Kilometerentschädigung: Ansatz, Abgrenzung und Lohnausweis
Ab 2026 gilt CHF 0.75/km als Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge – massgeblich für Spesenreglemente und die korrekte Lohnausweis-Deklaration. Die Erhöhung um CHF 0.05 gegenüber dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 trägt den gestiegenen Fahrzeugkosten Rechnung und basiert auf der aktualisierten ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026. Wer den neuen Ansatz falsch anwendet oder Geschäftsfahrten ungenügend dokumentiert, riskiert Aufrechnungen bei der Steuererklärung und Nachforderungen bei den Sozialversicherungen.
01.Aktueller Ansatz und Rechtsgrundlage
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) legt in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises den steuerlich anerkannten Kilometeransatz fest. Per 1. Januar 2026 wurde dieser Ansatz von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Die Pauschale deckt sämtliche Kosten ab, die beim Einsatz eines privaten Personenwagens für geschäftliche Zwecke anfallen: Treibstoff, Versicherungsprämien, Abschreibung, Unterhalt, Reifen und Steuern.
Kilometerentschädigung Privatfahrzeug: Vergleich 2025 und 2026
Rechtlich stützt sich die Pflicht zur Auslagenerstattung auf Art. 327a OR: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die ESTV-Pauschale ist dabei kein gesetzlicher Fixbetrag, sondern der steuerlich anerkannte Richtwert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement auch einen anderen Ansatz vereinbaren — wer mehr als CHF 0.75/km vergütet, braucht für die Rechtssicherheit ein genehmigtes Spesenreglement, sonst sind die Autospesen betragsmässig zu deklarieren.
Für Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement gilt: Reglemente, die noch den alten Ansatz von CHF 0.70/km enthalten, behalten ihre Gültigkeit. Eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung ist nicht erforderlich. Es empfiehlt sich dennoch, das Reglement bei nächster Gelegenheit zu aktualisieren, damit Mitarbeitende den korrekten Ansatz erhalten und keine Differenz zwischen Reglement und tatsächlicher Auszahlung entsteht.
02.Wann gilt die Kilometerentschädigung
Die Kilometerentschädigung kommt ausschliesslich bei geschäftlich veranlassten Fahrten mit dem privaten Fahrzeug zum Tragen. Entscheidend ist die Abgrenzung zwischen Geschäftsfahrt und Arbeitsweg (Pendlerweg). Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist kein Geschäftsreiseweg und wird steuerlich über den Pendlerabzug in der Steuererklärung behandelt — nicht über die Kilometerentschädigung des Arbeitgebers.
- Geschäftsfahrt: Fahrten vom Arbeitsplatz zu Kunden, Lieferanten, Baustellen, Messen oder anderen geschäftlichen Terminen. Auch Fahrten zwischen verschiedenen Betriebsstätten des gleichen Arbeitgebers zählen dazu.
- Pendlerweg: Der regelmässige Weg zwischen Wohnort und festem Arbeitsort. Dieser wird nicht über die Kilometerentschädigung abgerechnet, sondern als Berufsauslagen in der privaten Steuererklärung geltend gemacht.
- Sonderfall Homeoffice: Fahrten vom Homeoffice zum Büro gelten grundsätzlich als Pendlerweg. Fährt eine Mitarbeiterin jedoch vom Homeoffice direkt zu einem Kundentermin, handelt es sich um eine Geschäftsfahrt.
- Sonderfall Aussendienst: Aussendienstmitarbeitende ohne festen Arbeitsort können unter Umständen auch die erste und letzte Fahrt des Tages als Geschäftsfahrt abrechnen, sofern dies im Spesenreglement geregelt ist.
Eigene ESTV-Ansätze für Motorräder, Velos und E-Bikes gibt es nicht; Rz 52 nennt nur den Höchstwert von CHF 0.75/km für das Privatfahrzeug. Unternehmen können im Spesenreglement einen eigenen Ansatz festlegen, beispielsweise CHF 0.40 pro Kilometer für Motorräder oder CHF 0.20 bis CHF 0.30 für Velos. Solche firmeninternen Ansätze sollten im Spesenreglement dokumentiert sein; im Zweifel klären Sie die steuerliche Behandlung mit der kantonalen Steuerverwaltung.
Ein Beispiel: Ein Projektleiter fährt mit seinem Privatfahrzeug vom Büro in Zürich zu einer Baustelle in Winterthur und zurück — insgesamt 60 Kilometer. Die Entschädigung beträgt 60 x CHF 0.75 = CHF 45.00. Fährt er hingegen morgens von zu Hause ins Büro, ist das ein Pendlerweg ohne Anspruch auf Kilometerentschädigung.
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Mehr erfahren →03.Lohnausweis und Steuerfolgen
Die korrekte Deklaration der Kilometerentschädigung im Lohnausweis ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen relevant. Werden höchstens CHF 0.75/km vergütet und auch die übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 – ein Spesenreglement ist dafür nicht nötig. Voraussetzung ist eine tatsächliche geschäftliche Fahrt; die Entschädigung ist dann weder einkommenssteuer- noch beitragspflichtig.
Steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, ist die Entschädigung nicht automatisch Lohn. Ohne genehmigtes Spesenreglement sind die Vorgaben von Rz 52 aber nicht erfüllt, und die Autospesen sind betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben. Bei einer Entschädigung von beispielsweise CHF 0.90/km und 10 000 gefahrenen Kilometern (Annahme) sind das CHF 9 000. Liegen die tatsächlichen Fahrzeugkosten tiefer, können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse die Differenz als Lohn aufrechnen.
Verfügt ein Unternehmen über einen Geschäftswagen, der auch privat genutzt wird, entfällt die Kilometerentschädigung. Stattdessen wird der Privatanteil als Naturallohn im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 deklariert. Die pauschale Berechnung erfolgt mit 0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat, mindestens jedoch CHF 150 pro Monat. Eine Kilometerentschädigung und ein Geschäftswagen schliessen sich für dieselben Fahrten gegenseitig aus.
04.Kilometerentschädigung korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte zeigen, wie Mitarbeitende und HR-Verantwortliche die Kilometerentschädigung von der Dokumentation bis zur Auszahlung korrekt abwickeln. Entscheidend ist eine lückenlose Erfassung jeder Geschäftsfahrt — nur so bleibt die Entschädigung steuer- und sozialversicherungsfrei.
Schritt 1: Geschäftsfahrten lückenlos dokumentieren
Jede geschäftliche Fahrt mit dem Privatfahrzeug muss zeitnah und vollständig dokumentiert werden. Ohne Nachweis kann die Steuerbehörde die Entschädigung als Lohnbestandteil qualifizieren. Die Dokumentation erfolgt idealerweise in einem Fahrtenbuch oder einer digitalen Erfassungslösung.
- Datum: Tag der Fahrt, bei mehrtägigen Reisen jeder einzelne Tag.
- Start- und Zielort: Genaue Adresse oder Ortsbezeichnung, z.B. Büro Zürich — Kunde Müller AG, Winterthur.
- Geschäftlicher Zweck: Kurze Beschreibung des Anlasses, z.B. Kundenbesprechung, Baustellenbesichtigung, Messebesuch.
- Gefahrene Kilometer: Hin- und Rückweg in Kilometern. Routenplaner-Distanzen sind als Nachweis zulässig.
- Fahrzeugtyp: Personenwagen, Motorrad oder Velo — relevant für den anzuwendenden Kilometeransatz.
Tipp: Erfassen Sie jede Fahrt am selben Tag. Nachträgliche Rekonstruktionen aus dem Gedächtnis sind fehleranfällig und bei einer Steuerprüfung weniger glaubwürdig als zeitnahe Einträge.
Schritt 2: Kilometeransatz CHF 0.75/km anwenden und berechnen
Auf die dokumentierten Kilometer wird der gültige ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer angewendet. Die Berechnung ist einfach: Anzahl Kilometer multipliziert mit CHF 0.75 ergibt den Erstattungsbetrag. Für Motorräder und Velos gilt der im Spesenreglement festgelegte Ansatz, im Beispiel CHF 0.40/km bzw. CHF 0.25/km.
Berechnungsbeispiele Kilometerentschädigung 2026
Wichtig: Der Ansatz von CHF 0.75/km ist eine Pauschale. Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Autobahnvignette werden separat als effektive Spesen abgerechnet und sind nicht in der Kilometerpauschale enthalten. Treibstoffkosten hingegen sind in der Pauschale eingeschlossen und dürfen nicht doppelt geltend gemacht werden.
Schritt 3: Kilometerentschädigung in der Spesenabrechnung erfassen
Die berechnete Kilometerentschädigung wird zusammen mit den übrigen Spesen in die monatliche oder periodische Spesenabrechnung aufgenommen. Dabei ist auf eine klare Trennung zwischen Kilometerpauschale und anderen Spesenarten (Verpflegung, Übernachtung, Materialkosten) zu achten.
- Abrechnungsperiode: Kilometerentschädigungen werden in der Regel monatlich abgerechnet. Das Spesenreglement kann auch eine quartalsweise Abrechnung vorsehen.
- Beilagen: Das Fahrtenbuch oder die digitale Fahrtenliste wird als Beleg der Spesenabrechnung beigelegt. Zusätzliche Belege für Parkgebühren oder Mautgebühren separat anfügen.
- Freigabeprozess: Die Spesenabrechnung wird vom Vorgesetzten oder der zuständigen Stelle geprüft und freigegeben. Plausibilitätsprüfungen (z.B. Kilometerangaben vs. Routenplaner) sind empfehlenswert.
- Auszahlung: Die Entschädigung wird mit der nächsten Lohnzahlung oder als separate Überweisung ausbezahlt. Im Lohnausweis genügt bis CHF 0.75/km ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, sofern auch die übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind.
Schritt 4: Spesenreglement auf den aktuellen Ansatz prüfen und anpassen
HR-Verantwortliche und KMU-Inhaber sollten das bestehende Spesenreglement auf den aktuellen ESTV-Ansatz prüfen. Enthält das Reglement noch den alten Ansatz von CHF 0.70/km, ist zwar keine erneute Genehmigung durch die Steuerbehörde erforderlich, aber eine Aktualisierung ist aus mehreren Gründen sinnvoll.
- Fairness: Mitarbeitende erhalten mit CHF 0.70/km weniger als den steuerlich anerkannten Ansatz und tragen einen Teil der Fahrzeugkosten selbst.
- Konsistenz: Ein Reglement mit veraltetem Ansatz kann bei neuen Mitarbeitenden oder Revisionen Verwirrung stiften.
- SSK-Mustervorlagen: Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz aufzubauen; andere Kantone anerkennen ein genehmigtes Reglement, wenn es darauf beruht (Rz 59). Eine Aktualisierung bietet die Gelegenheit, das gesamte Reglement daraufhin zu prüfen.
Wird der Ansatz im Reglement angepasst, muss die Änderung je nach Kanton der zuständigen Steuerverwaltung zur Kenntnis gebracht oder erneut zur Genehmigung eingereicht werden. Prüfen Sie die kantonalen Vorgaben, bevor Sie das Reglement anpassen. Die Anpassung sollte schriftlich kommuniziert und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendlerweg als Geschäftsfahrt abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und Büro ist keine Geschäftsfahrt und darf nicht über die Kilometerentschädigung abgerechnet werden. Wird dies bei einer Steuerprüfung entdeckt, werden die entsprechenden Beträge als Lohn aufgerechnet und nachbesteuert. Schulen Sie Mitarbeitende gezielt zur Abgrenzung zwischen Pendlerweg und Geschäftsfahrt.
Fehler 2: Alten Ansatz von CHF 0.70/km weiterhin auszahlen
Obwohl genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km gültig bleiben, erhalten Mitarbeitende weniger als den steuerlich anerkannten Betrag. Das kann zu Unzufriedenheit führen und widerspricht dem Grundsatz der vollständigen Auslagenerstattung nach Art. 327a OR. Passen Sie den Ansatz im Reglement zeitnah auf CHF 0.75/km an.
Fehler 3: Fehlende oder lückenhafte Fahrtendokumentation
Ohne vollständiges Fahrtenbuch kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometerentschädigung als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Nachträgliche Rekonstruktionen werden bei Prüfungen häufig nicht akzeptiert. Führen Sie ein systematisches Fahrtenbuch mit täglicher Erfassung.
Fehler 4: Treibstoffkosten zusätzlich zur Kilometerpauschale abrechnen
Die Pauschale von CHF 0.75/km deckt sämtliche Fahrzeugkosten inklusive Treibstoff ab. Werden Tankquittungen zusätzlich eingereicht, liegt eine Doppelentschädigung vor. Kommunizieren Sie klar, welche Kosten in der Pauschale enthalten sind und welche separat abgerechnet werden dürfen (z.B. Parkgebühren).
Fehler 5: Kilometerentschädigung über CHF 0.75/km nur angekreuzt
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km ohne genehmigtes Spesenreglement, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht; die Autospesen sind betragsmässig anzugeben. Unterbleibt dies oder liegt die Entschädigung deutlich über den effektiven Kosten, drohen Nachsteuern und AHV-Nachforderungen. Prüfen Sie bei jedem Lohnausweis, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind.
Fehler 6: Höhere Ansätze ohne genehmigtes Reglement
Bis CHF 0.75/km braucht es kein Spesenreglement. Wer höhere Ansätze vergütet, sollte sie vom Sitzkanton genehmigen lassen; sonst sind die Autospesen betragsmässig im Lohnausweis anzugeben, und es fehlt die Rechtssicherheit. Übersteigt die Entschädigung die tatsächlichen Kosten, kann der Mehrbetrag als Lohn aufgerechnet werden.
Fehler 7: Kilometerentschädigung und Geschäftswagen gleichzeitig beanspruchen
Für dieselben Fahrten kann nicht gleichzeitig eine Kilometerentschädigung und ein Geschäftswagen beansprucht werden. Wird beides deklariert, liegt ein Fehler im Lohnausweis vor, der bei einer Prüfung auffällt. Klären Sie für jeden Mitarbeitenden eindeutig, ob Privatfahrzeug oder Geschäftswagen genutzt wird.
06.Häufige Fragen
Gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km auch für bereits genehmigte Spesenreglemente?
Ja, der neue ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km gilt ab 1. Januar 2026 unabhängig davon, welcher Betrag im genehmigten Spesenreglement steht. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km behalten ihre Gültigkeit und erfordern keine erneute Genehmigung. Es empfiehlt sich jedoch, das Reglement zeitnah zu aktualisieren, damit Mitarbeitende den vollen Ansatz erhalten.
Welcher Kilometeransatz gilt für Motorrad, Velo und E-Bike?
Rz 52 der Wegleitung nennt für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeugs höchstens CHF 0.75 pro Kilometer, ohne nach Fahrzeugart zu unterscheiden. Eigene ESTV-Ansätze für Motorräder, Velos oder E-Bikes gibt es nicht. Unternehmen legen tiefere Ansätze für solche Fahrzeuge im Spesenreglement fest, zum Beispiel CHF 0.40 pro Kilometer für Motorräder oder CHF 0.20 bis CHF 0.30 für Velos.
Kann ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km bezahlen?
Ja, eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Wer mehr als CHF 0.75/km vergütet, erfüllt aber die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung nicht: Ohne vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement sind die Autospesen im Lohnausweis betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben. Übersteigt die Entschädigung die tatsächlichen Fahrzeugkosten, können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse den Mehrbetrag als Lohn aufrechnen.
Muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Eine gesetzliche Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs besteht nicht. Ohne Nachweis der geschäftlichen Fahrten kann die Steuerbehörde die Kilometerentschädigung jedoch als Lohn qualifizieren. In der Praxis ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige digitale Dokumentation daher dringend empfohlen, um die Steuerfreiheit der Entschädigung zu sichern.
Sind Parkgebühren in der Kilometerpauschale enthalten?
Nein, Parkgebühren sind nicht in der Kilometerpauschale von CHF 0.75/km enthalten. Sie werden separat als effektive Spesen abgerechnet und müssen mit Beleg nachgewiesen werden. Ebenfalls nicht enthalten sind Mautgebühren oder Fährkosten. Treibstoff, Versicherung und Abschreibung hingegen sind in der Pauschale eingeschlossen.
Wie wird die Kilometerentschädigung bei Teilzeitarbeit berechnet?
Der Kilometeransatz von CHF 0.75/km gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Teilzeitmitarbeitende erhalten denselben Ansatz pro Kilometer wie Vollzeitangestellte. Massgeblich ist einzig die Anzahl der tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer, nicht das Pensum.