1. Wann braucht Ihr Unternehmen im Kanton Bern ein Spesenreglement?

Im Kanton Bern hängt die richtige Spesenregelung davon ab, ob Sie Pauschalspesen ausrichten – und wie viele Mitarbeitende diese erhalten.

Es gibt drei typische Konstellationen:

Fall 1: Sie vergüten nur Effektivspesen → Basisreglement

Fall 2: Sie haben weniger als 10 Empfänger von Pauschalspesen → Spesenvereinbarung

Fall 3: Sie haben mindestens 10 Empfänger von Pauschalspesen → Genehmigtes Spesenreglement

Die Unterscheidung ist entscheidend – denn in Bern gelten andere Regeln als in vielen anderen Kantonen.

1.1. Fall 1: Sie vergüten nur Effektivspesen

Vergüten Sie Spesen ausschliesslich gegen Beleg (z. B. Zugticket, Hotelrechnung, Kundenessen), benötigen Sie im Kanton Bern keine Genehmigung durch die Steuerverwaltung.

In diesem Fall erstellen Sie ein sogenanntes Basisreglement. Dieses basiert auf dem Musterspesenreglement des Kantons Bern, hält die Grundsätze von Randziffer 52 der Wegleitung zum Lohnausweis ein und enthält keine Pauschalspesen.

Ein reines Basisreglement muss von der Steuerverwaltung nicht genehmigt werden – und muss auch nicht eingereicht werden.

Wichtig: Sobald Sie Pauschalspesen einführen, ändert sich die Situation.

1.2. Fall 2: Weniger als 10 Empfänger von Pauschalspesen → Spesenvereinbarung

Richten Sie Pauschalspesen aus – etwa für Geschäftsleitung oder Vertrieb – und betrifft dies weniger als 10 Mitarbeitende, wird eine sogenannte Spesenvereinbarung mit der zuständigen Region der Steuerverwaltung abgeschlossen.

1.3. Fall 3: Mindestens 10 Empfänger von Pauschalspesen → Spesenreglement

Richtet Ihr Unternehmen an mindestens 10 Mitarbeitende Pauschalspesen aus, können Sie im Kanton Bern ein Spesenreglement genehmigen lassen.

Das Reglement:
- basiert auf dem Musterspesenreglement des Kantons Bern
- enthält ein Basisreglement sowie Zusatzregelungen für Pauschalspesen
- wird formell durch die Steuerverwaltung genehmigt

1.4. Wie werden Pauschalspesen berechnet?

Die Steuerverwaltung prüft insbesondere:
- Intensität der Repräsentations- oder Akquisitionstätigkeit
- Anzahl externer Einsatztage
- Anzahl und Höhe typischer Kleinspesen
- Verhältnis zum Bruttolohn

Wichtige Grenzen im Kanton Bern‍

Über CHF 6’000 pro Jahr → maximal 5 % des Bruttolohns

Absolute Obergrenze: CHF 24’000 pro Jahr

Seit 1. Januar 2026 gilt zudem:
- Max. 75 Rp. pro geschäftlich gefahrenem Kilometer
- 0.9 % Privatanteil bei Geschäftsfahrzeugen

2. Spesenvereinbarung im Kanton Bern (für KMU unter 10 Pauschalempfänger)

Richten Sie im Kanton Bern Pauschalspesen an weniger als 10 Mitarbeitende aus, benötigen Sie kein genehmigtes Spesenreglement.

Stattdessen schliessen Sie mit der Steuerverwaltung des Kantons Bern eine Spesenvereinbarung ab.

Diese regelt die Höhe der Pauschalspesen individuell und wird im Rahmen des Veranlagungsverfahrens mit der zuständigen Region oder der Abteilung Juristische Personen vereinbart.

2.1. So gehen Sie vor (Schritt-für-Schritt Anleitung)

Schritt 1: 

Prüfen Sie die Anzahl der Pauschalspesenempfänger → Weniger als 10 Personen? Dann ist die Spesenvereinbarung das richtige Verfahren.

Schritt 2: 

Erstellen Sie ein Basisreglement gemäss Musterspesenreglement  → Effektivspesen gemäss Randziffer 52 der Wegleitung zum Lohnausweis regeln.

Schritt 3: 

Berechnen Sie die geplanten Pauschalspesen nachvollziehbar → Externe Tage × durchschnittliche Kleinspesen × Funktion.

Schritt 4: 

Reichen Sie die erforderlichen Angaben bei der zuständigen Region ein. Erst nach Prüfung und Einverständnis gilt die Pauschale als akzeptiert.

2.2. Welche Unterlagen verlangt die Steuerverwaltung?

Für jede betroffene Funktion bzw. Person sind detaillierte Angaben einzureichen.

Erforderliche Informationen pro Funktion/Person:
- Funktionsbezeichnung (z. B. Geschäftsführer, Verkaufsleiter)
- Begründung der Pauschalberechtigung
- Anzahl externer Tage pro Monat
- Anzahl durchschnittlicher Kleinspesenereignisse (bis CHF 50) pro externem Tag
- Durchschnittliche Höhe eines Kleinspesenereignisses
- Durchschnittlicher Bruttolohn der letzten drei Jahre (Ziffer 8 Lohnausweis)
- Anzahl Kilometer pro Monat im Ortsrayon (30 km Radius)

Belege müssen nicht eingereicht werden – sollten jedoch bei Rückfragen vorliegen.

2.3. Wirkung & Überprüfung (5-Jahres-Prüfung)

Mit einer gültigen Spesenvereinbarung:
- gelten die Pauschalen als geschäftsmässig begründet
- sind sie beim Mitarbeitenden steuerfrei
- entfällt die Belegpflicht für die vereinbarten Kleinspesen

Wichtig:
- Jede Änderung ist vorgängig genehmigungspflichtig
- Periodische Überprüfung spätestens nach fünf Jahren
- Gesetzesänderungen gehen der Vereinbarung vor

Fehler in der Lohnausweis-Deklaration können zur Aufhebung führen.

3. Genehmigung eines Spesenreglements im Kanton Bern

Richtet Ihr Unternehmen Pauschalspesen an mindestens 10 Mitarbeitende aus, können Sie ein Spesenreglement genehmigen lassen.

Dieses ersetzt individuelle Spesenvereinbarungen und schafft eine einheitliche Grundlage.

Auch hier gelten die gleichen fachlichen Kriterien wie bei einer Spesenvereinbarung.

3.1. So gehen Sie vor (Schritt-für-Schritt Anleitung)

Schritt 1: 

Prüfen Sie die Schwelle von 10 Pauschalempfängern → Ab 10 Personen ist die Genehmigung möglich.

Schritt 2: 

Erstellen Sie ein Reglement auf Basis des offiziellen Musters.

Schritt 3: 

Berechnen und dokumentieren Sie die Pauschalen pro Funktion.

Schritt 4: 

Reichen Sie Reglement und Empfängerliste bei der Steuerverwaltung ein.

Schritt 5: 

Unterzeichnen Sie die Verpflichtungserklärung. Erst danach gilt das Reglement als genehmigt.

3.2. Anforderungen an das Reglement

Das Reglement muss: (1) klar definieren, welche Funktionen Pauschalspesen erhalten, (2) die Berechnungsmethode transparent darstellen, (3) Lohn und Spesen sauber abgrenzen

Im Verfahren verpflichtet sich das Unternehmen:
- keine zusätzlichen, nicht ausgewiesenen Vergütungen auszurichten
- sämtliche geschäftlichen Auslagen gemäss OR korrekt zu ersetzen
- jede Änderung vorgängig genehmigen zu lassen

3.3. Gesuch & Unterlagen

Einzureichen sind:
- Vollständiges Spesenreglement
- Tabelle aller Pauschalspesenfunktionen

Angaben pro Funktion:
- Bezeichnung
- Begründung
- Anzahl Empfänger
- Externe Tage pro Monat
- Kleinspesenereignisse
- Durchschnittlicher Bruttolohn
- Kilometer im Ortsrayon

Belege müssen bereitgehalten, aber nicht eingereicht werden.

Nach Prüfung stellt die Steuerverwaltung eine Verpflichtungserklärung aus. Mit Unterzeichnung wird das Reglement genehmigt.

3.4. Deklaration im Lohnausweis

Bei genehmigtem Reglement:
- Hinweis in Ziffer 15 („Spesenreglement am TT.MM.JJJJ genehmigt“)
- Pauschalspesen unter Ziffer 13.2 deklarieren

Fehler können zur Aufhebung führen.

3.5. Jährliche Meldepflicht der Pauschalempfänger

Im Kanton Bern besteht eine jährliche Meldepflicht.

Einzureichen ist eine Liste mit:
- Name
- Wohnsitz
- Funktion
- AHV-Nummer
- Beschäftigungsgrad
- Bruttolohn
- Ausbezahlte Pauschalspesen

Diese Pflicht wird häufig übersehen – ist aber entscheidend für die Aufrechterhaltung der Genehmigung.

4. Pauschalspesen im Kanton Bern – wichtige Regeln 2026

Wer im Kanton Bern Pauschalspesen ausrichtet – sei es über eine Spesenvereinbarung oder ein genehmigtes Spesenreglement – muss bestimmte Obergrenzen und Berechnungsvorgaben einhalten.

Die wichtigsten Regeln im Überblick:

4.1. 5%-Regel bei höheren Pauschalspesen

Übersteigen Pauschalspesen CHF 6’000 pro Jahr, sind sie im Kanton Bern auf maximal 5 % des Bruttolohns (Ziffer 8 des Lohnausweises) begrenzt.

Beispiele:
- Bruttolohn CHF 100’000 → max. CHF 5’000 Pauschalspesen
- Bruttolohn CHF 150’000 → max. CHF 7’500 Pauschalspesen
- Bruttolohn CHF 200’000 → max. CHF 10’000 Pauschalspesen

Diese 5%-Grenze gilt unabhängig davon, ob die Pauschale im Rahmen einer Spesenvereinbarung oder eines genehmigten Spesenreglements festgelegt wird.

4.2. Absolute Obergrenze: CHF 24’000 pro Jahr

Unabhängig vom Bruttolohn werden im Kanton Bern keine Pauschalspesen genehmigt, die CHF 24’000 pro Jahr übersteigen.

Selbst bei sehr hohen Einkommen bleibt diese Limite bestehen.

Diese Obergrenze gilt: (1) bei Spesenvereinbarungen und (2) bei genehmigten Spesenreglementen

4.3. 75 Rappen pro Kilometer (Privatfahrzeug)

Seit 1. Januar 2026 kann ein Unternehmen geschäftlich gefahrene Kilometer mit dem Privatfahrzeug mit maximal 75 Rappen pro Kilometer entschädigen.

Wichtig:
- Diese Anpassung gilt automatisch.
- Besteht bereits ein genehmigtes Spesenreglement, muss dieses dafür nicht neu genehmigt werden.

Pauschale Fahrzeugspesen (z. B. fixe Autopauschalen) bleiben von dieser Anpassung unberührt.

4.4. 0.9% Privatanteil beim Geschäftsfahrzeug

Für die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs gilt unverändert:
- 0.9 % des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Monat
- mindestens CHF 150 pro Monat

Dieser Betrag ist als Lohnbestandteil im Lohnausweis auszuweisen.

4.5. Ortsrayon (30 km)

Für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im sogenannten Ortsrayon gilt ein Radius von 30 km.

Bei der Berechnung von Pauschalspesen berücksichtigt die Steuerverwaltung insbesondere:
- Anzahl gefahrene Kilometer pro Monat im Ortsrayon
- Anzahl externer Einsatztage
- Anzahl durchschnittlicher Kleinspesenereignisse (bis CHF 50 pro Ereignis)

Diese Angaben sind bei einer Spesenvereinbarung oder bei einem Genehmigungsgesuch detailliert darzulegen.

5. Häufige Fehler bei Pauschalspesen im Kanton Bern

Die meisten Probleme im Kanton Bern entstehen nicht bei der Erstellung des Reglements oder der Spesenvereinbarung – sondern bei der praktischen Umsetzung.

Diese Fehler treten besonders häufig auf:

5.1. Pauschale über 5 % des Bruttolohns

Sobald Pauschalspesen CHF 6’000 pro Jahr übersteigen, gilt im Kanton Bern die 5%-Grenze des Bruttolohns (Ziffer 8 Lohnausweis).

Wird diese Grenze überschritten, ist die Pauschale in der Regel nicht genehmigungsfähig oder wird im Rahmen einer Überprüfung gekürzt.

5.2. Absolute Obergrenze von CHF 24’000 überschritten

Unabhängig vom Einkommen werden keine Pauschalspesen genehmigt, die CHF 24’000 pro Jahr übersteigen.

Gerade bei sehr gut entlöhnten Führungskräften wird diese absolute Limite häufig übersehen.

5.3. Keine anteilige Kürzung bei Teilzeit oder Ein-/Austritt

Pauschalspesen müssen anteilig gekürzt werden:
- bei reduziertem Beschäftigungsgrad
- bei unterjährigem Ein- oder Austritt

Unterbleibt diese Kürzung, kann der nicht gekürzte Anteil als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert werden.

5.4. Falsche Lohnausweis-Deklaration

Typische Fehler:
- Pauschalspesen nicht unter Ziffer 13.2 ausgewiesen
- Fehlender Hinweis in Ziffer 15 bei genehmigtem Spesenreglement
- Falsche Behandlung des 0.9 %-Privatanteils beim Geschäftsfahrzeug

Eine falsche Deklaration kann zur Aufhebung der Spesenvereinbarung oder der Genehmigung führen.

5.5. Keine jährliche Liste der Pauschalspesenempfänger eingereicht

Bei einem genehmigten Spesenreglement im Kanton Bern besteht eine jährliche Meldepflicht.

Es muss eine Liste aller Pauschalspesenempfänger eingereicht werden mit:
- Name
- Wohnsitz
- Funktion
- AHV-Nummer
- Beschäftigungsgrad
- Bruttolohn
- Ausbezahlte Pauschalspesen

Diese Pflicht wird häufig übersehen – kann aber im Extremfall zur Aufhebung der Genehmigung führen.

5.6. Änderungen ohne vorgängige Genehmigung

Genehmigungspflichtig sind insbesondere:
- Erhöhung der Pauschale
- Aufnahme neuer Funktionen
- Änderung des Tätigkeitsbereichs
- Anpassung der Berechnungslogik

Wird eine Änderung vor Genehmigung angewendet, riskiert das Unternehmen steuerliche Korrekturen.

6. FAQ – Spesenreglement & Spesenvereinbarung Bern

Nachfolgend beantworten wir die häufigsten Fragen von Unternehmen im Kanton Bern.

6.1. Braucht jedes KMU ein genehmigtes Spesenreglement?

Nein.

Wenn Sie ausschliesslich Effektivspesen vergüten, genügt ein internes Basisreglement – ohne Genehmigung.

Haben Sie weniger als 10 Empfänger von Pauschalspesen, schliessen Sie eine Spesenvereinbarung ab.

Erst ab mindestens 10 Pauschalspesenempfängern ist eine Genehmigung eines Spesenreglements vorgesehen.

6.2. Was ist eine Spesenvereinbarung?

Eine Spesenvereinbarung ist eine individuelle Vereinbarung mit der Steuerverwaltung des Kantons Bern zur Festlegung von Pauschalspesen.

Sie kommt bei Unternehmen mit weniger als 10 Pauschalspesenempfängern zur Anwendung und regelt die Höhe der Pauschalen verbindlich.

Die fachlichen Anforderungen entsprechen denen eines genehmigten Spesenreglements.

6.3. Wie hoch dürfen Pauschalspesen im Kanton Bern sein?

Massgebend sind zwei zentrale Grenzen:
- Über CHF 6’000 pro Jahr: maximal 5 % des Bruttolohns
- Absolute Obergrenze: CHF 24’000 pro Jahr

Zusätzlich müssen Pauschalspesen sachlich begründet sein (Repräsentations- oder Akquisitionstätigkeit).

6.4. Was passiert bei falscher Deklaration im Lohnausweis?

Werden Pauschalspesen nicht korrekt im Lohnausweis ausgewiesen oder wird die jährliche Meldepflicht nicht erfüllt, kann die Steuerverwaltung:
- die Spesenvereinbarung aufheben
- die Genehmigung des Spesenreglements widerrufen
- Pauschalspesen als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren

Eine saubere Lohnausweis-Deklaration ist daher zentral.

6.5. Gilt ein genehmigtes Spesenreglement auch ausserhalb des Kantons Bern?

Grundsätzlich werden vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente von anderen Kantonen anerkannt.

Für Mitarbeitende mit Wohnsitz ausserhalb des Kantons Bern empfiehlt sich jedoch eine Prüfung der individuellen Situation.