MWST Kreditkartenabrechnung als Beleg: Pflichtangaben, Ausnahmen und Vorsteuerabzug
Eine Kreditkartenabrechnung reicht allein nicht als MWST-konformer Beleg. Sie dokumentiert zwar die Zahlung, enthält aber fast nie die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetragsausweis. Wer den Vorsteuerabzug sichern will, muss zusätzlich die Originalrechnung oder den Kassenbon aufbewahren.
Art. 26 MWSTG definiert abschliessend, welche Angaben ein Beleg enthalten muss, damit die ESTV den Vorsteuerabzug anerkennt. Kreditkartenherausgeber sind nicht verpflichtet, diese Informationen auf ihren Abrechnungen auszuweisen — und tun es in der Praxis auch nicht.
01.Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG im Vergleich
Art. 26 MWSTG legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die folgende Tabelle zeigt, welche dieser Pflichtangaben auf einer typischen Kreditkartenabrechnung vorhanden sind und welche fehlen.
Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG: Kreditkartenabrechnung vs. Originalrechnung
In der Praxis fehlen auf Kreditkartenabrechnungen mindestens drei zentrale Angaben: die MWST-Nummer, der Steuersatz und der Steuerbetrag. Bereits das Fehlen einer einzigen Pflichtangabe kann dazu führen, dass die ESTV den Vorsteuerabzug verweigert. Bei Beträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG, doch auch hier muss der Steuersatz erkennbar sein.
02.Ausnahme: Kreditkartenabrechnung mit vollständigen Angaben
Theoretisch kann eine Kreditkartenabrechnung als alleiniger MWST-Beleg dienen, wenn sie sämtliche Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG enthält. In der Praxis kommt das bei Schweizer Kreditkartenherausgebern praktisch nicht vor. Weder Visa, Mastercard noch American Express weisen auf ihren Monatsabrechnungen die MWST-Nummer des Händlers oder den anwendbaren Steuersatz aus.
Einzelne spezialisierte Firmenkreditkarten-Anbieter reichern Transaktionsdaten mit zusätzlichen Informationen an. Selbst in diesen Fällen sollte geprüft werden, ob tatsächlich alle Pflichtangaben lückenlos vorhanden sind. Im Zweifelsfall gilt: Originalbeleg aufbewahren.
- Vollständige Pflichtangaben vorhanden: Die Kreditkartenabrechnung kann als alleiniger Beleg dienen. Dieser Fall ist in der Praxis äusserst selten.
- Pflichtangaben fehlen teilweise: Die Kreditkartenabrechnung dient nur als Zahlungsnachweis. Zusätzlich muss die Originalrechnung oder der Kassenbon vorliegen.
- Kleinbetragsrechnung bis CHF 400: Vereinfachte Anforderungen gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Dennoch muss der Steuersatz erkennbar sein, was auf Kreditkartenabrechnungen regelmässig fehlt.
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Mehr erfahren →03.Vorsteuerabzug sichern: Originalbeleg richtig aufbewahren
Wer eine Firmenkreditkarte nutzt, muss für jede geschäftliche Transaktion den Originalbeleg separat aufbewahren. Die Kreditkartenabrechnung ergänzt den Beleg als Zahlungsnachweis, ersetzt ihn aber nicht. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 70 Abs. 2 MWSTG zehn Jahre ab Ende der Steuerperiode.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 185 mit der Firmenkreditkarte. Auf der Monatsabrechnung erscheint lediglich der Restaurantname und der Betrag. Für den Vorsteuerabzug von CHF 14.26 (bei 8,1 % MWST) muss die Originalquittung des Restaurants vorliegen, die MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag ausweist.
- Kassenbon sofort sichern: Thermopapier-Belege verblassen oft innerhalb weniger Monate. Scannen oder fotografieren Sie den Beleg am Tag des Erhalts.
- Beleg der Transaktion zuordnen: Verknüpfen Sie jeden Originalbeleg mit der entsprechenden Kreditkartentransaktion. Das erleichtert die Zuordnung bei einer MWST-Revision.
- Digitale Kopie erstellen: Digitale Belege sind gemäss GeBüV gleichwertig, sofern sie die Integrität und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleisten.
- Fehlende Belege nachfordern: Ist ein Originalbeleg verloren gegangen, kann beim Händler eine Rechnungskopie angefordert werden. Die Kreditkartenabrechnung allein genügt nicht.
04.Kreditkartenabrechnung als Zahlungsnachweis: Was sie trotzdem leistet
Auch wenn die Kreditkartenabrechnung keinen MWST-Beleg ersetzt, hat sie eine wichtige Funktion: Sie dokumentiert, dass eine Zahlung tatsächlich stattgefunden hat, und belegt den Zahlungsfluss. Bei der Spesenabrechnung dient sie als Nachweis, dass der Mitarbeitende die Auslage tatsächlich getätigt hat.
Funktion der Kreditkartenabrechnung vs. Originalbeleg
In der Praxis empfiehlt es sich, Kreditkartenabrechnung und Originalbeleg gemeinsam abzulegen. So ist bei einer MWST-Kontrolle sowohl der Leistungsnachweis als auch der Zahlungsfluss lückenlos dokumentiert. Viele Unternehmen nutzen dafür digitale Spesenlösungen, die Kreditkartentransaktionen automatisch mit den eingescannten Belegen verknüpfen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung als alleinigen MWST-Beleg verwenden
Viele Mitarbeitende reichen nur die Kreditkartenabrechnung ein und entsorgen den Kassenbon. Ohne Originalbeleg mit MWST-Nummer und Steuersatz ist der Vorsteuerabzug verloren. Schulen Sie Mitarbeitende darin, Belege sofort zu scannen oder zu fotografieren.
Fehler 2: Thermopapier-Belege nicht rechtzeitig digitalisieren
Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft innerhalb von drei bis sechs Monaten bis zur Unleserlichkeit. Wird der Beleg erst Monate später für die Buchhaltung benötigt, ist er möglicherweise nicht mehr lesbar. Belege sollten am Tag des Erhalts digital gesichert werden.
Fehler 3: Fehlende Zuordnung zwischen Transaktion und Beleg
Wenn Originalbelege nicht den einzelnen Kreditkartentransaktionen zugeordnet werden, entsteht bei einer MWST-Revision ein erheblicher Nachweisaufwand. Jeder Beleg sollte mit Datum, Betrag und Transaktionsreferenz verknüpft sein.
Fehler 4: Vorsteuerabzug bei fehlender MWST-Nummer geltend machen
Manche Unternehmen buchen den Vorsteuerabzug, obwohl auf dem einzigen vorhandenen Beleg — der Kreditkartenabrechnung — keine MWST-Nummer des Leistungserbringers steht. Bei einer Kontrolle fordert die ESTV die Vorsteuer zurück, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 5: Ausländische Kreditkartentransaktionen ohne Originalbeleg verbuchen
Bei Geschäftsreisen ins Ausland gehen Belege besonders häufig verloren. Für den Vorsteuerabzug auf Schweizer Leistungen und für die korrekte Verbuchung ausländischer Leistungen ist der Originalbeleg dennoch unerlässlich. Fordern Sie im Zweifelsfall beim Händler eine Rechnungskopie an.
06.Häufige Fragen
Kann ich den Vorsteuerabzug mit einer Kreditkartenabrechnung geltend machen?
Nein, eine Kreditkartenabrechnung allein genügt nicht für den Vorsteuerabzug. Es fehlen die Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG, insbesondere die MWST-Nummer des Leistungserbringers und der anwendbare Steuersatz. Sie benötigen zusätzlich die Originalrechnung oder den Kassenbon.
Was mache ich, wenn ich den Originalbeleg zu einer Kreditkartenzahlung verloren habe?
Fordern Sie beim Händler eine Rechnungskopie an. Viele Händler können Duplikate ausstellen, die als vollwertiger Beleg gelten. Die Kreditkartenabrechnung allein ersetzt den fehlenden Beleg nicht, kann aber als Anhaltspunkt für die Nachforderung dienen.
Gilt die Kreditkartenabrechnung bei Kleinbeträgen unter CHF 400 als Beleg?
Auch bei Kleinbetragsrechnungen unter CHF 400 muss der Steuersatz auf dem Beleg erkennbar sein. Kreditkartenabrechnungen weisen den Steuersatz nicht aus. Die vereinfachten Anforderungen nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG ändern daran nichts.
Wie lange muss ich Kreditkartenabrechnungen und Belege aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 70 Abs. 2 MWSTG zehn Jahre ab Ende der Steuerperiode. Das gilt sowohl für die Kreditkartenabrechnung als auch für den Originalbeleg. Digitale Kopien sind zulässig, sofern Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind.
Reicht ein Foto des Kassenbons als MWST-Beleg?
Ja, ein Foto oder Scan des Kassenbons ist als digitaler Beleg zulässig, sofern er die Anforderungen der GeBüV erfüllt. Die Aufnahme muss lesbar sein, alle Pflichtangaben vollständig abbilden und über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert abrufbar bleiben.
Muss ich bei einer Firmenkreditkarte jeden einzelnen Beleg aufbewahren?
Ja, für jede geschäftliche Transaktion auf der Firmenkreditkarte muss ein separater Originalbeleg vorliegen. Die Monatsabrechnung der Kreditkarte dokumentiert nur den Zahlungsfluss und ersetzt die einzelnen Belege nicht. Ohne Originalbelege ist weder der Vorsteuerabzug noch die korrekte Verbuchung gesichert.