Spesenbelege Mitarbeitende: Verantwortung, Fristen und Pflichten des AG
Der Arbeitgeber muss alle Spesenbelege der Mitarbeitenden 10 Jahre aufbewahren (OR 957) – auch nach Kündigung; die Verantwortung liegt beim AG, nicht beim einzelnen Mitarbeitenden. In der Praxis sorgt diese Pflicht bei vielen KMU für Unsicherheit, insbesondere wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Diese Seite klärt, wer verantwortlich ist, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und was nach einem Austritt gilt.
01.Wer ist verantwortlich für die Aufbewahrung?
Die Aufbewahrungspflicht für Spesenbelege liegt ausschliesslich beim Arbeitgeber. Das ergibt sich aus der buchführungsrechtlichen Pflicht gemäss Art. 957 ff. OR: Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch die zugehörigen Belege aufbewahren. Da Spesen als Geschäftsaufwand verbucht werden, sind die entsprechenden Belege Teil der Geschäftsbücher.
Der Mitarbeitende hat lediglich die Pflicht, seine Spesen korrekt und fristgerecht einzureichen. Sobald der Arbeitgeber die Spesenabrechnung genehmigt und die Belege entgegengenommen hat, geht die Verantwortung für die Archivierung vollständig auf ihn über. Der Mitarbeitende muss keine eigenen Kopien aufbewahren, auch wenn dies in der Praxis empfehlenswert sein kann.
- Arbeitgeber: Nimmt Belege entgegen, prüft und genehmigt die Spesenabrechnung, archiviert alle Unterlagen revisionssicher für mindestens 10 Jahre.
- Mitarbeitende: Reichen Spesenbelege und Abrechnungen fristgemäss ein. Nach Einreichung und Genehmigung endet ihre Aufbewahrungspflicht.
- HR oder Finanzabteilung: Stellt den internen Prozess sicher, damit Belege lückenlos erfasst, geprüft und archiviert werden.
02.Was aufbewahrt werden muss
Die Aufbewahrungspflicht umfasst nicht nur die einzelnen Spesenbelege, sondern sämtliche Unterlagen, die mit der Spesenabwicklung zusammenhängen. Entscheidend ist, dass die Belege eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der verbuchten Geschäftsaufwände ermöglichen. Bei einer Revision oder Steuerprüfung muss der Arbeitgeber jederzeit belegen können, welche Spesen von welchem Mitarbeitenden eingereicht, genehmigt und ausbezahlt wurden.
Aufzubewahrende Unterlagen im Spesenbereich
Ein häufig übersehener Punkt: Auch das genehmigte Spesenreglement selbst unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Wird das Reglement aktualisiert, müssen frühere Versionen ebenfalls archiviert werden, da sie für die Beurteilung vergangener Abrechnungsperioden relevant bleiben.
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Mehr erfahren →03.Aufbewahrungsfrist
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Buchungsbelege beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Spesen angefallen sind. Bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2025 endet, läuft die Frist für Spesenbelege aus dem Jahr 2025 somit am 31. Dezember 2035 ab.
Beispiel: Fristberechnung für Spesenbelege
Die Frist gilt unabhängig davon, ob der betreffende Mitarbeitende noch im Unternehmen tätig ist oder bereits ausgetreten ist. Ein Austritt, eine Kündigung oder eine Pensionierung verkürzt die Aufbewahrungsfrist nicht. Auch bei einer Firmenübernahme oder Fusion gehen die Aufbewahrungspflichten auf den Rechtsnachfolger über.
Werden Belege vorzeitig vernichtet, drohen steuerrechtliche Konsequenzen. Die Steuerbehörde kann bei fehlenden Belegen eine Ermessensveranlagung vornehmen und die entsprechenden Spesen als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Zudem kann ein Verstoss gegen die Aufbewahrungspflicht als Verletzung der Buchführungspflicht gewertet werden.
04.Was gilt, wenn Mitarbeitende bereits ausgetreten sind?
Der Austritt eines Mitarbeitenden ändert nichts an der Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers. Sämtliche Spesenbelege und Abrechnungen verbleiben beim Unternehmen und dürfen erst nach Ablauf der zehnjährigen Frist vernichtet werden. Es spielt keine Rolle, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Pensionierung beendet wurde.
- Belege verbleiben beim AG: Alle Spesenbelege und Abrechnungen eines ausgetretenen Mitarbeitenden bleiben im Archiv des Arbeitgebers. Eine Herausgabe der Originale an den Mitarbeitenden ist nicht vorgesehen.
- Recht auf Kopie: Gemäss Art. 8 DSG hat der Mitarbeitende das Recht, Auskunft über seine gespeicherten Personendaten zu verlangen. Dazu gehören auch Spesenbelege. Der Arbeitgeber muss auf Verlangen Kopien aushändigen.
- Vernichtung erst nach Fristablauf: Die Vernichtung der Belege darf frühestens nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist erfolgen. Ein Austritt im Jahr 2025 bedeutet, dass Belege aus dem letzten Arbeitsjahr bis mindestens Ende 2035 aufbewahrt werden müssen.
- Datenschutz beachten: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Belege zu vernichten, sofern kein anderer Aufbewahrungsgrund besteht. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
Ein Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen per 30. Juni 2026. Ihre Spesenbelege aus dem Geschäftsjahr 2026 müssen bis mindestens 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden. Belege aus früheren Jahren, etwa aus 2022, müssen bis Ende 2032 archiviert bleiben. Erst wenn die jeweilige Frist für jeden Jahrgang abgelaufen ist, darf der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen vernichten.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Belege nach Austritt des Mitarbeitenden sofort vernichten
Manche Unternehmen räumen beim Austritt eines Mitarbeitenden dessen Spesenunterlagen aus dem Archiv. Das ist ein Verstoss gegen Art. 958f OR. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist läuft unabhängig vom Arbeitsverhältnis weiter. Richten Sie einen Prozess ein, der die Vernichtung erst nach Fristablauf erlaubt.
Fehler 2: Aufbewahrungspflicht auf den Mitarbeitenden abwälzen
Klauseln im Arbeitsvertrag, die den Mitarbeitenden zur Aufbewahrung seiner Spesenbelege verpflichten, entbinden den Arbeitgeber nicht von seiner gesetzlichen Pflicht. Die buchführungsrechtliche Verantwortung ist nicht delegierbar. Der Arbeitgeber muss selbst ein funktionierendes Archiv führen.
Fehler 3: Nur Belege aufbewahren, nicht die Genehmigung
Einzelbelege ohne zugehörige genehmigte Spesenabrechnung sind bei einer Revision unvollständig. Die Steuerbehörde verlangt den Nachweis, dass die Spesen geprüft und freigegeben wurden. Archivieren Sie immer den vollständigen Vorgang: Beleg, Abrechnung und Genehmigungsvermerk.
Fehler 4: Ältere Versionen des Spesenreglements nicht archivieren
Wird das Spesenreglement aktualisiert, werfen viele Unternehmen die alte Version weg. Bei einer Prüfung vergangener Geschäftsjahre ist jedoch das damals gültige Reglement massgebend. Bewahren Sie jede Version mit Gültigkeitsdatum auf.
Fehler 5: Digitale Belege ohne GeBüV-konforme Archivierung speichern
Spesenbelege einfach als PDF auf einem lokalen Laufwerk abzulegen genügt den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung nicht. Die Belege müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar archiviert werden. Nutzen Sie ein System, das diese Anforderungen nachweislich erfüllt.
06.Häufige Fragen
Muss ich Spesenbelege von kündigenden Mitarbeitenden noch 10 Jahre aufbewahren?
Ja. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gemäss Art. 958f OR läuft unabhängig vom Arbeitsverhältnis. Auch nach einer Kündigung müssen alle Spesenbelege des betreffenden Mitarbeitenden bis zum Ablauf der Frist archiviert bleiben. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Spesen angefallen sind.
Darf ein Mitarbeitender nach dem Austritt Kopien seiner Spesenbelege verlangen?
Ja. Gemäss Art. 8 DSG hat jede Person das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Personendaten. Der Arbeitgeber muss auf Verlangen Kopien der Spesenbelege aushändigen. Die Originale verbleiben jedoch im Archiv des Unternehmens.
Reicht es, Spesenbelege als Foto auf dem Handy zu speichern?
Nein. Ein Foto auf dem Smartphone erfüllt die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) in der Regel nicht, da Unveränderbarkeit und systematische Ablage nicht gewährleistet sind. Die digitale Archivierung muss in einem System erfolgen, das die Integrität und Lesbarkeit der Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellt.
Was passiert, wenn Spesenbelege vor Ablauf der 10 Jahre verloren gehen?
Fehlende Belege können bei einer Steuerprüfung dazu führen, dass die Steuerbehörde die betreffenden Spesen nicht als geschäftsmässig begründeten Aufwand anerkennt. Im schlimmsten Fall werden die Beträge als steuerpflichtiger Lohn nachqualifiziert, was Nachsteuern und Sozialversicherungsbeiträge nach sich ziehen kann.
Gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht auch für Pauschalspesen?
Bei genehmigtem Spesenreglement mit Pauschalspesen entfällt die Belegpflicht für die pauschalierten Beträge. Der Arbeitgeber muss jedoch das genehmigte Spesenreglement, die Lohnausweise und die Spesenabrechnungen selbst aufbewahren. Effektive Spesen, die zusätzlich zur Pauschale abgerechnet werden, sind weiterhin mit Belegen zu dokumentieren.
Ab wann darf ich Spesenbelege aus dem Jahr 2024 vernichten?
Spesenbelege aus dem Geschäftsjahr 2024 dürfen frühestens am 1. Januar 2035 vernichtet werden. Die 10-jährige Frist beginnt am 1. Januar 2025 (Ende des Geschäftsjahres 2024) und endet am 31. Dezember 2034.