Spesen-App Vergleich 2026: Die wichtigsten Tools im Überblick
Spesen-Apps digitalisieren Auslagen und Reisekosten: Belege scannen, Ausgaben strukturiert erfassen, Freigaben abwickeln und Daten an Buchhaltung oder Treuhand übergeben. In diesem neutralen Vergleich findest du eine übersichtliche Funktions-Tabelle, eine schnelle Auswahlhilfe und Tool-Profile – damit du 2026 ein Setup wählst, das im Alltag wirklich genutzt wird.
- KMU & Selbstständige: schnelle Erfassung + klarer Export sind wichtiger als 100 Sonderfunktionen.
- Mehrere Teams/Kostenstellen: Workflows, Budgets und Freigaben werden entscheidend.
- Viele Reisekosten: Pauschalen, Kilometer, Richtlinien-Checks sparen massiv Zeit.
Schnelle Entscheidung: Welche Spesen-App passt zu wem?
- Du willst’s schlank & schnell: Fokus auf Belegscan, Kategorien, Export → wenig Reibung im Alltag.
- Du brauchst Freigaben & Richtlinien: Fokus auf Genehmigungsworkflow und Reporting.
- Du brauchst Karten/Budgetkontrolle: Fokus auf Spend-Management-Plattformen.
- Du bist international: Fokus auf Mehrwährung und Integrationen.
Vergleichstabelle 2026: Funktionen auf einen Blick
Die Tabelle ist eine Orientierung. Funktionsumfang kann je nach Plan, Add-on oder Integration variieren. Für eine erste Auswahl ist das aber genau das richtige Raster.
| Tool | Belegscan/OCR | Genehmigungen | Reisekosten/Pauschalen | Mehrwährung | Export/Integration | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Spesen App ↗
(schlank & schnell)
|
✓ | (optional/je nach Setup) | (optional) | ✓ | ✓ | KMU / Selbstständige |
| Circula | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ (u.a. DATEV) | DE-Fokus, Pauschalen |
| Rydoo | ✓ (KI) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Automatisierung |
| Expensify | ✓ | ✓ | (je nach Setup) | ✓ | ✓ | International / Teams |
| Spendesk | ✓ | ✓ | (optional) | ✓ | ✓ | Karten/Budgets |
| Belegmeister | ✓ | (je nach Workflow) | (optional) | ✓ | ✓ (u.a. DATEV) | Archiv + Buchhaltung |
| Declaree | ✓ | ✓ | (optional) | ✓ | ✓ | KMU-Start |
| Mobilexpense | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Compliance |
Legende: ✓ = typischerweise verfügbar. „Optional/je nach Setup“ = häufig abhängig von Plan, Add-on oder Integration.
Tool-Profile 2026 (mit Bildern)
Unten findest du pro Anbieter ein kompaktes Profil mit Schwerpunkt und typischem Einsatz. Die Struktur ist absichtlich einheitlich, damit du Tools schnell vergleichen kannst.
Spesen App
Empfehlung für schlanke Prozesse Mehrwährung Schnell erfassenDie Spesen App ist eine schlanke Lösung für digitale Spesenabrechnung mit Fokus auf schnelle Erfassung, klare Kategorien und eine einfache Übergabe an Buchhaltung oder Treuhand. Besonders relevant für Selbstständige und KMU, die 2026 ohne komplizierte Prozesse sauber arbeiten möchten.
- Mobiler Belegscan + strukturierte Erfassung
- Übersichtliche Kategorien & Auswertungen
- Mehrwährungen für unterwegs / internationale Ausgaben
- Einfacher Export für Buchhaltung/Steuer
Geeignet für: Selbstständige und KMU (schlanker Prozess, hoher Alltag-Fit).
Circula
DE-Fokus PauschalenCircula ist im deutschsprachigen Raum eine verbreitete Lösung für Spesen- und Reisekostenabrechnung. Der Schwerpunkt liegt häufig auf Pauschalen, steuerkonformen Prozessen und Exporten in Buchhaltungssysteme.
- Belegscan & automatische Datenerkennung
- Reisekosten-/Verpflegungspauschalen
- Digitale Freigaben
- Exporte (u.a. DATEV, je nach Plan)
Geeignet für: Unternehmen mit Fokus auf Deutschland und Reisekosten-Workflows.
Rydoo
KI/OCR AutomatisierungRydoo positioniert sich über Automatisierung: KI extrahiert Belegdaten, und Workflows reduzieren Nacharbeit. Zusätzlich sind häufig Reisekosten- und Kilometerabrechnungen Teil des Setups.
- KI-Belegscan (automatische Extraktion)
- Reisekosten und Kilometerabrechnung
- Genehmigungs-/Richtlinienlogik
- Exporte/Integrationen
Geeignet für: Unternehmen, die möglichst viel automatisieren möchten.
Expensify
International SchnellExpensify ist international verbreitet und setzt auf einfache Bedienung. Für Teams mit mehreren Ländern/Währungen kann das ein wichtiger Faktor sein.
- Belegscan und mobile Erfassung
- Mehrwährung und internationale Nutzung
- Freigaben/Erstattungen (je nach Setup)
- Integrationen
Geeignet für: Internationale Teams und verteilte Organisationen.
Spendesk
Karten/Budget WorkflowsSpendesk verbindet Spesen, Firmenkarten und Budgetkontrolle. Der Fokus liegt auf zentraler Ausgabensteuerung und kontrollierten Prozessen über Teams und Kostenstellen hinweg.
- Firmenkarten, Limits und Richtlinien
- Genehmigungen & Workflows
- Reporting und Budgetkontrolle
- Integrationen
Geeignet für: Unternehmen mit Bedarf an Ausgabensteuerung und Budgets.
Belegmeister
DATEV/Export ArchivBelegmeister ist stark in Belegverwaltung, Archivierung und Buchhaltungsnähe. Besonders relevant, wenn ein sauberer Export-/DATEV-Prozess und strukturierte Ablage im Vordergrund stehen.
- Belegablage und Organisation
- Export/Schnittstellen (u.a. DATEV)
- Cloudbasierte Verwaltung
- Workflow je nach Setup
Geeignet für: Buchhaltungsnahe Workflows und strukturierte Belegablage.
Declaree
KMU EinfachDeclaree bietet einen schlanken Einstieg in die digitale Spesenabrechnung: mobile Erfassung, Freigaben und Exporte für die Buchhaltung. Oft interessant für KMU, die ohne komplexe Plattform starten wollen.
- Mobile Erfassung von Spesen
- Digitale Belegablage
- Genehmigungsworkflow
- Exportmöglichkeiten
Geeignet für: KMU, die schnell digitalisieren wollen.
Mobilexpense
Compliance ReportingMobilexpense ist eine etablierte Lösung für Reisekosten und Spesen mit Fokus auf Richtlinien, Reporting und Integration in bestehende Unternehmenssysteme – oft relevant in größeren Organisationen.
- Spesen- und Reisekostenprozesse
- Richtlinien-/Compliance-Funktionen
- Genehmigungen und Reporting
- Integrationen
Geeignet für: Organisationen mit strengen Richtlinien und mehreren Freigabeebenen.
Worauf sollte man 2026 bei einer Spesen-App achten?
- ✓ Bedienung: Spesen erfassen muss schneller sein als „Beleg in die Tasche“.
- ✓ Belegscan/OCR: Gute Erkennung spart Korrekturen und Zeit.
- ✓ Workflows: Freigaben, Richtlinien, Limits – nur so viel wie nötig.
- ✓ Export/Integration: Passt es zu DATEV/ERP/Buchhaltung?
- ✓ Compliance: Anforderungen (z. B. GoBD) sind je nach Land/Branche unterschiedlich.
Erfasse 7 Tage lang jeden Beleg sofort. Wenn du nach einer Woche weniger suchen, weniger tippen und weniger nachfragen musst, hast du die richtige Spesen-App (und den richtigen Prozess) gefunden.
Hinweis: Funktionsumfang und rechtliche Anforderungen variieren nach Land/Branche und Tarif. Prüfe Details bei Bedarf mit Buchhaltung/Treuhand.
