MWST bei Spesen: Sätze, Vorsteuerabzug und Belegpflichten
Die Mehrwertsteuer bei Geschäftsspesen betrifft jedes MWST-pflichtige Unternehmen in der Schweiz. Ob Geschäftsessen, Hotelübernachtung, Tankquittung oder Taxifahrt: Für jede Spesenart gilt ein bestimmter MWST-Satz, und nur unter klar definierten Voraussetzungen darf das Unternehmen die bezahlte Vorsteuer in der MWST-Abrechnung geltend machen. Besonders KMU mit Aussendienst, Reisetätigkeit oder Kundenbewirtung sind betroffen, da hier regelmässig hohe Spesenvolumen anfallen.
Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG), insbesondere Art. 28 (Vorsteuerabzug), Art. 26 (Beleganforderungen) und Art. 33 (Ausschlüsse). Fehler bei der MWST-Behandlung von Spesen gehören zu den häufigsten Beanstandungen bei ESTV-Revisionen. Die Folgen reichen von Nachbelastungen mit Verzugszins bis zu Bussen bei systematischen Verstössen.
Diese Seite erklärt die drei MWST-Sätze und ihre Zuordnung zu typischen Spesenarten, die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, die Belegpflichten und den korrekten Buchungsprozess. Sie dient als zentrale Referenz für alle MWST-Fragen rund um Spesen in der Schweiz.
01.MWST-Sätze und ihre Zuordnung zu Spesenarten
Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz drei MWST-Sätze. Für die korrekte Spesenabrechnung ist entscheidend, welcher Satz auf welche Auslage anwendbar ist. Die Zuordnung richtet sich nach der Art der bezogenen Leistung, nicht nach dem Zweck der Auslage.
MWST-Sätze Schweiz 2026 nach Spesenart
In der Praxis treten häufig gemischte Belege auf. Ein typisches Beispiel ist die Hotelrechnung: Die Übernachtung unterliegt dem Sondersatz von 3.8 %, das Frühstück und die Minibar dem Normalsatz von 8.1 %. Korrekt ausgestellte Hotelrechnungen weisen die Sätze getrennt aus. Fehlt diese Aufteilung, muss das Unternehmen den Beleg vor der Verbuchung aufschlüsseln lassen oder den tieferen Satz anwenden und auf den Vorsteuerabzug des Differenzbetrags verzichten.
Bestimmte Leistungen sind von der MWST ausgenommen (Art. 21 MWSTG) und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Dazu gehören beispielsweise ÖV-Billette (Personenbeförderung im Inland ist von der Steuer ausgenommen), Versicherungsprämien und Bankgebühren. Auf diesen Positionen wird keine MWST erhoben, entsprechend gibt es keine abziehbare Vorsteuer.
02.Vorsteuerabzug bei Spesen: Voraussetzungen und Ausschlüsse
Der Vorsteuerabzug ist das zentrale Instrument, mit dem MWST-pflichtige Unternehmen die auf Einkäufen und Spesen bezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Art. 28 MWSTG definiert die Voraussetzungen abschliessend. Nur wenn alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind, darf die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung geltend gemacht werden.
- MWST-Pflicht des Unternehmens: Nur Unternehmen, die im MWST-Register eingetragen sind und steuerpflichtige Leistungen erbringen, haben Anspruch auf Vorsteuerabzug. Nicht registrierte Unternehmen oder solche, die ausschliesslich von der Steuer ausgenommene Leistungen erbringen, können keine Vorsteuer geltend machen.
- Geschäftliche Begründung der Auslage: Die Spesen müssen im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit angefallen sein. Private Anteile sind auszuscheiden. Bei gemischt genutzten Auslagen (z. B. Geschäftsreise mit privatem Verlängerungstag) ist eine anteilige Kürzung vorzunehmen.
- MWST-konformer Beleg: Es muss ein Beleg vorliegen, der die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG enthält: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und MWST-Betrag oder Hinweis auf den anwendbaren Satz.
- Keine Ausschlussleistung: Bestimmte Aufwendungen sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, auch wenn ein korrekter Beleg vorliegt. Art. 33 MWSTG nennt unter anderem Aufwendungen für die Erbringung von der Steuer ausgenommener Leistungen.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter lädt einen Kunden zum Geschäftsessen ein. Die Restaurantrechnung über CHF 180.00 inkl. 8.1 % MWST enthält alle Pflichtangaben. Das Unternehmen darf die Vorsteuer von CHF 13.51 (CHF 180.00 / 1.081 x 0.081) in der nächsten MWST-Abrechnung geltend machen, sofern der geschäftliche Zweck dokumentiert ist. Fehlt hingegen die MWST-Nummer auf dem Beleg, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Bei Pauschalspesen (z. B. CHF 30.00 Verpflegungspauschale pro Tag) liegt kein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST vor. Deshalb ist bei Pauschalentschädigungen grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Unternehmen, die den Vorsteuerabzug maximieren wollen, müssen auf Effektivspesen mit Einzelbelegen setzen.
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Mehr erfahren →03.Belegpflichten: Was ein MWST-konformer Spesenbeleg enthalten muss
Art. 26 MWSTG und die zugehörige MWST-Verordnung definieren die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, damit er zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die ESTV unterscheidet dabei zwischen vereinfachten Belegen (bei Beträgen bis CHF 400.00 inkl. MWST) und vollständigen Belegen.
Pflichtangaben auf MWST-Belegen
In der Praxis scheitert der Vorsteuerabzug häufig an fehlenden oder unleserlichen Angaben. Kassenbons von Tankstellen oder Restaurants enthalten oft keine MWST-Nummer oder keinen Hinweis auf den anwendbaren Satz. Mitarbeitende sollten deshalb geschult werden, Belege sofort auf Vollständigkeit zu prüfen und bei Bedarf eine korrekte Quittung zu verlangen.
Digitale Belege sind MWST-konform, sofern sie die gleichen Pflichtangaben enthalten und die Integrität und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gewährleistet ist (Art. 958f OR). Ein Foto oder Scan eines Originalbelegs genügt, wenn das Original danach nicht mehr benötigt wird und die Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) eingehalten ist.
04.Pauschalspesen und Effektivspesen: Auswirkungen auf die MWST
Die Wahl zwischen Pauschalspesen und Effektivspesen hat direkte Konsequenzen für die MWST-Behandlung. Während Effektivspesen mit Einzelbelegen den Vorsteuerabzug ermöglichen, entfällt dieser bei Pauschalentschädigungen. Unternehmen müssen diese Differenz in ihre Kostenrechnung einbeziehen.
Vergleich Pauschalspesen und Effektivspesen aus MWST-Sicht
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Unternehmen zahlt einem Aussendienstmitarbeiter monatlich CHF 500.00 Verpflegungspauschale. Jährlich sind das CHF 6'000.00. Bei Effektivspesen mit Belegen zum Normalsatz von 8.1 % könnte das Unternehmen rund CHF 449.00 Vorsteuer pro Jahr geltend machen (CHF 6'000.00 / 1.081 x 0.081). Bei Pauschalspesen geht dieser Betrag verloren. Je höher das Spesenvolumen, desto grösser der finanzielle Vorteil der Effektivmethode.
Viele KMU kombinieren beide Methoden: Kleinspesen und Verpflegung werden pauschal abgegolten, während grössere Positionen wie Hotelübernachtungen, Bewirtungskosten und Treibstoff effektiv mit Beleg abgerechnet werden. Diese Mischform ist zulässig, muss aber im Spesenreglement klar geregelt sein.
05.MWST bei Spesen korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess zeigt, wie Unternehmen die MWST-Behandlung von Spesen systematisch und revisionssicher umsetzen. Die Schritte gelten für KMU mit effektiver Abrechnungsmethode und decken den gesamten Ablauf von der Belegerfassung bis zur MWST-Abrechnung ab.
Schritt 1: MWST-relevante Spesenarten im Reglement definieren
Im Spesenreglement wird festgelegt, welche Spesenarten pauschal und welche effektiv abgerechnet werden. Diese Unterscheidung bestimmt, wo ein Vorsteuerabzug möglich ist. Das Reglement sollte für jede Spesenart den anwendbaren MWST-Satz nennen und die Beleganforderungen spezifizieren.
- Effektiv abzurechnende Spesen: Hotelübernachtungen, Bewirtungskosten, Treibstoff, Mietwagen, Repräsentationsspesen. Hier ist der Vorsteuerabzug möglich und wirtschaftlich relevant.
- Pauschal abzurechnende Spesen: Verpflegung im Aussendienst (CHF 30.00/Tag), Kleinspesen (CHF 20.00/Tag). Kein Vorsteuerabzug, dafür geringer Verwaltungsaufwand.
- Von der MWST ausgenommene Positionen: ÖV-Billette, Versicherungsprämien, Bankgebühren. Kein Vorsteuerabzug möglich, da keine MWST erhoben wird.
Schritt 2: Belege bei Entstehung auf MWST-Konformität prüfen
Mitarbeitende prüfen jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt auf die MWST-Pflichtangaben. Fehlende Angaben lassen sich am einfachsten vor Ort korrigieren, indem eine vollständige Quittung verlangt wird. Nachträgliche Korrekturen sind aufwendig und oft nicht mehr möglich.
- Ist die MWST-Nummer des Leistungserbringers (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) auf dem Beleg ersichtlich?
- Ist der MWST-Satz oder der MWST-Betrag ausgewiesen?
- Sind Datum, Art der Leistung und Gesamtbetrag lesbar?
- Bei Beträgen ab CHF 400: Ist der Name des Leistungsempfängers (Firma) angegeben?
- Bei Hotelrechnungen: Sind Übernachtung und Verpflegung nach MWST-Satz getrennt ausgewiesen?
Kreditkartenabrechnungen allein genügen nicht als MWST-Beleg, da sie weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den anwendbaren Steuersatz enthalten. Sie können lediglich als Zahlungsnachweis dienen, ersetzen aber nicht den Originalbeleg.
Schritt 3: Belege digitalisieren und revisionssicher archivieren
Belege werden fotografiert oder gescannt und in einem System abgelegt, das die Integrität und Lesbarkeit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren sicherstellt (Art. 958f OR, GeBüV). Papierbelege dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden, sofern die Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.
Beim Digitalisieren ist darauf zu achten, dass der gesamte Beleg einschliesslich MWST-Nummer, Betrag und Datum vollständig und lesbar erfasst wird. Thermopapier-Belege (z. B. Kassenbons von Tankstellen) verblassen oft innerhalb weniger Monate. Eine zeitnahe Digitalisierung ist deshalb besonders wichtig.
Schritt 4: MWST-Satz pro Beleg korrekt zuordnen
Bei der Erfassung in der Spesenabrechnung wird jedem Beleg der korrekte MWST-Satz zugeordnet. Diese Zuordnung ist entscheidend für die spätere Verbuchung und die MWST-Abrechnung. Fehler bei der Satzzuordnung führen zu falschen Vorsteuerbeträgen und werden bei Revisionen beanstandet.
Häufige Spesenbelege und korrekte MWST-Satz-Zuordnung
Bei gemischten Belegen (z. B. Hotelrechnung mit Übernachtung, Frühstück und Minibar) muss jede Position dem richtigen Satz zugeordnet werden. Weist der Beleg die Sätze nicht getrennt aus, ist beim Leistungserbringer eine aufgeschlüsselte Rechnung anzufordern.
Schritt 5: Spesen mit korrektem Vorsteuerkonto verbuchen
Die Verbuchung erfolgt nach Schweizer Kontenrahmen (KMU) auf den entsprechenden Aufwandkonten. Die Vorsteuer wird pro MWST-Satz auf dem jeweiligen Vorsteuerkonto erfasst. Die korrekte Kontierung ist Voraussetzung dafür, dass die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung korrekt deklariert wird.
- Aufwandkonto: Spesen werden je nach Art auf dem passenden Aufwandkonto gebucht, z. B. Reisespesen (Konto 6500), Repräsentationsaufwand (Konto 6640) oder Fahrzeugaufwand (Konto 6200).
- Vorsteuerkonto nach Satz: Die Vorsteuer wird getrennt nach Satz erfasst: Konto 1170 für Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen (8.1 %), separate Unterkonten oder Steuercodes für 3.8 % und 2.6 %.
- Nicht abzugsfähige Positionen: Belege ohne MWST-Ausweis, Pauschalspesen und von der MWST ausgenommene Leistungen werden brutto (ohne Vorsteuerabzug) auf dem Aufwandkonto verbucht.
Bei der Verbuchung ist darauf zu achten, dass der Steuerbetrag rechnerisch korrekt ist. Die Vorsteuer berechnet sich aus dem Bruttobetrag: Vorsteuer = Bruttobetrag / (100 + Steuersatz) x Steuersatz. Bei einem Restaurantbeleg über CHF 108.10 inkl. 8.1 % MWST beträgt die Vorsteuer CHF 8.10 (CHF 108.10 / 1.081 x 0.081).
Schritt 6: Vorsteuer in der MWST-Abrechnung deklarieren
Die geltend gemachte Vorsteuer aus Spesen fliesst in die periodische MWST-Abrechnung ein (quartalsweise oder halbjährlich, je nach Abrechnungsperiode). Die Vorsteuer wird in Ziffer 400 der MWST-Abrechnung (Formular der ESTV) deklariert. Die Summe aller abzugsfähigen Vorsteuern wird von der geschuldeten MWST abgezogen.
Vor der Einreichung der MWST-Abrechnung empfiehlt sich eine Abstimmung: Die Summe der verbuchten Vorsteuern auf den Vorsteuerkonten muss mit der in der MWST-Abrechnung deklarierten Vorsteuer übereinstimmen. Abweichungen deuten auf Buchungsfehler oder fehlende Belege hin und sollten vor der Einreichung geklärt werden.
Schritt 7: Unterlagen für die ESTV-Revision bereithalten
Die ESTV führt bei MWST-pflichtigen Unternehmen periodische Revisionen durch. Bei Spesen prüft die Revision insbesondere, ob die Vorsteuerabzüge durch konforme Belege gedeckt sind, ob die MWST-Sätze korrekt zugeordnet wurden und ob private Anteile korrekt ausgeschieden sind.
- Belegordner oder digitales Archiv: Alle Spesenbelege müssen chronologisch oder nach Abrechnungsperiode geordnet und innert nützlicher Frist auffindbar sein.
- Spesenreglemente und Genehmigungen: Das von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigte Spesenreglement muss vorgelegt werden können, insbesondere wenn Pauschalspesen ausbezahlt werden.
- MWST-Abstimmungen: Die periodischen Abstimmungen zwischen Vorsteuerkonto und MWST-Abrechnung dokumentieren die Sorgfalt des Unternehmens und erleichtern die Revision.
- Nachweis der geschäftlichen Begründung: Bei Bewirtungsspesen sollte der Geschäftszweck dokumentiert sein, z. B. durch Vermerk des Kundennamens und Anlasses auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf Pauschalspesen geltend gemacht
Pauschalentschädigungen ohne Einzelbelege berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Wird die Vorsteuer trotzdem geltend gemacht, korrigiert die ESTV bei der Revision den gesamten Betrag nach und erhebt Verzugszins. Unternehmen sollten im Buchungsprozess sicherstellen, dass Pauschalspesen immer brutto (ohne Vorsteuer) verbucht werden.
Fehler 2: Fehlende MWST-Nummer auf dem Beleg nicht bemerkt
Ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Dieser Fehler tritt besonders häufig bei Kassenbons von Tankstellen, Parkuhren und kleinen Gastronomiebetrieben auf. Mitarbeitende sollten geschult werden, fehlende Angaben sofort vor Ort zu reklamieren.
Fehler 3: Falscher MWST-Satz bei gemischten Hotelrechnungen
Die Übernachtung unterliegt dem Sondersatz von 3.8 %, das Frühstück dem Normalsatz von 8.1 %. Wird die gesamte Hotelrechnung mit einem einzigen Satz verbucht, stimmt die Vorsteuer nicht. Bei der Revision wird die Differenz nachbelastet. Hotels sollten gebeten werden, die Rechnung nach Sätzen aufzuschlüsseln.
Fehler 4: Vorsteuerabzug auf von der MWST ausgenommene Leistungen
ÖV-Billette, Versicherungsprämien und Bankgebühren sind von der MWST ausgenommen. Ein Vorsteuerabzug ist auf diesen Positionen nicht möglich, auch wenn der Betrag hoch ist. Die Buchhaltung muss diese Positionen als nicht vorsteuerabzugsberechtigt kennzeichnen.
Fehler 5: Kreditkartenabrechnung als MWST-Beleg akzeptiert
Eine Kreditkartenabrechnung enthält weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den anwendbaren Steuersatz. Sie genügt nicht als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Mitarbeitende müssen zusätzlich den Originalbeleg (Quittung, Rechnung) einreichen.
Fehler 6: Private Anteile bei gemischt genutzten Spesen nicht ausgeschieden
Enthält eine Geschäftsreise private Elemente (z. B. ein zusätzlicher Ferientag), muss der private Anteil an Übernachtung und Verpflegung ausgeschieden werden. Unterbleibt die Kürzung, wird bei der Revision der gesamte Vorsteuerabzug für die betroffene Auslage gestrichen. Eine klare Dokumentation der geschäftlichen und privaten Anteile ist unerlässlich.
Fehler 7: Vorsteuer auf ausländischen Belegen in der Schweizer MWST-Abrechnung deklariert
Ausländische MWST (z. B. deutsche Umsatzsteuer) darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Die Rückforderung erfolgt über das Vergütungsverfahren im jeweiligen Land. Wird ausländische MWST fälschlicherweise als Schweizer Vorsteuer verbucht, drohen Nachbelastungen und Verzugszinsen.
07.Häufige Fragen
Kann ich auf Pauschalspesen Vorsteuer geltend machen?
Nein. Pauschalspesen werden ohne Einzelbeleg ausbezahlt, weshalb kein konkreter MWST-Betrag nachgewiesen werden kann. Der Vorsteuerabzug setzt einen MWST-konformen Beleg mit ausgewiesener Steuer voraus. Unternehmen, die den Vorsteuerabzug nutzen wollen, müssen auf Effektivspesen mit Einzelbelegen umstellen.
Welcher MWST-Satz gilt für ein Geschäftsessen im Restaurant?
Für Mahlzeiten, die im Restaurant vor Ort konsumiert werden, gilt der Normalsatz von 8.1 %. Wird das Essen als Take-away mitgenommen, gilt der reduzierte Satz von 2.6 %. Entscheidend ist die Art des Bezugs, nicht der Anlass des Essens.
Wie wird die MWST auf einer Hotelrechnung mit Frühstück aufgeteilt?
Die Übernachtung unterliegt dem Sondersatz von 3.8 %, das Frühstück dem Normalsatz von 8.1 %. Korrekt ausgestellte Hotelrechnungen weisen beide Sätze getrennt aus. Fehlt die Aufteilung, sollte beim Hotel eine aufgeschlüsselte Rechnung angefordert werden, um den Vorsteuerabzug korrekt geltend zu machen.
Darf ich ausländische MWST in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein. Ausländische Mehrwertsteuer (z. B. deutsche Umsatzsteuer oder österreichische USt) kann nicht als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Die Rückforderung erfolgt über das Vergütungsverfahren im jeweiligen Land. Die Fristen und Verfahren unterscheiden sich je nach Staat.
Genügt ein Foto des Belegs als MWST-Nachweis?
Ja, sofern das Foto alle Pflichtangaben lesbar zeigt und die Aufbewahrung den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entspricht. Die Integrität und Lesbarkeit müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gewährleistet sein. Nach GeBüV-konformer Digitalisierung darf das Papieroriginal vernichtet werden.
Ist auf Trinkgeld MWST geschuldet?
Nein. Trinkgeld ist ein freiwilliges Entgelt ohne direkte Gegenleistung und unterliegt nicht der MWST. Es wird weder auf dem Beleg als MWST-pflichtiger Betrag ausgewiesen noch berechtigt es zum Vorsteuerabzug. Der MWST-relevante Betrag beschränkt sich auf den Rechnungsbetrag ohne Trinkgeld.