Telefon- und Internetkosten für Selbständige: Abzug, Aufteilung und MWST
Selbständige können den Geschäftsanteil von Telefon- und Internetkosten abziehen – bei gemischter Nutzung ist eine sachgerechte Aufteilung von typisch 50–80% zu dokumentieren. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 27 Abs. 1 DBG, wonach geschäfts- oder berufsmässig begründeter Aufwand abgezogen werden darf. Entscheidend ist, ob der Anschluss rein geschäftlich, rein privat oder gemischt genutzt wird – denn davon hängt ab, welche Methode der Aufteilung zum Einsatz kommt.
01.Grundregel: nur Geschäftsanteil abzugsfähig
Art. 27 Abs. 1 DBG erlaubt Selbständigerwerbenden den Abzug aller geschäfts- oder berufsmässig begründeten Kosten. Für Telefon- und Internetkosten bedeutet das: Nur der Anteil, der tatsächlich für die Geschäftstätigkeit anfällt, darf als Aufwand verbucht werden. Der private Nutzungsanteil ist nicht abzugsfähig und muss konsequent ausgeschieden werden.
In der Praxis ergeben sich drei typische Konstellationen, die unterschiedlich behandelt werden.
- Separater Geschäftsanschluss: Wird ein Telefon- oder Internetanschluss ausschliesslich geschäftlich genutzt, ist die gesamte Rechnung zu 100 Prozent als Geschäftsaufwand abzugsfähig. Kein Splitting nötig.
- Privater Anschluss mit Geschäftsnutzung: Nutzen Sie Ihren privaten Anschluss auch geschäftlich, müssen Sie den Geschäftsanteil schätzen oder berechnen und nur diesen abziehen. Typisch sind 50 bis 80 Prozent, je nach Tätigkeit.
- Rein privater Anschluss: Wird der Anschluss ausschliesslich privat genutzt, ist kein Abzug möglich. Dies betrifft etwa einen privaten Zweitanschluss, der nie für Geschäftszwecke verwendet wird.
Die Steuerbehörden prüfen bei Selbständigen regelmässig, ob die geltend gemachten Telekommunikationskosten plausibel zum Geschäftsvolumen passen. Wer als Einzelunternehmer mit wenigen Kunden 90 Prozent Geschäftsanteil deklariert, muss mit Rückfragen rechnen.
02.Aufteilungsmethoden
Für die Aufteilung gemischt genutzter Telefon- und Internetkosten stehen zwei Methoden zur Verfügung. Beide sind zulässig, solange sie konsequent angewendet und dokumentiert werden. Ein jährlicher Wechsel der Methode ohne sachlichen Grund kann bei einer Revision Fragen aufwerfen.
Vergleich der Aufteilungsmethoden
Beim prozentualen Ansatz legen Sie einen festen Geschäftsanteil fest – beispielsweise 60 Prozent – und wenden diesen auf jede Monatsrechnung an. Die meisten Kantone akzeptieren 50 Prozent ohne weitere Nachweise. Wer einen höheren Anteil geltend macht, sollte dies begründen können, etwa durch die Art der Tätigkeit (Beratung, Telefonverkauf, IT-Dienstleistung).
Beim Einzelnachweis werten Sie die Verbindungslisten Ihres Anbieters aus und ordnen die Gespräche und Datenverbindungen den Kategorien geschäftlich und privat zu. Diese Methode ist aufwändiger, liefert aber einen exakten Nachweis. Sie empfiehlt sich insbesondere dann, wenn Sie einen Geschäftsanteil von über 80 Prozent geltend machen möchten.
Ein konkretes Beispiel: Eine selbständige Grafikdesignerin zahlt monatlich CHF 120 für ihr Mobilfunk- und Internetabo. Sie schätzt den Geschäftsanteil auf 70 Prozent, da sie täglich mit Kunden telefoniert und grosse Dateien überträgt. Pro Monat bucht sie CHF 84 als Geschäftsaufwand und CHF 36 als Privatanteil. Über das Jahr ergibt das einen Abzug von CHF 1'008.
Telefon- und Internetkosten als Geschäftsaufwand erfassen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Separater Geschäftsanschluss vs. privater Anschluss
Die Frage, ob sich ein separater Geschäftsanschluss lohnt, hängt vom Geschäftsvolumen und dem administrativen Aufwand ab. Ab einem gewissen Umsatz überwiegen die Vorteile eines eigenen Anschlusses deutlich.
Separater Geschäftsanschluss vs. gemischt genutzter Privatanschluss
Für Selbständige mit regelmässigem Kundenkontakt und einem Jahresumsatz ab rund CHF 100'000 empfiehlt sich ein separater Geschäftsanschluss. Die Mehrkosten von CHF 30 bis 80 pro Monat werden durch den höheren Abzug und den geringeren Verwaltungsaufwand in der Regel mehr als kompensiert. Zudem entfällt bei einer Steuerrevision die Diskussion über den korrekten Geschäftsanteil.
Wer hingegen nur gelegentlich geschäftlich telefoniert – etwa als nebenberuflich Selbständiger – fährt mit einem gemischt genutzten Privatanschluss und einem pauschalen Geschäftsanteil von 50 Prozent einfacher und günstiger.
04.MWST-Abzug auf Telefon- und Internetkosten
Selbständige, die im MWST-Register eingetragen sind, können die Vorsteuer auf ihren Telefon- und Internetrechnungen geltend machen. Gemäss Art. 28 MWSTG ist der Vorsteuerabzug jedoch nur auf dem geschäftlich genutzten Anteil zulässig. Der Privatanteil muss ausgeschieden werden – analog zur Einkommenssteuer.
Schweizer Telekommunikationsanbieter wie Swisscom, Sunrise oder Salt sind MWST-pflichtig und weisen die MWST auf ihren Rechnungen separat aus. Damit ist die formelle Voraussetzung für den Vorsteuerabzug erfüllt, sofern die Rechnung auf den Namen der steuerpflichtigen Person oder des Einzelunternehmens lautet.
Rechenbeispiel MWST-Vorsteuerabzug
Wichtig: Der für die Einkommenssteuer gewählte Geschäftsanteil und der für die MWST verwendete Anteil sollten übereinstimmen. Unterschiedliche Prozentsätze bei den beiden Steuerarten führen bei einer Kontrolle fast zwangsläufig zu Rückfragen. Wer die effektive Abrechnungsmethode bei der MWST anwendet, muss den Geschäftsanteil konsequent auf jede Rechnung anwenden. Bei der Saldosteuersatzmethode entfällt der Vorsteuerabzug ohnehin.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Gesamte Rechnung als Geschäftsaufwand verbucht
Wer die vollständige Telefon- oder Internetrechnung als Geschäftsaufwand bucht, ohne den Privatanteil auszuscheiden, riskiert eine Aufrechnung bei der Steuerrevision. Die Steuerbehörden korrigieren in solchen Fällen den Abzug auf typischerweise 50 Prozent und erheben allenfalls Verzugszinsen auf der Nachforderung.
Fehler 2: Kein Nachweis für erhöhten Geschäftsanteil
Einen Geschäftsanteil von 70 oder 80 Prozent geltend zu machen, ohne dies dokumentieren zu können, ist ein häufiger Fehler. Halten Sie mindestens einmal jährlich in einer kurzen Notiz fest, weshalb Ihr Geschäftsanteil über 50 Prozent liegt – idealerweise mit Verweis auf Ihre Tätigkeit und Kundenkontakte.
Fehler 3: Unterschiedliche Prozentsätze bei Einkommenssteuer und MWST
Manche Selbständige verwenden für die Einkommenssteuer einen anderen Geschäftsanteil als für die MWST-Abrechnung. Diese Inkonsistenz fällt bei einer koordinierten Prüfung sofort auf und führt zu Korrekturen bei einer oder beiden Steuerarten.
Fehler 4: Rechnungen nicht auf den Geschäftsnamen ausgestellt
Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung auf den Namen des Einzelunternehmens oder der steuerpflichtigen Person lauten. Rechnungen auf den Namen eines Familienmitglieds oder ohne korrekte Adressierung werden bei der MWST-Revision nicht anerkannt.
Fehler 5: Jährlicher Wechsel der Aufteilungsmethode
Wer in einem Jahr den prozentualen Ansatz und im nächsten den Einzelnachweis verwendet, erweckt den Eindruck einer opportunistischen Steueroptimierung. Wählen Sie eine Methode und wenden Sie diese über mehrere Jahre konsequent an.
06.Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich 90% Geschäftsanteil deklariere, das Steueramt aber nur 50% akzeptiert?
Das Steueramt kann Ihren deklarierten Geschäftsanteil im Veranlagungsverfahren nach unten korrigieren, wenn Sie den höheren Anteil nicht belegen können. Sie erhalten in der Regel eine Veranlagungsverfügung mit dem reduzierten Abzug. Dagegen können Sie innert 30 Tagen Einsprache erheben und Ihre Nachweise vorlegen – etwa Verbindungslisten oder eine Beschreibung Ihrer Tätigkeit. Ohne stichhaltige Belege bleibt es bei der Korrektur.
Kann ich die Kosten für ein geschäftliches Mobiltelefon vollständig abziehen?
Ja, sofern das Gerät ausschliesslich geschäftlich genutzt wird und auf Ihr Einzelunternehmen lautet. Sowohl die Anschaffungskosten des Geräts als auch das Abo sind dann zu 100 Prozent abzugsfähig. Bei gemischter Nutzung gilt auch hier die anteilige Aufteilung.
Sind Kosten für Cloud-Speicher und Software-Abos auch als Telekommunikationskosten abzugsfähig?
Cloud-Speicher und Software-Abos fallen nicht unter Telekommunikationskosten, sondern unter IT- und Büroaufwand. Sie sind aber ebenfalls als Geschäftsaufwand abzugsfähig, sofern sie geschäftlich genutzt werden. Die gleiche Aufteilungslogik bei gemischter Nutzung gilt analog.
Muss ich die Telefonrechnungen als Belege aufbewahren?
Ja, Selbständigerwerbende sind gemäss Art. 957 OR verpflichtet, Geschäftsbelege während zehn Jahren aufzubewahren. Dazu gehören auch Telefon- und Internetrechnungen. Digitale Rechnungen im PDF-Format genügen, sofern sie unverändert und jederzeit abrufbar sind.
Wie behandle ich Roaming-Kosten auf Geschäftsreisen?
Roaming-Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen, sind vollständig als Geschäftsaufwand abzugsfähig. Dokumentieren Sie den geschäftlichen Anlass der Reise, damit die Zuordnung bei einer Revision nachvollziehbar ist. Bei gemischten Reisen (Geschäft und Ferien) ist wiederum nur der geschäftliche Anteil abziehbar.