Vier-Augen-Prinzip bei der Spesenabrechnung: Umsetzung, Zuständigkeit und IKS

Das Vier-Augen-Prinzip besagt, dass jede Spesenabrechnung von mindestens zwei verschiedenen Personen bearbeitet wird: Die eine Person reicht die Abrechnung ein, die andere prüft und genehmigt sie. Damit wird sichergestellt, dass keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter eigene Ausgaben ohne unabhängige Kontrolle erstattet bekommt. Das Prinzip schliesst Selbstgenehmigungen kategorisch aus.

Entscheidend ist die personelle Trennung: Die genehmigende Person muss eine andere sein als die einreichende. Das gilt unabhängig von der Hierarchiestufe. Auch Mitglieder der Geschäftsleitung, der CEO oder der CFO dürfen ihre eigenen Spesen nicht selbst freigeben. In der Praxis bedeutet das, dass für jede Stufe im Unternehmen eine klare Genehmigungskette definiert sein muss.

• Personelle Trennung: Einreichende und genehmigende Person sind immer unterschiedlich. Eine Genehmigung durch dieselbe Person ist unzulässig.
• Hierarchieunabhängigkeit: Das Prinzip gilt für alle Stufen – vom Sachbearbeiter bis zum Verwaltungsrat. Es gibt keine Ausnahmen aufgrund der Position.
• Inhaltliche Prüfung: Die genehmigende Person prüft nicht nur formale Kriterien, sondern auch die sachliche Richtigkeit und die Übereinstimmung mit dem Spesenreglement.
• Dokumentation: Jede Genehmigung muss nachvollziehbar dokumentiert sein – mit Datum, Name der genehmigenden Person und allfälligen Bemerkungen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht eine Spesenabrechnung über CHF 850 ein, bestehend aus Kilometerentschädigung (CHF 0.75/km), Verpflegungspauschalen und Hotelkosten. Sein direkter Vorgesetzter prüft die Abrechnung auf Vollständigkeit, vergleicht die Angaben mit dem Spesenreglement und gibt sie erst dann zur Auszahlung frei. Ohne diese zweite Prüfung darf keine Erstattung erfolgen.

Die Umsetzung beginnt im Spesenreglement. Dort muss für jede Funktion im Unternehmen festgelegt sein, wer die Spesen genehmigt. Ohne diese klare Zuordnung entstehen Lücken, die im Alltag zu Selbstgenehmigungen oder ungeregelten Freigaben führen. Das Reglement sollte zudem Stellvertreterregeln enthalten, damit bei Abwesenheit der genehmigenden Person keine Abrechnungen liegen bleiben oder informell freigegeben werden.

Die Sonderlösung für CEO-Spesen verdient besondere Aufmerksamkeit. In vielen KMU ist der Geschäftsführer die höchste operative Instanz. Ohne explizite Regelung genehmigt er seine eigenen Spesen faktisch selbst. Die Best Practice sieht vor, dass CEO-Spesen durch den Verwaltungsratspräsidenten oder ein anderes VR-Mitglied freigegeben werden. Alternativ kann der CFO diese Aufgabe übernehmen, sofern er nicht dem CEO unterstellt ist oder die Unabhängigkeit anderweitig sichergestellt wird.

• Reglement: Die Genehmigungskette muss im Spesenreglement schriftlich festgehalten sein. Mündliche Absprachen genügen nicht.
• Stellvertretung: Für jede genehmigende Person ist eine Stellvertretung zu definieren. Diese greift bei Ferien, Krankheit oder Interessenkonflikten.
• Betragsgrenzen: Ab bestimmten Beträgen kann eine zusätzliche Genehmigungsstufe sinnvoll sein, etwa ab CHF 1'000 oder CHF 5'000 pro Abrechnung.
• Digitale Umsetzung: Spesen-Software kann das Vier-Augen-Prinzip technisch erzwingen, indem Selbstgenehmigungen systemseitig blockiert werden.

Bei der Revision prüfen Revisionsstellen regelmässig, ob das Vier-Augen-Prinzip tatsächlich gelebt wird. Dabei werden Stichproben gezogen und die Genehmigungsprotokolle mit den Einreichungen abgeglichen. Finden sich Abrechnungen, bei denen dieselbe Person eingereicht und genehmigt hat, wird dies als IKS-Schwäche im Revisionsbericht festgehalten.

Das Vier-Augen-Prinzip bei der Spesenabrechnung ist keine gesetzliche Pflicht. Weder das Obligationenrecht noch das Steuerrecht schreiben es explizit vor. Art. 327a OR regelt zwar die Pflicht des Arbeitgebers zur Spesenerstattung, enthält aber keine Vorgaben zum Genehmigungsprozess. Ebenso wenig findet sich im Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer eine entsprechende Vorschrift.

Dennoch ist das Prinzip weit mehr als eine unverbindliche Empfehlung. Die ESTV setzt bei der Genehmigung von Spesenreglementen voraus, dass ein funktionierendes internes Kontrollsystem (IKS) besteht. Das Vier-Augen-Prinzip ist ein zentraler Bestandteil dieses IKS. Revisionsstellen bewerten das Fehlen des Prinzips als Kontrollschwäche und empfehlen dessen Einführung regelmässig in ihren Management Letters.

Das Vier-Augen-Prinzip ist auch kein Ersatz für eine inhaltliche Prüfung der Belege. Es stellt lediglich sicher, dass eine zweite Person die Abrechnung sichtet. Die Qualität der Prüfung hängt davon ab, ob die genehmigende Person die nötigen Informationen hat – etwa Kenntnis des Spesenreglements, der Reisedaten und der geltenden Pauschalen. Ein blosses Abnicken ohne inhaltliche Kontrolle erfüllt den Zweck des Prinzips nicht.