Was sind Spesen: Definition, Abgrenzung und Erstattung

Art. 327a OR definiert den Auslagenersatz klar: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht ist zwingender Natur. Das bedeutet, dass weder Arbeitsvertrag noch Gesamtarbeitsvertrag die Erstattungspflicht ausschliessen oder einschränken dürfen. Entscheidend ist das Kriterium der beruflichen Notwendigkeit: Die Auslage muss in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen und darf nicht dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sein.

Die Abgrenzung zum Lohn ist zentral. Lohn ist die Gegenleistung für geleistete Arbeit und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben. Spesen hingegen sind reiner Kostenersatz: Sie gleichen eine finanzielle Vorleistung des Arbeitnehmenden aus und stellen keine Bereicherung dar. Werden Spesen korrekt abgerechnet und durch ein genehmigtes Spesenreglement gedeckt, sind sie steuer- und AHV-frei. Fehlt ein genehmigtes Reglement oder übersteigen Pauschalzahlungen die ESTV-Ansätze, kann die Steuerbehörde den Überschuss als verdeckten Lohn qualifizieren.

• Beruflich notwendig: Die Auslage entsteht ausschliesslich, weil der Arbeitnehmer seine vertragliche Arbeit ausführt, etwa eine Kundenfahrt oder eine auswärtige Übernachtung.
• Vom Arbeitnehmer vorgestreckt: Der Arbeitnehmer bezahlt die Kosten zunächst selbst und reicht sie anschliessend zur Erstattung ein.
• Kein Lohnbestandteil: Spesen sind reiner Kostenersatz und keine Vergütung für Arbeitsleistung. Sie erscheinen im Lohnausweis unter einer separaten Ziffer.
• Zwingend zu erstatten: Art. 327a OR ist zwingend. Eine vertragliche Klausel, die den Spesenersatz ausschliesst, ist nichtig.

Ein Beispiel verdeutlicht die Abgrenzung: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundentermin 80 Kilometer entfernt. Die Fahrtkosten von CHF 60 (80 km x CHF 0.75) sind eine beruflich notwendige Auslage und damit eine Spese. Fährt derselbe Mitarbeiter am Wochenende privat ins Tessin, handelt es sich um eine Privatauslage ohne Erstattungsanspruch.

Die ESTV unterscheidet mehrere Spesenkategorien, für die jeweils eigene Pauschalansätze oder Belegpflichten gelten. Die folgenden Ansätze gelten ab dem 1. Januar 2026 gemäss der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und den SSK-Musterreglementen. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Kilometeransatz von CHF 0.70 brauchen keine erneute Genehmigung, sofern sie nicht anderweitig angepasst werden.

• Reisekosten: Umfassen Fahrten mit dem Privatfahrzeug (CHF 0.75/km), öffentliche Verkehrsmittel, Taxi bei Notwendigkeit sowie Flüge bei Geschäftsreisen. Der reguläre Arbeitsweg zählt nicht dazu.
• Verpflegungsspesen: Fallen an, wenn Arbeitnehmende auswärts verpflegt werden müssen, etwa bei Kundenbesuchen oder mehrtägigen Einsätzen. Die Pauschale von CHF 30 pro Mahlzeit gilt ohne Beleg.
• Übernachtungsspesen: Werden bei beruflich bedingten Auswärtsübernachtungen erstattet. Es gilt der Grundsatz der Angemessenheit: Ein Mittelklassehotel ist erstattungsfähig, eine Luxussuite in der Regel nicht.
• Repräsentationsspesen: Betreffen Geschäftsessen, Kundengeschenke und ähnliche Aufwendungen. Sie müssen den effektiven Auslagen entsprechen und bei Überschreitung von CHF 6000 pro Jahr maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen.
• Kleinspesen: Decken geringfügige Auslagen wie Trinkgelder, Parkuhren oder Getränke unterwegs ab. Die Tagespauschale von CHF 20 erspart die Einzelbelegführung.

Nicht jede Ausgabe, die im Zusammenhang mit der Arbeit steht, ist automatisch eine Spese. Die Abgrenzung ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen. Grundsätzlich gilt: Fehlt der direkte, notwendige Zusammenhang mit der Arbeitsausführung, handelt es sich um eine Privatauslage. Auch gemischt veranlasste Ausgaben, bei denen berufliche und private Anteile nicht klar trennbar sind, werden steuerlich kritisch beurteilt.

• Regulärer Arbeitsweg: Die tägliche Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist keine Spese, sondern eine steuerlich abzugsfähige Berufsauslage des Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber ist nicht zur Erstattung verpflichtet.
• Berufskleidung ohne Vorschrift: Kleidung, die der Arbeitnehmer freiwillig für die Arbeit kauft, gilt als Privatauslage. Nur vorgeschriebene Schutzkleidung oder Uniformen sind erstattungspflichtig.
• Private Mahlzeiten am Arbeitsort: Das Mittagessen am regulären Arbeitsort ist keine Spese. Verpflegungsspesen entstehen erst bei auswärtiger Tätigkeit, wenn die Rückkehr zum gewohnten Verpflegungsort nicht zumutbar ist.
• Gemischt veranlasste Reisen: Kombiniert ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise mit Ferientagen, sind nur die beruflich veranlassten Kosten erstattungsfähig. Der private Anteil muss klar abgegrenzt und ausgeschieden werden.
• Bussen und Ordnungsstrafen: Parkbussen oder Geschwindigkeitsübertretungen während einer Geschäftsreise sind persönliche Sanktionen und keine erstattungsfähigen Spesen.
• Nicht belegte Auslagen über Pauschale hinaus: Wer effektive Kosten geltend macht, die über die Pauschale hinausgehen, muss einen korrekten Beleg vorlegen. Ohne Beleg besteht kein Erstattungsanspruch für den Mehrbetrag.

Ein typischer Graufall betrifft Homeoffice-Kosten. Internetanschluss und Strom im Homeoffice sind grundsätzlich keine Spesen im Sinne von Art. 327a OR, sofern der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt. Arbeitet der Arbeitnehmer hingegen auf Anordnung des Arbeitgebers dauerhaft von zu Hause und stellt dieser keinen Büroarbeitsplatz bereit, kann ein anteiliger Kostenersatz geschuldet sein. Diese Fälle sind einzeln zu beurteilen und sollten im Spesenreglement geregelt werden.