Wie viel Spesen darf man abrechnen: Grenzen, Pauschalen und Lohnfolgen
Effektivspesen sind bei Beleg unbegrenzt; ohne Beleg gelten ESTV-Pauschalen: Verpflegung CHF 30/Tag, Kleinspesen CHF 20/Tag, Fahrten CHF 0.75/km. Die Frage nach der zulässigen Höhe von Spesen hängt davon ab, ob ein Unternehmen Effektivspesen gegen Beleg oder Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement vergütet. Beide Varianten haben unterschiedliche Obergrenzen und steuerliche Konsequenzen, die Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermassen betreffen.
01.Gibt es eine gesetzliche Obergrenze?
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Gesetz nennt dabei keinen Maximalbetrag. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Effektivspesen und Pauschalspesen, denn nur bei Letzteren existieren feste Obergrenzen.
- Effektivspesen: Werden gegen Originalbeleg abgerechnet. Es gibt keine betragliche Obergrenze, solange die Ausgabe geschäftlich notwendig und verhältnismässig war. Ein Geschäftsessen für CHF 250 ist ebenso erstattungsfähig wie ein Flugticket für CHF 2'500, sofern der Beleg vorliegt und der Anlass beruflich begründet ist.
- Pauschalspesen: Werden ohne Einzelbeleg als fester Betrag pro Tag, Monat oder Kilometer ausbezahlt. Die ESTV definiert Maximalansätze, die im genehmigten Spesenreglement nicht überschritten werden dürfen. Beträge oberhalb dieser Ansätze gelten steuerlich als Lohn.
In der Praxis kombinieren viele KMU beide Varianten: Pauschalspesen für wiederkehrende Kleinausgaben wie Verpflegung und Telefon, Effektivspesen für grössere Posten wie Hotelübernachtungen oder Flüge. Diese Mischform ist zulässig, sofern das Spesenreglement sie klar regelt und die kantonale Steuerverwaltung das Reglement genehmigt hat.
02.ESTV-Pauschalansätze 2026 im Überblick
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis legt die maximalen Pauschalansätze fest, die ohne Einzelbeleg steuerfrei ausbezahlt werden dürfen. Ab dem 1. Januar 2026 gelten die folgenden Werte. Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Maximale ESTV-Pauschalansätze 2026
Die Kilometerpauschale wurde per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 angehoben. Bereits genehmigte Reglemente, die noch CHF 0.70 ausweisen, brauchen keine neue Genehmigung, dürfen aber freiwillig angepasst werden. Die Limite für Naturalgeschenke stieg von CHF 500 pro Ereignis auf CHF 600 pro Kalenderjahr.
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Mehr erfahren →03.Wann werden Spesen zu Lohn?
Sobald Spesenzahlungen die ESTV-Pauschalansätze übersteigen oder nicht durch ein genehmigtes Reglement gedeckt sind, qualifiziert die Steuerverwaltung den Mehrbetrag als Lohnbestandteil. Das hat Folgen für den Lohnausweis, die Sozialversicherungen und die Einkommenssteuer beider Parteien.
- Überschreitung der ESTV-Ansätze: Zahlt ein Unternehmen beispielsweise CHF 40 statt CHF 30 pro Tag als Verpflegungspauschale, gelten die überschiessenden CHF 10 als Lohn. Dieser Betrag ist AHV-pflichtig und muss im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert werden.
- Fehlendes oder nicht genehmigtes Reglement: Pauschalspesen ohne kantonal genehmigtes Spesenreglement werden vollständig als Lohn behandelt. Die gesamte Pauschale, nicht nur der überschiessende Teil, unterliegt dann der AHV-Beitragspflicht.
- Fehlende kantonale Genehmigung: Ein Spesenreglement entfaltet steuerliche Wirkung erst nach Genehmigung durch die zuständige kantonale Steuerverwaltung. Ohne diese Genehmigung werden sämtliche Pauschalspesen im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohn ausgewiesen.
- AHV-Nachforderungen: Bei einer AHV-Revision können Ausgleichskassen bis zu fünf Jahre rückwirkend Beiträge auf als Lohn umqualifizierten Spesen nachfordern. Betroffen sind Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge, zuzüglich Verzugszinsen.
Ein konkretes Beispiel: Ein KMU zahlt seinen zehn Aussendienstmitarbeitenden monatlich CHF 800 Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement. Bei einer AHV-Revision wird der gesamte Betrag als Lohn qualifiziert. Die Nachforderung für fünf Jahre beträgt rund CHF 62'000 an AHV/IV/EO-Beiträgen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), zuzüglich Verzugszinsen.
04.Ohne Spesenreglement – was gilt?
Verfügt ein Unternehmen über kein genehmigtes Spesenreglement, bleibt der Anspruch auf Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR bestehen. Allerdings sind dann ausschliesslich Effektivspesen gegen Originalbeleg zulässig. Ein Anspruch auf Pauschalspesen besteht ohne Reglement nicht.
- Nur Effektivspesen möglich: Jede Ausgabe muss mit einem Originalbeleg dokumentiert werden. Pauschale Vergütungen ohne Beleg sind steuerlich nicht geschützt und werden als Lohn behandelt.
- Kein Anspruch auf Pauschalen: Arbeitnehmende können ohne Reglement keine Pauschalspesen einfordern. Selbst wenn der Arbeitsvertrag eine Pauschale vorsieht, fehlt die steuerliche Anerkennung durch die kantonale Steuerverwaltung.
- Administrativer Mehraufwand: Ohne Pauschalen muss jede Kleinausgabe einzeln belegt und verbucht werden. Für Unternehmen mit Aussendienst oder regelmässiger Reisetätigkeit bedeutet das einen erheblichen Verwaltungsaufwand.
- Steuerliches Risiko für Arbeitgebende: Werden trotz fehlendem Reglement Pauschalen ausbezahlt, drohen bei einer Steuerrevision Aufrechnungen, AHV-Nachforderungen und Bussen. Das Risiko liegt vollständig beim Arbeitgeber.
Für KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen oder Aussendiensttätigkeit lohnt sich die Erstellung und kantonale Genehmigung eines Spesenreglements. Die SSK stellt Mustervorlagen zur Verfügung, an denen sich Unternehmen orientieren können. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Viele KMU zahlen monatliche Spesenpauschalen, ohne je ein Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht zu haben. Bei einer Revision werden sämtliche Pauschalen rückwirkend als Lohn aufgerechnet, inklusive AHV-Nachforderungen und Verzugszinsen. Reichen Sie das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung zur Genehmigung ein.
Fehler 2: ESTV-Pauschalen als Minimum statt Maximum verstehen
Die ESTV-Ansätze wie CHF 30 für Verpflegung sind Maximalwerte, nicht Mindestansprüche. Arbeitnehmende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf diese Beträge, wenn das Reglement tiefere Ansätze vorsieht. Massgebend ist immer das genehmigte Spesenreglement des Unternehmens.
Fehler 3: Kilometerpauschale ohne Fahrtennachweis abrechnen
Obwohl für die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km kein Tankbeleg nötig ist, verlangen Steuerbehörden einen nachvollziehbaren Fahrtennachweis mit Datum, Strecke und Zweck. Ohne diesen Nachweis kann die Pauschale bei einer Kontrolle als Lohn umqualifiziert werden.
Fehler 4: Verpflegungspauschale bei kurzer Abwesenheit beanspruchen
Die Verpflegungspauschale von CHF 30/Tag setzt eine Abwesenheit vom Arbeitsort von mehr als sechs Stunden voraus. Wird die Pauschale auch bei kürzeren Abwesenheiten ausbezahlt, gilt der Betrag als steuerpflichtiger Lohn. Prüfen Sie die Abwesenheitsdauer vor jeder Auszahlung.
Fehler 5: Repräsentationsspesen ohne Bruttolohn-Bezug festlegen
Repräsentationsspesen sind auf maximal 5 % des Bruttolohns begrenzt, frühestens ab einem Jahresbruttolohn von CHF 6'000. Wird die Pauschale unabhängig vom Lohn festgelegt, riskiert das Unternehmen eine Aufrechnung des gesamten Betrags als Lohnbestandteil.
06.Häufige Fragen
Kann man Spesen und Lohn tauschen, um Steuern zu sparen?
Nein. Spesen dürfen nur tatsächlich entstandene oder pauschal abgegoltene geschäftliche Auslagen ersetzen. Eine Umwandlung von Lohn in Spesen ohne realen Aufwand ist steuerrechtlich nicht zulässig und wird bei einer Revision als verdeckter Lohn aufgerechnet. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer tragen die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen.
Gibt es kantonale Unterschiede bei den Spesenansätzen?
Die ESTV-Pauschalansätze gelten schweizweit einheitlich. Kantonale Unterschiede bestehen jedoch beim Genehmigungsverfahren für Spesenreglemente und bei der Prüfungspraxis. Einzelne Kantone verlangen zusätzliche Nachweise oder haben spezifische Formularvorlagen. Die inhaltlichen Maximalansätze sind aber überall identisch.
Darf der Arbeitgeber tiefere Spesenpauschalen festlegen als die ESTV-Ansätze?
Ja. Die ESTV-Ansätze sind Obergrenzen, keine Mindestbeträge. Ein Unternehmen kann im Spesenreglement beispielsweise CHF 20 statt CHF 30 für Verpflegung vorsehen. Arbeitnehmende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die ESTV-Maximalansätze, sondern nur auf den im Reglement oder Arbeitsvertrag vereinbarten Betrag.
Muss ich als Arbeitnehmer Spesen innerhalb einer bestimmten Frist einreichen?
Das OR nennt keine explizite Frist für die Speseneinreichung. In der Praxis legen Spesenreglemente häufig eine monatliche Einreichfrist fest. Wird diese Frist wiederholt nicht eingehalten, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollten alle offenen Spesen spätestens am letzten Arbeitstag eingereicht werden.
Werden Spesen bei der Berechnung des Ferienlohns berücksichtigt?
Nein. Echte Spesenentschädigungen sind Auslagenersatz und kein Lohnbestandteil. Sie fliessen daher nicht in die Berechnung des Ferienlohns, des 13. Monatslohns oder anderer lohnabhängiger Leistungen ein. Werden Spesen allerdings als verdeckter Lohn qualifiziert, ändern sich die Berechnungsgrundlagen rückwirkend.