ÖV Spesen im Lohnausweis: Ziffer 2.3, Ziffer 13 und Steuerpflicht
Ob ein ÖV-Abonnement steuerfrei bleibt oder als Lohnbestandteil versteuert werden muss, hängt von der Deklaration im Lohnausweis ab. Die zentrale Unterscheidung betrifft Ziffer 2.3 (Gehaltsnebenleistungen) und Ziffer 13 (Spesenentschädigungen) — zwei Positionen mit grundlegend verschiedenen steuerlichen Folgen.
Arbeitgeber, die ÖV-Kosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen, müssen diese Zuordnung bei jeder Lohnausweiserstellung korrekt vornehmen. Fehler führen bei Revisionen regelmässig zu Nachforderungen und Aufrechnungen. Die folgenden Abschnitte erklären die Regeln, Voraussetzungen und Abgrenzungen für die Praxis.
01.Ziffer 2.3 vs. Ziffer 13: Wo ÖV-Spesen im Lohnausweis stehen
Die Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet klar zwischen zwei Kategorien: Gehaltsnebenleistungen (Ziffer 2.3) und Spesenentschädigungen (Ziffer 13). Für ÖV-Kosten ist diese Unterscheidung entscheidend, weil sie bestimmt, ob der Betrag beim Arbeitnehmer als steuerpflichtiges Einkommen gilt oder steuerfrei bleibt.
Zuordnung von ÖV-Kosten im Lohnausweis
Bei Ziffer 13.1.1 setzt der Arbeitgeber ein Kreuz, wenn er effektive Spesen gegen Beleg erstattet. Bei Ziffer 13.1.2 trägt er den Betrag der Pauschalentschädigung ein, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Werden ÖV-Kosten fälschlicherweise unter Ziffer 13 statt unter Ziffer 2.3 deklariert, entgeht dem Fiskus sowohl die Einkommenssteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge.
02.GA und Halbtax: Wann das Abo steuerpflichtig wird
Stellt der Arbeitgeber einem Mitarbeitenden ein GA oder Halbtax-Abo zur Verfügung, ist die steuerliche Behandlung vom Nutzungszweck abhängig. Wird das Abo überwiegend geschäftlich genutzt und ist dies dokumentiert, kann es unter Ziffer 13 als Spesenentschädigung deklariert werden. Dient es hingegen auch der privaten Mobilität — etwa für den Arbeitsweg oder Freizeitreisen — liegt eine Gehaltsnebenleistung vor, die unter Ziffer 2.3 gehört.
- Vollständig geschäftlich genutztes GA: Wird das GA ausschliesslich für Geschäftsreisen eingesetzt und der Arbeitsweg anderweitig zurückgelegt, kann der volle Betrag unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden. Der Arbeitgeber muss die geschäftliche Nutzung plausibel dokumentieren können.
- GA mit gemischter Nutzung: Nutzt der Mitarbeitende das GA auch privat oder für den Arbeitsweg, muss der Privatanteil unter Ziffer 2.3 als Gehaltsnebenleistung ausgewiesen werden. Die ESTV akzeptiert in der Praxis häufig den vollen GA-Preis 2. Klasse als Wert der Gehaltsnebenleistung, wenn keine detaillierte Aufteilung vorliegt.
- Halbtax-Abo vom Arbeitgeber: Ein Halbtax-Abo, das der Arbeitgeber bezahlt, gilt in der Regel als Gehaltsnebenleistung (Ziffer 2.3), da es dem Mitarbeitenden auch privat Vergünstigungen verschafft. Der Betrag (aktuell CHF 185 pro Jahr für das Halbtax) ist vergleichsweise gering, muss aber korrekt deklariert werden.
- Streckenabo für eine bestimmte Geschäftsroute: Ein Streckenabo, das ausschliesslich eine geschäftlich genutzte Verbindung abdeckt, wird unter Ziffer 13.1.1 deklariert. Es besteht kein Privatnutzungsanteil, sofern die Strecke nicht dem Arbeitsweg entspricht.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter mit Wohnort Bern und Arbeitsort Bern erhält vom Arbeitgeber ein GA 2. Klasse (Preis 2026: CHF 3'860). Er nutzt das GA täglich für Kundenbesuche in der ganzen Schweiz, fährt aber auch am Wochenende privat damit. Da eine gemischte Nutzung vorliegt, muss der Arbeitgeber den Privatanteil unter Ziffer 2.3 deklarieren. Ohne nachvollziehbare Aufteilung wird die Steuerbehörde den vollen GA-Wert als Gehaltsnebenleistung aufrechnen.
ÖV-Spesen korrekt erfassen und für den Lohnausweis aufbereiten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Genehmigtes Spesenreglement als Voraussetzung für steuerfreie ÖV-Spesen
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für die steuerfreie Behandlung von ÖV-Spesen im Lohnausweis reicht diese gesetzliche Grundlage allein jedoch nicht aus. Entscheidend ist, wie die Erstattung organisiert ist.
- Effektive Abrechnung gegen Beleg: Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlich angefallenen ÖV-Kosten gegen Vorlage von Billetten, E-Tickets oder Abrechnungen. Im Lohnausweis wird bei Ziffer 13.1.1 ein Kreuz gesetzt. Ein Spesenreglement ist empfohlen, aber nicht zwingend vorgeschrieben.
- Pauschalabgeltung ohne Einzelbelege: Der Arbeitgeber zahlt eine monatliche oder jährliche Pauschale für ÖV-Kosten. Damit diese steuerfrei bleibt, muss ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegen. Der Pauschalbetrag wird unter Ziffer 13.1.2 eingetragen. Ohne genehmigtes Reglement gilt die Pauschale als steuerpflichtiger Lohn.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente, die vor 2026 genehmigt wurden, behalten ihre Gültigkeit, sollten aber bei der nächsten Überarbeitung an die neuen Vorgaben angepasst werden. Die Genehmigung erfolgt durch die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens. Der Genehmigungsprozess dauert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen.
Wichtig: Ein genehmigtes Spesenreglement schützt nur dann vor Aufrechnungen, wenn die darin festgelegten Pauschalen auch tatsächlich eingehalten werden. Zahlt der Arbeitgeber höhere ÖV-Pauschalen als im Reglement vorgesehen, wird die Differenz bei einer Revision als Lohn aufgerechnet.
04.Korrekte Deklaration in der Praxis: Schritt für Schritt
Die Deklaration von ÖV-Spesen im Lohnausweis erfordert eine klare Zuordnung jedes einzelnen Vorgangs. Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Konstellationen und die jeweils korrekte Lohnausweis-Position.
Deklarationsübersicht für typische ÖV-Konstellationen
Ein häufig übersehener Punkt: Der Arbeitsweg gilt steuerlich als Privatsache des Arbeitnehmers. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für ein Streckenabo auf dem Arbeitsweg, handelt es sich um eine Gehaltsnebenleistung unter Ziffer 2.3 — auch wenn der Mitarbeitende das Abo täglich für den Weg zur Arbeit benötigt. Der Arbeitnehmer kann die Kosten in seiner privaten Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen, sofern der Kanton dies zulässt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: GA pauschal unter Ziffer 13 deklariert trotz Privatnutzung
Viele Arbeitgeber deklarieren das GA vollständig unter Ziffer 13, obwohl der Mitarbeitende es auch privat nutzt. Bei einer Revision rechnet die Steuerbehörde den Privatanteil als Lohn auf und fordert Einkommenssteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge nach. Der Arbeitgeber sollte vor der Lohnausweiserstellung klären, ob eine rein geschäftliche Nutzung vorliegt und dies dokumentieren.
Fehler 2: ÖV-Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement
Wird eine monatliche ÖV-Pauschale ausbezahlt, ohne dass ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt, gilt der gesamte Betrag als steuerpflichtiger Lohn. Die Nachforderung betrifft rückwirkend alle offenen Steuerperioden. Unternehmen sollten das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung genehmigen lassen.
Fehler 3: Arbeitsweg-Abo fälschlicherweise als Geschäftsspese behandelt
Der Arbeitsweg ist steuerlich keine geschäftliche Reise, sondern Privatsache des Arbeitnehmers. Ein vom Arbeitgeber bezahltes Streckenabo für den Arbeitsweg muss unter Ziffer 2.3 erscheinen. Wird es unter Ziffer 13 deklariert, drohen Aufrechnungen bei der nächsten Lohnsteuerrevision.
Fehler 4: Fehlende Dokumentation der geschäftlichen Nutzung
Selbst wenn ein GA tatsächlich nur geschäftlich genutzt wird, verlangt die Steuerbehörde bei Revisionen einen Nachweis. Fehlen Reiseabrechnungen, Kundenbesuchsprotokolle oder Kalendereinträge, wird die geschäftliche Nutzung angezweifelt und der GA-Wert als Lohn aufgerechnet. Eine laufende Dokumentation der Geschäftsreisen ist daher unerlässlich.
Fehler 5: Doppeldeklaration in Ziffer 2.3 und Ziffer 13 ohne Aufteilung
Manche Lohnadministrationen tragen den vollen GA-Betrag sowohl in Ziffer 2.3 als auch in Ziffer 13 ein, ohne eine saubere Aufteilung vorzunehmen. Dies führt zu Inkonsistenzen im Lohnausweis und löst bei der Steuerbehörde Rückfragen aus. Korrekt ist: Privatanteil in Ziffer 2.3, geschäftlicher Anteil in Ziffer 13.1.2 — die Summe beider Positionen darf den tatsächlichen GA-Preis nicht übersteigen.
06.Häufige Fragen
Muss ein vom Arbeitgeber bezahltes GA immer im Lohnausweis erscheinen?
Ja, ein vom Arbeitgeber finanziertes GA muss in jedem Fall im Lohnausweis deklariert werden. Bei rein geschäftlicher Nutzung erscheint es unter Ziffer 13.1.1, bei Privatnutzung ganz oder teilweise unter Ziffer 2.3. Ein vollständiges Weglassen ist nicht zulässig und wird bei Revisionen beanstandet.
Wie wird der Privatanteil eines GA berechnet?
Die ESTV gibt keine feste Formel für die Aufteilung vor. In der Praxis wird häufig der Anteil der geschäftlichen Reisetage an den Gesamtnutzungstagen herangezogen. Ohne nachvollziehbare Aufteilung setzt die Steuerbehörde den vollen GA-Preis als Gehaltsnebenleistung an. Eine monatliche Erfassung der Geschäftsreisen erleichtert die Berechnung erheblich.
Kann der Arbeitnehmer ein unter Ziffer 2.3 deklariertes GA in der Steuererklärung abziehen?
Der Arbeitnehmer kann die Kosten für den Arbeitsweg als Berufsauslagen in der privaten Steuererklärung geltend machen, sofern der Kanton einen entsprechenden Abzug vorsieht. Die meisten Kantone begrenzen den Abzug jedoch auf einen Maximalbetrag. Der geschäftliche Reiseanteil, der bereits unter Ziffer 13 steuerfrei ist, darf nicht zusätzlich abgezogen werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für ÖV-Reisen?
Nein, die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ausschliesslich für die Nutzung des privaten Motorfahrzeugs. Für ÖV-Reisen werden die effektiven Kosten (Billettpreise) oder eine im Spesenreglement festgelegte Pauschale erstattet. Eine kilometerbasierte Abrechnung für ÖV-Fahrten ist nicht vorgesehen.
Was passiert, wenn das Spesenreglement höhere ÖV-Pauschalen vorsieht als die tatsächlichen Kosten?
Pauschalen dürfen die tatsächlich anfallenden Kosten in einem angemessenen Rahmen übersteigen, da sie Durchschnittswerte abbilden. Sind die Pauschalen jedoch offensichtlich überhöht, kann die Steuerbehörde die Genehmigung des Reglements widerrufen oder die Differenz als Lohn aufrechnen. Die Pauschalen sollten daher regelmässig mit den effektiven Kosten abgeglichen werden.
Muss das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 gesetzt werden, wenn nur ÖV-Einzelbillette erstattet werden?
Ja, sobald der Arbeitgeber effektive Spesen gegen Beleg erstattet — auch wenn es sich nur um einzelne ÖV-Billette handelt — muss das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 gesetzt werden. Das Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass Spesenerstattungen erfolgt sind, ohne dass ein Betrag ausgewiesen wird.