Spesen- und Reisekostenrechner: So viel spart Ihr Unternehmen durch Digitalisierung
Inhalt
Die versteckten Kosten des manuellen Spesen- und Reisekostenprozesses
Papierbelege sammeln, Excel-Tabellen ausfüllen, Quittungen fotografieren und per E-Mail nachreichen, am Ende alles nochmals prüfen: Der klassische Prozess rund um Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung frisst in vielen Unternehmen still und leise Zeit und Geld – meist ohne dass irgendwo eine Zahl dazu existiert. Genau das wollen wir ändern.
Diese Zahlen betreffen nicht nur die Mitarbeitenden, die ihre Auslagen einreichen. Auch Finance und HR verbringen Zeit mit Prüfung und Freigabe – und wer die Buchhaltung extern an einen Treuhänder vergibt, zahlt dort für das Sortieren und Erfassen von Papierbelegen gleich mit. Mit dem Rechner unten sehen Sie in drei Minuten, was das in Ihrem Unternehmen konkret bedeutet.
Spesen, Reisekosten, Auslagenerstattung: Was ist der Unterschied?
Je nachdem, wo im deutschsprachigen Raum man unterwegs ist, hört man unterschiedliche Begriffe für dieselbe Sache. In der Schweiz ist meist von Spesen oder Spesenabrechnung die Rede, in Deutschland und Österreich häufiger von Reisekosten, Reisekostenabrechnung oder Reisekostenerstattung. International hat sich zudem der Begriff Travel & Expense (T&E) Management etabliert. Gemeint ist in allen Fällen dasselbe Grundproblem: geschäftlich veranlasste Auslagen von Mitarbeitenden korrekt erfassen, prüfen und erstatten.
Ihr persönliches Sparpotential berechnen
Spesen- & Reisekostenrechner
Wählen Sie Ihre Eckdaten – die Kalkulation läuft automatisch mit.
Alle Werte sind Schätzungen auf Basis branchenüblicher Benchmarks (siehe Methodik unten) und ersetzen keine individuelle Kalkulation.
So rechnen wir: Methodik & Quellen
Annahmen im Rechner
- Mitarbeitende & Abrechnungen: die Auswahl-Cluster rechnen intern mit dem jeweiligen Mittelwert des Bereichs (z.B. "6–10 Mitarbeitende" → 8).
- Zeitaufwand manuell: 20 Minuten Vorbereitung pro Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung, plus anteilig 18 Minuten Korrekturzeit bei einer Ablehnungsquote von rund 20% (Quelle: GBTA/Forrester-Benchmarks zur Spesenbearbeitung).
- Zeitaufwand digital: rund 5 Minuten pro Abrechnung dank Foto-Erfassung und automatischer Datenauslesung.
- Finance/HR-Prüfzeit: wir rechnen mit einer Reduktion von 70% einer angenommenen 10-minütigen Prüfzeit pro Abrechnung, da automatische Validierung Fehler früh abfängt.
- Treuhandkosten: konservativ 20% Einsparung auf die eingegebenen Buchhaltungskosten – Unternehmen, die Belege digital statt als Papierstapel liefern, sparen ihrem Treuhänder Sortier- und Erfassungsaufwand. Branchenquellen nennen hier eine Spanne von 20–40%, wir setzen bewusst den unteren Wert an.
Diese Rechnung berücksichtigt nur Zeit- und direkte Kosten. Nicht eingerechnet: das Risiko von Spesenbetrug, das bei manuellen, schwer prüfbaren Prozessen deutlich höher liegt. Mehr dazu in unserem Artikel Spesenbetrug erkennen: Die 6 häufigsten Warnsignale für Schweizer KMU.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?
In der Schweiz spricht man meist von Spesen oder Spesenabrechnung, in Deutschland und Österreich häufiger von Reisekosten bzw. Reisekostenabrechnung. Gemeint ist im Kern dasselbe: geschäftlich veranlasste Auslagen von Mitarbeitenden, die vom Unternehmen erstattet werden – etwa Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung oder Kleinausgaben.
Was bedeutet es, die Reisekostenabrechnung zu digitalisieren?
Digitale Reisekostenabrechnung bzw. Spesenmanagement bedeutet, dass Belege per Smartphone-Foto erfasst, automatisch ausgelesen und digital zur Prüfung und Erstattung weitergeleitet werden – statt Papierbelege zu sammeln, in Excel zu übertragen und manuell zu prüfen.
Wie viel spart die Digitalisierung von Spesen- und Reisekostenabrechnung typischerweise?
Das hängt von Mitarbeiterzahl, Belegvolumen und Lohnkosten ab. Branchen-Benchmarks zeigen eine Reduktion der Bearbeitungszeit von rund 20 Minuten auf etwa 5 Minuten pro Abrechnung. Mit dem Rechner oben lässt sich das individuelle Sparpotential in CHF pro Jahr abschätzen.
Was ist Travel & Expense (T&E) Management?
Travel & Expense Management (T&E) ist der international gebräuchliche Begriff für die Verwaltung von Reisekosten und Spesen im Unternehmen – von der Belegerfassung über die Prüfung bis zur Erstattung und Buchhaltungsanbindung.
Nächste Schritte
Die Zahl oben ist eine Schätzung – aber sie zeigt die Grössenordnung. Für die meisten Unternehmen mit mehr als fünf Mitarbeitenden, die regelmässig Spesen oder Reisekosten einreichen, lohnt sich die Digitalisierung des Prozesses innerhalb weniger Monate. Mit der Spesen App erfassen Mitarbeitende Belege direkt per Foto, Freigaben laufen automatisiert, und die Daten lassen sich sauber an Ihre Buchhaltung oder Ihren Treuhänder übergeben.
Wollen Sie sehen, wie das in Ihrem Unternehmen konkret aussieht? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und wir rechnen gemeinsam mit Ihren echten Zahlen.
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