Fahrtenbuch führen: Pflichtfälle, Inhalt und digitale Umsetzung
Fahrtenbuch ist Pflicht bei Km-Entschädigung für Privatfahrzeuge und wenn Firmenwagen privat und betrieblich genutzt wird – die 9.6%-Privatanteilpauschale ist die Ausnahme. Wer kein lückenloses Fahrtenbuch vorweisen kann, riskiert bei einer Steuerrevision die Aufrechnung sämtlicher Kilometerentschädigungen als steuerpflichtigen Lohn. Dieser Leitfaden zeigt, wann die Pflicht greift, welche Angaben erforderlich sind und wie Sie das Fahrtenbuch korrekt führen.
01.Wann ist ein Fahrtenbuch Pflicht?
Die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs ergibt sich nicht aus einem einzelnen Gesetzesartikel, sondern aus dem Zusammenspiel von Steuerrecht und Arbeitgeberpflichten. Entscheidend ist, wie das Fahrzeug genutzt wird und wie die Entschädigung abgerechnet wird.
- Privatfahrzeug mit Km-Entschädigung: Erhält ein Mitarbeitender eine Kilometerentschädigung (2026: CHF 0.75/km) für geschäftliche Fahrten mit dem eigenen Auto, muss ein Fahrtenbuch die betrieblichen Kilometer belegen. Ohne Nachweis kann die Steuerbehörde die gesamte Entschädigung als Lohnbestandteil qualifizieren.
- Firmenwagen mit gemischter Nutzung: Wird ein Geschäftsfahrzeug sowohl privat als auch betrieblich genutzt und soll der Privatanteil effektiv ermittelt werden, ist ein Fahrtenbuch erforderlich. Nur so lässt sich der tatsächliche Privatanteil gegenüber der Steuerverwaltung nachweisen.
- Ausnahme: 9.6%-Pauschale: Deklariert der Arbeitgeber im Lohnausweis pauschal 9.6 % des Fahrzeugkaufpreises (exkl. MwSt.) als Privatanteil, entfällt die Fahrtenbuch-Pflicht. Diese Methode ist administrativ einfacher, kann aber bei geringer Privatnutzung teurer sein als die effektive Abrechnung.
02.Was muss ins Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch wird von der Steuerverwaltung nur anerkannt, wenn es lückenlos und zeitnah geführt wird. Nachträgliche Rekonstruktionen aus dem Gedächtnis genügen nicht. Jede geschäftliche Fahrt muss einzeln dokumentiert werden.
Pflichtangaben pro Fahrt
Bei Firmenwagen müssen zusätzlich die Privatfahrten erfasst werden, damit die Aufteilung nachvollziehbar ist. Der Kilometerstand zu Jahresbeginn und Jahresende ist ebenfalls zu dokumentieren.
Kilometerentschädigung und Fahrtenbuch digital verwalten mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Digitales Fahrtenbuch: Anforderungen und Vorteile
Ein digitales Fahrtenbuch ist steuerlich gleichwertig mit einem Papierfahrtenbuch, sofern es die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) erfüllt. Die GeBÜV verlangt, dass digitale Aufzeichnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar sind. Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden (Audit-Trail).
- GPS-App: Eine GPS-basierte App zeichnet Start, Ziel und Kilometer automatisch auf. Der Geschäftszweck muss manuell ergänzt werden. GPS-Daten erhöhen die Beweiskraft gegenüber der Steuerverwaltung erheblich.
- Unveränderbarkeit: Die Software muss sicherstellen, dass einmal gespeicherte Einträge nicht unbemerkt gelöscht oder verändert werden können. Eine einfache Excel-Tabelle erfüllt diese Anforderung grundsätzlich nicht, da Zellen jederzeit überschrieben werden können.
- Aufbewahrungsfrist: Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während 10 Jahren aufzubewahren. Das gilt auch für digitale Fahrtenbücher. Die Daten müssen während der gesamten Frist in lesbarer Form zugänglich bleiben.
04.Fahrtenbuch korrekt führen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie ein Fahrtenbuch von der Einrichtung bis zur Archivierung korrekt führen. Die Anleitung gilt sowohl für Privatfahrzeuge mit Kilometerentschädigung als auch für Firmenwagen mit effektiver Privatanteil-Abrechnung.
Schritt 1: Fahrtenbuch-Pflicht für jeden Mitarbeitenden klären
Prüfen Sie für jede Person im Unternehmen, ob eine Fahrtenbuch-Pflicht besteht. Massgebend ist die Art der Fahrzeugnutzung und die gewählte Abrechnungsmethode.
- Mitarbeitende mit Km-Entschädigung für das Privatfahrzeug: Fahrtenbuch ist Pflicht.
- Mitarbeitende mit Firmenwagen und effektiver Privatanteil-Abrechnung: Fahrtenbuch ist Pflicht.
- Mitarbeitende mit Firmenwagen und 9.6%-Pauschale im Lohnausweis: Kein Fahrtenbuch nötig.
Halten Sie die Entscheidung pro Mitarbeitenden schriftlich fest, idealerweise im Arbeitsvertrag oder im Spesenreglement.
Schritt 2: Format wählen: digital oder Papier
Entscheiden Sie sich für ein Format, das im Alltag konsequent genutzt wird. Ein perfektes System, das niemand pflegt, ist wertlos. Digitale Lösungen mit GPS-Anbindung bieten den geringsten manuellen Aufwand und die höchste Akzeptanz bei Steuerrevisionen.
Vergleich der Formate
Eine reine Excel-Tabelle wird von vielen kantonalen Steuerverwaltungen nicht als vollwertiges Fahrtenbuch akzeptiert, da Einträge jederzeit ohne Protokollierung geändert werden können. Wenn Sie Excel verwenden, exportieren Sie die Datei monatlich als PDF und signieren Sie diese digital.
Schritt 3: Pflichtfelder pro Fahrt vollständig erfassen
Erfassen Sie jede geschäftliche Fahrt unmittelbar nach Abschluss. Zeitnahes Eintragen ist entscheidend: Wer Fahrten erst am Monatsende rekonstruiert, riskiert Lücken und Ungenauigkeiten, die bei einer Revision auffallen.
- Datum: Tragen Sie das tatsächliche Fahrtdatum ein, nicht das Datum der Erfassung.
- Start- und Zielort: Geben Sie konkrete Adressen oder eindeutige Bezeichnungen an, z. B. 'Büro Zürich' oder 'Kunde Meier AG, Luzern'.
- Geschäftszweck: Formulieren Sie den Zweck so konkret wie möglich: 'Projektbesprechung Auftrag 2026-014' statt nur 'Meeting'.
- Kilometer: Notieren Sie den Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft oder die GPS-Distanz. Die Differenz ergibt die gefahrenen Kilometer.
Schritt 4: Geschäfts- und Privatfahrten sauber trennen
Bei Firmenwagen mit effektiver Privatanteil-Abrechnung müssen Sie auch Privatfahrten erfassen. Nur so lässt sich der Anteil korrekt berechnen. Bei Privatfahrzeugen mit Km-Entschädigung genügt die Dokumentation der geschäftlichen Fahrten.
Der Arbeitsweg (Wohnung–Arbeitsplatz) gilt steuerlich als Privatfahrt. Wird er im Fahrtenbuch als geschäftlich deklariert, führt das bei einer Revision zur Beanstandung. Ausnahme: Der Arbeitgeber vergütet den Arbeitsweg explizit als Lohnbestandteil und deklariert ihn im Lohnausweis unter Ziffer 2.3.
Schritt 5: Monatsabschluss erstellen und Plausibilität prüfen
Erstellen Sie am Ende jedes Monats eine Zusammenfassung der gefahrenen Kilometer. Vergleichen Sie die Summe der Einzelfahrten mit dem Kilometerstand des Fahrzeugs. Grössere Abweichungen deuten auf fehlende Einträge hin und müssen vor dem Abschluss geklärt werden.
- Kilometerstand am Monatsanfang und Monatsende notieren.
- Summe der geschäftlichen Kilometer mit der Spesenabrechnung abgleichen.
- Bei Firmenwagen: Privatanteil in Prozent berechnen und dokumentieren.
- Fehlende oder unplausible Einträge sofort korrigieren und die Korrektur begründen.
Schritt 6: Fahrtenbuch und Belege GeBÜV-konform archivieren
Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege während 10 Jahren aufbewahrt werden. Das Fahrtenbuch ist Teil dieser Aufbewahrungspflicht, da es die Grundlage für steuerlich relevante Spesenabrechnungen bildet.
- Digitale Archivierung: Speichern Sie die Daten in einem Format, das während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt (z. B. PDF/A). Stellen Sie sicher, dass Backups existieren.
- Papier-Fahrtenbuch: Bewahren Sie das Original an einem sicheren Ort auf. Erstellen Sie zusätzlich einen Scan als Sicherheitskopie.
- Zugehörige Belege: Tankquittungen, Servicebelege und Versicherungsnachweise ergänzen das Fahrtenbuch und sollten gemeinsam archiviert werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Fahrten erst am Monatsende aus dem Gedächtnis nachtragen
Nachträglich rekonstruierte Einträge enthalten häufig ungenaue Kilometerangaben und fehlende Zwischenstopps. Die Steuerverwaltung erkennt solche Muster und kann das gesamte Fahrtenbuch als unglaubwürdig verwerfen. Erfassen Sie jede Fahrt am selben Tag.
Fehler 2: Geschäftszweck zu vage formulieren
Einträge wie 'Kundenbesuch' oder 'Aussentermin' ohne Angabe des Kunden oder Projekts genügen nicht. Die Steuerbehörde muss den geschäftlichen Anlass jeder einzelnen Fahrt nachvollziehen können. Nennen Sie immer den Kunden, das Projekt oder den konkreten Anlass.
Fehler 3: Arbeitsweg als Geschäftsfahrt deklarieren
Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist steuerlich eine Privatfahrt. Wird er als geschäftlich eingetragen, führt das bei einer Revision zur Aufrechnung und möglicherweise zu einer Nachsteuer. Nur wenn der Arbeitgeber den Arbeitsweg explizit als Lohnbestandteil vergütet und im Lohnausweis deklariert, ist eine andere Behandlung möglich.
Fehler 4: Excel-Tabelle ohne Schutzmassnahmen verwenden
Eine ungeschützte Excel-Datei erfüllt die GeBÜV-Anforderung der Unveränderbarkeit nicht. Einträge können jederzeit ohne Protokollierung gelöscht oder geändert werden. Verwenden Sie eine GeBÜV-konforme Software oder exportieren Sie die Tabelle monatlich als signiertes PDF.
Fehler 5: Kilometerstand nicht regelmässig abgleichen
Ohne monatlichen Abgleich zwischen Fahrtenbuch-Summe und tatsächlichem Kilometerstand entstehen Lücken, die bei einer Prüfung auffallen. Notieren Sie den Tachostand mindestens am Monatsanfang und Monatsende und vergleichen Sie die Werte mit den Einträgen.
06.Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch?
Eine einfache Excel-Tabelle wird von vielen kantonalen Steuerverwaltungen nicht als vollwertiges Fahrtenbuch akzeptiert, da Einträge jederzeit ohne Protokollierung geändert werden können. Wenn Sie Excel nutzen, exportieren Sie die Datei monatlich als PDF und versehen Sie diese mit einer digitalen Signatur. Besser geeignet sind GeBÜV-konforme Apps mit Audit-Trail.
Muss ich auch Privatfahrten im Fahrtenbuch eintragen?
Bei Firmenwagen mit effektiver Privatanteil-Abrechnung ja – nur so lässt sich der Privatanteil korrekt berechnen. Bei Privatfahrzeugen mit Kilometerentschädigung genügt die Dokumentation der geschäftlichen Fahrten. Der Gesamtkilometerstand sollte aber in beiden Fällen erfasst werden.
Wie lange muss ich ein Fahrtenbuch aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Das gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Fahrtenbücher. Die Daten müssen während der gesamten Frist in lesbarer Form zugänglich bleiben.
Brauche ich ein Fahrtenbuch bei der 9.6%-Pauschale?
Nein. Wenn der Arbeitgeber im Lohnausweis pauschal 9.6 % des Kaufpreises (exkl. MwSt.) als Privatanteil deklariert, entfällt die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Diese Methode ist administrativ einfacher, kann aber bei geringer Privatnutzung teurer sein als die effektive Abrechnung.
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch Lücken hat?
Bei einer Steuerrevision kann die Steuerverwaltung ein lückenhaftes Fahrtenbuch als unglaubwürdig verwerfen. In diesem Fall wird die gesamte Kilometerentschädigung als steuerpflichtiger Lohn aufgerechnet. Beim Firmenwagen wird ersatzweise die 9.6%-Pauschale angewendet, was in der Regel teurer ist.
Gilt die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 auch ohne Fahrtenbuch?
Der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 2026 für alle geschäftlichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug. Ohne Fahrtenbuch fehlt jedoch der Nachweis, welche Fahrten geschäftlich waren. Die Steuerbehörde kann dann die gesamte Entschädigung als Lohn qualifizieren und entsprechend besteuern.