Vereinsspesen korrekt abrechnen: Reglement, Formulare und Steuern

Bevor ein Reglement erstellt wird, muss der Vorstand festlegen, welche Auslagen im Vereinsalltag tatsächlich anfallen. Nur klar definierte Spesenarten können später einheitlich abgerechnet und steuerlich korrekt behandelt werden. Vereine nach Art. 60 ff. ZGB sind zwar keine Arbeitgeber im klassischen Sinn, doch sobald Entschädigungen oder Spesenersatz an Vorstandsmitglieder oder Helfer fliessen, gelten die steuerlichen Grundsätze der ESTV.

• Fahrtkosten Vorstandsmitglieder: Fahrten zu Sitzungen, Versammlungen oder Anlässen. Ab 2026 gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Alternativ werden ÖV-Tickets nach Beleg erstattet.
• Materialkosten: Einkäufe für den Vereinsbetrieb wie Büromaterial, Druckkosten, Sportgeräte oder Dekorationsmaterial. Immer mit Originalbeleg abzurechnen.
• Veranstaltungsauslagen: Kosten für Raummiete, Catering, Technik oder Bewilligungen bei Vereinsanlässen. Diese Ausgaben werden in der Regel direkt vom Vereinskonto bezahlt, können aber auch von Helfern vorgestreckt und erstattet werden.
• Reisekosten bei Vertretungsfunktion: Wenn Vorstandsmitglieder den Verein an Tagungen, Delegiertenversammlungen oder Wettbewerben vertreten. Neben Fahrtkosten fallen hier Verpflegungspauschalen von CHF 30.– pro Mahlzeit und allenfalls Übernachtungskosten an.
• Kleinspesen und Telefon: Pauschale für Porto, Kopien, Telefonkosten im Vereinsinteresse. Die Tagespauschale für Kleinspesen beträgt gemäss ESTV CHF 20.–.

Listen Sie alle Spesenarten auf, die in Ihrem Verein regelmässig vorkommen. Spesenarten, die nur einmalig oder selten anfallen, können als Einzelfallentscheide des Vorstands behandelt werden, sollten aber ebenfalls dokumentiert sein.

Ein Spesenreglement muss nicht umfangreich sein. Für die meisten Vereine genügt ein ein- bis zweiseitiges Dokument, das vom Vorstand genehmigt und an der Mitgliederversammlung zur Kenntnis gebracht wird. Das Reglement schafft Verbindlichkeit und schützt sowohl den Kassier als auch die abrechnenden Personen vor Willkür oder Missverständnissen.

• Berechtigte Personen: Legen Sie fest, wer Spesen abrechnen darf: Vorstandsmitglieder, Trainer, Helfer an Anlässen, Delegierte. Je klarer die Abgrenzung, desto weniger Diskussionen.
• Obergrenzen pro Kategorie: Definieren Sie Maximalbeträge pro Spesenart oder pro Anlass. Beispiel: Fahrtkosten maximal CHF 200.– pro Monat, Veranstaltungsauslagen maximal CHF 500.– pro Anlass ohne Vorstandsbeschluss.
• Beleg oder Pauschale: Bestimmen Sie, welche Spesen nur gegen Originalbeleg erstattet werden und wo Pauschalen gelten. Pauschalen sind nur zulässig, wenn sie die effektiven Kosten nicht übersteigen.
• Genehmigungsverfahren: Mindestens eine Person neben dem Abrechnenden muss die Spesen genehmigen. In der Praxis prüft der Kassier die Belege, und der Präsident oder ein zweites Vorstandsmitglied visiert die Abrechnung.
• Inkrafttreten und Änderung: Halten Sie fest, ab wann das Reglement gilt und wie es geändert werden kann. Ein Vorstandsbeschluss genügt in der Regel, sofern die Statuten nichts anderes vorsehen.

Vereine, die Löhne oder regelmässige Entschädigungen auszahlen, sollten das Spesenreglement inhaltlich an die SSK-Mustervorlagen anlehnen. Seit 2026 verlangt die ESTV, dass genehmigte Spesenreglemente den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entsprechen. Für rein ehrenamtlich geführte Vereine ohne Lohnzahlungen ist eine formelle Genehmigung durch die Steuerbehörde nicht zwingend, ein schriftliches Reglement bleibt aber dringend empfohlen.

Ein standardisiertes Abrechnungsformular stellt sicher, dass alle relevanten Angaben erfasst werden und die Belege zugeordnet werden können. Ob auf Papier oder digital spielt keine Rolle, solange die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Die Abrechnung erfolgt idealerweise monatlich oder nach jedem grösseren Anlass.

Der Kassier prüft die Abrechnung auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dem Reglement. Anschliessend erfolgt die Auszahlung per Banküberweisung. Barzahlungen sind zwar zulässig, erschweren aber die Nachvollziehbarkeit und sollten vermieden werden.

Sämtliche Belege und Abrechnungen sind gemäss Art. 962 OR zehn Jahre aufzubewahren. Für Vereine, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, empfiehlt sich dennoch eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren, da die Steuerbehörden diesen Zeitraum bei Nachprüfungen zugrunde legen.

Die steuerliche Abgrenzung ist der kritischste Punkt bei Vereinsspesen. Spesenersatz deckt effektive Auslagen, die im Interesse des Vereins entstanden sind, und ist für den Empfänger steuerfrei. Entschädigungen hingegen sind Einkommen und müssen im Lohnausweis deklariert werden. Die ESTV prüft bei Vereinen besonders genau, ob Pauschalen tatsächlich den effektiven Kosten entsprechen oder ob sie verdeckte Entschädigungen darstellen.

Zahlt ein Verein einem Vorstandsmitglied pauschal CHF 500.– pro Quartal und bezeichnet dies als Spesen, obwohl keine entsprechenden Auslagen nachgewiesen werden, handelt es sich steuerlich um eine Entschädigung. Die Folge: Nachdeklaration im Lohnausweis, AHV-Beiträge und allenfalls Verzugszinsen. Halten Sie Spesenersatz und Entschädigungen deshalb immer getrennt aus.

Vereine, die sowohl Spesenersatz als auch Entschädigungen ausrichten, erstellen für jede berechtigte Person einen Lohnausweis. Die Spesen werden in Ziffer 13 des Lohnausweises ausgewiesen, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement sind sämtliche Pauschalzahlungen als Lohn zu deklarieren.