Was zählt als Spesen: Abgrenzung, Kategorien und Grenzfälle
Als Spesen gelten alle beruflich notwendigen Auslagen die ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber verauslagt – Reise, Verpflegung bei Abwesenheit, Unterkunft und Sachkosten. Die gesetzliche Grundlage bildet Art. 327a OR, der den Arbeitgeber zur vollständigen Erstattung verpflichtet. In der Praxis sorgen vor allem Grenzfälle – etwa der Kaffee am Morgen oder das private Mobiltelefon – regelmässig für Unsicherheit bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
01.Definition und gesetzliche Grundlage
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen. Diese Formulierung enthält drei entscheidende Kriterien. Erstens muss die Auslage durch die Arbeit verursacht sein – sie entsteht also nicht im privaten Umfeld. Zweitens muss sie notwendig sein, das heisst, sie dient unmittelbar der Aufgabenerfüllung und ist nicht bloss bequem oder wünschenswert. Drittens muss sie tatsächlich entstanden sein, der Arbeitnehmer hat den Betrag also effektiv bezahlt oder schuldet ihn.
Die Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Auslage ist in der Praxis zentral. Private Lebenshaltungskosten – Wohnung, Essen zu Hause, Freizeitkleidung – sind keine Spesen, selbst wenn sie indirekt der Arbeitsfähigkeit dienen. Sobald jedoch eine berufliche Reise, ein Kundentermin oder eine dienstliche Anschaffung den Anlass bildet, liegt eine erstattungsfähige Auslage vor. Art. 327a OR ist zwingend: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können die Erstattungspflicht vertraglich nicht ausschliessen, wohl aber die Modalitäten regeln – etwa über ein Spesenreglement mit Pauschalen.
02.Was zählt als Spesen – Übersicht
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Ausgabenkategorien und ordnet sie ein. Entscheidend ist jeweils, ob die Auslage beruflich veranlasst und notwendig ist. Die ESTV-Pauschalen für 2026 geben zudem Orientierung, bis zu welcher Höhe eine Erstattung ohne Einzelbeleg anerkannt wird.
Spesen oder nicht? Abgrenzung nach Kategorie
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kundentermin, isst dort zu Mittag und kehrt abends zurück. Die Kilometerentschädigung beträgt 120 x CHF 0.75 = CHF 90.–, dazu kommt die Verpflegungspauschale von CHF 30.–. Beide Beträge sind vollständig erstattungsfähig und im Lohnausweis nicht als Lohn auszuweisen.
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Mehr erfahren →03.Grauzone und Abgrenzungsfälle
Nicht jede Auslage lässt sich eindeutig als Spesen oder Privatausgabe einordnen. Gerade bei gemischter Nutzung, freiwilligen Arbeitgeberleistungen und Naturalgeschenken entstehen regelmässig Abgrenzungsfragen. Die ESTV und die kantonalen Steuerverwaltungen prüfen solche Fälle besonders genau, weil eine falsche Zuordnung zu Sozialversicherungs- und Steuernachforderungen führen kann.
- Gemischte Nutzung Mobiltelefon: Wird ein privates Mobiltelefon auch geschäftlich genutzt, ist nur der berufliche Anteil erstattungsfähig. In der Praxis wird häufig ein pauschaler Prozentsatz (z. B. 50 %) im Spesenreglement festgelegt. Ohne Reglement muss der effektive berufliche Anteil nachgewiesen werden.
- Gemischte Nutzung Privatfahrzeug: Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km gilt ausschliesslich für dienstliche Fahrten. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort sind Pendelwege und steuerlich als Berufsauslagen des Arbeitnehmers abzugsfähig – sie sind aber keine Spesen im Sinne von Art. 327a OR.
- Verpflegung ohne ausreichende Abwesenheit: Ein Mittagessen am regulären Arbeitsort ist keine Spese, auch wenn der Arbeitgeber keine Kantine betreibt. Erst bei einer Abwesenheit von mindestens sechs Stunden vom üblichen Arbeitsort entsteht ein Verpflegungsanspruch. Manche Arbeitgeber gewähren freiwillig Essenszulagen – diese gelten steuerlich als Lohnbestandteil.
- Geschenke an Mitarbeitende: Naturalgeschenke an Mitarbeitende (z. B. Geburtstags- oder Weihnachtsgeschenke) sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr und Person steuerfrei. Übersteigt der Wert diese Grenze, wird der gesamte Betrag lohnausweispflichtig. Solche Zuwendungen sind keine Spesen, sondern freiwillige Arbeitgeberleistungen.
- Parkgebühren und Bussen: Parkgebühren bei einem dienstlichen Termin sind erstattungsfähige Spesen. Parkbussen hingegen sind persönliche Ordnungswidrigkeiten und dürfen nicht als Spesen abgerechnet werden – auch wenn sie während einer Geschäftsreise anfallen.
Im Zweifelsfall gilt: Was im genehmigten Spesenreglement geregelt ist, schafft Rechtssicherheit für beide Seiten. Fehlt ein Reglement, entscheidet die tatsächliche berufliche Notwendigkeit gemäss Art. 327a OR. Arbeitgeber sollten Grenzfälle im Reglement explizit adressieren, um spätere Diskussionen mit Mitarbeitenden oder Steuerbehörden zu vermeiden.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendelweg als Spesen abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeitsort ist keine Spese gemäss Art. 327a OR, sondern ein steuerlicher Berufsauslagenabzug des Arbeitnehmers. Wird der Pendelweg als Spese erstattet, gilt die Zahlung als Lohnbestandteil und ist sozialversicherungs- und steuerpflichtig.
Fehler 2: Mittagessen am Arbeitsort als Verpflegungsspese einreichen
Ohne Abwesenheit von mindestens sechs Stunden vom regulären Arbeitsort besteht kein Anspruch auf Verpflegungsspesen. Erstattet der Arbeitgeber dennoch Mittagessen, handelt es sich um eine freiwillige Lohnnebenleistung, die im Lohnausweis deklariert werden muss.
Fehler 3: Parkbussen als Reisespesen verbuchen
Parkbussen und Verkehrsstrafen sind persönliche Ordnungswidrigkeiten und keine beruflich notwendigen Auslagen. Sie dürfen weder als Spesen abgerechnet noch vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden – unabhängig davon, ob sie auf einer Geschäftsreise entstanden sind.
Fehler 4: Privatanteil bei gemischter Nutzung nicht abgrenzen
Wird ein privates Mobiltelefon oder ein Privatfahrzeug auch geschäftlich genutzt, muss der berufliche Anteil klar ausgewiesen werden. Ohne nachvollziehbare Aufteilung kann die Steuerbehörde die gesamte Erstattung als Lohn qualifizieren. Ein Spesenreglement mit definierten Pauschalen oder Prozentsätzen schafft hier Sicherheit.
Fehler 5: Naturalgeschenke über der Freigrenze nicht deklarieren
Ab 2026 sind Naturalgeschenke an Mitarbeitende bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Wird diese Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag im Lohnausweis auszuweisen. Viele Arbeitgeber übersehen, dass mehrere kleine Geschenke im selben Jahr kumuliert werden müssen.
05.Häufige Fragen
Zählt der Kaffee am Morgen als Spese?
Nein. Ein Kaffee am regulären Arbeitsort ist eine private Verpflegungsausgabe und keine beruflich notwendige Auslage im Sinne von Art. 327a OR. Anders sieht es aus, wenn der Kaffee während einer auswärtigen Geschäftsreise mit mindestens sechs Stunden Abwesenheit konsumiert wird – dann fällt er unter die Verpflegungspauschale.
Darf ich Parkgebühren als Spesen abrechnen?
Ja, sofern die Parkgebühren bei einem dienstlichen Termin oder auf einer Geschäftsreise anfallen. Parkgebühren am regulären Arbeitsort gehören hingegen zum Pendelweg und sind keine Spesen. Parkbussen sind in keinem Fall erstattungsfähig.
Sind Spesen für den Arbeitgeber steuerlich absetzbar?
Ja. Korrekt verbuchte Spesen sind für den Arbeitgeber geschäftsmässig begründeter Aufwand und steuerlich absetzbar. Voraussetzung ist, dass die Auslagen beruflich notwendig und dokumentiert sind. Überhöhte oder nicht belegte Spesen können von der Steuerbehörde als verdeckte Lohnzahlung umqualifiziert werden.
Muss ich für jede Spese einen Beleg aufbewahren?
Bei Effektivspesen ja – ohne Originalbeleg ist die Erstattung nicht nachweisbar. Bei genehmigten Pauschalen (z. B. Verpflegung CHF 30.–/Tag oder Kleinspesen CHF 20.–/Tag) entfällt die Belegpflicht, sofern das Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde.
Zählen Weiterbildungskosten als Spesen?
Weiterbildungskosten sind Spesen, wenn der Arbeitgeber die Weiterbildung anordnet oder sie für die aktuelle Tätigkeit notwendig ist. Freiwillige Weiterbildungen, die der Arbeitnehmer aus eigenem Interesse besucht, sind keine Spesen im Sinne von Art. 327a OR, können aber steuerlich als Berufsauslagen abgezogen werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Fahrräder oder E-Bikes?
Nein. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt ausschliesslich für Privatfahrzeuge (Personenwagen). Für Motorräder liegt der Ansatz tiefer. Für Fahrräder und E-Bikes gibt es keine offizielle ESTV-Pauschale – hier muss der Arbeitgeber im Spesenreglement eine eigene Regelung treffen.