Pauschalspesen Verwaltungsrat: Reglement, Steuerfolgen und Deklaration

Das Verwaltungsratsmandat ist kein Arbeitsvertrag nach Art. 319 ff. OR, sondern ein auftragsähnliches Rechtsverhältnis. Art. 327a OR, der den Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen verpflichtet, gilt deshalb nicht direkt für VR-Mitglieder. Der Spesenersatz richtet sich stattdessen nach dem Mandatsvertrag, den Statuten oder einem Organisationsreglement der Gesellschaft. In der Praxis orientieren sich viele Gesellschaften dennoch an den Grundsätzen von Art. 327a OR und regeln den Auslagenersatz analog.

Das VR-Honorar — einschliesslich allfälliger Sitzungsgelder und Pauschalspesen — ist AHV-pflichtiger Erwerbsersatz. Die Gesellschaft schuldet darauf Sozialversicherungsbeiträge. Steuerlich wird das Honorar als Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit behandelt, auch wenn kein Arbeitsvertrag vorliegt. Diese Einordnung hat direkte Konsequenzen für die Deklaration im Lohnausweis.

Damit Pauschalspesen an VR-Mitglieder steuerlich als Auslagenersatz gelten, muss die Gesellschaft über ein kantonal genehmigtes Spesenreglement verfügen, das VR-Mitglieder explizit in den Geltungsbereich einschliesst. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Ein Reglement, das nur Arbeitnehmende erwähnt, genügt nicht — auch wenn die Gesellschaft faktisch dieselben Pauschalen ausrichtet.

• Geltungsbereich: Das Reglement muss VR-Mitglieder namentlich oder als Personengruppe aufführen. Eine allgemeine Formulierung wie «alle Mitarbeitenden» schliesst VR-Mitglieder in der Regel nicht ein.
• Pauschalhöhe: Die Pauschalen dürfen die ESTV-Ansätze nicht überschreiten. Für 2026 gelten unter anderem CHF 30.– pro Mahlzeit, CHF 20.– Kleinspesen pro Tag und CHF 0.75 pro Kilometer bei Nutzung des Privatfahrzeugs.
• Kantonale Genehmigung: Das Reglement wird beim kantonalen Steueramt des Gesellschaftssitzes eingereicht. Die Genehmigung gilt in der Regel auch für die direkte Bundessteuer. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
• Repräsentationspauschale: Für VR-Mitglieder mit Repräsentationsaufgaben kann eine Repräsentationspauschale von maximal 5 % des Bruttohonorars vereinbart werden, sofern das Honorar mindestens CHF 6'000 pro Jahr beträgt. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24'000 pro Jahr.

Ein konkretes Beispiel: Ein VR-Mitglied nimmt monatlich an einer Sitzung teil und fährt dafür 80 km mit dem Privatfahrzeug. Pro Sitzung fallen CHF 60.– für die Hin- und Rückfahrt an (80 km x CHF 0.75). Zusätzlich erhält es CHF 30.– Verpflegungspauschale. Auf das Jahr gerechnet ergibt das CHF 1'080.– an steuerfreien Pauschalspesen — vorausgesetzt, das genehmigte Reglement deckt diese Positionen ab.

Für jedes VR-Mitglied, das ein Honorar oder Sitzungsgelder erhält, muss die Gesellschaft einen Lohnausweis ausstellen. Die korrekte Deklaration der Spesen hängt davon ab, ob ein genehmigtes Reglement vorliegt und ob die Spesen pauschal oder effektiv abgerechnet werden.

Wird die Pauschale ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt, erhöht sich das steuerbare Einkommen des VR-Mitglieds entsprechend. Gleichzeitig steigen die AHV-pflichtigen Bezüge, was zu höheren Sozialversicherungsbeiträgen für beide Seiten führt. Die Gesellschaft riskiert zudem eine Aufrechnung bei einer Steuerrevision, wenn die Pauschalen nicht korrekt deklariert wurden.

VR-Mitglieder ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz unterliegen der Quellensteuer auf ihrem VR-Honorar. Die Quellensteuer wird am Sitz der Gesellschaft erhoben, unabhängig davon, wo die Sitzungen stattfinden. Diese Regelung gilt auch dann, wenn ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht — das Besteuerungsrecht für VR-Honorare liegt gemäss den meisten DBA beim Sitzstaat der Gesellschaft.

Für die Spesenabrechnung bedeutet das: Die Gesellschaft muss das Honorar und den Spesenersatz sauber trennen. Pauschalspesen, die nicht durch ein genehmigtes Reglement gedeckt sind, werden dem quellensteuerpflichtigen Honorar zugeschlagen. Effektive Spesen mit Belegen können hingegen vom quellensteuerpflichtigen Betrag abgezogen werden, sofern sie geschäftlich begründet sind. Eine lückenlose Dokumentation ist hier besonders wichtig, weil die Quellensteuerbehörde bei Unklarheiten den gesamten Betrag als Honorar qualifiziert.

• Reisekosten: Flug- und Bahnkosten für die Anreise zur Sitzung sind als effektive Spesen absetzbar. Die Belege müssen den Bezug zum VR-Mandat klar erkennen lassen.
• Übernachtung: Hotelkosten am Sitzungsort werden als effektive Spesen anerkannt. Pauschale Übernachtungsentschädigungen ohne Beleg sind bei ausländischen VR-Mitgliedern problematisch.
• Verpflegung: Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Sitzungstag ist auch für ausländische VR-Mitglieder anwendbar, sofern das genehmigte Reglement dies vorsieht.