Spesen im Unternehmen mit Vibe Coding lösen – clevere Abkürzung oder teures Experiment?
Was ist Vibe Coding überhaupt?
Der Begriff «Vibe Coding» wurde 2025 vom KI-Forscher Andrej Karpathy geprägt und beschreibt eine neue Art der Softwareentwicklung: Man beschreibt einer KI in natürlicher Sprache, was man möchte, und lässt sich den Code generieren. Tools wie Claude, ChatGPT, Cursor oder Lovable machen das möglich – auch ohne je eine einzige Zeile Code gelernt zu haben.
Das Ergebnis: Wer früher eine Entwicklerin oder einen Entwickler brauchte, baut sich heute selbst einen Prototyp. In Stunden statt Wochen. Und das fühlt sich – zumindest anfangs – revolutionär an.
Vibe Coding = Softwareentwicklung per KI-Prompt. Der Mensch gibt die Richtung vor («die Vibe»), die KI schreibt den Code. Programmierkenntnisse sind optional – Vertrauen in die KI dagegen unverzichtbar.
Kein Wunder, dass dieser Ansatz auch bei Unternehmenstools auf Begeisterung stösst. Warum eine fertige Softwarelösung kaufen, wenn ich mir in einem Wochenend-Sprint selbst etwas baue?
Wie sieht eine Vibe-Coding-Spesenlösung konkret aus?
Ein typisches Szenario in einem KMU mit 15 Mitarbeitenden: Die Spesenabrechnung läuft über E-Mail und Excel. Es nervt alle. Der technikaffine Geschäftsführer öffnet Claude oder ChatGPT und gibt ein:
«Bau mir eine einfache Web-App, in der Mitarbeiter ihre Spesen erfassen können. Mit Formular, Upload für Belege und Export nach Excel.» — Typischer Vibe-Coding-Prompt für eine Spesenlösung
Was dabei entsteht, sieht in der Regel gar nicht schlecht aus: Ein Formular, eine Datenbankstruktur, ein Login. Nach zwei bis drei Iterationen hat man etwas Funktionierendes. Das geht schneller als erwartet – und das ist tatsächlich bemerkenswert.
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1Prompt verfassen Anforderungen in natürlicher Sprache beschreiben – Formularfelder, Workflow, Export
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2Code generieren lassen KI liefert HTML, JavaScript, Datenbankstruktur – oft auf Basis von Supabase oder Firebase
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3Auf Server deployen Via Vercel, Netlify oder einem eigenen Webserver – oft in Minuten erledigt
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4Team einführen Link verschicken, kurze Einführung per Slack – und los geht's
Vibe Coding ist kein Hype ohne Substanz. Für einfache interne Tools kann es tatsächlich schneller zum Ziel führen als ein klassisches Software-Projekt.
Was wirklich gut funktioniert
Seien wir fair: Vibe Coding hat echte Stärken – gerade in der Anfangsphase. Besser irgendetwas zu tun als weiter mit zerstreuten E-Mails und Excel-Listen zu kämpfen, ist ein legitimer Fortschritt.
- Schneller Start: Von der Idee zur funktionierenden App in einem Wochenende – realistisch für einfache Formulare
- Keine Lizenzkosten: Kein monatliches Abo, keine Setup-Gebühren für die Lösung selbst
- Massgeschneidert auf den ersten Blick: Das Tool bildet genau die eigenen Felder und Bezeichnungen ab
- Guter Proof of Concept: Zeigt dem Team, wie ein digitaler Prozess aussehen könnte
- Hohe Akzeptanz: Eigenes Tool = höhere Bereitschaft, es auch wirklich zu nutzen
Für ein kleines Team in der Frühphase, das noch keine strukturierten Prozesse hat, kann eine Vibe-Coding-Lösung als Brücke funktionieren. Als dauerhaftes Fundament aber ist sie riskant.
Wo die Probleme beginnen
Was als elegante Abkürzung startet, entwickelt sich erfahrungsgemäss zu einem klassischen Wildwuchs-Problem. Und das trifft Spesenlösungen besonders hart – denn hier fliessen echtes Geld und sensible Mitarbeiterdaten zusammen.
Problem 1: Die One-Person-Show
Wer die App gebaut hat, ist auch die einzige Person, die sie wirklich versteht. Fällt sie aus – Krankheit, Kündigung, Elternzeit – steht das System still. Keine Dokumentation, keine offizielle Wartung, kein Support. Der Code liegt irgendwo in einem GitHub-Repository, das niemand sonst kennt.
In vielen KMU ist die selbst gebaute Spesenlösung ein Single Point of Failure: Geht die Schlüsselperson, geht auch die Lösung – oder sie läuft einfach weiter, ohne dass jemand weiss, was im Hintergrund passiert.
Problem 2: Besseres Excel, gleiche Probleme
Die meisten Vibe-Coding-Spesenlösungen lösen am Ende dasselbe Problem wie Excel – nur mit einer hübscheren Oberfläche. Daten liegen irgendwo in einer Tabelle, Exports sind halbautomatisiert, und die Buchhaltung muss die Daten trotzdem manuell weiterverarbeiten. Der Medienbruch ist nicht behoben, er ist nur verlagert.
Excel wurde nie für die Spesenabrechnung gebaut – und eine KI-generierte App, die in drei Stunden entstand, auch nicht. Beide teilen dieselbe DNA: Flickwerk, das wächst, bis es nicht mehr wartbar ist.
Problem 3: Datensicherheit ohne Konzept
Spesenbelege enthalten sensible Informationen: Reiseziele, Restaurantbesuche, Kundennamen, Mitarbeiterdaten. Eine Vibe-Coding-App, die auf einem schnell konfigurierten Supabase-Projekt läuft, hat in der Regel keine durchdachten Zugriffskonzepte, keine Verschlüsselung im Transit, keine definierten Datenlöschfristen.
Schweizer KMU mit Mitarbeitenden in der EU oder Kunden in der EU sind an die DSGVO gebunden. Personenbezogene Daten in einer selbst gebauten Cloud-App ohne Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutzkonzept? Das ist kein theoretisches Risiko.
Problem 4: Kein Genehmigungsprozess – kein Audit Trail
Ein funktionierender Spesenprozess braucht mehr als ein Formular. Er braucht einen definierten Freigabe-Workflow, Rollen (Mitarbeitende, Vorgesetzte, Buchhaltung), eine revisionssichere Archivierung und im Idealfall eine direkte Anbindung an die Buchhaltungssoftware. Das alles nachträglich einzubauen dauert oft länger als von Anfang an eine fertige Lösung einzuführen.
Problem 5: Wildwuchs und Versionschaos
Version 1 läuft seit März. Inzwischen hat jemand «schnell noch» eine neue Kostenstelle hinzugefügt, jemand anders die Exportlogik angepasst. Niemand weiss mehr, welche Version auf welchem Server läuft. Die MWST-Sätze von 2024 stecken noch im Code. Und wer prüft, ob der Kilometersatz noch dem aktuellen AHV-konformen Ansatz entspricht?
- Kein strukturiertes Update-Management
- Gesetzliche Änderungen (MWST, Spesenansätze) werden nicht automatisch nachgepflegt
- Fehler im Code bleiben unentdeckt, weil niemand Tests schreibt
- Mehrere Versionen im Einsatz, je nach Abteilung
- Keine offizielle Verantwortlichkeit für die Plattform
Vibe Coding vs. professionelle Spesen App: Der direkte Vergleich
| Kriterium | Vibe-Coding-Lösung | Spesen App (professionell) |
|---|---|---|
| Einrichtungszeit | ✓ Stunden bis Tage | ✓ Stunden bis Tage |
| Kosten initial | ✓ Sehr gering | ~ Monatliches Abo |
| Kosten langfristig | ✗ Hoch (Wartung, Fehler, Risiken) | ✓ Planbar und stabil |
| Buchhaltungsintegration | ✗ Manueller Export / Workaround | ✓ Bexio, DATEV, Abacus etc. |
| MWST-Konformität CH | ✗ Selbst zu pflegen | ✓ Automatisch aktuell |
| Genehmigungsworkflow | ✗ Kaum vorhanden | ✓ Mehrstufig, revisionssicher |
| Datensicherheit | ✗ Je nach Umsetzung riskant | ✓ Verschlüsselung, DSGVO, Hosting CH |
| Wartung & Support | ✗ Intern, eine Person | ✓ Anbieter, SLA, laufende Updates |
| Mobile App | ✗ Selten vorhanden | ✓ iOS & Android, OCR-Scan |
| Skalierbarkeit | ~ Begrenzt | ✓ Mehrere Firmen, Rollen, Projekte |
Praxisbeispiel: Vom Vibe-Coding-Prototyp zum Support-Albtraum
🏢 Beispiel: Zürcher IT-Dienstleister, 22 Mitarbeitende
Ein junges IT-Unternehmen aus dem Grossraum Zürich baute 2024 eine eigene Spesenlösung per KI-Prompt. Innerhalb von zwei Tagen stand ein funktionierendes Webformular mit Excel-Export. Das Team war begeistert.
- Nach 3 Monaten: Erste Person scheidet aus. Niemand versteht den Code vollständig.
- Nach 6 Monaten: MWST-Satz wird angepasst. Die App zeigt noch immer den alten Satz.
- Nach 9 Monaten: Datenpanne – Mitarbeitende sehen gegenseitig ihre Spesen.
- Nach 12 Monaten: Wechsel zur professionellen Spesen App. Datenmigration aufwändig, da kein strukturiertes Exportformat.
Fazit der Geschäftsführung: «Wir haben am Anfang Zeit gespart und am Ende drei Mal so viel verloren.»
Das ist kein Einzelfall. Wer mit KMU spricht, hört ähnliche Geschichten immer wieder. Die Vibe-Coding-Lösung funktioniert solange, wie die Rahmenbedingungen stabil bleiben. Aber Unternehmen wachsen. Gesetze ändern sich. Mitarbeitende kommen und gehen.
Wann sollte man umsteigen?
Es gibt klare Signale, die zeigen, dass der richtige Zeitpunkt für eine professionelle Lösung gekommen ist – oder eigentlich schon überschritten wurde.
- Mehr als 5 Mitarbeitende reichen regelmässig Spesen ein
- Ein strukturierter Freigabe-Prozess mit Vorgesetzten ist nötig
- Die Buchhaltung will Daten ohne manuellen Aufwand weiterverarbeiten
- Spesen müssen Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden
- Kilometerpauschalen, Auslandsspesen oder MWST-Differenzierung sind relevant
- Belege müssen revisionssicher archiviert werden
- Die Lösung soll auch auf dem Smartphone funktionieren
Starten Sie mit einer professionellen Lösung, bevor das selbst gebaute System zur Altlast wird. Der Umstieg kostet danach mehr Zeit als das initiale Setup – und bringt von Anfang an die Sicherheit, Compliance und Skalierbarkeit, die ein KMU braucht.
Bereit für die professionelle Spesenlösung?
Die Spesen App ist speziell für Schweizer KMU entwickelt – mit OCR-Belegscan, Genehmigungsworkflow, Buchhaltungsintegration und 100 % Hosting in der Schweiz.
Spesen App kennenlernen →Fazit: Vibe Coding als Experiment, professionelle App als Fundament
Vibe Coding ist keine leere Hype-Phrase. Es ermöglicht echte Produktivitätszuwächse und kann helfen, einen Prozess initial zum Leben zu erwecken. Wer noch gar nichts hat, tut gut daran, schnell etwas auszuprobieren – statt auf das perfekte System zu warten.
Aber: Eine Vibe-Coding-Spesenlösung ist kein Ersatz für eine professionelle Software. Sie ist ein Prototyp, der den Ist-Zustand verbessert – vorübergehend. Was als Entlastung startet, wird oft zur Belastung: durch Wartungsaufwand, Sicherheitsrisiken, mangelnde Compliance und die Abhängigkeit von einer einzigen Person.
Das bessere Excel zu bauen löst das Excel-Problem nicht. Es verlagert es nur.
Vibe Coding als erster Schritt: gut. Als dauerhaftes Fundament für die Spesenabrechnung eines wachsenden KMU: riskant. Die professionelle Spesen App gibt Ihnen beides: schnellen Einstieg und langfristige Sicherheit.
Jetzt die Spesen App kennenlernen
Sabine macht aus trockenen Steuer- und Spesenthemen lesbaren Content – von Homeoffice-Pauschalen über Kilometerentschädigungen bis hin zu digitalen Spesentools für moderne Teams.
