Spesen im Lohnausweis beim Jahresabschluss: Deklaration, Fristen und Korrekturen
Beim Jahresabschluss müssen alle Spesenerstattungen des Jahres im Lohnausweis vollständig deklariert sein – Korrekturen sind bis Ende Februar des Folgejahres möglich. Für HR-Abteilungen und Lohnbuchhaltungen ist der Dezember daher ein kritischer Monat: Fehlende oder falsch deklarierte Spesen führen zu Nachfragen der Steuerbehörden und können Aufrechnungen bei Mitarbeitenden auslösen. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises definiert verbindlich, welche Spesenarten in welchen Ziffern zu erfassen sind.
01.Spesen beim Jahresabschluss im Lohnausweis
Der Lohnausweis bildet sämtliche Lohnbestandteile und Nebenleistungen eines Kalenderjahres ab. Spesenerstattungen gehören dazu, unabhängig davon, ob sie effektiv oder pauschal vergütet wurden. Massgebend ist das Kalenderjahr: Alle Spesen, die im Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember ausbezahlt oder gutgeschrieben wurden, müssen im Lohnausweis des betreffenden Jahres erscheinen.
Der Stichtag für den Jahresabschluss ist der 31. Dezember. Arbeitgeber sind gemäss Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG verpflichtet, den Lohnausweis bis Ende Januar des Folgejahres an die Mitarbeitenden auszuhändigen. Korrekturen am bereits versandten Lohnausweis sind bis Ende Februar des Folgejahres möglich, indem ein korrigierter Lohnausweis erstellt und sowohl dem Mitarbeitenden als auch der Steuerverwaltung zugestellt wird.
Für die korrekte Deklaration ist entscheidend, wie die Spesen vergütet werden. Effektive Spesen und Einzelfallpauschalen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten, werden mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 deklariert; sonst sind sie betragsmässig anzugeben. Pauschalen für Zeitabschnitte stehen immer als Betrag in Ziffer 13.2. Mit einem genehmigten Spesenreglement entfällt die Angabe der effektiven Spesen, und in Ziffer 15 wird der Genehmigungsvermerk angebracht.
02.Was deklariert werden muss
Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (Stand 2026) unterscheidet drei Kategorien von Spesen, die jeweils in unterschiedlichen Ziffern des Lohnausweises erscheinen. Die korrekte Zuordnung ist zwingend, da die Steuerbehörden die Angaben maschinell prüfen.
Spesenarten und ihre Deklaration im Lohnausweis
Für Einzelfallpauschalen gelten die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung: bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) und Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag; eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Das SSK-Muster-Spesenreglement sieht pauschal CHF 15 für das Frühstück, CHF 30 für das Mittagessen und CHF 35 für das Abendessen vor. Die Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge beträgt höchstens CHF 0.75 pro Kilometer. Übliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr müssen nicht deklariert werden.
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Mehr erfahren →03.Häufige Jahresabschluss-Fehler
In der Praxis treten beim Jahresabschluss regelmässig dieselben Fehler auf. Die meisten lassen sich durch klare interne Fristen und eine systematische Prüfung vor dem Versand des Lohnausweises vermeiden.
- Spät eingereichte Spesen nicht berücksichtigt: Mitarbeitende reichen Belege aus November oder Dezember erst im Januar ein. Diese Spesen gehören ins alte Kalenderjahr, werden aber häufig übersehen, weil der Lohnausweis bereits erstellt wurde.
- Nachtragslieferungen nach Lohnausweis-Versand: Kreditkartenabrechnungen oder Hotelrechnungen treffen nach dem Versand des Lohnausweises ein. Ohne Korrektur fehlen diese Beträge in der Deklaration.
- Rückstellungen vergessen: Für bekannte, aber noch nicht abgerechnete Spesen (z.B. Dezember-Reisen) müssen Rückstellungen gebildet werden. Fehlen diese, stimmt der Lohnausweis nicht mit der Buchhaltung überein.
- Falsche Zuordnung der Ziffern: Pauschalen für Zeitabschnitte werden mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 statt als Betrag in Ziffer 13.2 deklariert, oder das Kreuz wird trotz genehmigtem Reglement gesetzt. Dies führt zu Rückfragen der Steuerverwaltung und kann Aufrechnungen auslösen.
04.Korrekturmöglichkeiten
Fehler im Lohnausweis lassen sich korrigieren – der Zeitpunkt bestimmt das Vorgehen. Die ESTV unterscheidet zwischen Korrekturen vor und nach der Einreichungsfrist.
Korrekturfristen und Vorgehen
Bei einer Korrektur ist im neuen Lohnausweis in Ziffer 15 der Vermerk «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» anzubringen (Rz 65 der Wegleitung). Stellen Sie den korrigierten Lohnausweis dem Mitarbeitenden und der Steuerverwaltung zu.
05.Spesen im Lohnausweis korrekt abschliessen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf richtet sich an HR-Verantwortliche und Lohnbuchhaltungen, die den Jahresabschluss der Spesen im Lohnausweis systematisch und fehlerfrei durchführen möchten. Beginnen Sie spätestens Anfang Dezember mit der Vorbereitung.
Schritt 1: Interne Einreichungsfrist für Spesen kommunizieren
Informieren Sie alle Mitarbeitenden spätestens Anfang Dezember über die interne Einreichungsfrist für Spesenabrechnungen. Eine bewährte Frist ist der 15. Dezember. So bleibt genügend Zeit, um alle Belege zu prüfen und die Beträge in die Lohnbuchhaltung zu übernehmen.
- Rundmail an alle Mitarbeitenden mit Hinweis auf die Einreichungsfrist versenden.
- Vorgesetzte bitten, ihre Teams an ausstehende Spesenabrechnungen zu erinnern.
- Auf offene Kreditkartenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen hinweisen.
Schritt 2: Offene Spesenabrechnungen prüfen und nachfordern
Nach Ablauf der internen Frist prüfen Sie, welche Mitarbeitenden noch offene Spesenabrechnungen haben. Gleichen Sie die eingereichten Abrechnungen mit den bekannten Geschäftsreisen und Projekten ab. Fehlende Abrechnungen sind aktiv nachzufordern.
Für Spesen, die bekannt, aber noch nicht abgerechnet sind (z.B. eine Dezember-Reise, deren Hotelrechnung noch aussteht), bilden Sie eine Rückstellung in der Buchhaltung. Diese Rückstellung stellt sicher, dass der Lohnausweis den tatsächlichen Jahresbetrag widerspiegelt.
Schritt 3: Spesenarten identifizieren und Jahresbeträge zusammenstellen
Stellen Sie pro Mitarbeitenden eine Übersicht aller Spesenerstattungen des Kalenderjahres zusammen. Unterscheiden Sie dabei klar zwischen Effektivspesen, Pauschalspesen und Naturalleistungen, da diese in unterschiedlichen Ziffern des Lohnausweises erscheinen.
Zuordnung der Spesenarten zu Lohnausweis-Ziffern
Schritt 4: Effektivspesen in Ziffer 13.1 eintragen
Tragen Sie die erstatteten Effektivspesen pro Mitarbeitenden in Ziffer 13.1 ein: Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in Ziffer 13.1.1, übrige effektive Spesen (z. B. Spesen für externen Arbeitsplatz) in Ziffer 13.1.2. Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, entfällt die Angabe der effektiven Spesen; in Ziffer 15 wird der Genehmigungsvermerk angebracht.
Achten Sie bei pauschalen Repräsentationsspesen (Ziffer 13.2.1) auf die SSK-Richtlinien: Übersteigen diese CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, wobei der Maximalansatz bei CHF 24'000 pro Jahr liegt. Höhere Beträge sind separat zu begründen und können von der Steuerverwaltung als verdeckte Lohnbestandteile qualifiziert werden.
Schritt 5: Pauschalspesen und Naturalleistungen korrekt deklarieren
Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Auto- oder Repräsentationspauschalen) tragen Sie als Jahresbetrag in Ziffer 13.2 ein – auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Verfügt Ihr Unternehmen über ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement, bringen Sie in Ziffer 15 den Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» an; in Ziffer 13.1.1 wird dann kein Kreuz gesetzt.
Die private Nutzung eines Geschäftswagens ist mit ihrem Jahreswert in Ziffer 2.2 zu erfassen; die Bewertung erfolgt gemäss den Ansätzen der ESTV-Wegleitung. Verbilligte Mahlzeiten in der Kantine werden mit einem Kreuz in Feld G vermerkt, ein Gratis-Parkplatz am Arbeitsort muss nicht deklariert werden. Übliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr müssen ebenfalls nicht deklariert werden.
Schritt 6: Lohnausweis prüfen und bis Ende Januar versenden
Prüfen Sie jeden Lohnausweis vor dem Versand auf Vollständigkeit und Konsistenz. Vergleichen Sie die deklarierten Spesenbeträge mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Stimmen die Beträge nicht überein, liegt ein Fehler vor, der vor dem Versand zu korrigieren ist.
- Kreuzprüfung: Summe der Spesenerstattungen im Lohnausweis mit dem Spesenkonto in der Buchhaltung abgleichen.
- Ziffernkontrolle: Prüfen, ob Effektivspesen, Pauschalspesen und Naturalleistungen in den richtigen Ziffern stehen.
- Reglement-Check: Sicherstellen, dass das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nur gesetzt ist, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, und dass bei genehmigtem Reglement stattdessen der Vermerk in Ziffer 15 steht.
- Versandfrist: Lohnausweise bis spätestens 31. Januar an alle Mitarbeitenden aushändigen.
Schritt 7: Korrekturen bis Ende Februar vornehmen
Stellen Sie nach dem Versand fest, dass ein Lohnausweis fehlerhaft ist – etwa weil nachträglich eingereichte Spesen fehlen –, erstellen Sie bis Ende Februar einen korrigierten Lohnausweis. Bringen Sie im neuen Lohnausweis in Ziffer 15 den Vermerk «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» an.
Senden Sie den korrigierten Lohnausweis an den betroffenen Mitarbeitenden. Beide Versionen – die ungültige und die korrigierte – sind zusätzlich der kantonalen Steuerverwaltung zuzustellen. Nach Ende Februar ist eine Korrektur nur noch über eine schriftliche Anfrage an die ESTV oder die kantonale Steuerverwaltung möglich.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Spät eingereichte Spesen nicht im Lohnausweis berücksichtigt
Mitarbeitende reichen Dezember-Spesen erst im Januar ein, der Lohnausweis ist aber bereits erstellt. Ohne Korrektur fehlen diese Beträge in der Deklaration, was bei einer Steuerprüfung zu Nachforderungen führen kann. Setzen Sie eine interne Einreichungsfrist bis Mitte Dezember und kommunizieren Sie diese frühzeitig.
Fehler 2: Pauschalspesen mit Kreuz statt Betrag deklariert
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 gilt nur für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten. Pauschalen für Zeitabschnitte müssen immer als Betrag in Ziffer 13.2 erscheinen, auch bei genehmigtem Reglement. Ein falsches Kreuz führt zu Rückfragen und kann Aufrechnungen auslösen.
Fehler 3: Rückstellungen für bekannte Spesen vergessen
Für Geschäftsreisen im Dezember, deren Rechnungen erst im Januar eintreffen, müssen Rückstellungen gebildet werden. Fehlen diese, weicht der Lohnausweis von der Finanzbuchhaltung ab. Gleichen Sie vor dem Jahresabschluss die offenen Reisen mit den eingegangenen Abrechnungen ab.
Fehler 4: Naturalleistungen nicht oder in falscher Ziffer deklariert
Die private Nutzung eines Geschäftswagens ist eine Naturalleistung und gehört in Ziffer 2.2 – nicht in Ziffer 13. Eine falsche Zuordnung verfälscht sowohl die Lohn- als auch die Spesendeklaration und löst Rückfragen der Steuerverwaltung aus.
Fehler 5: Korrektur nach Ende Februar ohne Kontaktaufnahme mit der Steuerverwaltung
Nach Ende Februar kann ein Lohnausweis nicht mehr einfach korrigiert und nachgereicht werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert, dass die Steuerverwaltung die Korrektur nicht berücksichtigt. Ab März ist eine schriftliche Anfrage an die ESTV oder die kantonale Steuerverwaltung erforderlich.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn spät eingereichte Spesen erst im März ankommen?
Spesen, die erst nach Ende Februar des Folgejahres eingereicht werden, können nicht mehr ohne weiteres im Lohnausweis des Vorjahres berücksichtigt werden. Sie müssen die zuständige kantonale Steuerverwaltung oder die ESTV schriftlich kontaktieren und einen korrigierten Lohnausweis einreichen. Alternativ kann der Betrag im laufenden Kalenderjahr verbucht werden, was steuerlich jedoch zu Abweichungen führt.
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis als Betrag angeben?
Ja, Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Auto- oder Repräsentationspauschalen) sind immer als Jahresbetrag in Ziffer 13.2 anzugeben – auch bei genehmigtem Spesenreglement (Rz 55 der Wegleitung). Ausgenommen sind Einzelfallpauschalen nach Rz 52, etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag: Werden alle Vorgaben eingehalten, genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1. Liegt ein genehmigtes Reglement vor, wird statt des Kreuzes in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht.
Bis wann muss der Lohnausweis den Mitarbeitenden zugestellt werden?
Der Lohnausweis muss bis spätestens 31. Januar des Folgejahres an die Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Diese Frist ergibt sich aus der Pflicht des Arbeitgebers, die Steuererklärung der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Viele Kantone setzen die Einreichungsfrist für die Steuererklärung auf den 31. März.
Wie korrigiere ich einen bereits versandten Lohnausweis?
Erstellen Sie einen neuen Lohnausweis und bringen Sie in Ziffer 15 den Vermerk «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» an (Rz 65 der Wegleitung). Bis Ende Februar des Folgejahres können Sie den korrigierten Lohnausweis direkt an den Mitarbeitenden und die Steuerverwaltung senden. Nach Ende Februar ist eine schriftliche Anfrage an die kantonale Steuerverwaltung erforderlich.
Gehört die Kilometerpauschale in Ziffer 13.1 oder 13.2?
Kilometerentschädigungen pro gefahrenen Kilometer sind effektive Spesen und gehören in Ziffer 13.1.1. Werden höchstens CHF 0.75 pro Kilometer vergütet und alle übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz; sonst ist der Betrag anzugeben. Eine pauschale monatliche Autopauschale gehört dagegen betragsmässig in Ziffer 13.2.2. Bei genehmigtem Spesenreglement entfällt die Angabe der effektiven Spesen, und in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk.