Spitex-Fahrtkosten: Km-Pauschale, ÖV-Tarif und Dokumentation
Spitex-Mitarbeitende erhalten CHF 0.75/km für Fahrten mit Privatwagen oder den günstigsten ÖV-Tarif – welches Verkehrsmittel gilt, legt der Arbeitgeber oder der GAV fest. Gerade in der ambulanten Pflege fallen täglich mehrere Fahrten zwischen Klientinnen und Klienten an, was die Fahrtkosten zu einem der grössten Spesenposten im Spitex-Bereich macht. Diese Seite erklärt die geltenden Ansätze, die Voraussetzungen für die Privatwagen-Nutzung und die korrekte Dokumentation der Fahrten.
01.Fahrtkosten zwischen Patientenbesuchen
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Für Spitex-Mitarbeitende bedeutet das: Sämtliche Fahrten zwischen Klientenbesuchen während der Arbeitszeit sind erstattungspflichtig. Der Arbeitsweg von zu Hause zum ersten Klienten und vom letzten Klienten nach Hause gilt hingegen als normaler Arbeitsweg und ist nicht erstattungspflichtig – es sei denn, der GAV oder das Spesenreglement sieht eine abweichende Regelung vor.
Erstattungsansätze Spitex-Fahrtkosten 2026
Welches Verkehrsmittel als erstattungsfähig gilt, bestimmt der Arbeitgeber im Spesenreglement oder der anwendbare GAV. Viele kantonale Spitex-Organisationen stützen sich auf den GAV Spitex, der die Nutzung des Privatwagens ausdrücklich regelt. Fehlt eine solche Regelung, gilt der Grundsatz: Der Arbeitgeber erstattet das günstigste zumutbare Verkehrsmittel. Besitzt die Mitarbeiterin ein Halbtax-Abonnement, wird der Halbtax-Tarif erstattet. Die Kosten für das Halbtax selbst können je nach GAV oder Spesenreglement ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen werden.
Ein konkretes Beispiel: Eine Pflegefachfrau besucht an einem Arbeitstag sechs Klientinnen und Klienten und legt dabei insgesamt 48 Kilometer mit dem Privatwagen zurück. Die Erstattung beträgt 48 x CHF 0.75 = CHF 36.00 für diesen Tag. Über einen Monat mit 22 Arbeitstagen und durchschnittlich 45 Kilometern pro Tag ergibt sich ein Betrag von CHF 742.50.
02.Wann Privatwagen trotz ÖV gilt
Auch wenn der Arbeitgeber grundsätzlich den ÖV als Verkehrsmittel vorsieht, gibt es Situationen, in denen die Nutzung des Privatwagens berechtigt und erstattungspflichtig ist. Die Praxis im Spitex-Bereich zeigt, dass der Privatwagen in vielen Fällen das einzig praktikable Verkehrsmittel darstellt.
- Transport von Material oder Ausrüstung: Pflegematerial, medizinische Geräte oder Hilfsmittel lassen sich im ÖV nicht oder nur unzumutbar transportieren. Wer regelmässig schweres oder sperriges Material mitführt, hat Anspruch auf die Km-Pauschale.
- ÖV-Verbindung unzumutbar: In ländlichen Gebieten oder bei Einsätzen zu Randzeiten (früher Morgen, später Abend, Wochenende) fehlen oft direkte ÖV-Verbindungen. Wenn die Reisezeit mit ÖV mehr als doppelt so lang wäre wie mit dem Auto, gilt die Fahrt in der Regel als unzumutbar.
- Kein Dienstfahrzeug bereitgestellt: Stellt der Arbeitgeber kein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung und ist der ÖV nicht zumutbar, muss er die Km-Pauschale für den Privatwagen bezahlen. Ein Verweis auf den ÖV reicht nicht, wenn dieser objektiv nicht praktikabel ist.
- Enge Zeitfenster zwischen Einsätzen: Wenn zwischen zwei Klientenbesuchen nur wenig Zeit liegt und der ÖV die Einhaltung des Tourenplans verunmöglicht, ist der Privatwagen gerechtfertigt. Dies kommt besonders bei Morgeneinsätzen mit mehreren Klienten in kurzer Folge vor.
Wichtig: Die Entscheidung, ob der Privatwagen oder der ÖV gilt, trifft grundsätzlich der Arbeitgeber – nicht die Mitarbeitenden eigenmächtig. Wer ohne Absprache den Privatwagen nutzt, obwohl der ÖV zumutbar wäre, riskiert, dass nur der ÖV-Tarif erstattet wird. Es empfiehlt sich, die Regelung im Spesenreglement oder GAV nachzulesen und bei Unklarheiten vorgängig mit der Einsatzleitung zu klären.
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Mehr erfahren →03.Dokumentation der Fahrten
Ohne lückenlose Dokumentation kein Auslagenersatz: Der Arbeitgeber darf die Erstattung verweigern, wenn Fahrten nicht nachvollziehbar belegt sind. Gleichzeitig verlangt die ESTV bei steuerfreien Km-Pauschalen, dass die gefahrenen Kilometer plausibel und überprüfbar sind. Ein Fahrtenbuch ist daher im Spitex-Bereich Pflicht – ob auf Papier oder digital.
- Datum und Uhrzeit: Jede Fahrt wird mit dem genauen Datum und idealerweise der Uhrzeit erfasst. Das ermöglicht den Abgleich mit dem Tourenplan.
- Start- und Zieladresse: Die Adresse des Klienten oder der Klientin wird als Ziel eingetragen. Aus Datenschutzgründen genügt bei manchen Organisationen eine Klientennummer statt des vollen Namens.
- Gefahrene Kilometer: Die Distanz wird pro Einzelfahrt erfasst. Routenplaner-Distanzen (z.B. Google Maps) gelten als anerkannter Nachweis, sofern der Arbeitgeber dies akzeptiert.
- Verkehrsmittel: Ob Privatwagen, ÖV oder ein anderes Verkehrsmittel genutzt wurde, muss pro Fahrt vermerkt werden – besonders wenn beide Varianten im Alltag vorkommen.
- Kilometerstand (optional): Einige GAV oder Spesenreglemente verlangen den Kilometerstand zu Beginn und Ende des Arbeitstages. Dies dient als zusätzliche Kontrolle.
Der GAV Spitex kann zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation stellen, etwa eine monatliche Zusammenstellung oder die Gegenzeichnung durch die Einsatzleitung. Prüfen Sie den für Ihre Organisation geltenden GAV auf solche Bestimmungen. Digitale Lösungen vereinfachen die Erfassung erheblich: Per Smartphone lassen sich Fahrten direkt nach dem Klientenbesuch mit wenigen Klicks dokumentieren, inklusive automatischer Distanzberechnung.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als erstattungspflichtige Fahrt abrechnen
Der Weg von zu Hause zum ersten Klienten und vom letzten Klienten nach Hause gilt als normaler Arbeitsweg. Dieser ist grundsätzlich nicht erstattungspflichtig, es sei denn, der GAV oder das Spesenreglement sieht dies ausdrücklich vor. Wer den Arbeitsweg trotzdem abrechnet, riskiert eine Rückforderung.
Fehler 2: Pauschale von CHF 0.70 statt CHF 0.75 verwenden
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die ESTV-Kilometerpauschale CHF 0.75. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, doch Mitarbeitende sollten prüfen, ob ihr Arbeitgeber den neuen Ansatz übernommen hat. Bei Differenzen lohnt sich das Gespräch mit der Personalabteilung.
Fehler 3: Fahrten ohne Einzelnachweis pauschal abrechnen
Manche Mitarbeitende reichen am Monatsende eine geschätzte Gesamtkilometerzahl ein, ohne Einzelfahrten zu dokumentieren. Die ESTV verlangt jedoch nachvollziehbare Belege. Ohne Fahrtenbuch kann der Arbeitgeber die Erstattung kürzen oder die Steuerbehörde die Steuerfreiheit der Pauschale aberkennen.
Fehler 4: Privatwagen eigenmächtig statt ÖV nutzen
Wer ohne Absprache den Privatwagen nimmt, obwohl der Arbeitgeber den ÖV vorschreibt, erhält unter Umständen nur den günstigeren ÖV-Tarif erstattet. Die Differenz geht zulasten der Mitarbeitenden. Klären Sie die Verkehrsmittelwahl vorgängig mit der Einsatzleitung.
Fehler 5: Umwege und private Zwischenstopps nicht abgrenzen
Wer auf dem Weg zwischen zwei Klienten einen privaten Einkauf erledigt, darf nur die direkte Strecke abrechnen. Umwege für private Zwecke sind nicht erstattungspflichtig und müssen im Fahrtenbuch klar abgegrenzt werden. Fehlende Abgrenzung kann als unkorrekte Spesenabrechnung gewertet werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich den kürzesten Weg zum Klienten nehmen?
Grundsätzlich wird die kürzeste oder schnellste Strecke erstattet. Wenn Sie aus nachvollziehbaren Gründen eine andere Route wählen – etwa wegen einer Baustelle oder Strassensperrung – ist das zulässig, solange die Abweichung verhältnismässig bleibt. Massgebend ist die Distanz gemäss Routenplaner für die Standardstrecke.
Werden Parkgebühren bei Klientenbesuchen zusätzlich erstattet?
Parkgebühren gelten als notwendige Auslage gemäss Art. 327a OR, sofern kein kostenloser Parkplatz verfügbar ist. Bewahren Sie die Parkquittungen auf und reichen Sie diese zusammen mit der Kilometerabrechnung ein. Ob Parkbussen erstattet werden, hängt vom Einzelfall ab – in der Regel nicht.
Zählt die Fahrzeit zwischen Klienten als Arbeitszeit?
Ja, die Fahrzeit zwischen zwei Klientenbesuchen während der Arbeitszeit gilt als Arbeitszeit und ist entsprechend zu entlöhnen. Der Arbeitsweg von zu Hause zum ersten Klienten zählt hingegen nicht als Arbeitszeit, sofern der GAV nichts anderes vorsieht.
Kann der Arbeitgeber eine tiefere Km-Pauschale als CHF 0.75 festlegen?
Der Arbeitgeber darf eine tiefere Pauschale festlegen, solange diese die tatsächlichen Kosten angemessen deckt. Die ESTV-Pauschale von CHF 0.75 ist ein Richtwert, kein Minimum. Liegt die betriebliche Pauschale deutlich darunter, kann die Differenz jedoch als steuerpflichtiger Lohnbestandteil gelten. Prüfen Sie den GAV, der allenfalls einen Mindestansatz vorschreibt.
Muss der Arbeitgeber das Halbtax-Abo bezahlen, wenn ich ÖV nutzen soll?
Eine gesetzliche Pflicht zur Übernahme des Halbtax-Abos besteht nicht. Viele Spitex-Organisationen übernehmen die Kosten jedoch freiwillig oder der GAV sieht dies vor. Wenn der Arbeitgeber den ÖV vorschreibt und die Erstattung auf Halbtax-Tarif beschränkt, ist es wirtschaftlich sinnvoll, dass er auch das Abo finanziert.
Wie rechne ich Fahrten mit dem E-Bike ab?
Für E-Bikes gibt es keinen offiziellen ESTV-Ansatz. Die Erstattung richtet sich nach dem Spesenreglement oder GAV. Üblich sind Pauschalen zwischen CHF 0.15 und CHF 0.30 pro Kilometer. Fehlt eine Regelung, empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.