MWST und Kreditkartenabrechnung: Vorsteuerabzug, Originalbeleg, Zahlungsnachweis
Eine Kreditkartenabrechnung enthält keine MWST-Angaben und reicht nicht als Beleg für den Vorsteuerabzug – dazu braucht es den Originalbeleg des Leistungserbringers mit MWST-Ausweis. In der Praxis wird diese Unterscheidung häufig übersehen, was bei Revisionen zu Korrekturen und Nachforderungen führt. Die folgenden Abschnitte klären, welche Funktion die Kreditkartenabrechnung tatsächlich hat, welche Belege zusätzlich nötig sind und wie digitale Belegservices einzuordnen sind.
01.Warum die Kreditkartenabrechnung nicht genügt
Die Kreditkartenabrechnung ist ein Dokument des Kartenherausgebers, nicht des Leistungserbringers. Sie dokumentiert, dass eine Zahlung stattgefunden hat, sagt aber nichts über die Art der bezogenen Leistung oder die steuerliche Behandlung aus. Art. 26 MWSTG verlangt für den Vorsteuerabzug einen Beleg, der unter anderem die MWST-Nummer des Leistungserbringers, die Art der Leistung und den ausgewiesenen Steuerbetrag enthält. Keine dieser Angaben findet sich auf einer Kreditkartenabrechnung.
Kreditkartenabrechnung vs. Originalbeleg: Welche Angaben sind enthalten?
Ein Beispiel verdeutlicht die Konsequenz: Ein Mitarbeitender bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 120.– mit der Firmenkreditkarte. Die Kreditkartenabrechnung zeigt lediglich den Betrag und den Restaurantnamen. Ohne die Originalquittung mit MWST-Ausweis (CHF 120.– inkl. 8.1 % MWST = CHF 8.99 Vorsteuer) geht der Vorsteuerabzug verloren.
02.Was zusätzlich nötig ist
Damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, muss der Originalbeleg des Leistungserbringers vorliegen. Das ist die Quittung, Rechnung oder Kassenbon, die direkt vom Anbieter der Leistung ausgestellt wurde. Zusammen mit der Kreditkartenabrechnung ergibt sich ein vollständiger Nachweis: Der Originalbeleg dokumentiert die Leistung und die MWST, die Kreditkartenabrechnung bestätigt die Zahlung.
- Originalbeleg (Quittung oder Rechnung): Muss die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG enthalten: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie MWST-Satz und Steuerbetrag.
- Kreditkartenabrechnung als Ergänzung: Dient als Zahlungsnachweis und ordnet die Transaktion dem Unternehmen zu. Besonders bei Firmenkreditkarten erleichtert sie die Zuordnung zur Kostenstelle.
- Firmenkreditkarte: Auch bei einer auf das Unternehmen lautenden Kreditkarte gelten dieselben Anforderungen. Die Karte ändert nichts an der MWST-Belegpflicht – der Originalbeleg bleibt zwingend.
In der Praxis empfiehlt es sich, den Originalbeleg unmittelbar nach der Transaktion zu sichern. Wer Spesen digital erfasst, fotografiert die Quittung am besten direkt vor Ort und verknüpft sie mit der Kreditkartentransaktion. So entsteht ein lückenloser Nachweis, der sowohl die Buchhaltung als auch eine allfällige MWST-Revision besteht.
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Mehr erfahren →03.Was die Kreditkartenabrechnung belegen kann
Auch wenn die Kreditkartenabrechnung für den Vorsteuerabzug nicht genügt, hat sie durchaus einen Belegwert. Als Zahlungsnachweis dokumentiert sie, dass eine Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat, wann und in welcher Höhe. Das ist insbesondere dann relevant, wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist.
Belegwert der Kreditkartenabrechnung bei fehlendem Originalbeleg
Geht der Originalbeleg verloren, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser enthält Datum, Betrag, Geschäftszweck und den Vermerk, dass der Originalbeleg fehlt. Die Kreditkartenabrechnung stützt den Eigenbeleg als unabhängiger Zahlungsnachweis. Der Vorsteuerabzug bleibt in diesem Fall trotzdem ausgeschlossen, aber der Aufwand kann für die Gewinnsteuer geltend gemacht werden.
04.Digitalquittung via Bank-App
Einige Schweizer Banken und Kreditkartenherausgeber bieten inzwischen digitale Belegservices an. Dabei werden Transaktionen in der Banking-App mit zusätzlichen Informationen angereichert, etwa dem Händlerlogo, einer Kategorisierung oder einem Link zum digitalen Kassenbon. Diese Services erleichtern die Zuordnung von Ausgaben und können die Spesenerfassung beschleunigen.
Für die MWST-Anforderungen ändern diese digitalen Zusatzinformationen jedoch nichts. Auch ein in der Bank-App hinterlegter Beleg erfüllt die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG nur dann, wenn er tatsächlich vom Leistungserbringer stammt und alle erforderlichen Angaben enthält – insbesondere die MWST-Nummer und den Steuerbetrag. Ein von der Bank generiertes Transaktionsdokument ist kein Ersatz für den Originalbeleg des Händlers oder Dienstleisters.
- Digitaler Kassenbon via App: Wird vom Leistungserbringer ausgestellt und über die Bank-App zugestellt. Enthält er alle MWST-Pflichtangaben, gilt er als vollwertiger Originalbeleg.
- Transaktionsdetail der Bank: Wird vom Kartenherausgeber generiert und enthält keine MWST-Angaben. Gilt nicht als Originalbeleg und reicht nicht für den Vorsteuerabzug.
Die Unterscheidung ist entscheidend: Nur wenn der digitale Beleg tatsächlich vom Leistungserbringer stammt und die gesetzlichen Pflichtangaben aufweist, ist er MWST-konform. Die blosse Tatsache, dass ein Beleg digital vorliegt, sagt nichts über seine steuerliche Gültigkeit aus.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung als einzigen Beleg einreichen
Viele Mitarbeitende reichen nur die Kreditkartenabrechnung ein und verzichten auf den Originalbeleg. Die Folge: Der Vorsteuerabzug entfällt vollständig. Stellen Sie sicher, dass Ihr Spesenreglement die Einreichung des Originalbelegs ausdrücklich verlangt.
Fehler 2: Originalbeleg nicht sofort sichern
Papierquittungen verblassen oder gehen verloren, wenn sie nicht zeitnah digitalisiert werden. Fotografieren Sie den Beleg direkt nach der Transaktion und verknüpfen Sie ihn mit der Kreditkartenbuchung, um Lücken zu vermeiden.
Fehler 3: Bankseitiges Transaktionsdetail mit Originalbeleg verwechseln
Die erweiterten Transaktionsdetails in Banking-Apps wirken wie ein vollständiger Beleg, stammen aber vom Kartenherausgeber und enthalten keine MWST-Angaben. Prüfen Sie bei jedem digitalen Beleg, ob er tatsächlich vom Leistungserbringer ausgestellt wurde.
Fehler 4: Eigenbeleg ohne Kreditkartenabrechnung erstellen
Ein Eigenbeleg bei verlorenem Originalbeleg ist nur glaubwürdig, wenn er durch einen unabhängigen Zahlungsnachweis gestützt wird. Ohne die Kreditkartenabrechnung als Ergänzung fehlt dem Eigenbeleg die nötige Beweiskraft gegenüber der Steuerbehörde.
Fehler 5: Vorsteuerabzug trotz fehlendem Originalbeleg buchen
Wird der Vorsteuerabzug ohne MWST-konformen Beleg gebucht, droht bei einer Revision eine Nachforderung zuzüglich Verzugszins. Buchen Sie den Aufwand in solchen Fällen brutto ohne Vorsteuerabzug und dokumentieren Sie den Grund.
06.Häufige Fragen
Akzeptiert das Steueramt eine Kreditkartenabrechnung als einzigen Beleg?
Nein. Für den Vorsteuerabzug verlangt die ESTV einen Beleg mit den Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG, insbesondere MWST-Nummer und Steuerbetrag. Die Kreditkartenabrechnung enthält diese Angaben nicht. Als Kostennachweis für die Gewinnsteuer kann sie hingegen unter Umständen genügen.
Kann ich den Vorsteuerabzug nachträglich geltend machen, wenn ich den Originalbeleg später finde?
Ja, sofern die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der Vorsteuerabzug kann in der Abrechnungsperiode korrigiert werden, in der der Beleg vorliegt. Reichen Sie den Originalbeleg zusammen mit der entsprechenden Kreditkartentransaktion ein.
Reicht ein Screenshot der Kreditkarten-App als Beleg?
Ein Screenshot der Kreditkarten-App hat denselben Belegwert wie die gedruckte Kreditkartenabrechnung: Er dient als Zahlungsnachweis, genügt aber nicht für den Vorsteuerabzug. Entscheidend ist, ob der abgebildete Beleg vom Leistungserbringer stammt und alle MWST-Pflichtangaben enthält.
Was mache ich, wenn der Händler keine Quittung ausgestellt hat?
Fordern Sie nachträglich eine Rechnung beim Leistungserbringer an. Ist das nicht möglich, erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Geschäftszweck und dem Vermerk, dass kein Originalbeleg erhältlich ist. Der Vorsteuerabzug entfällt in diesem Fall, der Aufwand bleibt aber als Geschäftskosten abziehbar.
Gelten bei einer Firmenkreditkarte andere MWST-Regeln als bei einer privaten Karte?
Nein. Die MWST-Belegpflichten sind identisch, unabhängig davon, ob die Karte auf das Unternehmen oder auf eine Privatperson lautet. In beiden Fällen ist der Originalbeleg des Leistungserbringers mit MWST-Ausweis erforderlich.