GA-Abonnement als Spesen: Lohnausweis, Privatanteil und Steuerfolgen

Bezahlt der Arbeitgeber ein Generalabonnement der SBB und nutzt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer dieses auch privat – etwa für Wochenendausflüge, Ferienreisen oder den Arbeitsweg –, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Dieser Vorteil ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus der ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises: Jede Leistung des Arbeitgebers, die auch privat genutzt werden kann, muss in Ziffer 2 des Lohnausweises als Gehaltsnebenleistung ausgewiesen werden.

Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitnehmer das GA tatsächlich privat nutzt, sondern ob eine private Nutzung möglich ist. Da ein GA uneingeschränkten Zugang zum gesamten ÖV-Netz bietet, geht die Steuerverwaltung in aller Regel von einer Mischnutzung aus. Der Arbeitgeber muss den privaten Anteil deshalb aktiv deklarieren – eine Unterlassung kann bei einer Lohnbuchprüfung zu Nachforderungen führen.

Theoretisch ist es möglich, ein GA ausschliesslich betrieblich zu nutzen. In diesem Fall entfällt die Deklaration in Ziffer 2, und das GA wird lediglich in Ziffer 13.1 des Lohnausweises als Bemerkung aufgeführt. Es entsteht kein geldwerter Vorteil, und weder Einkommenssteuern noch Sozialversicherungsbeiträge fallen an.

In der Praxis ist die rein betriebliche Nutzung eines GA jedoch kaum nachweisbar. Ein GA berechtigt zur unbeschränkten Fahrt im gesamten Schweizer ÖV-Netz – eine Einschränkung auf betriebliche Strecken ist technisch nicht möglich. Die Steuerverwaltung akzeptiert eine rein betriebliche Nutzung nur, wenn der Arbeitgeber lückenlos dokumentieren kann, dass keine einzige Privatfahrt stattgefunden hat. Beispielsweise müsste der Arbeitnehmer nachweisen, dass er den Arbeitsweg anderweitig zurücklegt und das GA ausserhalb der Arbeitszeit nie verwendet.

• Fahrtenbuch: Lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten mit Datum, Strecke und Zweck – bei einem GA über das gesamte Jahr hinweg praktisch kaum umsetzbar.
• Arbeitsweg-Nachweis: Beleg, dass der Arbeitsweg nicht mit dem GA zurückgelegt wird (z. B. Parkplatzmietvertrag, Veloabstellplatz-Nachweis).
• Schriftliche Vereinbarung: Arbeitsvertragliche Klausel, die die Privatnutzung ausdrücklich untersagt – allein genügt dies der Steuerverwaltung aber nicht als Beweis.

Aufgrund dieser hohen Beweishürde empfiehlt es sich für HR-Abteilungen, bei einem AG-finanzierten GA grundsätzlich von einer Mischnutzung auszugehen und den Privatanteil zu deklarieren.

Bei der in der Praxis üblichen Mischnutzung muss der Arbeitgeber den privaten Anteil des GA-Werts ermitteln und in Ziffer 2 des Lohnausweises deklarieren. Berechnungsgrundlage ist der Marktpreis eines GA 2. Klasse, der 2026 rund CHF 4'080 pro Jahr beträgt. Auch wenn der Arbeitgeber ein GA 1. Klasse finanziert, wird für die Berechnung des Privatanteils der Preis der 2. Klasse herangezogen – es sei denn, die 1. Klasse ist betrieblich begründet.

Die Aufteilung zwischen betrieblichem und privatem Anteil erfolgt prozentual. Viele Unternehmen verwenden als Faustregel eine Aufteilung von rund 50 % betrieblich und 50 % privat, sofern keine genaueren Aufzeichnungen vorliegen. Die kantonale Steuerverwaltung kann jedoch eine andere Aufteilung verlangen, wenn die tatsächlichen Verhältnisse offensichtlich abweichen.

Leistet der Arbeitnehmer einen eigenen Beitrag an das GA, reduziert sich der in Ziffer 2 zu deklarierende Betrag entsprechend. Bezahlt der Arbeitnehmer im obigen Beispiel CHF 500 selbst, beträgt der geldwerte Vorteil noch CHF 1'540. Der Eigenbeitrag sollte im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 vermerkt werden.

• Arbeitsweg-Anteil: Nutzt der Arbeitnehmer das GA für den Arbeitsweg, zählt dieser Anteil als privat – der Arbeitsweg gilt steuerlich nicht als Geschäftsreise.
• Aussendienst-Anteil: Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Filialen gelten als betrieblich und werden dem geschäftlichen Anteil zugerechnet.
• Freizeit und Ferien: Jede Nutzung ausserhalb der beruflichen Tätigkeit ist privat und erhöht den geldwerten Vorteil.