Verpflegungspauschalen Ausland: Arbeitgeberpflicht, Ansätze und Gestaltungsspielraum
Schweizer Arbeitgeber müssen die Verpflegungskosten bei geschäftlichen Auslandsreisen zwingend übernehmen. Art. 327a Abs. 1 OR schreibt vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Verpflegung während einer angeordneten Geschäftsreise ins Ausland fällt klar unter diese Pflicht.
Die konkrete Höhe der Erstattung ist gesetzlich nicht fixiert. In der Praxis orientieren sich die meisten Unternehmen an der ESTV-Länderliste, die für jedes Land einen Tagessatz definiert. Arbeitgeber haben jedoch Spielraum, im Spesenreglement eigene Ansätze festzulegen, sofern bestimmte Grenzen eingehalten werden.
01.Gesetzliche Grundlage: Art. 327a OR und die Erstattungspflicht
Die Erstattungspflicht des Arbeitgebers ergibt sich direkt aus Art. 327a Abs. 1 OR. Danach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Bestimmung ist relativ zwingend: Sie darf vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden (Art. 362 OR). Eine Klausel im Arbeitsvertrag, die Verpflegungskosten bei Auslandsreisen generell ausschliesst, wäre daher nichtig.
Entscheidend ist das Kriterium der Notwendigkeit. Verpflegung während einer mehrstündigen Geschäftsreise ins Ausland gilt als notwendige Auslage, weil der Arbeitnehmer nicht am gewohnten Arbeitsort essen kann. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht. Ohne Reglement muss der Arbeitgeber die tatsächlichen, angemessenen Kosten gegen Beleg erstatten.
- Zwingende Erstattung: Art. 327a OR ist relativ zwingend. Der Arbeitgeber kann die Verpflegungserstattung bei Auslandsreisen weder im Arbeitsvertrag noch im Reglement vollständig ausschliessen.
- Notwendigkeitsprinzip: Erstattet werden nur Auslagen, die durch die Arbeit notwendig entstehen. Ein privater Restaurantbesuch am Abend nach Geschäftsschluss fällt nicht darunter.
- Pauschal oder effektiv: Art. 327a Abs. 2 OR erlaubt ausdrücklich die Vereinbarung von Pauschalen, sofern diese die tatsächlich entstehenden Auslagen decken.
02.ESTV-Länderliste: Richtwerte und zulässige Abweichungen
Die ESTV publiziert jährlich eine Länderliste mit Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins Ausland. Diese Ansätze gelten als steuerlich anerkannte Richtwerte. Zahlt ein Arbeitgeber Pauschalen innerhalb dieser Ansätze, werden sie im Lohnausweis nicht als Lohnbestandteil deklariert. Die ESTV-Liste ist jedoch kein Gesetz, sondern eine Verwaltungspraxis zur steuerlichen Vereinfachung.
Abweichungen von der ESTV-Länderliste im Vergleich
Ein konkretes Beispiel: Die ESTV-Pauschale für Deutschland beträgt CHF 53.– pro Tag (Stand 2026). Legt ein Arbeitgeber im Spesenreglement CHF 45.– fest, ist das steuerlich unproblematisch. Arbeitsrechtlich muss er jedoch sicherstellen, dass CHF 45.– die tatsächlichen Verpflegungskosten in der betreffenden Region decken. Setzt er hingegen CHF 70.– an, sind CHF 53.– steuerfrei und die restlichen CHF 17.– gelten als Lohnbestandteil, der im Lohnausweis unter Ziffer 1 erscheint.
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Mehr erfahren →03.Spesenreglement: Gestaltungsspielraum und Genehmigung
Das Spesenreglement ist das zentrale Instrument, mit dem Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen verbindlich regeln. Es schafft Transparenz für Arbeitnehmende und Rechtssicherheit gegenüber den Steuerbehörden. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, um von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt zu werden.
- Genehmigtes Reglement: Wird das Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt, entfällt die Pflicht zur Einzelbelegung der darin definierten Pauschalen. Die ESTV-Ansätze gelten dann automatisch als angemessen.
- Eigene Ländertabelle: Arbeitgeber dürfen im Reglement eine eigene Ländertabelle mit abweichenden Ansätzen definieren. Liegen diese unter der ESTV-Liste, prüft die Steuerverwaltung bei der Genehmigung, ob die Beträge realistisch sind.
- Differenzierung nach Städten: Viele Unternehmen differenzieren zwischen teuren Metropolen und ländlichen Regionen. Das ist zulässig und wird von der Steuerverwaltung in der Regel akzeptiert, sofern die Systematik nachvollziehbar ist.
- Teuerungszuschläge: Arbeitgeber dürfen Teuerungszuschläge auf die ESTV-Ansätze aufschlagen. Der über die ESTV-Pauschale hinausgehende Betrag wird steuerlich jedoch als Lohn behandelt.
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber sämtliche Verpflegungskosten bei Auslandsreisen gegen Originalbelege erstatten. Die Pauschalmethode steht dann steuerlich nicht zur Verfügung. Für KMU mit regelmässigen Auslandsreisen lohnt sich die Genehmigung eines Reglements daher besonders, weil sie den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
04.Deklaration im Lohnausweis: Wann Pauschalen als Lohn gelten
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob die ausbezahlten Verpflegungspauschalen innerhalb oder ausserhalb der ESTV-Ansätze liegen. Bei einem genehmigten Spesenreglement mit ESTV-konformen Pauschalen wird in Ziffer 13.1.1 lediglich ein Kreuz bei «Spesenreglement genehmigt» gesetzt. Die Pauschalen erscheinen nicht als Lohn.
Deklaration im Lohnausweis nach Szenario
Werden überhöhte Pauschalen nicht korrekt als Lohn deklariert, drohen Nachsteuern und Verzugszinsen. Die Steuerverwaltung prüft bei Revisionen gezielt, ob die ausbezahlten Auslandspauschalen mit der ESTV-Länderliste übereinstimmen. Arbeitgeber sollten deshalb bei jeder Anpassung der Pauschalen prüfen, ob die Deklaration im Lohnausweis angepasst werden muss.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Verpflegungserstattung bei Auslandsreisen generell ausschliessen
Manche Arbeitgeber versuchen, die Verpflegungserstattung bei Auslandsreisen vertraglich auszuschliessen. Das ist unzulässig, da Art. 327a OR relativ zwingend ist. Betroffene Arbeitnehmende können die Erstattung rückwirkend einfordern, und zwar bis zur Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Fehler 2: ESTV-Länderliste als gesetzliche Pflicht missverstehen
Die ESTV-Länderliste ist kein Gesetz, sondern eine steuerliche Verwaltungspraxis. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, exakt diese Beträge zu zahlen. Sie dürfen tiefere Ansätze festlegen, solange die tatsächlichen Auslagen gedeckt bleiben. Umgekehrt dürfen sie höhere Ansätze zahlen, müssen dann aber die Differenz als Lohn deklarieren.
Fehler 3: Tiefere Pauschalen ohne Prüfung der Angemessenheit festlegen
Wer im Spesenreglement pauschal CHF 20.– für alle Länder ansetzt, riskiert, dass die tatsächlichen Verpflegungskosten nicht gedeckt sind. In teuren Destinationen wie London oder Tokio reicht ein solcher Betrag offensichtlich nicht. Arbeitnehmende können in diesem Fall die Differenz zu den effektiven Kosten einfordern.
Fehler 4: Überhöhte Pauschalen nicht im Lohnausweis deklarieren
Zahlt ein Arbeitgeber höhere Pauschalen als die ESTV-Liste vorsieht, muss die Differenz als Lohnbestandteil in Ziffer 1 des Lohnausweises erscheinen. Wird dies unterlassen, drohen bei einer Steuerrevision Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
Fehler 5: Spesenreglement nicht genehmigen lassen
Ohne Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung können Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen nicht pauschal abgerechnet werden. Der Arbeitgeber muss dann jeden einzelnen Beleg sammeln und prüfen. Die Genehmigung spart langfristig erheblichen administrativen Aufwand.
06.Häufige Fragen
Muss ein Schweizer Arbeitgeber Verpflegungskosten bei Auslandsreisen immer bezahlen?
Ja, Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwingend zur Erstattung notwendiger Auslagen. Verpflegung während einer geschäftlich angeordneten Auslandsreise gilt als notwendige Auslage. Diese Pflicht kann weder im Arbeitsvertrag noch im Spesenreglement ausgeschlossen werden.
Darf der Arbeitgeber tiefere Verpflegungspauschalen als die ESTV-Liste zahlen?
Ja, tiefere Ansätze sind zulässig, solange sie die tatsächlich entstehenden Verpflegungskosten decken. Bei offensichtlich zu tiefen Pauschalen können Arbeitnehmende die Differenz zu den effektiven Kosten einfordern. Die Steuerverwaltung prüft bei der Genehmigung des Reglements, ob die Ansätze realistisch sind.
Was passiert steuerlich, wenn der Arbeitgeber höhere Pauschalen als die ESTV-Ansätze zahlt?
Der Betrag bis zur ESTV-Pauschale bleibt steuerfrei. Die Differenz zwischen der ausbezahlten Pauschale und dem ESTV-Ansatz gilt als Lohnbestandteil und muss in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Darauf fallen Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge an.
Braucht ein KMU mit seltenen Auslandsreisen ein genehmigtes Spesenreglement?
Ein genehmigtes Reglement ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Ohne Reglement muss jede Verpflegungsauslage mit Originalbeleg nachgewiesen werden. Bereits ab wenigen Auslandsreisen pro Jahr reduziert ein genehmigtes Reglement den administrativen Aufwand spürbar.
Gilt die Erstattungspflicht auch bei eintägigen Auslandsreisen ohne Übernachtung?
Ja, die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR hängt nicht von einer Übernachtung ab. Entscheidend ist, ob die Verpflegung ausserhalb des gewohnten Arbeitsortes notwendig war. Bei eintägigen Reisen wird in der Regel eine Mahlzeit erstattet, sofern die Abwesenheit die übliche Mittagszeit umfasst.
Kann der Arbeitnehmer auf die Verpflegungserstattung verzichten?
Ein pauschaler Vorausverzicht im Arbeitsvertrag ist wegen der relativ zwingenden Natur von Art. 327a OR unwirksam. Arbeitnehmende können jedoch im Einzelfall auf die Geltendmachung einer konkreten Auslage verzichten, etwa wenn die Verpflegung vom Kunden oder Veranstalter übernommen wurde.