ÖV-Spesen abrechnen: Belege, MWST-Abzug und Einreichung
ÖV-Spesen (SBB, Bus, Tram) werden mit Originalticket belegt – digitale SBB-Tickets als PDF GeBücV-konform archivieren; 8.1% MWST auf SBB-Tickets ist als VSt abzugsfähig. Wer geschäftlich mit dem öffentlichen Verkehr unterwegs ist, hat Anspruch auf Erstattung der Fahrkosten durch den Arbeitgeber (Art. 327a OR). Fehlerhafte oder fehlende Belege führen dazu, dass die Erstattung verzögert wird oder ganz entfällt – und dem Unternehmen geht ein möglicher Vorsteuerabzug verloren.
01.ÖV-Spesen abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung zeigt Ihnen als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer, wie Sie Ihre ÖV-Spesen korrekt erfassen, belegen und fristgerecht einreichen. Halten Sie Ihre Tickets bereit – ob physisch oder digital.
Schritt 1: Beleg sichern und archivieren
Ohne gültigen Beleg keine Erstattung. Sichern Sie Ihr Ticket unmittelbar nach der Fahrt. Physische Tickets (Papierfahrscheine, Automatenquittungen) bewahren Sie separat auf, da Thermopapier schnell verblasst. Fotografieren Sie den Beleg zusätzlich, damit die Angaben auch bei Verblassen lesbar bleiben.
- Physisches Ticket: Originalticket aufbewahren und bei Thermopapier zusätzlich abfotografieren. Auf dem Beleg müssen Strecke, Datum, Preis und MWST-Satz erkennbar sein.
- Digitales SBB-Ticket (E-Ticket): Das Ticket als PDF aus der SBB-App oder dem Webkonto exportieren. Die PDF-Datei muss unveränderbar gespeichert werden, damit sie den Anforderungen der GeBücV (Geschäftsbücherverordnung) entspricht.
- SBB-App Fahrtverlauf: Falls kein einzelnes Ticket vorliegt (z. B. bei EasyRide), exportieren Sie den Fahrtverlauf als PDF. Achten Sie darauf, dass Strecke, Datum und Betrag ersichtlich sind.
Wichtig: Screenshots aus der SBB-App gelten nicht als GeBücV-konforme Belege, da sie nachträglich bearbeitet werden können. Verwenden Sie immer die offizielle PDF-Exportfunktion.
Schritt 2: Geschäftszweck vollständig dokumentieren
Ein Beleg allein genügt nicht. Damit die Buchhaltung die Spese als geschäftlich veranlasst verbuchen kann, müssen Sie den Zweck der Fahrt dokumentieren. Ohne diese Angaben kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern, und der Vorsteuerabzug entfällt.
- Reiseziel: Geben Sie den genauen Zielort an (z. B. Kundenstandort Zürich HB oder Messe Basel).
- Anlass der Reise: Beschreiben Sie den geschäftlichen Grund: Kundenbesuch, Projektmeeting, Schulung, Montage oder Ähnliches.
- Datum und Uhrzeit: Das Datum muss mit dem Ticket übereinstimmen. Bei Tagesreisen genügt das Datum; bei mehrtägigen Reisen die einzelnen Reisetage.
- Bezug zum Auftrag: Falls vorhanden, ergänzen Sie die Projektnummer, den Kundennamen oder die Kostenstelle.
Schritt 3: Abrechnung erstellen und MWST korrekt ausweisen
Tragen Sie die ÖV-Spese in das Spesenformular Ihres Unternehmens ein. Achten Sie darauf, den Betrag exakt vom Ticket zu übernehmen. Für den Vorsteuerabzug ist es entscheidend, dass der MWST-Satz korrekt erfasst wird.
MWST-Sätze auf ÖV-Tickets (Stand 2026)
Der Vorsteuerabzug steht nur Unternehmen zu, die im MWST-Register eingetragen sind. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer müssen Sie lediglich sicherstellen, dass der MWST-Betrag auf dem Beleg ersichtlich ist. Die Buchhaltung übernimmt den Abzug. Auf dem SBB-Ticket ist die MWST standardmässig ausgewiesen.
Schritt 4: Abrechnung einreichen und Genehmigung einholen
Reichen Sie die vollständige Spesenabrechnung innerhalb der internen Frist ein. Viele Unternehmen verlangen die Einreichung innert 30 Tagen nach der Fahrt; prüfen Sie Ihr Spesenreglement. Verspätete Einreichungen können abgelehnt werden.
- Vollständigkeit prüfen: Kontrollieren Sie vor dem Einreichen, ob Beleg, Geschäftszweck und Betrag vollständig erfasst sind.
- Beleg anhängen: Fügen Sie das Originalticket oder die PDF-Datei der Abrechnung bei. Bei digitaler Einreichung laden Sie das PDF hoch.
- Genehmigung abwarten: Die Abrechnung wird in der Regel von der vorgesetzten Person oder der Finanzabteilung freigegeben. Erst nach Genehmigung erfolgt die Auszahlung.
Gemäss Art. 327b OR muss der Arbeitgeber Vorschüsse leisten, wenn regelmässig Auslagen anfallen. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ein GA, ein Halbtax-Abo oder eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellt – in diesen Fällen entfällt die Einzelabrechnung teilweise.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Screenshot statt PDF als Beleg eingereicht
Screenshots aus der SBB-App sind nachträglich veränderbar und erfüllen die Anforderungen der GeBücV nicht. Die Buchhaltung muss den Beleg zurückweisen. Nutzen Sie immer die PDF-Exportfunktion der SBB-App oder des Webkontos.
Fehler 2: Geschäftszweck fehlt oder ist zu vage
Ein Beleg ohne Angabe des Reiseziels und Anlasses kann nicht als geschäftliche Auslage verbucht werden. Schreiben Sie konkret, wohin Sie gereist sind und warum – zum Beispiel Kundenbesuch bei Firma XY in Bern.
Fehler 3: MWST-Betrag nicht erfasst
Wird der MWST-Satz im Spesenformular nicht eingetragen, entgeht dem Unternehmen der Vorsteuerabzug. Übernehmen Sie den auf dem Ticket ausgewiesenen MWST-Betrag immer ins Formular.
Fehler 4: Einreichungsfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine Frist von 30 Tagen vor. Wer zu spät einreicht, riskiert die Ablehnung der Erstattung. Reichen Sie Ihre ÖV-Spesen zeitnah nach jeder Dienstreise ein.
Fehler 5: Privatfahrten und Geschäftsfahrten vermischt
Wird ein Ticket für eine gemischte Reise (privat und geschäftlich) eingereicht, muss der geschäftliche Anteil klar ausgewiesen sein. Andernfalls kann die gesamte Spese abgelehnt oder als Lohnbestandteil qualifiziert werden.
03.Häufige Fragen
Kann ich ein digitales SBB-Ticket als Beleg verwenden?
Ja, digitale SBB-Tickets sind als Beleg zulässig, sofern Sie das Ticket als PDF exportieren und unveränderbar archivieren. Ein Screenshot genügt nicht, da er die Anforderungen der GeBücV an die Unveränderbarkeit nicht erfüllt. Nutzen Sie die PDF-Exportfunktion in der SBB-App oder im SBB-Webkonto.
Wie hoch ist die MWST auf SBB-Tickets?
Auf SBB-Tickets gilt der Normalsatz von 8.1 % MWST. Dieser Satz ist auf dem Ticket ausgewiesen. MWST-pflichtige Unternehmen können den entsprechenden Betrag als Vorsteuer abziehen.
Muss ich für jede einzelne Tram- oder Busfahrt einen Beleg einreichen?
Grundsätzlich ja – jede geschäftliche Fahrt muss belegt werden. Bei Kurzstrecken ohne Einzelticket (z. B. Fahrten mit Tageskarte) reichen Sie die Tageskarte als Beleg ein und dokumentieren die geschäftlichen Fahrten separat. Prüfen Sie, ob Ihr Spesenreglement eine Pauschale für Nahverkehr vorsieht.
Wer bezahlt das Halbtax-Abo, wenn ich es geschäftlich nutze?
Ob der Arbeitgeber das Halbtax-Abo übernimmt, hängt vom Spesenreglement ab. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen. Wenn das Halbtax-Abo die Reisekosten nachweislich senkt, ist eine Kostenübernahme üblich und sachlich begründet.
Was passiert, wenn ich den Beleg verloren habe?
Ohne Beleg ist eine Erstattung grundsätzlich nicht vorgesehen. Versuchen Sie, über das SBB-Webkonto eine Kopie des Tickets herunterzuladen. Bei physischen Tickets können Sie am SBB-Schalter eine Bestätigung anfragen. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob eine Eigendeklaration akzeptiert wird.