0.75 per 2026 erfordert bei bereits genehmigten Reglementen keine Neueinreichung.
05.Häufige Fragen
Was muss ich im Lohnausweis eintragen, wenn ich sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen habe?
Bei einem gemischten System setzen Sie in Ziffer 13.1 ein Kreuz für die Pauschalspesen und tragen in Ziffer 13.2 den Gesamtbetrag der effektiv abgerechneten Spesen ein. Beide Felder können gleichzeitig ausgefüllt werden. Voraussetzung ist, dass das Spesenreglement klar definiert, welche Kategorien pauschal und welche effektiv abgerechnet werden.
Muss ich den Betrag der Pauschalspesen irgendwo im Lohnausweis angeben?
Nein. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1. Der Betrag der Pauschalspesen wird weder in Ziffer 13.1 noch in einer anderen Ziffer des Lohnausweises aufgeführt. Die Steuerbehörde kennt die zulässigen Ansätze aus dem genehmigten Reglement.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement noch nicht genehmigt ist?
Ohne gültige Genehmigung dürfen Sie das Kreuz in Ziffer 13.1 nicht setzen. Sämtliche Pauschalzahlungen gelten dann als Lohnbestandteil und müssen in Ziffer 1 des Lohnausweises zum Bruttolohn addiert werden. Damit unterliegen sie der Einkommenssteuer und den Sozialversicherungsabgaben.
Kann die Steuerbehörde trotz Kreuz in Ziffer 13.1 Belege verlangen?
Für die Pauschalspesen selbst nicht – das ist der Vorteil des genehmigten Reglements. Die Steuerbehörde kann jedoch jederzeit das Reglement und die Genehmigungsverfügung einfordern, um zu prüfen, ob die Voraussetzungen für das Kreuz in Ziffer 13.1 erfüllt sind.
Gilt das Kreuz in Ziffer 13.1 auch für Repräsentationsspesen?
Ja, sofern die Repräsentationsspesen als Pauschale im genehmigten Reglement vorgesehen sind. Ab 2026 gelten für Repräsentationsspesen maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000 pro Jahr. Werden diese Grenzen eingehalten und ist das Reglement genehmigt, genügt das Kreuz.
Wie deklariere ich Spesen für Mitarbeitende, die unterjährig eintreten oder austreten?
Die Deklaration erfolgt gleich wie bei ganzjährig Beschäftigten. In Ziffer 13.1 wird das Kreuz gesetzt, in Ziffer 13.2 der anteilige Betrag der Effektivspesen. Die Pauschalspesen werden pro rata gemäss Reglement ausbezahlt, der Lohnausweis bildet den effektiven Beschäftigungszeitraum ab.