MWST bei Spesen: Vorsteuerabzug, Sätze und Grenzfälle
Vorsteuerabzug auf Spesen ist möglich, wenn ein MWST-Beleg vorliegt, die Ausgabe betrieblich ist und der Arbeitgeber der MWST untersteht. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 28 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG), der die Voraussetzungen für den Abzug der Vorsteuer abschliessend regelt. Fehlerhafte oder fehlende Belege führen bei einer ESTV-Kontrolle zur Aufrechnung der geltend gemachten Vorsteuer — inklusive Verzugszins.
01.Grundprinzip Vorsteuerabzug auf Spesen
Art. 28 Abs. 1 MWSTG gewährt steuerpflichtigen Personen das Recht, die ihnen in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abzuziehen. Damit ein Unternehmen die auf Geschäftsspesen bezahlte MWST zurückfordern kann, müssen drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Fehlt auch nur eine davon, entfällt der Abzug vollständig für die betreffende Ausgabe.
- MWST-Pflicht des Unternehmens: Nur wer im MWST-Register der ESTV eingetragen ist und regelmässig MWST-Abrechnungen einreicht, darf Vorsteuer geltend machen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100 000, die von der Steuerpflicht befreit sind, haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.
- Formgültiger Beleg mit MWST-Ausweis: Der Beleg muss den Namen und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, das Entgelt und den MWST-Betrag oder den MWST-Satz enthalten. Kassenbons unter CHF 400 geniessen vereinfachte Anforderungen (Art. 26 Abs. 2 MWSTG), müssen aber dennoch die MWST separat ausweisen.
- Betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfallen. Private Anteile sind auszuscheiden. Bei gemischt genutzten Leistungen ist eine sachgerechte Aufteilung vorzunehmen.
Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter tankt für CHF 80.00 (inkl. CHF 5.99 MWST zu 8,1 %). Das Unternehmen ist MWST-pflichtig, die Tankquittung weist die MWST korrekt aus und die Fahrt dient einem Kundenbesuch. Alle drei Voraussetzungen sind erfüllt — die CHF 5.99 können als Vorsteuer abgezogen werden.
02.Häufige Spesenarten und ihre MWST-Sätze
Die Schweiz kennt seit dem 1. Januar 2024 drei MWST-Sätze: den Normalsatz von 8,1 %, den Sondersatz für Beherbergung von 3,8 % und den reduzierten Satz von 2,6 %. Für die korrekte Verbuchung von Spesen ist entscheidend, welcher Satz auf welche Ausgabe anwendbar ist und ob Einschränkungen beim Vorsteuerabzug bestehen.
MWST-Sätze und Vorsteuerabzug nach Spesenart (Stand 2026)
Wichtig: Für Speise- und Getränkekosten in einem Restaurant, einer Bar oder einem vergleichbaren Betrieb gibt es keine 50-%-Kürzung des Vorsteuerabzugs – diese Regel stammt aus der früheren MWSTV von 1995. Nach Art. 28 MWSTG ist die Vorsteuer im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit abziehbar; Einschränkungen ergeben sich nur aus Art. 29 (Leistungen für von der Steuer ausgenommene, nicht optierte Umsätze) und Art. 33 MWSTG (z. B. Subventionen). Das gilt auch für ein separat ausgewiesenes Frühstück im Hotel. Ob das Frühstück separat aufgeführt ist oder nicht: Übernachtung und Frühstück fallen gemeinsam unter den Sondersatz von 3,8 % mit vollem Vorsteuerabzug.
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Mehr erfahren →03.Grenzfälle und Einschränkungen beim Vorsteuerabzug
Nicht jede betriebliche Ausgabe berechtigt automatisch zum vollen Vorsteuerabzug. Das MWSTG kennt mehrere Einschränkungen, die in der Praxis regelmässig zu Fehlern führen. Die drei häufigsten Grenzfälle betreffen Restaurantspesen, gemischt genutzte Ausgaben und Belege aus dem Ausland.
- Restaurantspesen: voller Vorsteuerabzug bei geschäftlichem Anlass: Das MWSTG sieht keine 50-%-Kürzung für Verpflegung vor. Bei einem Geschäftsessen über CHF 200.00 (inkl. CHF 14.99 MWST zu 8,1 %) können Sie die vollen CHF 14.99 als Vorsteuer geltend machen, sofern der Beleg die Anforderungen erfüllt und das Essen geschäftlich begründet ist. Private Anteile, etwa für mitessende Angehörige, berechtigen nicht zum Abzug.
- Gemischte Nutzung (privat und geschäftlich): Wird ein Fahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich genutzt, muss der Privatanteil bei der Vorsteuer ausgeschieden werden. Die ESTV akzeptiert eine Aufteilung nach Kilometern oder nach pauschaler Schätzung. Ohne nachvollziehbare Aufteilung wird bei einer Kontrolle der gesamte Vorsteuerabzug gestrichen.
- Auslandsbelege ohne Schweizer MWST: Belege aus dem Ausland enthalten keine Schweizer MWST und berechtigen daher nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Für die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer kann unter Umständen ein Rückerstattungsantrag im jeweiligen Land gestellt werden — innerhalb der EU beispielsweise über das elektronische Erstattungsverfahren.
- Trinkgeld auf Spesenbelegen: Trinkgeld ist keine Gegenleistung für eine steuerbare Lieferung oder Dienstleistung und unterliegt daher nicht der MWST. Auf dem Trinkgeldanteil eines Belegs kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Wird das Trinkgeld nicht separat ausgewiesen, reduziert sich die abzugsfähige Vorsteuer nicht — das Trinkgeld ist dann im Gesamtbetrag enthalten.
- Kreditkartenabrechnungen als Beleg: Eine Kreditkartenabrechnung allein genügt nicht als Vorsteuerbeleg, da sie weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den MWST-Betrag ausweist. Für den Vorsteuerabzug ist immer die Originalquittung oder Rechnung des Anbieters erforderlich.
Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, den Beleg konservativ zu behandeln und im Zweifelsfall auf den Vorsteuerabzug zu verzichten. Eine nachträgliche Aufrechnung durch die ESTV ist mit Verzugszins verbunden und kann bei systematischen Fehlern als Steuerhinterziehung gewertet werden.
04.MWST auf Spesen korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess zeigt, wie Sie den Vorsteuerabzug auf Geschäftsspesen systematisch und revisionssicher umsetzen. Die Schritte gelten für MWST-pflichtige Unternehmen, die nach der effektiven Methode abrechnen. Bei der Saldosteuersatzmethode entfällt der separate Vorsteuerabzug.
Schritt 1: MWST-Pflicht des Unternehmens prüfen
Bevor Sie Vorsteuer auf Spesen geltend machen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen im MWST-Register der ESTV eingetragen ist. Die obligatorische Steuerpflicht beginnt ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100 000 aus steuerbaren Leistungen. Unternehmen unter dieser Grenze können sich freiwillig registrieren lassen, um den Vorsteuerabzug zu nutzen.
- Effektive Methode: Der Vorsteuerabzug erfolgt auf Basis der tatsächlich bezahlten MWST gemäss Belegen. Diese Methode ist Voraussetzung für den hier beschriebenen Prozess.
- Saldosteuersatzmethode: Die Vorsteuer ist bereits im Saldosteuersatz pauschal berücksichtigt. Ein separater Vorsteuerabzug auf Einzelbelegen ist nicht zulässig.
Schritt 2: Belege mit MWST-Ausweis konsequent sichern
Jeder Spesenbeleg, auf dem Sie Vorsteuer geltend machen wollen, muss die gesetzlichen Mindestangaben enthalten. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, bei jeder Ausgabe eine vollständige Quittung oder Rechnung zu verlangen — nicht bloss einen Kreditkartenbeleg. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie die gleichen Angaben enthalten und revisionssicher archiviert werden.
Pflichtangaben auf MWST-Belegen
Schritt 3: Betriebliche Veranlassung dokumentieren
Für den Vorsteuerabzug muss die geschäftliche Veranlassung der Ausgabe nachvollziehbar sein. Bei Reisespesen genügt in der Regel der Zusammenhang mit einem Kundenbesuch, einer Messe oder einem Projekt. Bei Bewirtungsspesen empfiehlt es sich, den Geschäftszweck, die Teilnehmenden und den Anlass auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung zu vermerken.
Besondere Vorsicht ist bei Ausgaben geboten, die auch einen privaten Nutzen haben könnten — etwa Geschäftsessen mit Ehepartnern oder Reisen mit anschliessendem Ferienaufenthalt. Hier muss der geschäftliche Anteil klar abgegrenzt und dokumentiert werden.
Schritt 4: Einschränkungen bei Privatanteilen und gemischter Nutzung beachten
Nicht jede betriebliche Ausgabe berechtigt zum vollen Vorsteuerabzug. Prüfen Sie bei jeder Spesenposition, ob eine gesetzliche Einschränkung greift. Die wichtigsten Fälle betreffen private Anteile und gemischt genutzte Leistungen; geschäftlich begründete Restaurantspesen sind dagegen voll abziehbar.
- Restaurantspesen: Geschäftlich begründete Restaurantspesen berechtigen zum vollen Vorsteuerabzug (Art. 28 MWSTG). Bei einer Rechnung über CHF 150.00 mit CHF 11.24 MWST beträgt der Vorsteuerabzug CHF 11.24. Auszuscheiden sind nur private Anteile.
- Privatanteil Fahrzeug: Bei gemischt genutzten Fahrzeugen ist der Privatanteil auszuscheiden. Die ESTV akzeptiert ein Fahrtenbuch oder eine pauschale Schätzung des Privatanteils.
- Repräsentationsspesen: Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind vorsteuerabzugsberechtigt, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr und Empfänger gelten als geringfügig.
Schritt 5: MWST-Abrechnung korrekt erstellen und einreichen
Die geltend gemachte Vorsteuer auf Spesen fliesst in die reguläre MWST-Abrechnung ein, die je nach Abrechnungsperiode quartalsweise oder halbjährlich bei der ESTV eingereicht wird. Tragen Sie die Vorsteuer aus Spesen in Ziffer 400 der MWST-Abrechnung ein. Die Vorsteuer aus Investitionen und übrigem Betriebsaufwand wird separat in Ziffer 405 deklariert.
- Abstimmung vor Einreichung: Gleichen Sie die deklarierte Vorsteuer mit den vorhandenen Belegen ab. Jeder geltend gemachte Franken muss durch einen formgültigen Beleg belegt sein.
- Aufbewahrungspflicht: Belege und Abrechnungen müssen gemäss Art. 70 MWSTG während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt auch für digitale Belege.
- Korrekturen: Fehler in bereits eingereichten Abrechnungen können in der nächsten Abrechnungsperiode berichtigt werden. Bei grösseren Abweichungen empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme mit der ESTV.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung statt Originalbeleg verwenden
Eine Kreditkartenabrechnung enthält weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den MWST-Betrag. Die ESTV akzeptiert sie nicht als Vorsteuerbeleg. Verlangen Sie von Mitarbeitenden konsequent die Originalquittung oder Rechnung.
Fehler 2: Vorsteuer auf Restaurantspesen zu Unrecht kürzen
Manche Buchhaltungen kürzen die Vorsteuer auf Restaurantspesen noch pauschal um 50 %. Diese Regel stammt aus der früheren MWSTV von 1995; das geltende MWSTG sieht keine solche Kürzung vor. Geschäftlich begründete Verpflegungsspesen berechtigen zum vollen Vorsteuerabzug – richten Sie den Steuerschlüssel so ein, dass nur private Anteile ausgeschieden werden.
Fehler 3: Vorsteuerabzug bei Saldosteuersatzmethode geltend machen
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, dürfen keine separate Vorsteuer auf Spesen abziehen. Die Vorsteuer ist bereits im pauschalen Saldosteuersatz enthalten. Ein zusätzlicher Abzug führt zu einer Doppelberücksichtigung und wird bei der Kontrolle aufgerechnet.
Fehler 4: Auslandsbelege als Vorsteuer deklarieren
Belege aus dem Ausland enthalten keine Schweizer MWST und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Mitarbeitende sollten Auslandsspesen separat kennzeichnen. Für die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer ist ein Antrag im jeweiligen Land erforderlich.
Fehler 5: Pauschale Spesen mit Vorsteuerabzug kombinieren
Pauschale Spesenentschädigungen (z. B. CHF 30 Verpflegungspauschale pro Tag) werden ohne Einzelbeleg ausbezahlt. Da kein MWST-Ausweis vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Wer trotzdem Vorsteuer deklariert, riskiert eine Aufrechnung durch die ESTV.
Fehler 6: Privatanteil bei gemischt genutzten Ausgaben nicht ausscheiden
Bei Fahrzeugen, Mobiltelefonen oder Arbeitskleidung mit privatem Nutzungsanteil muss die Vorsteuer anteilig gekürzt werden. Ohne dokumentierte Aufteilung streicht die ESTV den gesamten Vorsteuerabzug auf der betreffenden Position. Führen Sie ein Fahrtenbuch oder legen Sie den Privatanteil schriftlich fest.
Fehler 7: Belege nicht zehn Jahre aufbewahren
Art. 70 MWSTG schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor. Werden Belege vorzeitig vernichtet, kann die ESTV den Vorsteuerabzug nachträglich streichen. Digitale Archivierung ist zulässig, muss aber revisionssicher erfolgen.
06.Häufige Fragen
Kann ich Restaurantspesen vollständig als Vorsteuer abziehen?
Ja, sofern das Essen geschäftlich begründet ist und der Beleg die Anforderungen nach Art. 26 MWSTG erfüllt. Das geltende MWSTG kennt keine 50-%-Kürzung für Verpflegung; Art. 28 MWSTG erlaubt den Abzug im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit. Bei einem Geschäftsessen über CHF 200.00 mit CHF 14.99 MWST können Sie somit CHF 14.99 als Vorsteuer geltend machen. Private Anteile berechtigen nicht zum Abzug.
Was gilt bei Spesen auf Auslandsreisen?
Belege aus dem Ausland enthalten keine Schweizer MWST und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Für die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer können Sie unter Umständen einen Rückerstattungsantrag im jeweiligen Land stellen. Innerhalb der EU erfolgt dies über das elektronische Erstattungsverfahren.
Wie buche ich Spesen mit gemischter Nutzung (privat und geschäftlich)?
Bei gemischt genutzten Ausgaben müssen Sie den Privatanteil bei der Vorsteuer ausscheiden. Die ESTV akzeptiert eine Aufteilung nach tatsächlicher Nutzung (z. B. Fahrtenbuch) oder eine sachgerechte pauschale Schätzung. Dokumentieren Sie die gewählte Methode schriftlich, damit sie bei einer Kontrolle nachvollziehbar ist.
Ist ein Vorsteuerabzug bei der Saldosteuersatzmethode möglich?
Nein. Bei der Saldosteuersatzmethode ist die Vorsteuer bereits pauschal im Saldosteuersatz berücksichtigt. Ein separater Vorsteuerabzug auf Einzelbelegen ist nicht zulässig. Unternehmen mit hohen Spesen sollten prüfen, ob ein Wechsel zur effektiven Methode vorteilhafter wäre.
Welcher MWST-Satz gilt für Hotelübernachtungen mit Frühstück?
Die Übernachtung einschliesslich Frühstück unterliegt dem Sondersatz von 3,8 % – auch wenn das Frühstück auf der Rechnung separat ausgewiesen ist (Art. 25 Abs. 4 MWSTG). Die Vorsteuer ist bei geschäftlicher Reise vollständig abziehbar. Weitere Mahlzeiten wie Mittag- oder Abendessen sowie die Minibar werden mit dem Normalsatz von 8,1 % besteuert.
Genügt eine Tankquittung für den Vorsteuerabzug auf Benzin?
Ja, sofern die Tankquittung die MWST-Nummer der Tankstelle, das Datum, den Betrag und den MWST-Satz oder MWST-Betrag ausweist. Bei Belegen unter CHF 400 gelten vereinfachte Anforderungen. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, muss der Privatanteil bei der Vorsteuer ausgeschieden werden.