Langzeitaufenthalt Übernachtungsspesen: Abgrenzung, Steuerfolgen und ESTV-Praxis

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Übernachtungskosten bei auswärtigen Einsätzen fallen darunter, sofern die tägliche Rückkehr an den Wohnort unzumutbar ist. Steuerlich gilt dieser Ersatz als Spese und wird im Lohnausweis nicht als Lohn deklariert. Diese Behandlung setzt jedoch voraus, dass der Einsatz vorübergehend ist und der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt am bisherigen Wohnort behält.

Sobald der auswärtige Einsatzort zum gewöhnlichen Arbeitsort wird, entfällt die Grundlage für steuerfreie Übernachtungsspesen. Die Unterkunft am Einsatzort gilt dann als privater Wohnaufwand, vergleichbar mit der Miete eines Pendlers. Der Arbeitgeber darf die Kosten weiterhin übernehmen, muss sie aber als Lohnbestandteil deklarieren und der Sozialversicherungspflicht unterstellen.

Die ESTV legt in der Wegleitung zum Lohnausweis fest, dass ein auswärtiger Einsatz nach spätestens zwei Jahren nicht mehr als vorübergehend gilt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Einsatzort steuerlich zum gewöhnlichen Arbeitsort. Die Frist beginnt mit dem ersten Arbeitstag am auswärtigen Ort und läuft kalendermässig, unabhängig davon, ob der Mitarbeitende durchgehend oder nur an einzelnen Wochentagen vor Ort ist.

Massgebend ist der einzelne Einsatzort, nicht das Projekt als Ganzes. Wechselt ein Projektmitarbeitender innerhalb desselben Mandats an einen neuen Standort, beginnt die Frist für den neuen Ort von vorne. Kehrt er jedoch nach einer Unterbrechung an denselben Ort zurück, werden die Einsatzzeiten zusammengerechnet, sofern die Unterbrechung weniger als ein Jahr beträgt.

• Fristbeginn: Erster Arbeitstag am auswärtigen Einsatzort, nicht der Tag des Vertragsabschlusses oder der Projektgenehmigung.
• Fristende: Nach 24 Monaten am selben Ort. Ab dem 25. Monat sind Übernachtungsspesen lohnausweispflichtig.
• Unterbrechungen: Kurzfristige Unterbrüche wie Ferien, Krankheit oder Einsätze an anderen Orten hemmen die Frist nicht. Nur eine Unterbrechung von mindestens einem Jahr setzt die Frist zurück.
• Verlängerung: Wird ein ursprünglich auf unter zwei Jahre befristeter Einsatz verlängert, gilt die Zwei-Jahres-Grenze ab dem ursprünglichen Startdatum, nicht ab dem Verlängerungszeitpunkt.

Ein Beispiel verdeutlicht die Praxis: Eine IT-Beraterin wird ab März 2024 für ein Migrationsprojekt nach Zürich entsandt. Ihr Wohnort bleibt Bern. Der Arbeitgeber erstattet ihr monatlich CHF 2 400 für ein möbliertes Apartment. Bis Februar 2026 gelten diese Zahlungen als steuerfreie Übernachtungsspesen. Ab März 2026 muss der Arbeitgeber die CHF 2 400 als Lohnbestandteil in Ziffer 2.1 des Lohnausweises deklarieren und darauf AHV-Beiträge abrechnen.

Sobald die Zwei-Jahres-Grenze überschritten ist, ändert sich die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Übernachtungskosten grundlegend. Der Arbeitgeber muss die bisherigen Spesenzahlungen ab dem Stichtag als Bruttolohn behandeln. Das hat Auswirkungen auf den Lohnausweis, die AHV-Abrechnung und die Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden.

Für den Arbeitnehmer bedeutet der Wechsel nicht zwingend einen finanziellen Nachteil. Wer nach Fristablauf weiterhin am Einsatzort übernachtet und den Lebensmittelpunkt am bisherigen Wohnort behält, kann in der Steuererklärung den Wochenaufenthalterabzug geltend machen. Dieser umfasst die Kosten für die Zweitwohnung, die Mehrkosten für auswärtige Verpflegung sowie die wöchentlichen Heimreisen. Die Höhe des Abzugs variiert je nach Kanton.

Arbeitgeber sollten den Fristablauf frühzeitig in der Lohnbuchhaltung einplanen. Eine rückwirkende Umqualifizierung durch die Steuerbehörden bei einer Revision führt zu Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und allenfalls zu Aufrechnungen im Lohnausweis. Die Korrektur betrifft beide Seiten: Der Arbeitgeber schuldet die Arbeitgeberbeiträge, der Arbeitnehmer die Arbeitnehmerbeiträge und die zusätzliche Einkommenssteuer.

Wochenaufenthalter sind Arbeitnehmende, die unter der Woche am Arbeitsort wohnen und am Wochenende an ihren Hauptwohnsitz zurückkehren. Steuerlich gelten sie von Beginn an nicht als vorübergehend entsandt, sondern als Personen mit zwei Wohnsitzen. Übernachtungskosten am Arbeitsort sind daher bei Wochenaufenthaltern grundsätzlich kein steuerfreier Auslagenersatz, sondern privater Wohnaufwand. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten, handelt es sich um einen lohnausweispflichtigen Gehaltsbestandteil.

Anders verhält es sich bei echten Projektmitarbeitenden, die für einen befristeten Einsatz an wechselnde Standorte entsandt werden. Solange der einzelne Einsatzort die Zwei-Jahres-Grenze nicht überschreitet, bleiben die Übernachtungsspesen steuerfrei. Entscheidend ist die tatsächliche Situation, nicht die vertragliche Bezeichnung. Wer faktisch seit Jahren am selben Ort arbeitet, wird von der Steuerbehörde als Wochenaufenthalter behandelt, auch wenn der Arbeitsvertrag von einem Projekteinsatz spricht.

• Baubranche: Poliere und Bauleiter auf Grossprojekten mit mehrjähriger Bauzeit überschreiten die Zwei-Jahres-Grenze regelmässig. Der Arbeitgeber muss den Wechsel der Spesenbehandlung aktiv überwachen.
• IT-Beratung: Berater auf Langzeitmandaten beim selben Kunden sind besonders betroffen. Auch wenn der Vertrag formal alle sechs Monate verlängert wird, zählt die kumulierte Einsatzdauer am selben Standort.
• Montage und Anlagenbau: Montagemitarbeitende, die auf einer Grossanlage über zwei Jahre tätig sind, fallen unter die gleiche Regel. Wechselt der Einsatzort innerhalb der Anlage, gilt dies nicht als Standortwechsel.
• Interkantonale Entsendung: Auch bei Einsätzen innerhalb der Schweiz gilt die Zwei-Jahres-Grenze. Der Kanton des Einsatzorts kann bei Überschreitung eine Steuerpflicht als Wochenaufenthalter begründen.