Kilometerentschädigung: Ansatz, Abgrenzung und Lohnausweis
Ab 2026 gilt CHF 0.75/km als Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge – massgeblich für Spesenreglemente und die korrekte Lohnausweis-Deklaration. Die Erhöhung um CHF 0.05 gegenüber dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 trägt den gestiegenen Fahrzeugkosten Rechnung und basiert auf der aktualisierten ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026. Wer den neuen Ansatz falsch anwendet oder Geschäftsfahrten ungenügend dokumentiert, riskiert Aufrechnungen bei der Steuererklärung und Nachforderungen bei den Sozialversicherungen.
01.Aktueller Ansatz und Rechtsgrundlage
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) legt in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises den steuerlich anerkannten Kilometeransatz fest. Per 1. Januar 2026 wurde dieser Ansatz von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Die Pauschale deckt sämtliche Kosten ab, die beim Einsatz eines privaten Personenwagens für geschäftliche Zwecke anfallen: Treibstoff, Versicherungsprämien, Abschreibung, Unterhalt, Reifen und Steuern.
Kilometerentschädigung Privatfahrzeug: Vergleich 2025 und 2026
Rechtlich stützt sich die Pflicht zur Auslagenerstattung auf Art. 327a OR: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die ESTV-Pauschale ist dabei kein gesetzlicher Fixbetrag, sondern der steuerlich anerkannte Richtwert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement auch einen anderen Ansatz vereinbaren — steuerliche Konsequenzen bei Überschreitung sind jedoch zu beachten.
Für Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement gilt: Reglemente, die noch den alten Ansatz von CHF 0.70/km enthalten, behalten ihre Gültigkeit. Eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung ist nicht erforderlich. Es empfiehlt sich dennoch, das Reglement bei nächster Gelegenheit zu aktualisieren, damit Mitarbeitende den korrekten Ansatz erhalten und keine Differenz zwischen Reglement und tatsächlicher Auszahlung entsteht.
02.Wann gilt die Kilometerentschädigung
Die Kilometerentschädigung kommt ausschliesslich bei geschäftlich veranlassten Fahrten mit dem privaten Fahrzeug zum Tragen. Entscheidend ist die Abgrenzung zwischen Geschäftsfahrt und Arbeitsweg (Pendlerweg). Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist kein Geschäftsreiseweg und wird steuerlich über den Pendlerabzug in der Steuererklärung behandelt — nicht über die Kilometerentschädigung des Arbeitgebers.
- Geschäftsfahrt: Fahrten vom Arbeitsplatz zu Kunden, Lieferanten, Baustellen, Messen oder anderen geschäftlichen Terminen. Auch Fahrten zwischen verschiedenen Betriebsstätten des gleichen Arbeitgebers zählen dazu.
- Pendlerweg: Der regelmässige Weg zwischen Wohnort und festem Arbeitsort. Dieser wird nicht über die Kilometerentschädigung abgerechnet, sondern als Berufsauslagen in der privaten Steuererklärung geltend gemacht.
- Sonderfall Homeoffice: Fahrten vom Homeoffice zum Büro gelten grundsätzlich als Pendlerweg. Fährt eine Mitarbeiterin jedoch vom Homeoffice direkt zu einem Kundentermin, handelt es sich um eine Geschäftsfahrt.
- Sonderfall Aussendienst: Aussendienstmitarbeitende ohne festen Arbeitsort können unter Umständen auch die erste und letzte Fahrt des Tages als Geschäftsfahrt abrechnen, sofern dies im Spesenreglement geregelt ist.
Für Motorräder gilt ein separater ESTV-Ansatz von CHF 0.40 pro Kilometer. Für Velos und E-Bikes existiert kein offizieller ESTV-Ansatz. Unternehmen können im Spesenreglement einen eigenen Ansatz festlegen, beispielsweise CHF 0.20 bis CHF 0.30 pro Kilometer. Solche firmeninternen Ansätze müssen im Spesenreglement dokumentiert und von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein, damit sie steuerlich anerkannt werden.
Ein Beispiel: Ein Projektleiter fährt mit seinem Privatfahrzeug vom Büro in Zürich zu einer Baustelle in Winterthur und zurück — insgesamt 60 Kilometer. Die Entschädigung beträgt 60 x CHF 0.75 = CHF 45.00. Fährt er hingegen morgens von zu Hause ins Büro, ist das ein Pendlerweg ohne Anspruch auf Kilometerentschädigung.
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Mehr erfahren →03.Lohnausweis und Steuerfolgen
Die korrekte Deklaration der Kilometerentschädigung im Lohnausweis ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen relevant. Kilometerentschädigungen, die den ESTV-Ansatz nicht übersteigen, werden unter Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises als Spesenvergütungen aufgeführt. Sie sind weder einkommenssteuer- noch sozialversicherungspflichtig, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder die effektiven Auslagen belegt werden.
Steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, wird die Differenz zum ESTV-Ansatz als Lohnbestandteil qualifiziert. Das bedeutet: Der übersteigende Betrag erscheint in Ziffer 1 des Lohnausweises, unterliegt der Einkommenssteuer und ist AHV-pflichtig. Bei einer Entschädigung von beispielsweise CHF 0.90/km und 10 000 gefahrenen Kilometern ergibt sich eine steuerpflichtige Differenz von CHF 1 500 (10 000 km x CHF 0.15).
Verfügt ein Unternehmen über einen Geschäftswagen, der auch privat genutzt wird, entfällt die Kilometerentschädigung. Stattdessen wird der Privatanteil als Naturallohn im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 deklariert. Die pauschale Berechnung erfolgt mit 0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat, mindestens jedoch CHF 150 pro Monat. Eine Kilometerentschädigung und ein Geschäftswagen schliessen sich für dieselben Fahrten gegenseitig aus.
04.Kilometerentschädigung korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte zeigen, wie Mitarbeitende und HR-Verantwortliche die Kilometerentschädigung von der Dokumentation bis zur Auszahlung korrekt abwickeln. Entscheidend ist eine lückenlose Erfassung jeder Geschäftsfahrt — nur so bleibt die Entschädigung steuer- und sozialversicherungsfrei.
Schritt 1: Geschäftsfahrten lückenlos dokumentieren
Jede geschäftliche Fahrt mit dem Privatfahrzeug muss zeitnah und vollständig dokumentiert werden. Ohne Nachweis kann die Steuerbehörde die Entschädigung als Lohnbestandteil qualifizieren. Die Dokumentation erfolgt idealerweise in einem Fahrtenbuch oder einer digitalen Erfassungslösung.
- Datum: Tag der Fahrt, bei mehrtägigen Reisen jeder einzelne Tag.
- Start- und Zielort: Genaue Adresse oder Ortsbezeichnung, z.B. Büro Zürich — Kunde Müller AG, Winterthur.
- Geschäftlicher Zweck: Kurze Beschreibung des Anlasses, z.B. Kundenbesprechung, Baustellenbesichtigung, Messebesuch.
- Gefahrene Kilometer: Hin- und Rückweg in Kilometern. Routenplaner-Distanzen sind als Nachweis zulässig.
- Fahrzeugtyp: Personenwagen, Motorrad oder Velo — relevant für den anzuwendenden Kilometeransatz.
Tipp: Erfassen Sie jede Fahrt am selben Tag. Nachträgliche Rekonstruktionen aus dem Gedächtnis sind fehleranfällig und bei einer Steuerprüfung weniger glaubwürdig als zeitnahe Einträge.
Schritt 2: Kilometeransatz CHF 0.75/km anwenden und berechnen
Auf die dokumentierten Kilometer wird der gültige ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer angewendet. Die Berechnung ist einfach: Anzahl Kilometer multipliziert mit CHF 0.75 ergibt den Erstattungsbetrag. Bei Motorrädern gilt CHF 0.40/km, bei Velos der im Spesenreglement festgelegte Ansatz.
Berechnungsbeispiele Kilometerentschädigung 2026
Wichtig: Der Ansatz von CHF 0.75/km ist eine Pauschale. Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Autobahnvignette werden separat als effektive Spesen abgerechnet und sind nicht in der Kilometerpauschale enthalten. Treibstoffkosten hingegen sind in der Pauschale eingeschlossen und dürfen nicht doppelt geltend gemacht werden.
Schritt 3: Kilometerentschädigung in der Spesenabrechnung erfassen
Die berechnete Kilometerentschädigung wird zusammen mit den übrigen Spesen in die monatliche oder periodische Spesenabrechnung aufgenommen. Dabei ist auf eine klare Trennung zwischen Kilometerpauschale und anderen Spesenarten (Verpflegung, Übernachtung, Materialkosten) zu achten.
- Abrechnungsperiode: Kilometerentschädigungen werden in der Regel monatlich abgerechnet. Das Spesenreglement kann auch eine quartalsweise Abrechnung vorsehen.
- Beilagen: Das Fahrtenbuch oder die digitale Fahrtenliste wird als Beleg der Spesenabrechnung beigelegt. Zusätzliche Belege für Parkgebühren oder Mautgebühren separat anfügen.
- Freigabeprozess: Die Spesenabrechnung wird vom Vorgesetzten oder der zuständigen Stelle geprüft und freigegeben. Plausibilitätsprüfungen (z.B. Kilometerangaben vs. Routenplaner) sind empfehlenswert.
- Auszahlung: Die Entschädigung wird mit der nächsten Lohnzahlung oder als separate Überweisung ausbezahlt. Im Lohnausweis erscheint sie unter Ziffer 13.1.2.
Schritt 4: Spesenreglement auf den aktuellen Ansatz prüfen und anpassen
HR-Verantwortliche und KMU-Inhaber sollten das bestehende Spesenreglement auf den aktuellen ESTV-Ansatz prüfen. Enthält das Reglement noch den alten Ansatz von CHF 0.70/km, ist zwar keine erneute Genehmigung durch die Steuerbehörde erforderlich, aber eine Aktualisierung ist aus mehreren Gründen sinnvoll.
- Fairness: Mitarbeitende erhalten mit CHF 0.70/km weniger als den steuerlich anerkannten Ansatz und tragen einen Teil der Fahrzeugkosten selbst.
- Konsistenz: Ein Reglement mit veraltetem Ansatz kann bei neuen Mitarbeitenden oder Revisionen Verwirrung stiften.
- SSK-Konformität: Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Eine Aktualisierung bietet die Gelegenheit, das gesamte Reglement auf Konformität zu prüfen.
Wird der Ansatz im Reglement angepasst, muss die Änderung je nach Kanton der zuständigen Steuerverwaltung zur Kenntnis gebracht oder erneut zur Genehmigung eingereicht werden. Prüfen Sie die kantonalen Vorgaben, bevor Sie das Reglement anpassen. Die Anpassung sollte schriftlich kommuniziert und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendlerweg als Geschäftsfahrt abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und Büro ist keine Geschäftsfahrt und darf nicht über die Kilometerentschädigung abgerechnet werden. Wird dies bei einer Steuerprüfung entdeckt, werden die entsprechenden Beträge als Lohn aufgerechnet und nachbesteuert. Schulen Sie Mitarbeitende gezielt zur Abgrenzung zwischen Pendlerweg und Geschäftsfahrt.
Fehler 2: Alten Ansatz von CHF 0.70/km weiterhin auszahlen
Obwohl genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km gültig bleiben, erhalten Mitarbeitende weniger als den steuerlich anerkannten Betrag. Das kann zu Unzufriedenheit führen und widerspricht dem Grundsatz der vollständigen Auslagenerstattung nach Art. 327a OR. Passen Sie den Ansatz im Reglement zeitnah auf CHF 0.75/km an.
Fehler 3: Fehlende oder lückenhafte Fahrtendokumentation
Ohne vollständiges Fahrtenbuch kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometerentschädigung als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Nachträgliche Rekonstruktionen werden bei Prüfungen häufig nicht akzeptiert. Führen Sie ein systematisches Fahrtenbuch mit täglicher Erfassung.
Fehler 4: Treibstoffkosten zusätzlich zur Kilometerpauschale abrechnen
Die Pauschale von CHF 0.75/km deckt sämtliche Fahrzeugkosten inklusive Treibstoff ab. Werden Tankquittungen zusätzlich eingereicht, liegt eine Doppelentschädigung vor. Kommunizieren Sie klar, welche Kosten in der Pauschale enthalten sind und welche separat abgerechnet werden dürfen (z.B. Parkgebühren).
Fehler 5: Kilometerentschädigung über dem ESTV-Ansatz ohne Deklaration
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km, muss die Differenz im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Unterbleibt dies, drohen Nachsteuern und Bussen wegen unvollständiger Lohnausweis-Deklaration. Prüfen Sie bei jedem Lohnausweis, ob der ausbezahlte Ansatz dem ESTV-Richtwert entspricht.
Fehler 6: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Spesenreglement werden Kilometerentschädigungen im Lohnausweis nicht als steuerfreie Spesen anerkannt. Die gesamte Entschädigung wird dann als Lohnbestandteil behandelt und ist steuer- sowie AHV-pflichtig. Lassen Sie Ihr Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen.
Fehler 7: Kilometerentschädigung und Geschäftswagen gleichzeitig beanspruchen
Für dieselben Fahrten kann nicht gleichzeitig eine Kilometerentschädigung und ein Geschäftswagen beansprucht werden. Wird beides deklariert, liegt ein Fehler im Lohnausweis vor, der bei einer Prüfung auffällt. Klären Sie für jeden Mitarbeitenden eindeutig, ob Privatfahrzeug oder Geschäftswagen genutzt wird.
06.Häufige Fragen
Gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km auch für bereits genehmigte Spesenreglemente?
Ja, der neue ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km gilt ab 1. Januar 2026 unabhängig davon, welcher Betrag im genehmigten Spesenreglement steht. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km behalten ihre Gültigkeit und erfordern keine erneute Genehmigung. Es empfiehlt sich jedoch, das Reglement zeitnah zu aktualisieren, damit Mitarbeitende den vollen Ansatz erhalten.
Welcher Kilometeransatz gilt für Motorrad, Velo und E-Bike?
Für Motorräder gilt der ESTV-Ansatz von CHF 0.40 pro Kilometer. Für Velos und E-Bikes gibt es keinen offiziellen ESTV-Ansatz. Unternehmen können im Spesenreglement einen eigenen Ansatz festlegen, typischerweise zwischen CHF 0.20 und CHF 0.30 pro Kilometer. Dieser firmeninterne Ansatz muss im genehmigten Spesenreglement dokumentiert sein.
Kann ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km bezahlen?
Grundsätzlich ja, es gibt keine gesetzliche Obergrenze für die Kilometerentschädigung. Allerdings wird der Betrag, der CHF 0.75/km übersteigt, steuerlich als Lohnbestandteil behandelt. Die Differenz muss im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert werden und ist einkommenssteuer- sowie AHV-pflichtig.
Muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Eine gesetzliche Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs besteht nicht. Ohne Nachweis der geschäftlichen Fahrten kann die Steuerbehörde die Kilometerentschädigung jedoch als Lohn qualifizieren. In der Praxis ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige digitale Dokumentation daher dringend empfohlen, um die Steuerfreiheit der Entschädigung zu sichern.
Sind Parkgebühren in der Kilometerpauschale enthalten?
Nein, Parkgebühren sind nicht in der Kilometerpauschale von CHF 0.75/km enthalten. Sie werden separat als effektive Spesen abgerechnet und müssen mit Beleg nachgewiesen werden. Ebenfalls nicht enthalten sind Mautgebühren oder Fährkosten. Treibstoff, Versicherung und Abschreibung hingegen sind in der Pauschale eingeschlossen.
Wie wird die Kilometerentschädigung bei Teilzeitarbeit berechnet?
Der Kilometeransatz von CHF 0.75/km gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Teilzeitmitarbeitende erhalten denselben Ansatz pro Kilometer wie Vollzeitangestellte. Massgeblich ist einzig die Anzahl der tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer, nicht das Pensum.