ÖV-Spesen im Lohnausweis: Ziffer 13, GA/Halbtax und Deklaration

Wenn Mitarbeitende für Geschäftsreisen öffentliche Verkehrsmittel nutzen und die Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, handelt es sich um Spesenerstattungen gemäss Art. 327a OR. Die Deklaration im Lohnausweis richtet sich danach, ob die Erstattung auf Einzelbelegen basiert oder pauschal erfolgt und ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.

Bei der Effektivabrechnung werden ÖV-Tickets gegen Beleg vergütet. Sind alle Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung eingehalten, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1; die einzelnen Belege werden nicht aufgeführt. Sind die Vorgaben nicht erfüllt und liegt kein genehmigtes Reglement vor, ist der Jahrestotal der effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen anzugeben. Mit genehmigtem Spesenreglement entfällt diese Angabe; in Ziffer 15 wird der Genehmigungsvermerk angebracht.

Wichtig: Eine ÖV-Pauschale für einen Zeitabschnitt ist nicht automatisch Lohn, muss aber immer betragsmässig in Ziffer 13.2 deklariert werden und in etwa den effektiven Auslagen entsprechen – auch mit genehmigtem Reglement. Ohne genehmigtes Reglement fehlt die Rechtssicherheit; überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Für die Genehmigung empfiehlt die Wegleitung einen Aufbau des Reglements nach den SSK-Mustervorlagen.

Stellt der Arbeitgeber ein GA oder Halbtax-Abonnement zur Verfügung, hängt die Lohnausweis-Deklaration entscheidend davon ab, ob das Abonnement ausschliesslich geschäftlich oder auch privat genutzt wird. Die ESTV unterscheidet klar zwischen diesen beiden Fällen.

Grundlage für die Bewertung des geldwerten Vorteils ist der aktuelle SBB-Marktpreis des Abonnements. Für 2026 kostet ein GA 2. Klasse CHF 3'860 und ein GA 1. Klasse CHF 6'300. Der private Anteil wird prozentual geschätzt und als Betrag in Ziffer 2 des Lohnausweises eingetragen. Nutzt ein Mitarbeitender das GA beispielsweise zu 40 Prozent privat (Arbeitsweg und Freizeit), ergibt sich bei einem GA 2. Klasse ein geldwerter Vorteil von CHF 1'544.

Ein rein betrieblich genutztes GA – etwa für Aussendienstmitarbeitende ohne festen Arbeitsort – ist Spesenersatz und wird unter den Spesen in Ziffer 13 erfasst; ob mit Kreuz oder Betrag, richtet sich nach Rz 52 bzw. dem genehmigten Reglement. In diesem Fall entsteht kein steuerbarer Vorteil. Die rein betriebliche Nutzung muss allerdings glaubhaft sein: Mitarbeitende, die täglich denselben Arbeitsweg zurücklegen, können kaum argumentieren, das GA diene ausschliesslich geschäftlichen Zwecken.

Beim Halbtax-Abonnement gelten dieselben Grundsätze. Da das Halbtax primär eine Vergünstigung auf Einzeltickets darstellt, wird in der Praxis häufig der volle Kaufpreis als geldwerter Vorteil in Ziffer 2 deklariert, sofern der Mitarbeitende das Halbtax auch privat nutzt. Wird das Halbtax ausschliesslich für geschäftliche Einzeltickets eingesetzt, kann es steuerfrei in Ziffer 13 ausgewiesen werden.

Nicht jede ÖV-Ausgabe des Arbeitgebers führt zu einem Eintrag im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob der Mitarbeitende eine Erstattung erhält oder ob der Arbeitgeber die Kosten direkt trägt, ohne dass ein Geldfluss an den Mitarbeitenden stattfindet.

• Direkt gebuchte Zugtickets: Bucht und bezahlt der Arbeitgeber Zugtickets direkt über ein Firmenkonto (z.B. SBB-Businesskonto), erhält der Mitarbeitende keine Erstattung. Diese Kosten erscheinen als Betriebsaufwand in der Buchhaltung, nicht im Lohnausweis.
• Firmeneigene Abonnemente ohne Privatnutzung: Streckenabonnemente, die auf das Unternehmen lauten und ausschliesslich für Geschäftsreisen eingesetzt werden, sind reine Betriebskosten. Sie werden weder in Ziffer 2 noch in Ziffer 13 aufgeführt.
• Dienstlich veranlasste Taxifahrten auf Firmenrechnung: Auch Taxikosten, die der Arbeitgeber direkt begleicht (z.B. über ein Firmenkonto bei einem Taxidienst), lösen keinen Lohnausweis-Eintrag aus, solange keine Erstattung an den Mitarbeitenden erfolgt.

Die Abgrenzung ist in der Praxis relevant: Sobald der Mitarbeitende in Vorleistung tritt und den Betrag zurückerhält, handelt es sich um eine Spesenerstattung, die im Lohnausweis erscheinen muss. Bezahlt hingegen der Arbeitgeber direkt, fliesst dem Mitarbeitenden kein Geld zu – und es entsteht kein deklarationspflichtiger Vorgang. HR-Abteilungen sollten deshalb klar dokumentieren, welche ÖV-Kosten direkt vom Unternehmen und welche als Erstattung über die Spesenabrechnung abgewickelt werden.