Übernachtungsspesen Frühstück Abzug: Regeln, Pauschalen und Deklaration

Die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag deckt sämtliche Mahlzeiten ab, die ein Mitarbeitender während einer Geschäftsreise selbst bezahlen muss. Wird eine dieser Mahlzeiten bereits anderweitig finanziert, etwa durch ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück, entfällt der entsprechende Anteil der Pauschale. Ohne diesen Abzug würde der Mitarbeitende doppelt entschädigt: einmal über die Hotelrechnung und einmal über die Verpflegungspauschale.

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Daraus folgt im Umkehrschluss: Auslagen, die gar nicht entstanden sind, weil sie bereits im Hotelpreis enthalten waren, sind nicht erstattungsfähig. Die ESTV stützt sich auf diesen Grundsatz, wenn sie bei der Prüfung von Spesenreglements den Frühstücksabzug verlangt.

Die Abzugspflicht gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeitende das Frühstück tatsächlich eingenommen hat. Entscheidend ist allein, ob die Mahlzeit im gebuchten Arrangement enthalten war und dem Mitarbeitenden zur Verfügung stand.

Die ESTV gibt in der Wegleitung zum Lohnausweis keine fixen Frankenbeträge für den Frühstücksabzug vor. In der Praxis hat sich jedoch eine Aufteilung der Tagespauschale von CHF 30 etabliert, die von den kantonalen Steuerverwaltungen und der ESTV bei der Genehmigung von Spesenreglementen akzeptiert wird.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet zwei Nächte in einem Hotel mit inkludiertem Frühstück. Die Hotelrechnung beträgt CHF 340 für beide Nächte. Für die Verpflegung stehen ihm pro Tag CHF 30 zu, abzüglich CHF 15 für das enthaltene Frühstück. Die Abrechnung ergibt: CHF 340 Übernachtung plus 2 x CHF 15 Restverpflegung, also CHF 370 insgesamt. Ohne den Frühstücksabzug hätte er CHF 400 geltend gemacht und wäre für das Frühstück doppelt entschädigt worden.

Einzelne Unternehmen legen im Spesenreglement abweichende Aufteilungen fest, etwa CHF 10 für das Frühstück und CHF 20 für das Mittagessen. Solche Abweichungen sind zulässig, solange das Reglement von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde und die Gesamtpauschale CHF 30 nicht übersteigt.

Die korrekte Behandlung des Frühstücksabzugs hängt davon ab, welche Leistungen im gebuchten Hotelpreis enthalten sind. Die folgenden drei Szenarien decken die häufigsten Konstellationen in der Praxis ab.

• Zimmer ohne Frühstück (Room Only): Der Mitarbeitende erhält die volle Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag. Die Hotelrechnung enthält ausschliesslich die Übernachtungskosten. Ein Frühstücksabzug entfällt.
• Zimmer mit Frühstück (Bed and Breakfast): Die Verpflegungspauschale wird um den Frühstücksanteil gekürzt, in der Regel um CHF 15. Die Hotelrechnung wird vollständig als Übernachtungskosten verbucht. Weist das Hotel das Frühstück separat aus, ist dieser Betrag als Verpflegung zu behandeln und nicht zusätzlich zur gekürzten Pauschale erstattungsfähig.
• Halbpension oder All-inclusive: Bei Halbpension sind Frühstück und eine weitere Mahlzeit enthalten. In diesem Fall entfällt die Verpflegungspauschale vollständig, da beide Hauptmahlzeiten gedeckt sind. Dasselbe gilt für All-inclusive-Arrangements. Die gesamte Hotelrechnung wird als Übernachtungskosten verbucht, eine zusätzliche Verpflegungspauschale steht dem Mitarbeitenden nicht zu.

Ein häufiger Sonderfall betrifft Hotels, die das Frühstück zwar anbieten, es aber nicht separat auf der Rechnung ausweisen. In diesem Fall muss der Mitarbeitende bei der Spesenabrechnung angeben, ob das Frühstück im Preis enthalten war. Viele Unternehmen lösen dies über ein Ankreuzfeld auf dem Spesenabrechnungsformular. Fehlt diese Angabe, geht die Buchhaltung im Zweifelsfall davon aus, dass das Frühstück inkludiert war, und nimmt den Abzug vor.

Damit Verpflegungspauschalen steuerfrei bleiben, muss das Spesenreglement die Abzugsregel für inkludierte Mahlzeiten explizit enthalten. Die SSK-Musterreglemente, die seit Januar 2026 als inhaltliche Referenz für genehmigte Reglemente dienen, sehen eine entsprechende Klausel vor. Fehlt diese Regelung, riskiert das Unternehmen, dass die kantonale Steuerverwaltung die Pauschalen bei einer Revision als Lohnbestandteil qualifiziert.

Die korrekte Handhabung des Frühstücksabzugs ist auch für die Sozialversicherungen relevant. Werden Verpflegungspauschalen ohne den vorgeschriebenen Abzug ausbezahlt, kann die AHV-Ausgleichskasse den überschiessenden Betrag als beitragspflichtigen Lohn nachfordern. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass der Abrechnungsprozess den Frühstücksabzug systematisch erfasst und nicht dem Zufall überlässt.