Pauschalspesen für den Verwaltungsrat: Reglement, Zulässigkeit und Deklaration

Das Verwaltungsratsmandat ist rechtlich ein Auftragsverhältnis nach Art. 394 ff. OR. Daraus ergibt sich ein gesetzlicher Anspruch auf Ersatz der Auslagen, die im Zusammenhang mit der Mandatsausübung entstehen (Art. 402 Abs. 1 OR). Dieser Auslagenersatz ist kein Lohnbestandteil und unterliegt weder der Einkommenssteuer noch der AHV-Beitragspflicht, sofern er korrekt ausgerichtet und deklariert wird.

Die strikte Trennung zwischen VR-Honorar und VR-Spesen ist entscheidend. Das Honorar entschädigt die Tätigkeit als Organ und ist steuerpflichtiges Einkommen. Die Spesen decken tatsächliche Auslagen wie Reisekosten, Verpflegung oder Telekommunikation. Werden beide Positionen in einem Gesamtbetrag ausbezahlt, qualifiziert die Steuerbehörde den gesamten Betrag als steuerpflichtiges Honorar. Das gilt auch für die AHV: Ohne nachweisbare Trennung schuldet die Gesellschaft auf dem Gesamtbetrag AHV-Beiträge.

Grundsätzlich können VR-Spesen effektiv gegen Beleg oder pauschal abgerechnet werden. Die pauschale Abrechnung ist für Verwaltungsräte besonders verbreitet, weil VR-Mitglieder oft nur wenige Sitzungen pro Jahr besuchen und der administrative Aufwand für Einzelbelege unverhältnismässig wäre. Allerdings gelten für die steuerliche Anerkennung von Pauschalspesen drei kumulative Voraussetzungen.

• Explizite Regelung im Spesenreglement: Das Spesenreglement der Gesellschaft muss Verwaltungsräte als eigene Personengruppe aufführen und für sie spezifische Pauschalsätze definieren. Ein Reglement, das nur Mitarbeitende und Kader erwähnt, genügt nicht.
• Eigene Pauschalsätze je VR-Funktion: Die Pauschalen können nach Funktion abgestuft werden, etwa für VR-Präsidium, Ausschussmitglieder und einfache VR-Mitglieder. Die Höhe muss den tatsächlich zu erwartenden Auslagen entsprechen und darf nicht als verdeckte Honorarerhöhung dienen.
• Kantonale Genehmigung: Das Spesenreglement muss dem kantonalen Steueramt zur Genehmigung vorgelegt werden. Erst nach der Genehmigung sind die Pauschalen steuerlich anerkannt. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.

Ein konkretes Beispiel: Eine AG vergütet ihrem VR-Präsidenten ein Honorar von CHF 40'000 pro Jahr und richtet zusätzlich eine Spesenpauschale von CHF 6'000 aus. Das Spesenreglement nennt den VR-Präsidenten als Personengruppe mit einem Pauschalsatz von CHF 500 pro Monat für Reise-, Verpflegungs- und Kommunikationskosten. Das Reglement ist vom Steueramt des Sitzkantons genehmigt. In diesem Fall sind die CHF 6'000 steuerfrei. Fehlt die Genehmigung, werden die CHF 6'000 dem Honorar zugeschlagen und als CHF 46'000 steuerpflichtiges Einkommen behandelt.

Die SSK-Musterreglemente 2026 geben den inhaltlichen Rahmen vor. Für Verwaltungsräte sind einige Punkte besonders relevant, weil sich deren Spesensituation von jener der Angestellten unterscheidet. VR-Mitglieder haben in der Regel keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen, reisen zu Sitzungen an und nutzen eigene Infrastruktur.

• VR als Personengruppe: Das Reglement muss Verwaltungsräte namentlich als eigene Kategorie aufführen. Formulierungen wie «Organmitglieder» oder «Mitglieder des Verwaltungsrats» sind üblich. Eine pauschale Erwähnung unter «alle Mitarbeitenden» reicht nicht aus.
• Pauschalsätze je Funktion: Die Ansätze sind pro Funktion zu definieren, zum Beispiel VR-Präsident CHF 500/Monat, VR-Mitglied CHF 250/Monat. Die Beträge müssen plausibel sein und sich an den effektiven Auslagen orientieren.
• Gedeckte Kostenarten: Das Reglement muss auflisten, welche Auslagen die Pauschale abdeckt: typischerweise Reisekosten zu Sitzungen, Verpflegung, Telekommunikation und Büromaterial. Die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.
• Nicht erstattungsfähige Kosten: Ausdrücklich auszuschliessen sind private Auslagen, Bussen, Kosten für persönliche Weiterbildung ohne Bezug zum Mandat und Repräsentationskosten, die nicht im Interesse der Gesellschaft liegen.

Die genannten Richtwerte sind keine verbindlichen Obergrenzen, sondern Erfahrungswerte aus der Praxis. Entscheidend ist, dass die Pauschale im Einzelfall plausibel begründet werden kann. Bei VR-Mitgliedern mit Wohnsitz im Ausland oder bei Gesellschaften mit häufigen Sitzungen können höhere Ansätze gerechtfertigt sein, sofern das Steueramt diese genehmigt.

Für jedes VR-Mitglied, das eine Entschädigung erhält, muss die Gesellschaft einen Lohnausweis ausstellen. Die korrekte Deklaration ist zentral, weil Fehler bei der Veranlagung des VR-Mitglieds und bei der Revision der Gesellschaft auffallen. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1.1.2026 regelt die Zuordnung der einzelnen Positionen.

Erhält ein VR-Mitglied sowohl Pauschalspesen als auch Effektivspesen (zum Beispiel eine monatliche Pauschale plus Erstattung von Flugkosten gegen Beleg), werden beide Formen im Lohnausweis abgebildet: das Kreuz in Feld 13.1 für die Pauschale und der Betrag der Effektivspesen in Feld 13.2. Das VR-Honorar bleibt davon unberührt in Ziffer 1.

Wird kein genehmigtes Spesenreglement vorgelegt, darf das Kreuz in Feld 13.1 nicht gesetzt werden. In diesem Fall muss die Gesellschaft die Pauschale entweder als Honorar in Ziffer 1 deklarieren oder die Spesen effektiv gegen Beleg in Feld 13.2 ausweisen. Ein falsch gesetztes Kreuz in 13.1 kann bei einer Revision zur Aufrechnung beim VR-Mitglied und zu einer Busse für die Gesellschaft führen.