Wie viel Spesen darf man abrechnen: Grenzen, Regeln und Steuerfolgen
Das Schweizer Recht schreibt keine feste Frankengrenze vor, bis zu der Spesen abgerechnet werden dürfen. Art. 327a OR verlangt lediglich, dass der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen ersetzt, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Die konkreten Beträge bestimmen sich durch das firmeninterne Spesenreglement, die Pauschalsätze der ESTV und das Prinzip der Angemessenheit.
Wer diese drei Leitplanken kennt, kann Spesen korrekt abrechnen und vermeidet Nachzahlungen bei einer Steuerrevision. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Ansätze 2026 gelten, wo die steuerlichen Grenzen liegen und was passiert, wenn Spesen die anerkannten Limiten übersteigen.
01.Gesetzliche Grundlage: Erstattungspflicht ohne Obergrenze
Art. 327a OR regelt die Spesenerstattung im Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zu Lasten des Arbeitnehmers wegbedungen werden. Eine betragliche Obergrenze nennt das Gesetz bewusst nicht, weil die Höhe der Auslagen je nach Branche, Funktion und Reisetätigkeit stark variiert.
Entscheidend ist das Kriterium der Notwendigkeit. Nur Auslagen, die tatsächlich für die Arbeit erforderlich sind, fallen unter die Erstattungspflicht. Ein Geschäftsessen mit Kunden ist notwendig, ein privates Abendessen nach einer Konferenz nicht. Ob eine Auslage notwendig war, beurteilt sich nach objektiven Massstäben und nicht nach dem subjektiven Empfinden des Arbeitnehmers.
In der Praxis konkretisiert das Spesenreglement des Unternehmens, welche Auslagen in welcher Höhe erstattet werden. Verfügt ein Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, gelten die darin festgelegten Ansätze als steuerlich anerkannt. Ohne genehmigtes Reglement orientieren sich Steuerbehörden und Revisionsstellen an den Pauschalsätzen der ESTV.
02.ESTV-Pauschalsätze 2026: Die wichtigsten Ansätze
Die ESTV und die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) publizieren Richtwerte, die als steuerlich anerkannte Pauschalen gelten. Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement dürfen diese Ansätze übernehmen, ohne jeden einzelnen Beleg einreichen zu müssen. Ab 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Werte, die in der Wegleitung zum Lohnausweis und den SSK-Musterreglementen festgehalten sind.
Steuerlich anerkannte Pauschalsätze 2026
Diese Ansätze gelten als steuerfreie Pauschalen, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Spesen mit Einzelbelegen nachgewiesen werden, und die Steuerbehörde prüft die Angemessenheit im Einzelfall. Die Spesenreglemente müssen seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
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Mehr erfahren →03.Effektive Spesen vs. Pauschalen: Was gilt wann?
Grundsätzlich unterscheidet das Schweizer Spesenrecht zwei Abrechnungsmodelle: die effektive Spesenabrechnung mit Einzelbelegen und die pauschale Spesenentschädigung. Beide Modelle sind zulässig, und viele Unternehmen kombinieren sie. Typischerweise werden Reisekosten und Geschäftsessen effektiv abgerechnet, während Verpflegung und Kleinspesen pauschal vergütet werden.
Vergleich: Effektive Spesen und Pauschalen
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 80 Kilometer zu einem Kundentermin und isst auswärts zu Mittag. Sie rechnet die Fahrt pauschal ab (80 km x CHF 0.75 = CHF 60.–) und erhält zusätzlich die Verpflegungspauschale von CHF 30.–. Für das Parkticket von CHF 12.– reicht sie den Originalbeleg ein. Total erstattet: CHF 102.–. Alle Beträge bleiben innerhalb der ESTV-Ansätze und sind steuerfrei.
04.Steuerfolgen bei Überschreitung der anerkannten Ansätze
Spesen, die über die steuerlich anerkannten Ansätze hinausgehen, werden von der Steuerbehörde als verdeckter Lohn qualifiziert. Der übersteigende Betrag muss im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 (effektive Spesen) oder Ziffer 13.2.1 (Pauschalspesen) deklariert werden. Für den Arbeitnehmer bedeutet das eine höhere Einkommenssteuer, für den Arbeitgeber fallen zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge an.
- Nachbesteuerung beim Arbeitnehmer — Der als Lohn umqualifizierte Betrag wird dem steuerbaren Einkommen zugerechnet. Bei einer Steuerrevision kann dies rückwirkend für mehrere Jahre geschehen.
- Sozialversicherungsbeiträge — Auf dem umqualifizierten Betrag werden AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge nachgefordert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen je die Hälfte.
- Bussen und Verzugszinsen — Bei vorsätzlich überhöhten Spesenabrechnungen drohen Bussen wegen Steuerhinterziehung. Zusätzlich fallen Verzugszinsen auf den nachgeforderten Steuern an.
- Lohnausweis-Korrektur — Der Arbeitgeber muss korrigierte Lohnausweise ausstellen und der Steuerbehörde nachreichen. Das verursacht administrativen Aufwand und Reputationsrisiken.
Ein Beispiel verdeutlicht die Tragweite: Ein Kadermitarbeiter mit einem Bruttolohn von CHF 100'000 erhält Repräsentationsspesen von CHF 8'000 pro Jahr. Steuerlich anerkannt sind maximal 5 % von CHF 100'000, also CHF 5'000. Die Differenz von CHF 3'000 gilt als Lohn und muss deklariert werden. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 % ergibt das eine Steuernachforderung von rund CHF 900 plus Sozialversicherungsbeiträge von etwa CHF 390.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesen ohne genehmigtes Reglement pauschal auszahlen
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement sind pauschale Spesenentschädigungen nicht steuerfrei. Die gesamte Pauschale wird als Lohn qualifiziert und muss versteuert werden. Unternehmen sollten vor der ersten Pauschalzahlung ein Reglement einreichen und genehmigen lassen.
Fehler 2: ESTV-Pauschalen als gesetzliche Obergrenze missverstehen
Die ESTV-Ansätze sind keine gesetzlichen Maximalbeträge, sondern steuerlich anerkannte Pauschalen. Effektive Spesen dürfen höher ausfallen, müssen dann aber mit Belegen nachgewiesen und als geschäftlich notwendig begründet werden. Wer die Pauschalen als absolute Grenze behandelt, verweigert Mitarbeitenden unter Umständen berechtigte Erstattungen.
Fehler 3: Repräsentationsspesen ohne Bezug zum Bruttolohn festlegen
Repräsentationsspesen sind an den Bruttolohn gekoppelt: maximal 5 % ab CHF 6'000 pro Jahr, absolut höchstens CHF 24'000. Wer allen Mitarbeitenden denselben Pauschalbetrag gewährt, riskiert bei tieferen Löhnen eine Umqualifikation als Lohn. Die Berechnung muss individuell pro Mitarbeitenden erfolgen.
Fehler 4: Alte Kilometerpauschale von CHF 0.70 weiter anwenden
Ab 2026 gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75. Zwar brauchen bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 keine neue Genehmigung, doch Mitarbeitende haben Anspruch auf den aktuellen Ansatz, wenn das Reglement aktualisiert wird. Unternehmen sollten prüfen, ob eine Anpassung sinnvoll ist, um Diskussionen zu vermeiden.
Fehler 5: Private und geschäftliche Auslagen vermischen
Wer auf einer Geschäftsreise private Auslagen über die Spesenabrechnung einreicht, riskiert die Ablehnung der gesamten Abrechnung. Im schlimmsten Fall wertet die Steuerbehörde auch korrekte Positionen als verdächtig. Geschäftliche und private Auslagen müssen konsequent getrennt erfasst und belegt werden.
06.Häufige Fragen
Gibt es in der Schweiz eine gesetzliche Obergrenze für Spesen?
Nein, das Obligationenrecht nennt keine betragliche Obergrenze. Art. 327a OR verlangt die Erstattung aller notwendigen Auslagen. Die tatsächlichen Limiten ergeben sich aus dem Spesenreglement des Unternehmens und den steuerlich anerkannten ESTV-Pauschalsätzen.
Darf mein Arbeitgeber weniger Spesen erstatten als die ESTV-Pauschalen?
Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement tiefere Pauschalen festlegen. Er muss aber sicherstellen, dass die tatsächlich notwendigen Auslagen vollständig gedeckt sind, da Art. 327a OR zwingend ist. Deckt die Pauschale die realen Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer die Differenz einfordern.
Was passiert, wenn ich mehr Spesen abrechne als im Reglement vorgesehen?
Bei effektiven Spesen mit Beleg kann der Arbeitgeber höhere Beträge erstatten, sofern die Auslagen geschäftlich begründet sind. Bei Pauschalen ist der im Reglement festgelegte Ansatz die Grenze für die steuerfreie Auszahlung. Darüber hinausgehende Beträge gelten als Lohn.
Muss ich für jede Spesenposition einen Beleg aufbewahren?
Bei effektiver Spesenabrechnung ja. Bei genehmigten Pauschalen wie der Verpflegungs- oder Kleinspesentagespauschale ist kein Einzelbeleg nötig. Der Arbeitgeber muss aber nachweisen können, dass die Voraussetzungen für die Pauschale erfüllt waren, etwa die auswärtige Tätigkeit.
Wie hoch dürfen Geschäftsessen maximal sein?
Es gibt keinen fixen Maximalbetrag für Geschäftsessen. Die Kosten müssen geschäftlich begründet und angemessen sein. Als Faustregel akzeptieren Steuerbehörden Beträge, die dem üblichen Rahmen der Branche und der Kaderstufe entsprechen. Exzessive Bewirtungskosten werden als verdeckter Lohn umqualifiziert.
Kann ich als Arbeitnehmer nicht erstattete Spesen in der Steuererklärung abziehen?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Wenn der Arbeitgeber notwendige Berufsauslagen nicht oder nicht vollständig erstattet, können diese in der Steuererklärung als Berufskosten geltend gemacht werden. Die kantonalen Steuerbehörden verlangen dafür in der Regel Belege und eine Bestätigung des Arbeitgebers.