Nachträgliche Spesenabrechnung: Fristen, Verjährung und korrekte Einreichung
Nachträglich eingereichte Spesen sind innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren möglich – interne Fristen im Reglement können kürzer sein und Ablehnung begründen. In der Praxis kommt es häufig vor, dass Belege vergessen, verlegt oder erst Monate später wiedergefunden werden. Wer die Rechtslage und die internen Spielregeln kennt, kann auch verspätete Spesen erfolgreich geltend machen und vermeidet unnötige Konflikte mit dem Arbeitgeber.
01.Was das Gesetz zu nachträglichen Abrechnungen sagt
Der Anspruch auf Spesenersatz ergibt sich aus Art. 327a OR: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Anspruch unterliegt der ordentlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Die Frist beginnt mit dem Tag zu laufen, an dem die Auslage entstanden ist.
Konkret bedeutet das: Wer im Januar 2021 eine geschäftliche Auslage getätigt hat, kann diese grundsätzlich noch bis Januar 2026 beim Arbeitgeber einreichen. Die Verjährungsfrist gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht. Auch nach einer Kündigung bleibt der Anspruch bestehen, solange die 5-Jahres-Frist nicht abgelaufen ist.
Wichtig: Die gesetzliche Verjährungsfrist ist nicht dasselbe wie eine interne Einreichfrist. Viele Unternehmen setzen im Spesenreglement deutlich kürzere Fristen an – etwa 30, 60 oder 90 Tage. Diese internen Fristen sind zulässig, können aber den gesetzlichen Anspruch nicht vollständig aufheben.
02.Interne Fristen und Kulanzregelung
Die meisten Spesenreglemente enthalten eine Einreichfrist – typischerweise zwischen 30 und 90 Tagen nach Entstehung der Auslage. Wird diese Frist versäumt, darf der Arbeitgeber die Erstattung grundsätzlich ablehnen. Die Ablehnung muss sich jedoch auf die versäumte interne Frist stützen und darf den Anspruch nicht generell verweigern.
Art. 341 Abs. 1 OR setzt hier eine klare Grenze: Arbeitnehmende können während der Dauer des Arbeitsverhältnisses und eines Monats nach dessen Beendigung nicht auf Forderungen verzichten, die sich aus unabdingbaren Vorschriften des Gesetzes ergeben. Da Art. 327a OR zwingend ist, kann ein Spesenreglement den Anspruch auf Ersatz nicht vollständig wegbedingen. Ein pauschaler Ausschluss aller verspätet eingereichten Spesen wäre daher rechtlich anfechtbar.
- Interne Frist versäumt: Der Arbeitgeber kann die Erstattung ablehnen, muss dies aber sachlich begründen. Ein Kulanzgesuch ist möglich und in vielen Fällen erfolgreich.
- Kein Spesenreglement vorhanden: Ohne Reglement gelten keine internen Fristen. Der Anspruch richtet sich direkt nach Art. 327a OR und verjährt erst nach 5 Jahren.
- Kulanzgesuch stellen: Ein schriftliches Gesuch mit Begründung für die Verspätung und vollständigen Belegen erhöht die Chancen auf Erstattung erheblich. Sachliche Gründe wie Krankheit, Auslandseinsatz oder organisatorische Umstände werden häufig akzeptiert.
- Streitfall: Lehnt der Arbeitgeber die Erstattung trotz gültiger Belege und laufender Verjährungsfrist ab, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht geltend gemacht werden.
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Mehr erfahren →03.Buchhalterische Abgrenzung bei nachträglichen Spesen
Spesen, die erst nach dem Jahresabschluss eingereicht werden, können nicht rückwirkend im abgeschlossenen Geschäftsjahr verbucht werden. Sobald die Jahresrechnung genehmigt ist, ist eine Korrektur nur bei wesentlichen Fehlern zulässig – eine verspätete Spesenabrechnung fällt nicht darunter.
Stattdessen wird der Betrag im laufenden Geschäftsjahr als ausserordentlicher Aufwand (periodenfremd) erfasst. Die Verbuchung erfolgt typischerweise auf einem separaten Konto für periodenfremden Aufwand. Für die Steuererklärung des Unternehmens ist der Aufwand im Jahr der Verbuchung abzugsfähig, nicht im Jahr der ursprünglichen Auslage.
Buchhalterische Behandlung nachträglicher Spesen
04.Nachträgliche Spesenabrechnung einreichen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte helfen Ihnen, verspätete Spesen korrekt und mit möglichst hoher Erfolgsaussicht beim Arbeitgeber einzureichen. Je schneller und vollständiger Sie handeln, desto besser stehen Ihre Chancen.
Schritt 1: Anspruch und geltende Fristen prüfen
Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Anspruch noch besteht. Massgebend sind zwei Fristen: die gesetzliche Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR) und die interne Einreichfrist gemäss Spesenreglement Ihres Arbeitgebers.
- Verjährungsfrist berechnen: Zählen Sie ab dem Datum der Auslage 5 Jahre. Liegt das Datum in der Zukunft, ist der Anspruch nicht verjährt.
- Spesenreglement konsultieren: Suchen Sie die interne Einreichfrist. Typisch sind 30, 60 oder 90 Tage. Ist die Frist abgelaufen, planen Sie ein Kulanzgesuch ein.
- Kein Reglement vorhanden: Ohne Reglement gilt nur die gesetzliche Verjährungsfrist. Sie können direkt mit der Einreichung fortfahren.
Schritt 2: Fehlende Belege zusammentragen und ordnen
Sammeln Sie alle verfügbaren Belege zu den nachträglich einzureichenden Spesen. Originalbelege sind ideal, aber auch Kopien, Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen können als Nachweis dienen. Ordnen Sie die Belege chronologisch und nach Kategorie.
Falls einzelne Belege fehlen, dokumentieren Sie die Auslage so gut wie möglich. Ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift kann in begründeten Fällen akzeptiert werden – die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber. Je vollständiger Ihre Dokumentation, desto höher die Erfolgsaussicht.
Schritt 3: Begründung für die verspätete Einreichung verfassen
Verfassen Sie eine kurze, sachliche Begründung, warum die Spesen nicht fristgerecht eingereicht wurden. Diese Begründung ist besonders wichtig, wenn die interne Einreichfrist bereits abgelaufen ist. Vermeiden Sie Ausreden – nennen Sie den tatsächlichen Grund.
- Akzeptierte Gründe: Krankheit oder Unfall, längerer Auslandseinsatz, organisatorische Umstellung im Unternehmen, Verlust und späteres Wiederfinden von Belegen.
- Weniger überzeugende Gründe: Vergesslichkeit ohne weitere Erklärung, Unkenntnis des Reglements trotz Zugang, bewusstes Aufschieben.
- Form: Halten Sie die Begründung schriftlich fest – per E-Mail oder als Begleitschreiben zur Spesenabrechnung. So haben beide Seiten eine nachvollziehbare Dokumentation.
Schritt 4: Spesenabrechnung formell korrekt erstellen
Erstellen Sie die Spesenabrechnung im üblichen Format Ihres Unternehmens. Verwenden Sie das interne Formular oder die vorgegebene Software. Auch bei nachträglicher Einreichung gelten dieselben formellen Anforderungen wie bei fristgerechten Abrechnungen.
Pflichtangaben auf der Spesenabrechnung
Kennzeichnen Sie die Abrechnung deutlich als nachträgliche Einreichung. Fügen Sie die Begründung aus Schritt 3 als Begleitschreiben bei. So vermeiden Sie Rückfragen und beschleunigen die Bearbeitung.
Schritt 5: Abrechnung einreichen und Eingangsbestätigung sichern
Reichen Sie die Abrechnung so schnell wie möglich ein – jeder weitere Tag Verzögerung schwächt Ihre Position. Nutzen Sie den offiziellen Einreichweg Ihres Unternehmens: digitales Spesensystem, E-Mail an die Buchhaltung oder physische Abgabe an die zuständige Stelle.
Sichern Sie sich eine Eingangsbestätigung. Bei digitaler Einreichung genügt eine Bestätigungs-E-Mail oder ein Screenshot mit Zeitstempel. Bei physischer Abgabe lassen Sie sich den Empfang quittieren. Diese Bestätigung ist Ihr Nachweis, dass die Abrechnung eingereicht wurde – wichtig für den Fall einer späteren Auseinandersetzung.
Schritt 6: Rückmeldung abwarten und bei Ablehnung reagieren
Nach der Einreichung liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber. Übliche Bearbeitungszeiten liegen bei 2 bis 4 Wochen. Erhalten Sie keine Rückmeldung, fragen Sie nach angemessener Frist schriftlich nach.
- Erstattung genehmigt: Prüfen Sie die Auszahlung auf der nächsten Lohnabrechnung. Stimmt der Betrag nicht, reklamieren Sie zeitnah.
- Teilweise Ablehnung: Verlangen Sie eine schriftliche Begründung für die abgelehnten Positionen. Prüfen Sie, ob die Ablehnung sachlich gerechtfertigt ist.
- Vollständige Ablehnung: Prüfen Sie, ob die Ablehnung auf der versäumten internen Frist oder auf inhaltlichen Gründen basiert. Bei laufender gesetzlicher Verjährungsfrist und gültigen Belegen können Sie den Anspruch schriftlich geltend machen und auf Art. 327a OR verweisen.
Im Streitfall steht Ihnen der Weg ans Arbeitsgericht offen. Verfahren bis CHF 30 000 sind in den meisten Kantonen kostenlos. Vor diesem Schritt empfiehlt sich jedoch ein klärendes Gespräch oder eine Mediation.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Einreichung ohne Begründung für die Verspätung
Wer verspätete Spesen ohne Erklärung einreicht, riskiert eine pauschale Ablehnung. Eine kurze, sachliche Begründung zeigt dem Arbeitgeber, dass die Verspätung nicht auf Nachlässigkeit beruht, und erhöht die Akzeptanz deutlich.
Fehler 2: Interne Einreichfrist mit gesetzlicher Verjährung verwechselt
Viele Arbeitnehmende gehen davon aus, dass sie 5 Jahre Zeit haben. Die interne Frist im Spesenreglement ist jedoch oft deutlich kürzer. Wer die interne Frist ignoriert, muss mit einer berechtigten Ablehnung rechnen – auch wenn der Anspruch gesetzlich noch nicht verjährt ist.
Fehler 3: Unvollständige oder fehlende Belege
Nachträgliche Abrechnungen ohne Belege haben kaum Aussicht auf Erfolg. Auch wenn Originalbelege fehlen, sollten Ersatznachweise wie Kontoauszüge oder Eigenbelege beigelegt werden. Ohne jeglichen Nachweis ist eine Ablehnung sachlich gerechtfertigt.
Fehler 4: Mündliche statt schriftliche Einreichung
Wer Spesen nur mündlich anmeldet, hat im Streitfall keinen Nachweis. Die Einreichung sollte immer schriftlich erfolgen – per E-Mail, über das Spesensystem oder mit quittierter physischer Abgabe.
Fehler 5: Nachträgliche Spesen nicht als solche gekennzeichnet
Wird eine verspätete Abrechnung ohne entsprechenden Hinweis eingereicht, kann es zu Verwirrung in der Buchhaltung kommen. Die Kennzeichnung als nachträgliche Einreichung mit Angabe des ursprünglichen Ausgabedatums erleichtert die korrekte Verbuchung.
06.Häufige Fragen
Was wenn Spesen aus dem letzten Jahr erst jetzt gefunden werden?
Reichen Sie die Spesen so schnell wie möglich ein, zusammen mit den Belegen und einer kurzen Begründung für die Verspätung. Solange die gesetzliche Verjährungsfrist von 5 Jahren nicht abgelaufen ist, besteht der Anspruch grundsätzlich weiter. Ist der Jahresabschluss bereits genehmigt, wird der Betrag als ausserordentlicher Aufwand im laufenden Jahr verbucht.
Kann der Arbeitgeber nachträgliche Spesen einfach ablehnen?
Der Arbeitgeber kann die Erstattung ablehnen, wenn die interne Einreichfrist gemäss Spesenreglement versäumt wurde. Den gesetzlichen Anspruch auf Spesenersatz (Art. 327a OR) kann er jedoch nicht vollständig wegbedingen (Art. 341 OR). Bei einer Ablehnung trotz gültiger Belege und laufender Verjährungsfrist empfiehlt sich ein schriftliches Kulanzgesuch.
Wie lange kann man Spesen rückwirkend einreichen?
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt 5 Jahre ab dem Datum der Auslage (Art. 128 Ziff. 3 OR). Interne Fristen im Spesenreglement können deutlich kürzer sein – oft 30 bis 90 Tage. Nach Ablauf der internen Frist ist eine Einreichung zwar noch möglich, aber der Arbeitgeber darf sie ablehnen.
Muss ich eine Begründung angeben, wenn ich Spesen verspätet einreiche?
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Begründung nicht. In der Praxis erhöht eine sachliche Erklärung die Chancen auf Erstattung jedoch erheblich. Besonders bei abgelaufener interner Frist ist ein schriftliches Kulanzgesuch mit nachvollziehbarer Begründung der empfohlene Weg.
Wie werden nachträgliche Spesen aus dem Vorjahr verbucht?
Ist der Jahresabschluss bereits genehmigt, werden nachträglich eingereichte Spesen als ausserordentlicher (periodenfremder) Aufwand im laufenden Geschäftsjahr erfasst. Eine rückwirkende Korrektur des Vorjahresabschlusses ist nicht zulässig. Steuerlich ist der Aufwand im Jahr der Verbuchung abzugsfähig.