Übernachtungsspesen Deutschland: ESTV-Ansätze, Belege und USt-Rückerstattung
Schweizer KMU, deren Mitarbeitende regelmässig nach Deutschland reisen, müssen bei der Abrechnung von Übernachtungsspesen die ESTV-Länderliste, die korrekte Währungsumrechnung und die Möglichkeit einer deutschen USt-Rückerstattung beachten. Deutschland ist das häufigste Reiseziel für Schweizer Geschäftsreisende, weshalb klare Regeln im Spesenreglement besonders wichtig sind.
Grundsätzlich gilt gemäss Art. 327a OR: Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Für Übernachtungen in Deutschland bedeutet das entweder die Erstattung der effektiven Hotelkosten oder die Auszahlung der ESTV-Pauschale. Welche Variante gilt, bestimmt das genehmigte Spesenreglement des Unternehmens.
01.ESTV-Pauschale und effektive Abrechnung für Deutschland
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert jährlich eine Länderliste mit Pauschalansätzen für Übernachtungen im Ausland. Für Deutschland gilt 2026 ein Ansatz von EUR 150 pro Nacht. Dieser Betrag deckt die reine Übernachtung ab; ein allfälliges Frühstück ist separat als Verpflegungsspese zu behandeln. Die Pauschale wird ohne Beleg ausbezahlt und ist bei genehmigtem Spesenreglement lohnausweisneutral.
Bei der effektiven Abrechnung reicht der Mitarbeitende die Originalrechnung des Hotels ein. Es gibt keine betragliche Obergrenze, solange die Übernachtung geschäftlich notwendig und angemessen ist. In der Praxis definieren viele KMU im Spesenreglement eine Obergrenze pro Nacht (z. B. EUR 200), um Luxushotels auszuschliessen. Wird diese Grenze überschritten, trägt der Mitarbeitende die Differenz selbst.
Vergleich: Pauschale vs. effektive Abrechnung Deutschland
02.Währungsumrechnung EUR/CHF bei Hotelrechnungen
Übernachtungskosten in Deutschland fallen in Euro an, müssen aber in der Schweizer Buchhaltung in CHF verbucht werden. Die ESTV akzeptiert grundsätzlich zwei Umrechnungsmethoden: den offiziellen Tageskurs der ESTV am Belegdatum oder den tatsächlichen Kreditkartenkurs gemäss Abrechnung. Beide Methoden sind zulässig, das Unternehmen muss sich jedoch im Spesenreglement auf eine Methode festlegen und diese konsistent anwenden.
Bei Kreditkartenzahlung enthält die Abrechnung bereits den angewandten Wechselkurs. Dieser Kurs weicht in der Regel leicht vom ESTV-Tageskurs ab, da Kartenherausgeber einen Aufschlag berechnen. Zahlt der Mitarbeitende bar in Euro, gilt der ESTV-Tageskurs am Datum der Zahlung. Kursdifferenzen zwischen Belegdatum und Erstattungsdatum gehen zulasten bzw. zugunsten des Arbeitgebers.
- Kreditkartenkurs: Der auf der Kreditkartenabrechnung ausgewiesene CHF-Betrag wird direkt übernommen. Einfach und nachvollziehbar, aber oft mit 1–2 % Aufschlag.
- ESTV-Tageskurs: Der offizielle Devisenkurs der ESTV am Belegdatum wird angewendet. Vorteil: einheitlich und nachprüfbar. Nachteil: manueller Aufwand bei der Ermittlung.
- Monatsmittelkurs: Einige Unternehmen verwenden den ESTV-Monatsmittelkurs für alle Belege eines Monats. Das vereinfacht die Abrechnung, ist aber nur bei genehmigtem Spesenreglement zulässig.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet in München für EUR 180. Der ESTV-Tageskurs beträgt 0.94 (1 EUR = 0.94 CHF). Die Erstattung beläuft sich auf CHF 169.20. Bezahlt er mit Kreditkarte und der Kartenkurs liegt bei 0.96, ergibt sich ein CHF-Betrag von CHF 172.80. Die Differenz von CHF 3.60 ist ein Währungsaufschlag der Kreditkarte.
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Mehr erfahren →03.Deutsche Umsatzsteuer (USt) auf Hotelrechnungen zurückfordern
Deutsche Hotels berechnen auf die reine Beherbergungsleistung 7 % Umsatzsteuer (ermässigter Satz). Zusatzleistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz unterliegen dem regulären Satz von 19 %. Schweizer Unternehmen, die nicht in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind, können die gezahlte deutsche USt über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern.
Der Antrag wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn gestellt. Die Frist für die Einreichung endet am 30. Juni des Folgejahres. Der Antrag muss elektronisch über das BZSt-Online-Portal erfolgen. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen im Erstattungszeitraum keine steuerpflichtigen Umsätze in Deutschland erzielt hat und die Originalrechnungen den deutschen Anforderungen an eine ordnungsgemässe Rechnung gemäss UStG entsprechen.
USt-Sätze auf deutsche Hotelrechnungen
- Mindestbetrag: Der Erstattungsantrag muss mindestens EUR 50 pro Kalenderjahr (bzw. EUR 400 bei unterjährigem Antrag für mindestens drei Monate) umfassen.
- Antragsfrist: Der Antrag muss bis zum 30. Juni des auf den Erstattungszeitraum folgenden Jahres beim BZSt eingehen.
- Erforderliche Unterlagen: Originalrechnungen mit ausgewiesener USt, Unternehmerbescheinigung der Schweizer Steuerbehörde (Formular 1116) und elektronischer Antrag über das BZSt-Portal.
Für KMU mit regelmässigen Deutschlandreisen lohnt sich die USt-Rückerstattung finanziell. Bei zehn Übernachtungen à EUR 150 ergibt sich eine rückerstattungsfähige USt von rund EUR 9.81 pro Nacht (7 % auf den Nettobetrag), also EUR 98.10 pro Jahr allein für die Beherbergung. Kommen Frühstück und Nebenleistungen hinzu, steigt der Betrag entsprechend.
04.Vergleich: Übernachtungsspesen Deutschland vs. Schweizer Inland
Die Abrechnung von Übernachtungsspesen in Deutschland unterscheidet sich in mehreren Punkten von der Inlandabrechnung. Während die ESTV für das Inland keine feste Übernachtungspauschale vorgibt und die meisten Unternehmen effektiv abrechnen, existiert für Deutschland ein klar definierter Pauschalansatz. Zudem entfällt bei Inlandübernachtungen die Währungsumrechnung und die Möglichkeit einer USt-Rückerstattung.
Übernachtungsspesen: Deutschland vs. Schweizer Inland
Für Schweizer KMU mit häufigen Deutschlandreisen empfiehlt sich ein Spesenreglement, das beide Szenarien klar regelt. Die Pauschale eignet sich für Standardreisen in Städte mit moderatem Preisniveau. Für teure Standorte wie München, Frankfurt oder Hamburg ist die effektive Abrechnung oft vorteilhafter, da die Hotelpreise dort regelmässig über EUR 150 liegen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Frühstück nicht separat ausgewiesen
Viele deutsche Hotels weisen Übernachtung und Frühstück als Gesamtbetrag aus. Für die Spesenabrechnung muss das Frühstück separat erfasst werden, da es als Verpflegungsspese gilt und einem anderen USt-Satz (19 % statt 7 %) unterliegt. Mitarbeitende sollten beim Check-in eine aufgeschlüsselte Rechnung verlangen.
Fehler 2: Pauschale und effektive Kosten vermischt
Manche Mitarbeitende reichen die Hotelrechnung ein und beanspruchen zusätzlich die ESTV-Pauschale. Das ist nicht zulässig: Pro Übernachtung gilt entweder die Pauschale oder die effektive Abrechnung. Eine Mischform führt zu Doppelerstattungen und kann bei einer Steuerprüfung als verdeckter Lohn qualifiziert werden.
Fehler 3: Falsche oder fehlende Währungsumrechnung
EUR-Beträge werden ohne dokumentierten Wechselkurs in CHF umgerechnet oder der Kurs wird geschätzt. Die Buchhaltung muss den angewandten Kurs (ESTV-Tageskurs oder Kreditkartenkurs) nachvollziehbar dokumentieren. Fehlende Kursdokumentation führt bei Revisionen zu Beanstandungen.
Fehler 4: USt-Rückerstattung versäumt
Viele KMU wissen nicht, dass sie die deutsche Umsatzsteuer auf Hotelrechnungen zurückfordern können, oder verpassen die Antragsfrist am 30. Juni des Folgejahres. Bei regelmässigen Deutschlandreisen summieren sich die entgangenen Erstattungen auf mehrere hundert Euro pro Jahr. Ein jährlicher Reminder im Finanzkalender verhindert diesen Verlust.
Fehler 5: Hotelrechnung ohne vollständige Angaben
Für die USt-Rückerstattung muss die Hotelrechnung den Anforderungen des deutschen UStG entsprechen: Name und Anschrift des Hotels, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag. Vereinfachte Rechnungen (unter EUR 250) reichen für das Vergütungsverfahren nicht immer aus.
06.Häufige Fragen
Gilt die ESTV-Pauschale von EUR 150 auch für Airbnb-Unterkünfte in Deutschland?
Ja, die ESTV-Pauschale gilt unabhängig von der Unterkunftsart. Bei pauschaler Abrechnung spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeitende in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder einer Airbnb-Unterkunft übernachtet. Bei effektiver Abrechnung muss jedoch eine ordnungsgemässe Rechnung vorliegen, was bei privaten Vermietern nicht immer gewährleistet ist.
Muss ich die ESTV-Pauschale in EUR oder CHF auszahlen?
Die ESTV-Pauschale ist in EUR definiert (EUR 150). Die Auszahlung an den Mitarbeitenden erfolgt in der Regel in CHF, umgerechnet zum im Spesenreglement festgelegten Kurs. Ob der ESTV-Tageskurs oder ein anderer Kurs gilt, bestimmt das Reglement. Eine direkte Auszahlung in EUR ist ebenfalls möglich, wenn das Unternehmen ein EUR-Konto führt.
Kann ich für München eine höhere Pauschale ansetzen als für ländliche Regionen?
Die ESTV-Pauschale gilt einheitlich für ganz Deutschland, ohne regionale Differenzierung. Wer in teuren Städten wie München oder Frankfurt regelmässig höhere Kosten hat, sollte im Spesenreglement die effektive Abrechnung gegen Beleg vorsehen. Eine unternehmensinterne Differenzierung nach Städten ist zulässig, muss aber im genehmigten Reglement verankert sein.
Wie rechne ich die Übernachtungspauschale ab, wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist?
Bei pauschaler Abrechnung wird die volle Pauschale von EUR 150 ausbezahlt, unabhängig davon, ob Frühstück enthalten ist. Bei effektiver Abrechnung muss der Frühstücksanteil vom Übernachtungspreis abgezogen und separat als Verpflegungsspese verbucht werden. Weist das Hotel keinen separaten Frühstückspreis aus, kann ein pauschaler Abzug von EUR 10–15 angesetzt werden.
Brauche ich für die USt-Rückerstattung einen Steuerberater in Deutschland?
Nein, der Antrag kann direkt über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) gestellt werden. Für KMU mit wenigen Belegen ist das Verfahren ohne externen Berater machbar. Bei grösseren Beträgen oder komplexen Fällen kann ein auf internationales Steuerrecht spezialisierter Berater die Erfolgsquote erhöhen und den Aufwand reduzieren.
Was passiert, wenn die tatsächlichen Hotelkosten unter der ESTV-Pauschale liegen?
Bei pauschaler Abrechnung erhält der Mitarbeitende die vollen EUR 150, auch wenn das Hotel weniger kostet. Die Differenz ist steuerfrei, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Bei effektiver Abrechnung wird nur der tatsächliche Rechnungsbetrag erstattet. Einige Unternehmen wechseln deshalb bewusst zur Pauschale, wenn ihre Mitarbeitenden regelmässig günstige Hotels buchen.