Spesen im Lohnausweis beim Jahresabschluss: Deklaration, Fristen und Korrekturen
Beim Jahresabschluss müssen alle Spesenerstattungen des Jahres im Lohnausweis vollständig deklariert sein – Korrekturen sind bis Ende Februar des Folgejahres möglich. Für HR-Abteilungen und Lohnbuchhaltungen ist der Dezember daher ein kritischer Monat: Fehlende oder falsch deklarierte Spesen führen zu Nachfragen der Steuerbehörden und können Aufrechnungen bei Mitarbeitenden auslösen. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises definiert verbindlich, welche Spesenarten in welchen Ziffern zu erfassen sind.
01.Spesen beim Jahresabschluss im Lohnausweis
Der Lohnausweis bildet sämtliche Lohnbestandteile und Nebenleistungen eines Kalenderjahres ab. Spesenerstattungen gehören dazu, unabhängig davon, ob sie effektiv oder pauschal vergütet wurden. Massgebend ist das Kalenderjahr: Alle Spesen, die im Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember ausbezahlt oder gutgeschrieben wurden, müssen im Lohnausweis des betreffenden Jahres erscheinen.
Der Stichtag für den Jahresabschluss ist der 31. Dezember. Arbeitgeber sind gemäss Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG verpflichtet, den Lohnausweis bis Ende Januar des Folgejahres an die Mitarbeitenden auszuhändigen. Korrekturen am bereits versandten Lohnausweis sind bis Ende Februar des Folgejahres möglich, indem ein korrigierter Lohnausweis erstellt und sowohl dem Mitarbeitenden als auch der Steuerverwaltung zugestellt wird.
Für die korrekte Deklaration ist entscheidend, ob das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Bei genehmigtem Reglement entfällt die Einzeldeklaration der Pauschalspesen – es genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Spesenerstattungen als Effektivspesen in Ziffer 13.2 ausgewiesen werden.
02.Was deklariert werden muss
Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (Stand 2026) unterscheidet drei Kategorien von Spesen, die jeweils in unterschiedlichen Ziffern des Lohnausweises erscheinen. Die korrekte Zuordnung ist zwingend, da die Steuerbehörden die Angaben maschinell prüfen.
Spesenarten und ihre Deklaration im Lohnausweis
Bei Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement sind die gängigen Ansätze gemäss SSK-Musterreglement 2026 massgebend: CHF 30.– pro Tag für Verpflegung und CHF 20.– pro Tag für Kleinspesen. Die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge beträgt seit dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Naturalgeschenke sind bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei.
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Mehr erfahren →03.Häufige Jahresabschluss-Fehler
In der Praxis treten beim Jahresabschluss regelmässig dieselben Fehler auf. Die meisten lassen sich durch klare interne Fristen und eine systematische Prüfung vor dem Versand des Lohnausweises vermeiden.
- Spät eingereichte Spesen nicht berücksichtigt: Mitarbeitende reichen Belege aus November oder Dezember erst im Januar ein. Diese Spesen gehören ins alte Kalenderjahr, werden aber häufig übersehen, weil der Lohnausweis bereits erstellt wurde.
- Nachtragslieferungen nach Lohnausweis-Versand: Kreditkartenabrechnungen oder Hotelrechnungen treffen nach dem Versand des Lohnausweises ein. Ohne Korrektur fehlen diese Beträge in der Deklaration.
- Rückstellungen vergessen: Für bekannte, aber noch nicht abgerechnete Spesen (z.B. Dezember-Reisen) müssen Rückstellungen gebildet werden. Fehlen diese, stimmt der Lohnausweis nicht mit der Buchhaltung überein.
- Falsche Zuordnung der Ziffern: Pauschalspesen werden in Ziffer 13.2 statt mit Kreuz in 13.1.1 deklariert oder umgekehrt. Dies führt zu Rückfragen der Steuerverwaltung und kann Aufrechnungen auslösen.
04.Korrekturmöglichkeiten
Fehler im Lohnausweis lassen sich korrigieren – der Zeitpunkt bestimmt das Vorgehen. Die ESTV unterscheidet zwischen Korrekturen vor und nach der Einreichungsfrist.
Korrekturfristen und Vorgehen
Bei einer Korrektur ist der ursprüngliche Lohnausweis als ungültig zu kennzeichnen. Der korrigierte Lohnausweis muss mit dem Vermerk «korrigiert» versehen werden. Beide Versionen – die ungültige und die korrigierte – sind der Steuerverwaltung zuzustellen. Mitarbeitende erhalten nur den korrigierten Lohnausweis.
05.Spesen im Lohnausweis korrekt abschliessen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf richtet sich an HR-Verantwortliche und Lohnbuchhaltungen, die den Jahresabschluss der Spesen im Lohnausweis systematisch und fehlerfrei durchführen möchten. Beginnen Sie spätestens Anfang Dezember mit der Vorbereitung.
Schritt 1: Interne Einreichungsfrist für Spesen kommunizieren
Informieren Sie alle Mitarbeitenden spätestens Anfang Dezember über die interne Einreichungsfrist für Spesenabrechnungen. Eine bewährte Frist ist der 15. Dezember. So bleibt genügend Zeit, um alle Belege zu prüfen und die Beträge in die Lohnbuchhaltung zu übernehmen.
- Rundmail an alle Mitarbeitenden mit Hinweis auf die Einreichungsfrist versenden.
- Vorgesetzte bitten, ihre Teams an ausstehende Spesenabrechnungen zu erinnern.
- Auf offene Kreditkartenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen hinweisen.
Schritt 2: Offene Spesenabrechnungen prüfen und nachfordern
Nach Ablauf der internen Frist prüfen Sie, welche Mitarbeitenden noch offene Spesenabrechnungen haben. Gleichen Sie die eingereichten Abrechnungen mit den bekannten Geschäftsreisen und Projekten ab. Fehlende Abrechnungen sind aktiv nachzufordern.
Für Spesen, die bekannt, aber noch nicht abgerechnet sind (z.B. eine Dezember-Reise, deren Hotelrechnung noch aussteht), bilden Sie eine Rückstellung in der Buchhaltung. Diese Rückstellung stellt sicher, dass der Lohnausweis den tatsächlichen Jahresbetrag widerspiegelt.
Schritt 3: Spesenarten identifizieren und Jahresbeträge zusammenstellen
Stellen Sie pro Mitarbeitenden eine Übersicht aller Spesenerstattungen des Kalenderjahres zusammen. Unterscheiden Sie dabei klar zwischen Effektivspesen, Pauschalspesen und Naturalleistungen, da diese in unterschiedlichen Ziffern des Lohnausweises erscheinen.
Zuordnung der Spesenarten zu Lohnausweis-Ziffern
Schritt 4: Effektivspesen in Ziffer 13.2 eintragen
Tragen Sie den Jahresbetrag aller erstatteten Effektivspesen pro Mitarbeitenden in Ziffer 13.2 des Lohnausweises ein. Der Betrag umfasst sämtliche belegbasierten Erstattungen: Reisekosten, Verpflegung, Unterkunft, Repräsentationsauslagen und weitere geschäftlich bedingte Auslagen.
Achten Sie bei Repräsentationsspesen auf die Grenzwerte: Übersteigen diese CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, wobei das absolute Maximum bei CHF 24'000 pro Jahr liegt. Höhere Beträge sind separat zu begründen und können von der Steuerverwaltung als verdeckte Lohnbestandteile qualifiziert werden.
Schritt 5: Pauschalspesen und Naturalleistungen korrekt deklarieren
Verfügt Ihr Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, setzen Sie in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz. Eine Betragsangabe ist in diesem Fall nicht erforderlich. Ohne genehmigtes Reglement tragen Sie den Jahresbetrag der Pauschalen in Ziffer 13.2 ein.
Naturalleistungen wie die private Nutzung eines Geschäftswagens, Gratisparkplätze oder verbilligte Mahlzeiten in der Kantine sind mit ihrem Jahreswert in Ziffer 2.2 zu erfassen. Die Bewertung erfolgt gemäss den Ansätzen der ESTV-Wegleitung. Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr sind steuerfrei und müssen nicht deklariert werden.
Schritt 6: Lohnausweis prüfen und bis Ende Januar versenden
Prüfen Sie jeden Lohnausweis vor dem Versand auf Vollständigkeit und Konsistenz. Vergleichen Sie die deklarierten Spesenbeträge mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Stimmen die Beträge nicht überein, liegt ein Fehler vor, der vor dem Versand zu korrigieren ist.
- Kreuzprüfung: Summe der Spesenerstattungen im Lohnausweis mit dem Spesenkonto in der Buchhaltung abgleichen.
- Ziffernkontrolle: Prüfen, ob Effektivspesen, Pauschalspesen und Naturalleistungen in den richtigen Ziffern stehen.
- Reglement-Check: Sicherstellen, dass das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nur gesetzt ist, wenn ein genehmigtes Reglement vorliegt.
- Versandfrist: Lohnausweise bis spätestens 31. Januar an alle Mitarbeitenden aushändigen.
Schritt 7: Korrekturen bis Ende Februar vornehmen
Stellen Sie nach dem Versand fest, dass ein Lohnausweis fehlerhaft ist – etwa weil nachträglich eingereichte Spesen fehlen –, erstellen Sie bis Ende Februar einen korrigierten Lohnausweis. Kennzeichnen Sie den neuen Lohnausweis mit dem Vermerk «korrigiert» und den ursprünglichen als «ungültig».
Senden Sie den korrigierten Lohnausweis an den betroffenen Mitarbeitenden. Beide Versionen – die ungültige und die korrigierte – sind zusätzlich der kantonalen Steuerverwaltung zuzustellen. Nach Ende Februar ist eine Korrektur nur noch über eine schriftliche Anfrage an die ESTV oder die kantonale Steuerverwaltung möglich.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Spät eingereichte Spesen nicht im Lohnausweis berücksichtigt
Mitarbeitende reichen Dezember-Spesen erst im Januar ein, der Lohnausweis ist aber bereits erstellt. Ohne Korrektur fehlen diese Beträge in der Deklaration, was bei einer Steuerprüfung zu Nachforderungen führen kann. Setzen Sie eine interne Einreichungsfrist bis Mitte Dezember und kommunizieren Sie diese frühzeitig.
Fehler 2: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement mit Kreuz in 13.1.1 deklariert
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 darf nur gesetzt werden, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne Genehmigung müssen Pauschalspesen als Betrag in Ziffer 13.2 erscheinen. Ein falsches Kreuz kann zur Aufrechnung der gesamten Pauschalen als Lohnbestandteil führen.
Fehler 3: Rückstellungen für bekannte Spesen vergessen
Für Geschäftsreisen im Dezember, deren Rechnungen erst im Januar eintreffen, müssen Rückstellungen gebildet werden. Fehlen diese, weicht der Lohnausweis von der Finanzbuchhaltung ab. Gleichen Sie vor dem Jahresabschluss die offenen Reisen mit den eingegangenen Abrechnungen ab.
Fehler 4: Naturalleistungen nicht oder in falscher Ziffer deklariert
Die private Nutzung eines Geschäftswagens oder ein Gratisparkplatz sind Naturalleistungen und gehören in Ziffer 2.2 – nicht in Ziffer 13.2. Eine falsche Zuordnung verfälscht sowohl die Lohn- als auch die Spesendeklaration und löst Rückfragen der Steuerverwaltung aus.
Fehler 5: Korrektur nach Ende Februar ohne Kontaktaufnahme mit der Steuerverwaltung
Nach Ende Februar kann ein Lohnausweis nicht mehr einfach korrigiert und nachgereicht werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert, dass die Steuerverwaltung die Korrektur nicht berücksichtigt. Ab März ist eine schriftliche Anfrage an die ESTV oder die kantonale Steuerverwaltung erforderlich.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn spät eingereichte Spesen erst im März ankommen?
Spesen, die erst nach Ende Februar des Folgejahres eingereicht werden, können nicht mehr ohne weiteres im Lohnausweis des Vorjahres berücksichtigt werden. Sie müssen die zuständige kantonale Steuerverwaltung oder die ESTV schriftlich kontaktieren und einen korrigierten Lohnausweis einreichen. Alternativ kann der Betrag im laufenden Kalenderjahr verbucht werden, was steuerlich jedoch zu Abweichungen führt.
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis als Betrag angeben?
Nur wenn kein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Bei genehmigtem Reglement genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 – eine Betragsangabe ist nicht nötig. Ohne genehmigtes Reglement müssen die Pauschalen als Jahresbetrag in Ziffer 13.2 deklariert werden.
Bis wann muss der Lohnausweis den Mitarbeitenden zugestellt werden?
Der Lohnausweis muss bis spätestens 31. Januar des Folgejahres an die Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Diese Frist ergibt sich aus der Pflicht des Arbeitgebers, die Steuererklärung der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Viele Kantone setzen die Einreichungsfrist für die Steuererklärung auf den 31. März.
Wie korrigiere ich einen bereits versandten Lohnausweis?
Erstellen Sie einen neuen Lohnausweis mit dem Vermerk «korrigiert» und kennzeichnen Sie den ursprünglichen als «ungültig». Bis Ende Februar des Folgejahres können Sie den korrigierten Lohnausweis direkt an den Mitarbeitenden und die Steuerverwaltung senden. Nach Ende Februar ist eine schriftliche Anfrage an die ESTV oder kantonale Steuerverwaltung erforderlich.
Gehört die Kilometerpauschale in Ziffer 13.1 oder 13.2?
Das hängt vom Spesenreglement ab. Ist die Kilometerpauschale Bestandteil eines genehmigten Spesenreglements, wird sie durch das Kreuz in Ziffer 13.1.1 abgedeckt. Ohne genehmigtes Reglement ist der Jahresbetrag der Kilometerentschädigungen in Ziffer 13.2 als Effektivspesen zu deklarieren. Der Ansatz beträgt seit 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.