Spesenreglement bei Tätigkeit in mehreren Kantonen: Sitzkanton, Genehmigung und Geltungsbereich
Unternehmen die in mehreren Kantonen tätig sind, reichen das Spesenreglement beim Steueramt des Sitzkantons ein – dieses gilt dann schweizweit für alle Mitarbeitenden. Diese Regelung vereinfacht die Praxis erheblich, sorgt aber immer wieder für Unsicherheit bei KMU mit Niederlassungen oder Aussendienst in verschiedenen Kantonen. Die folgenden Abschnitte klären die Zuständigkeit, den Geltungsbereich der Genehmigung und den häufigen Sonderfall von Mitarbeitenden mit Wohnsitz in einem anderen Kanton.
01.Welcher Kanton ist zuständig?
Massgebend für die Einreichung und Genehmigung des Spesenreglements ist der zivilrechtliche Sitz des Unternehmens gemäss Handelsregistereintrag. Das ist der Kanton, in dem die Gesellschaft ihren statutarischen Sitz hat. Weder der Kanton mit den meisten Mitarbeitenden noch der Kanton der grössten Niederlassung ist relevant.
Zuständigkeit für die Genehmigung des Spesenreglements
Ein Beispiel: Eine GmbH mit Sitz in Zürich betreibt Niederlassungen in Bern, Luzern und St. Gallen. Das Spesenreglement wird ausschliesslich beim kantonalen Steueramt Zürich eingereicht. Auch wenn 80 Prozent der Belegschaft in Bern arbeitet, bleibt Zürich als Sitzkanton allein zuständig.
Die Zuständigkeit ergibt sich aus der ESTV-Praxis zur Ausstellung des Lohnausweises und der damit verbundenen kantonalen Genehmigung von Spesenreglementen. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat diese Praxis in ihren Mustervorlagen bestätigt, die seit Januar 2026 als inhaltlicher Massstab für alle Spesenreglemente gelten.
02.Gilt die Genehmigung für alle Standorte?
Ja. Die Genehmigung des Sitzkantons entfaltet schweizweite Wirkung. Alle anderen Kantone, in denen das Unternehmen Niederlassungen betreibt oder Mitarbeitende beschäftigt, akzeptieren das vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglement. Ein separates Genehmigungsverfahren in jedem Kanton ist nicht vorgesehen und nicht erforderlich.
- Niederlassungen: Filialen, Zweigniederlassungen und Produktionsstandorte in anderen Kantonen sind durch die Genehmigung des Sitzkantons abgedeckt.
- Aussendienst: Mitarbeitende im Aussendienst, die regelmässig in verschiedenen Kantonen tätig sind, unterstehen dem gleichen genehmigten Spesenreglement.
- Homeoffice: Auch Mitarbeitende, die von zu Hause in einem anderen Kanton arbeiten, fallen unter das Spesenreglement des Sitzkantons.
In der Praxis kommt es selten vor, dass ein anderer Kanton die Genehmigung des Sitzkantons nicht anerkennt. Sollte dennoch eine Rückfrage eines kantonalen Steueramts eingehen, genügt in der Regel die Vorlage des genehmigten Reglements mit dem Genehmigungsvermerk des Sitzkantons. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, vorab das Steueramt des betreffenden Kantons zu kontaktieren und die Genehmigung schriftlich bestätigen zu lassen.
Wichtig: Die schweizweite Geltung bezieht sich auf das Spesenreglement als Ganzes, einschliesslich der darin festgelegten Pauschalen. Die Pauschalsätze müssen den ESTV-Vorgaben entsprechen. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.
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Mehr erfahren →03.Sonderfall: Mitarbeitende steuerpflichtig in anderem Kanton
Ein häufiges Missverständnis betrifft Mitarbeitende, die ihren steuerlichen Wohnsitz in einem anderen Kanton haben als dem Sitzkanton des Arbeitgebers. Viele KMU gehen davon aus, dass für diese Personen ein separates Spesenreglement nötig sei oder das Reglement im Wohnsitzkanton zusätzlich genehmigt werden müsse. Das ist nicht der Fall.
Steuerlicher Wohnsitz vs. Spesenreglement-Zuständigkeit
Massgebend ist ausschliesslich der Sitzkanton des Arbeitgebers. Der steuerliche Wohnsitz der Mitarbeitenden beeinflusst zwar deren persönliche Steuererklärung, hat aber keinen Einfluss auf die Gültigkeit oder Zuständigkeit des Spesenreglements. Dies gilt auch für quellenbesteuerte Mitarbeitende: Deren Quellensteuerabrechnung erfolgt zwar im Kanton des steuerlichen Wohnsitzes, das Spesenreglement richtet sich aber weiterhin nach dem Sitzkanton des Arbeitgebers.
Verlegt ein Unternehmen seinen Sitz in einen anderen Kanton, muss das Spesenreglement beim neuen Sitzkanton zur Genehmigung eingereicht werden. Die bisherige Genehmigung des alten Sitzkantons verliert ihre Gültigkeit. Es empfiehlt sich, das Reglement bei dieser Gelegenheit auf die aktuellen SSK-Mustervorlagen und ESTV-Ansätze 2026 zu prüfen.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesenreglement in jedem Kanton separat einreichen
Manche Unternehmen reichen das Spesenreglement bei mehreren kantonalen Steuerämtern ein, weil sie Niederlassungen in verschiedenen Kantonen betreiben. Das ist unnötig und kann zu widersprüchlichen Rückmeldungen führen. Korrekt ist die Einreichung ausschliesslich beim Steueramt des zivilrechtlichen Sitzkantons.
Fehler 2: Kanton der grössten Niederlassung als zuständig annehmen
Die Grösse einer Niederlassung oder die Anzahl dort beschäftigter Mitarbeitender begründet keine Zuständigkeit. Selbst wenn 90 Prozent der Belegschaft in einem anderen Kanton arbeiten, bleibt der Sitzkanton gemäss Handelsregister allein zuständig.
Fehler 3: Separates Reglement für quellenbesteuerte Mitarbeitende erstellen
Quellenbesteuerte Mitarbeitende unterstehen dem gleichen Spesenreglement wie alle anderen Angestellten. Ein separates Reglement für den Wohnsitzkanton dieser Personen ist weder vorgesehen noch zulässig. Die Quellensteuerabrechnung und das Spesenreglement sind zwei getrennte Vorgänge.
Fehler 4: Bei Sitzverlegung das alte Spesenreglement weiterführen
Verlegt ein Unternehmen seinen Sitz in einen anderen Kanton, verliert die bisherige Genehmigung ihre Gültigkeit. Das Spesenreglement muss beim neuen Sitzkanton eingereicht und genehmigt werden. Wer dies versäumt, riskiert, dass Pauschalspesen als Lohnbestandteil qualifiziert werden.
Fehler 5: Veraltete Pauschalsätze im Reglement nach Genehmigung nicht aktualisieren
Die schweizweite Geltung des Reglements entbindet nicht von der Pflicht, die Pauschalsätze aktuell zu halten. Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, sollten aber zeitnah angepasst werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich bei einer Niederlassung in Kanton B ein zweites Spesenreglement einreichen?
Nein. Das Spesenreglement wird ausschliesslich beim Steueramt des Sitzkantons eingereicht. Die dort erteilte Genehmigung gilt schweizweit für alle Niederlassungen. Ein zweites Reglement für Kanton B ist weder nötig noch vorgesehen.
Was passiert, wenn ein anderer Kanton mein genehmigtes Spesenreglement nicht akzeptiert?
In der Praxis kommt dies selten vor. Sollte ein kantonales Steueramt Rückfragen stellen, legen Sie die Kopie des genehmigten Reglements mit dem Genehmigungsvermerk des Sitzkantons vor. Bei anhaltenden Unstimmigkeiten empfiehlt sich eine schriftliche Anfrage an das betreffende Steueramt.
Gilt das Spesenreglement auch für Mitarbeitende im Homeoffice in einem anderen Kanton?
Ja. Der Arbeitsort der Mitarbeitenden ist für die Gültigkeit des Spesenreglements nicht massgebend. Ob jemand im Büro am Hauptsitz, in einer Niederlassung oder im Homeoffice in einem anderen Kanton arbeitet, spielt keine Rolle. Es gilt immer das Reglement des Sitzkantons.
Wo finde ich den zivilrechtlichen Sitz meines Unternehmens?
Der zivilrechtliche Sitz ist im Handelsregister eingetragen und entspricht dem in den Statuten festgelegten Sitz der Gesellschaft. Sie können den Eintrag auf zefix.ch oder beim kantonalen Handelsregisteramt prüfen.
Muss das Spesenreglement bei einem Kantonswechsel des Firmensitzes neu genehmigt werden?
Ja. Bei einer Sitzverlegung in einen anderen Kanton muss das Spesenreglement beim neuen Sitzkanton eingereicht und genehmigt werden. Die Genehmigung des bisherigen Sitzkantons verliert ihre Gültigkeit. Nutzen Sie die Gelegenheit, das Reglement auf die aktuellen ESTV-Ansätze 2026 zu prüfen.