Kilometerentschädigung: Ansätze, Recht und Steuerfolgen
Die Kilometerentschädigung ist eine der häufigsten Spesenarten in Schweizer KMU. Sobald Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten einsetzen, entsteht ein gesetzlicher Anspruch auf Auslagenersatz. Betroffen sind Aussendienstmitarbeitende, Projektleitende mit Kundenbesuchen, Teilzeitkräfte mit wechselnden Einsatzorten und alle weiteren Arbeitnehmenden, die dienstlich unterwegs sind.
Die rechtliche Grundlage bildet Art. 327a OR: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) legt jährlich Pauschalansätze fest, die als steuerlich anerkannte Obergrenze gelten. Wer diese Ansätze überschreitet oder die Deklaration im Lohnausweis fehlerhaft vornimmt, riskiert AHV-Nachforderungen und Steuerkorrekturen.
01.Was ist die Kilometerentschädigung und welche Rechtsgrundlage gilt?
Die Kilometerentschädigung ist eine pauschale oder effektive Vergütung, die Arbeitgeber an Mitarbeitende zahlen, wenn diese ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen. Sie deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Abschreibung, Versicherung, Steuern, Reifen und Unterhalt. Die Entschädigung ist kein Lohnbestandteil, sondern ein Auslagenersatz.
Art. 327a Abs. 1 OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Bestimmung ist zwingend und kann vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden (Art. 327a Abs. 3 OR). Der Anspruch besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert.
In der Praxis unterscheiden Unternehmen zwischen zwei Erstattungsmodellen: der Pauschale pro Kilometer gemäss ESTV-Ansätzen und der effektiven Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten. Die Pauschale ist das in KMU mit Abstand verbreitetste Modell, weil sie administrativ einfach ist und keine Einzelbelege für Treibstoff oder Unterhalt erfordert.
- Pauschale Abrechnung: Fester Betrag pro gefahrenen Kilometer gemäss ESTV-Ansatz. Kein Einzelnachweis der Fahrzeugkosten nötig, aber ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufstellung der gefahrenen Strecken ist erforderlich.
- Effektive Abrechnung: Erstattung der tatsächlichen Vollkosten pro Kilometer auf Basis der individuellen Fahrzeugkosten. Grundlage ist häufig die TCS-Kilometerkostentabelle. Dieses Modell lohnt sich vor allem bei teuren Fahrzeugen mit hohen Betriebskosten.
- Streckenpauschale: Fester Betrag pro definierte Strecke (z. B. CHF 25 für die Fahrt zum Kunden X). Wird seltener eingesetzt und muss im Spesenreglement explizit definiert sein.
02.Aktuelle Kilometeransätze 2026 nach Fahrzeugtyp
Die ESTV publiziert in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises die steuerlich anerkannten Pauschalansätze. Per 1. Januar 2026 wurde der Ansatz für Privatfahrzeuge (Personenwagen) von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 müssen nicht neu eingereicht werden, es empfiehlt sich aber eine interne Aktualisierung.
ESTV-Pauschalansätze Kilometerentschädigung 2026
Diese Ansätze gelten als steuerlich anerkannte Obergrenzen. Zahlt ein Arbeitgeber mehr als den ESTV-Ansatz, wird die Differenz als Lohnbestandteil behandelt und unterliegt der Sozialversicherungspflicht sowie der Einkommenssteuer. Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt monatlich 800 km mit dem Privatfahrzeug. Bei CHF 0.75/km ergibt das eine steuerfreie Entschädigung von CHF 600 pro Monat bzw. CHF 7'200 pro Jahr.
Die TCS-Kilometerkostentabelle weist demgegenüber die effektiven Vollkosten pro Fahrzeugkategorie aus. Je nach Fahrzeugklasse und jährlicher Fahrleistung liegen die TCS-Werte teils deutlich über den ESTV-Pauschalen. Unternehmen, die den TCS-Ansatz verwenden, müssen die Differenz zum ESTV-Ansatz als Lohn deklarieren, sofern kein genehmigtes Spesenreglement mit höheren Ansätzen vorliegt.
Kilometerentschädigung digital erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Steuerliche Behandlung und Deklaration im Lohnausweis
Die korrekte steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung hängt davon ab, ob die Erstattung innerhalb oder ausserhalb der ESTV-Ansätze liegt und ob ein genehmigtes Spesenreglement vorhanden ist. Grundsätzlich gilt: Kilometerentschädigungen bis zum ESTV-Ansatz sind für den Arbeitnehmer einkommenssteuerfrei und für den Arbeitgeber sozialversicherungsfrei.
Deklaration im Lohnausweis nach Szenario
Bei Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement entfällt die Pflicht, die einzelnen Spesenbelege dem Lohnausweis beizulegen. Das Kreuz bei Ziffer 15 (Spesenreglement genehmigt) signalisiert der Steuerbehörde, dass die Spesen reglementarisch abgedeckt sind. Ohne genehmigtes Reglement müssen Arbeitgeber die effektiven Spesen in Ziffer 13.1.2 ausweisen und bei Nachfrage belegen können.
Für den Arbeitnehmer gilt: Erhält er keine oder eine ungenügende Kilometerentschädigung vom Arbeitgeber, kann er die Differenz in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen. Die kantonalen Steuerverwaltungen akzeptieren in der Regel den ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km als Abzug, sofern die geschäftliche Notwendigkeit und die gefahrenen Kilometer nachgewiesen werden.
04.Sonderfälle: Teilzeit, Homeoffice, Grenzgänger und Aussendienst
Der Anspruch auf Kilometerentschädigung gemäss Art. 327a OR gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Teilzeitmitarbeitende, Arbeitnehmende auf Abruf und Grenzgänger haben denselben Anspruch wie Vollzeitangestellte, sofern sie geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug unternehmen. Die Höhe der Entschädigung richtet sich nach den effektiv gefahrenen Kilometern, nicht nach dem Pensum.
- Teilzeitarbeit: Der Kilometeransatz bleibt gleich. Es gibt keine Kürzung der Pauschale bei reduziertem Pensum. Massgebend ist einzig die Anzahl geschäftlich gefahrener Kilometer.
- Homeoffice-Fahrten: Fahrten vom Homeoffice zum Büro gelten in der Regel als Arbeitsweg und sind nicht erstattungspflichtig. Fahrten vom Homeoffice direkt zu einem Kunden oder einer Baustelle können hingegen als geschäftliche Fahrten gelten. Die Abgrenzung muss im Spesenreglement klar geregelt sein.
- Grenzgänger: Der Arbeitsweg über die Grenze ist keine erstattungspflichtige Geschäftsfahrt. Für geschäftliche Fahrten innerhalb der Schweiz gelten die gleichen ESTV-Ansätze. Bei Fahrten im Ausland können abweichende Ansätze vereinbart werden.
- Aussendienst: Aussendienstmitarbeitende mit hoher Kilometerleistung profitieren besonders von einem klar definierten Spesenreglement. Ab einer jährlichen Geschäftsfahrleistung von ca. 15'000 km lohnt sich ein Vergleich zwischen Kilometerentschädigung und Firmenwagen.
- Arbeit auf Abruf: Auch bei unregelmässigen Einsätzen besteht der Anspruch auf Kilometerentschädigung für jede geschäftlich veranlasste Fahrt. Die Dokumentation der einzelnen Fahrten ist hier besonders wichtig.
05.Kilometerentschädigung korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess zeigt, wie Schweizer KMU die Kilometerentschädigung von der Regelung im Spesenreglement bis zur Deklaration im Lohnausweis korrekt umsetzen. Die Schritte gelten für alle Fahrzeugtypen und Beschäftigungsmodelle.
Schritt 1: Kilometerentschädigung im Spesenreglement definieren
Halten Sie im Spesenreglement fest, welche Fahrzeugtypen entschädigt werden, welcher Kilometeransatz gilt und welche Fahrten als geschäftlich anerkannt sind. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen (Präzisierung 2026). Definieren Sie klar die Abgrenzung zwischen Arbeitsweg und Geschäftsfahrt.
- Fahrzeugtypen und zugehörige Ansätze auflisten (Auto CHF 0.75/km, Velo CHF 0.25/km usw.)
- Definition geschäftlicher Fahrten: Kundenbesuche, Lieferungen, Schulungen, Montagen
- Ausschlüsse benennen: Arbeitsweg, private Umwege, Fahrten ohne dienstlichen Anlass
- Anforderungen an die Dokumentation festlegen: Fahrtenbuch, App oder Abrechnungsformular
Schritt 2: Spesenreglement genehmigen lassen
Reichen Sie das Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung ein. Die Genehmigung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, bringt aber erhebliche Vorteile: Sie ermöglicht das Kreuz bei Ziffer 15 im Lohnausweis und schützt bei Steuerrevisionen. Die meisten Kantone bearbeiten Anträge innerhalb von vier bis sechs Wochen.
Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km müssen nicht neu eingereicht werden. Es empfiehlt sich jedoch, das Reglement intern auf CHF 0.75/km zu aktualisieren und die Anpassung den Mitarbeitenden zu kommunizieren.
Schritt 3: Geschäftliche Fahrten dokumentieren
Jede geschäftliche Fahrt muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Ein Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung per App ist die gängigste Methode. Die Dokumentation dient als Nachweis gegenüber der Steuerbehörde und der AHV-Revisionsstelle.
Pflichtangaben pro Fahrt
Verwenden Sie für die Streckenberechnung eine anerkannte Routenplanungs-Software (z. B. Google Maps, TCS-Routenplaner). Die kürzeste oder schnellste Route gilt als Referenz. Private Umwege dürfen nicht in die Geschäftskilometer eingerechnet werden.
Schritt 4: Kilometerentschädigung berechnen
Die Berechnung erfolgt nach der Formel: Anzahl geschäftliche Kilometer multipliziert mit dem geltenden Kilometeransatz. Bei mehreren Fahrzeugtypen wird jeder Typ separat berechnet.
Berechnungsbeispiel Aussendienstmitarbeiter (Monat März 2026)
Prüfen Sie bei der Berechnung, ob der Gesamtbetrag plausibel ist. Ein Aussendienstmitarbeiter mit 20 Arbeitstagen und durchschnittlich 120 km pro Tag kommt auf rund 2'400 km bzw. CHF 1'800 pro Monat. Deutliche Abweichungen nach oben sollten hinterfragt und dokumentiert werden.
Schritt 5: Spesenabrechnung einreichen und prüfen
Mitarbeitende reichen die Kilometerabrechnung zusammen mit dem Fahrtenbuch oder der digitalen Aufstellung periodisch ein — je nach Unternehmen monatlich oder quartalsweise. Die Abrechnung enthält die Summe der gefahrenen Kilometer pro Fahrzeugtyp, den angewandten Ansatz und den resultierenden Betrag.
Die vorgesetzte Stelle oder die Buchhaltung prüft die Abrechnung auf Vollständigkeit, Plausibilität und Übereinstimmung mit dem Spesenreglement. Typische Prüfpunkte sind: Stimmen die Daten mit dem Arbeitskalender überein? Sind die Strecken plausibel? Wurden Arbeitswege korrekt ausgeschlossen?
Schritt 6: Auszahlung über die Lohnbuchhaltung veranlassen
Nach der Freigabe wird die Kilometerentschädigung über die Lohnbuchhaltung ausbezahlt. Die Auszahlung erfolgt in der Regel zusammen mit dem Monatslohn, wird aber separat als Spesenerstattung ausgewiesen. Die Entschädigung darf nicht als Lohnbestandteil verbucht werden, sondern gehört auf ein separates Aufwandkonto (z. B. Konto 6500 Fahrzeugaufwand oder 6510 Kilometerentschädigung).
Achten Sie darauf, dass die Lohnsoftware die Kilometerentschädigung korrekt als nicht-lohnrelevante Spese behandelt. Nur so wird sichergestellt, dass keine AHV-, ALV- oder BVG-Beiträge auf den Betrag erhoben werden.
Schritt 7: Kilometerentschädigung im Lohnausweis deklarieren
Am Jahresende wird die gesamte Kilometerentschädigung im Lohnausweis deklariert. Bei einem genehmigten Spesenreglement setzen Sie das Kreuz bei Ziffer 15 und tragen die effektiven Spesen unter Ziffer 13.1.2 ein. Ohne genehmigtes Reglement müssen die Beträge ebenfalls unter Ziffer 13.1.2 ausgewiesen werden, und die Belege müssen auf Verlangen vorgelegt werden können.
- Ziffer 13.1.2: Hier wird der Gesamtbetrag der effektiven Spesen (inkl. Kilometerentschädigung) eingetragen.
- Ziffer 15: Kreuz setzen, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Ziffer 1: Falls die Entschädigung den ESTV-Ansatz übersteigt und kein genehmigtes Reglement vorliegt, wird die Differenz hier als Lohn deklariert.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Veralteten Kilometeransatz verwenden
Viele Unternehmen rechnen noch mit CHF 0.70/km statt dem ab 2026 geltenden Ansatz von CHF 0.75/km. Die Mitarbeitenden erhalten dadurch weniger als ihnen zusteht. Aktualisieren Sie den Ansatz im Spesenreglement und in der Lohnsoftware per 1. Januar 2026.
Fehler 2: Arbeitsweg als Geschäftsfahrt abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort zum festen Arbeitsplatz ist keine erstattungspflichtige Geschäftsfahrt. Wird er trotzdem als Kilometerentschädigung abgerechnet, drohen bei einer Revision AHV-Nachforderungen und Steuerkorrekturen. Definieren Sie im Spesenreglement klar, welche Fahrten als geschäftlich gelten.
Fehler 3: Kein Fahrtenbuch oder unvollständige Dokumentation
Ohne nachvollziehbare Dokumentation der einzelnen Fahrten kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometerentschädigung als Lohn umqualifizieren. Führen Sie ein lückenloses Fahrtenbuch mit Datum, Route, Zweck und Kilometerzahl für jede geschäftliche Fahrt.
Fehler 4: Kilometerentschädigung als Lohn verbuchen
Wird die Entschädigung auf einem Lohnkonto statt auf einem Aufwandkonto verbucht, werden automatisch Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet. Das führt zu unnötigen Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Verwenden Sie ein separates Aufwandkonto für Kilometerentschädigungen.
Fehler 5: Fehlende Deklaration im Lohnausweis
Kilometerentschädigungen müssen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 deklariert werden, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt die Deklaration, kann die Steuerbehörde den Betrag als verdeckten Lohn behandeln. Stellen Sie sicher, dass die Lohnsoftware die Spesen korrekt in den Lohnausweis überträgt.
Fehler 6: ESTV-Ansatz ohne Reglement überschreiten
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km ohne genehmigtes Spesenreglement, wird die Differenz als Lohn behandelt. Die Sozialversicherungsbeiträge auf der Differenz werden bei einer AHV-Revision nachgefordert. Lassen Sie das Reglement genehmigen oder halten Sie sich an die ESTV-Ansätze.
Fehler 7: Pauschale bei Teilzeit anteilig kürzen
Der Kilometeransatz gilt pro gefahrenen Kilometer und wird nicht nach Beschäftigungsgrad gekürzt. Eine Reduktion der Pauschale bei Teilzeitarbeit widerspricht Art. 327a OR. Entschädigen Sie jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer zum vollen Ansatz, unabhängig vom Pensum.
07.Häufige Fragen
Wie hoch ist die Kilometerentschädigung in der Schweiz 2026?
Die ESTV-Pauschale für Personenwagen beträgt ab 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Für Motorräder gelten CHF 0.40/km, für E-Bikes CHF 0.35/km und für Velos CHF 0.25/km. Diese Ansätze decken sämtliche Fahrzeugkosten inklusive Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt ab.
Muss der Arbeitgeber eine Kilometerentschädigung zahlen?
Ja. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die durch die Ausführung der Arbeit entstehen. Dazu gehört die Kilometerentschädigung für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug. Diese Pflicht besteht auch ohne Spesenreglement und kann vertraglich nicht wegbedungen werden.
Ist die Kilometerentschädigung steuerfrei?
Kilometerentschädigungen bis zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km sind für den Arbeitnehmer einkommenssteuerfrei und für den Arbeitgeber sozialversicherungsfrei. Übersteigt die Entschädigung den ESTV-Ansatz ohne genehmigtes Spesenreglement, wird die Differenz als steuerpflichtiger Lohn behandelt.
Was hat sich bei der Kilometerentschädigung 2026 geändert?
Per 1. Januar 2026 wurde der ESTV-Ansatz für Personenwagen von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz müssen nicht neu eingereicht werden. Zudem müssen Spesenreglemente ab 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Brauche ich ein Fahrtenbuch für die Kilometerentschädigung?
Ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Dokumentation ist zwingend empfohlen. Ohne nachvollziehbare Aufstellung der einzelnen Fahrten kann die Steuerbehörde die Kilometerentschädigung als Lohn umqualifizieren. Jede Fahrt muss mit Datum, Start- und Zielort, Zweck und Kilometerzahl erfasst werden.
Wie wird die Kilometerentschädigung im Lohnausweis deklariert?
Die Kilometerentschädigung wird unter Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises als effektive Spesen eingetragen. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird zusätzlich Ziffer 15 angekreuzt. Übersteigt die Entschädigung den ESTV-Ansatz ohne Reglement, muss die Differenz als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden.