Reisekosten Deutschland 2026: Verpflegungsmehraufwand & Pauschalen im Überblick
Reisekosten Deutschland 2026: VMA & Pauschalen
Die korrekte Reisekostenabrechnung ist in Deutschland oft ein Buch mit sieben Siegeln. Was gilt für den Verpflegungsmehraufwand 2026? Wie hoch ist die Kilometerpauschale? Und wie gehen Sie mit der "Frühstückskürzung" um? Dieser Guide bringt Licht ins Dunkel des deutschen Reisekostenrechts.
Der Verpflegungsmehraufwand 2026 (Inland)
Der Kern jeder Reisekostenabrechnung in Deutschland sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand (VMA). Diese sind steuerfrei erstattbar. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 voraussichtlich weiterhin die folgenden Sätze (vorbehaltlich gesetzlicher Änderungen durch das BMF):
Der "Kleine" Satz
14,00 €Für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden.
Auch für An- und Abreisetage (ohne Zeitlimit).
Der "Große" Satz
28,00 €Für Abwesenheiten von vollen 24 Stunden.
(Mehrtägige Reise, Zwischentage).
Hinweis: Politische Diskussionen über eine Erhöhung auf 32 € (groß) und 16 € (klein) flammen regelmässig auf. Wir aktualisieren diesen Artikel sofort bei offizieller Verabschiedung durch den Bundesrat.
Die Mahlzeitengestellung: Achtung "Kürzung"!
Hier scheitern die meisten Excel-Tabellen. Wenn der Arbeitgeber (oder ein Dritter auf dessen Veranlassung) dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt – zum Beispiel das Hotelfrühstück – muss die Tagespauschale gekürzt werden.
So berechnen Sie die Kürzung 2026:
Die Basis für die Kürzung ist immer der volle Tagessatz (28 €), egal wie lange die Reise dauerte.
- ☕ Frühstück (20%): Abzug von 5,60 €
- 🍽️ Mittagessen (40%): Abzug von 11,20 €
- 🍝 Abendessen (40%): Abzug von 11,20 €
Beispiel: Sie sind mehr als 8 Stunden unterwegs (Anspruch 14 €), haben aber ein Mittagessen vom Kunden erhalten (Abzug 11,20 €).
Erstattung: 14,00 € - 11,20 € = 2,80 €.
Klingt kompliziert? Die Spesen App erledigt das automatisch. Sie haken einfach "Frühstück inklusive" an, und die App berechnet die steuerkonforme Kürzung nach deutschem Recht.
Kilometerpauschale 2026 (Dienstreisen)
Für die Nutzung des privaten PKW zu geschäftlichen Zwecken (Dienstreise, nicht Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte) gelten klare Sätze:
| Fahrzeugart | Pauschale pro Kilometer | Erklärung |
|---|---|---|
| PKW | 0,30 € | Steuerfrei erstattbar für jeden gefahrenen Kilometer. |
| Motorrad / Roller | 0,20 € | Gilt auch für Mopeds. |
| Fahrrad / E-Bike | Keine Pauschale | Dienstreisen mit dem Rad werden steuerlich aktuell pauschal nicht erstattet (nur gegen Nachweis der tatsächlichen Kosten). |
Übernachtungspauschale: Deutschland vs. Ausland
Bei Übernachtungen gibt es in Deutschland eine Besonderheit.
- Mit Beleg (Standard): Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlichen Hotelkosten steuerfrei (Vorsteuerabzug möglich).
- Ohne Beleg (Pauschale): Der Arbeitgeber kann pauschal 20,00 € pro Übernachtung steuerfrei auszahlen. Dies wird oft bei Übernachtungen bei Freunden oder im LKW genutzt.
Häufige Fragen (FAQ) zu Reisekosten
Gilt die Spesen App auch für deutsches Recht?
Ja. Obwohl wir "Spesen App Schweiz" heissen, ist unsere Software vollständig auf die deutschen Steuervorschriften (EStG) konfigurierbar. Wir unterstützen die aktuellen VMA-Sätze, die 3-Monats-Frist und die automatische Mahlzeitenkürzung.
Was passiert bei Auslandsreisen 2026?
Für Reisen ins Ausland veröffentlicht das BMF (Bundesfinanzministerium) jährlich eine eigene Tabelle. Die Sätze variieren stark (z.B. London vs. Warschau). Eine gute Reisekosten-App aktualisiert diese Sätze automatisch zum Jahreswechsel, sodass Sie keine Tabellen wälzen müssen.
Muss ich Bewirtungsbelege im Original aufbewahren?
Seit den GoBD-Richtlinien reicht in Deutschland meist der digitale Beleg ("bildliche Erfassung"), wenn das Verfahren dokumentiert und revisionssicher ist. Unsere App speichert Belege so, dass sie für das Finanzamt konform sind.
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Florian Müller ist Autor mehrerer Bücher und Fachpublikationen im IT-Bereich und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit digitalen Geschäftsmodellen, effizienter Softwarearchitektur und modernen Cloud-Technologien. Als Gründer und Geschäftsführer der Spesen App verfolgt er die Vision, komplexe Prozesse im Unternehmensalltag radikal zu vereinfachen.
Mit seinem Team entwickelt er intelligente Lösungen, die KMUs und Selbstständigen ermöglichen, Spesen und Belege schnell, rechtssicher und vollständig digital zu verwalten – von der automatischen Belegerkennung bis zur nahtlosen Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Florian Müller kombiniert technische Expertise mit einem ausgeprägten Verständnis für Nutzerfreundlichkeit. Sein Ziel: Software, die nicht nur funktioniert, sondern begeistert und echten Mehrwert schafft.
