ÖV-Spesen im Lohnausweis: Ziffer 13, GA/Halbtax und Deklaration

Wenn Mitarbeitende für Geschäftsreisen öffentliche Verkehrsmittel nutzen und die Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, handelt es sich um Spesenerstattungen gemäss Art. 327a OR. Die Deklaration im Lohnausweis richtet sich danach, ob die Erstattung auf Einzelbelegen basiert oder über ein genehmigtes Spesenreglement pauschal erfolgt.

Bei der Effektivabrechnung werden sämtliche erstatteten Beträge für Einzeltickets, Tageskarten oder Streckenkarten addiert und als Gesamtsumme in Ziffer 13.2 eingetragen. Die einzelnen Belege müssen nicht separat aufgeführt werden – es genügt der Jahrestotal. Verfügt das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, vereinfacht sich die Deklaration erheblich: Ein Kreuz in Ziffer 13.1 ersetzt die Betragsangabe. Die Steuerbehörde akzeptiert in diesem Fall die im Reglement definierten Pauschalen ohne weitere Prüfung der Einzelbelege.

Wichtig: Wird eine Pauschale ausbezahlt, ohne dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, gilt die Pauschale als Lohnbestandteil und muss in Ziffer 13.2 betragsmässig deklariert werden. In der Praxis empfiehlt sich deshalb die Genehmigung eines Spesenreglements, das inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entspricht – seit 2026 ist diese inhaltliche Übereinstimmung eine ausdrückliche Voraussetzung.

Stellt der Arbeitgeber ein GA oder Halbtax-Abonnement zur Verfügung, hängt die Lohnausweis-Deklaration entscheidend davon ab, ob das Abonnement ausschliesslich geschäftlich oder auch privat genutzt wird. Die ESTV unterscheidet klar zwischen diesen beiden Fällen.

Grundlage für die Bewertung des geldwerten Vorteils ist der aktuelle SBB-Marktpreis des Abonnements. Für 2026 kostet ein GA 2. Klasse CHF 3'860 und ein GA 1. Klasse CHF 6'300. Der private Anteil wird prozentual geschätzt und als Betrag in Ziffer 2 des Lohnausweises eingetragen. Nutzt ein Mitarbeitender das GA beispielsweise zu 40 Prozent privat (Arbeitsweg und Freizeit), ergibt sich bei einem GA 2. Klasse ein geldwerter Vorteil von CHF 1'544.

Ein rein betrieblich genutztes GA – etwa für Aussendienstmitarbeitende ohne festen Arbeitsort – wird in Ziffer 13.1 (mit genehmigtem Spesenreglement) oder in Ziffer 13.2 (ohne Reglement, mit Betrag) deklariert. In diesem Fall entsteht kein steuerbarer Vorteil. Die rein betriebliche Nutzung muss allerdings glaubhaft sein: Mitarbeitende, die täglich denselben Arbeitsweg zurücklegen, können kaum argumentieren, das GA diene ausschliesslich geschäftlichen Zwecken.

Beim Halbtax-Abonnement gelten dieselben Grundsätze. Da das Halbtax primär eine Vergünstigung auf Einzeltickets darstellt, wird in der Praxis häufig der volle Kaufpreis als geldwerter Vorteil in Ziffer 2 deklariert, sofern der Mitarbeitende das Halbtax auch privat nutzt. Wird das Halbtax ausschliesslich für geschäftliche Einzeltickets eingesetzt, kann es steuerfrei in Ziffer 13 ausgewiesen werden.

Nicht jede ÖV-Ausgabe des Arbeitgebers führt zu einem Eintrag im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob der Mitarbeitende eine Erstattung erhält oder ob der Arbeitgeber die Kosten direkt trägt, ohne dass ein Geldfluss an den Mitarbeitenden stattfindet.

• Direkt gebuchte Zugtickets: Bucht und bezahlt der Arbeitgeber Zugtickets direkt über ein Firmenkonto (z.B. SBB-Businesskonto), erhält der Mitarbeitende keine Erstattung. Diese Kosten erscheinen als Betriebsaufwand in der Buchhaltung, nicht im Lohnausweis.
• Firmeneigene Abonnemente ohne Privatnutzung: Streckenabonnemente, die auf das Unternehmen lauten und ausschliesslich für Geschäftsreisen eingesetzt werden, sind reine Betriebskosten. Sie werden weder in Ziffer 2 noch in Ziffer 13 aufgeführt.
• Dienstlich veranlasste Taxifahrten auf Firmenrechnung: Auch Taxikosten, die der Arbeitgeber direkt begleicht (z.B. über ein Firmenkonto bei einem Taxidienst), lösen keinen Lohnausweis-Eintrag aus, solange keine Erstattung an den Mitarbeitenden erfolgt.

Die Abgrenzung ist in der Praxis relevant: Sobald der Mitarbeitende in Vorleistung tritt und den Betrag zurückerhält, handelt es sich um eine Spesenerstattung, die im Lohnausweis erscheinen muss. Bezahlt hingegen der Arbeitgeber direkt, fliesst dem Mitarbeitenden kein Geld zu – und es entsteht kein deklarationspflichtiger Vorgang. HR-Abteilungen sollten deshalb klar dokumentieren, welche ÖV-Kosten direkt vom Unternehmen und welche als Erstattung über die Spesenabrechnung abgewickelt werden.