ÖV Spesen in der Buchhaltung buchen: Konten, MWST und Buchungsfälle
Schweizer KMU buchen ÖV-Spesen regelmässig falsch: Das falsche Konto, ein fehlerhafter MWST-Code oder ein nicht aufgeteiltes GA führen zu Korrekturen bei der Revision und im schlimmsten Fall zu Steuernachforderungen. Besonders die MWST-Befreiung des öffentlichen Verkehrs sorgt immer wieder für Verwirrung, weil viele Buchhaltungsprogramme standardmässig einen Vorsteuercode vorschlagen.
Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten durch den gesamten Prozess: von der Kontenwahl im KMU-Kontenrahmen über die korrekte MWST-Behandlung bis zur Verbuchung typischer Fälle wie Einzeltickets, GA-Geschäftsanteile und Tageskarten.
01.Rechtliche Grundlagen und MWST-Besonderheit
Die Pflicht zur Spesenerstattung ergibt sich aus Art. 327a OR: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dazu gehören auch Fahrkosten mit dem öffentlichen Verkehr, sofern sie geschäftlich veranlasst sind.
Die zentrale Besonderheit bei ÖV-Spesen betrifft die Mehrwertsteuer. Gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 15 MWSTG ist die Beförderung von Personen von der Steuer ausgenommen. Das bedeutet: Auf SBB-Tickets, Tram- und Busfahrscheinen sowie GA- und Halbtax-Abos wird keine MWST ausgewiesen. Ein Vorsteuerabzug ist daher ausgeschlossen. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen MWST-pflichtig ist oder nicht.
MWST-Behandlung verschiedener Reisekosten im Vergleich
02.Relevante Konten im KMU-Kontenrahmen
Der Schweizer KMU-Kontenrahmen (Käfer-Kontenrahmen) ordnet Reisespesen in die Kontengruppe 65 ein. Je nach Detaillierungsgrad der Buchhaltung können Unterkonten geführt werden, um ÖV-Spesen von anderen Reisekosten zu trennen. Eine saubere Kontentrennung erleichtert die Kontrolle und den Jahresabschluss erheblich.
Typische Konten für ÖV-Spesen im KMU-Kontenrahmen
Ob Sie ein separates Unterkonto für ÖV-Spesen führen, hängt vom Volumen ab. Ab rund 20 ÖV-Buchungen pro Monat lohnt sich ein eigenes Unterkonto. Kleinere Betriebe buchen ÖV-Spesen direkt auf 6510.
ÖV-Spesen digital erfassen und korrekt verbuchen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.ÖV-Spesen korrekt verbuchen: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Buchungsprozess ab, von der Kontenwahl bis zum Jahresabschluss. Halten Sie Ihren Kontenplan, die Buchhaltungssoftware und die ÖV-Belege bereit.
Schritt 1: Sachkonto im KMU-Kontenrahmen bestimmen
Prüfen Sie zunächst, ob in Ihrem Kontenplan bereits ein passendes Konto für ÖV-Spesen existiert. Falls nicht, legen Sie ein Unterkonto unter 6510 an. Stimmen Sie die Kontenbezeichnung mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder ab, damit die Zuordnung im Jahresabschluss eindeutig ist.
- Sammelkonto 6510: Geeignet für Betriebe mit wenigen ÖV-Buchungen pro Monat. Alle Reisekosten laufen über ein Konto.
- Unterkonto 6510.10: Empfohlen ab 20 Buchungen pro Monat. Ermöglicht separate Auswertung der ÖV-Kosten.
- Kostenstelle: Ergänzend zum Sachkonto können Sie eine Kostenstelle pro Abteilung oder Projekt hinterlegen, um die Zuordnung weiter zu verfeinern.
Achten Sie darauf, dass das gewählte Konto in der Buchhaltungssoftware mit dem MWST-Code 'ausgenommen' oder 'ohne MWST' hinterlegt ist. Viele Programme schlagen bei Aufwandkonten automatisch den Normalsteuersatz vor, was bei ÖV-Spesen falsch wäre.
Schritt 2: MWST-Status der ÖV-Belege klären und korrekt codieren
Bevor Sie buchen, prüfen Sie jeden Beleg auf seinen MWST-Status. ÖV-Tickets der SBB, regionaler Verkehrsbetriebe und Bergbahnen im Linienverkehr weisen keine MWST aus. Auf dem Beleg steht in der Regel kein MWST-Betrag oder der Hinweis 'von der Steuer ausgenommene Leistung'.
MWST-Codierung in gängigen Schweizer Buchhaltungsprogrammen
Verwenden Sie niemals den MWST-Code 'Nullsatz' oder 'Export'. Diese Codes sind für andere Sachverhalte bestimmt und führen zu falschen MWST-Abrechnungen. Der Unterschied: 'Ausgenommen' bedeutet, dass die Leistung nicht der MWST unterliegt. 'Nullsatz' bedeutet, dass die Leistung steuerbar ist, aber mit 0 % besteuert wird.
Schritt 3: Einzeltickets verbuchen
Einzeltickets sind der häufigste ÖV-Buchungsfall. Der Mitarbeitende reicht den Beleg zusammen mit der Spesenabrechnung ein. Sie buchen den Betrag auf das ÖV-Spesenkonto und erstatten ihn über die Lohnabrechnung oder per Banküberweisung.
Buchungsbeispiel: Ein Mitarbeitender kauft ein SBB-Einzelticket Zürich-Bern für CHF 51.00 und reicht den Beleg ein. Die Erstattung erfolgt per Banküberweisung.
Buchungssatz Einzelticket SBB
Wird die Erstattung über die Lohnabrechnung abgewickelt, buchen Sie zunächst auf ein Durchlaufkonto (z. B. 2199 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten) und lösen dieses mit der nächsten Lohnzahlung auf. Der Buchungstext sollte immer Strecke, Name des Mitarbeitenden und Datum enthalten.
Schritt 4: GA- und Halbtax-Geschäftsanteil berechnen und buchen
Wenn das Unternehmen einem Mitarbeitenden ein GA oder Halbtax-Abo finanziert, muss der geschäftliche Anteil vom privaten Anteil getrennt werden. Nur der geschäftliche Anteil darf als Spesen verbucht werden. Der private Anteil ist ein geldwerter Vorteil und muss im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklariert werden.
Die Aufteilung erfolgt anhand der effektiven geschäftlichen Nutzung. Als Nachweis dient ein Fahrtenbuch oder eine Aufstellung der geschäftlichen Reisen. Die ESTV akzeptiert in der Praxis auch eine pauschale Aufteilung, sofern diese plausibel begründet ist und im Spesenreglement festgehalten wurde.
Buchungsbeispiel GA mit 60 % Geschäftsanteil (GA 2. Klasse: CHF 3'860)
- Geschäftsanteil: Wird auf Konto 6510 (Reisespesen) gebucht. Kein Vorsteuerabzug.
- Privatanteil: Wird als Lohnbestandteil auf Konto 5000 gebucht und im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklariert. Sozialversicherungspflichtig.
- Nachweis: Fahrtenbuch oder plausible Aufstellung der geschäftlichen Reisen. Die Aufteilung muss im Spesenreglement geregelt sein.
Wird das GA vollständig vom Unternehmen bezahlt und zu 100 % geschäftlich genutzt (z. B. bei Aussendienstmitarbeitenden mit täglichen Kundenbesuchen), kann der gesamte Betrag als Spesen verbucht werden. Voraussetzung ist, dass die ausschliesslich geschäftliche Nutzung glaubhaft nachgewiesen wird.
Schritt 5: Tageskarten und Mehrfahrtenkarten erfassen
Tageskarten und Mehrfahrtenkarten werden grundsätzlich gleich behandelt wie Einzeltickets. Der Unterschied liegt in der zeitlichen Zuordnung: Eine Mehrfahrtenkarte, die über mehrere Monate genutzt wird, sollte periodengerecht abgegrenzt werden, wenn der Betrag wesentlich ist.
Buchungsbeispiel Tageskarte und Mehrfahrtenkarte
Die Abgrenzung von Mehrfahrtenkarten ist nur dann zwingend, wenn der Betrag für den Jahresabschluss wesentlich ist. Bei Kleinbeträgen unter CHF 200 kann auf eine Abgrenzung verzichtet werden, sofern dies im Unternehmen einheitlich gehandhabt wird. Dokumentieren Sie die Entscheidung im Anhang zur Jahresrechnung.
Schritt 6: Spesenerstattung an Mitarbeitende buchen
Die Erstattung der ÖV-Spesen an Mitarbeitende kann auf drei Wegen erfolgen: per Banküberweisung, über die Lohnabrechnung oder über eine Firmenkreditkarte. Je nach Weg unterscheidet sich das Gegenkonto.
Gegenkonto je nach Erstattungsweg
Bei der Erstattung über die Lohnabrechnung ist darauf zu achten, dass ÖV-Spesen als Spesenerstattung und nicht als Lohnbestandteil ausgewiesen werden. Spesenerstattungen sind nicht sozialversicherungspflichtig, sofern sie den effektiven Auslagen entsprechen und durch Belege nachgewiesen sind. Im Lohnausweis erscheinen sie unter Ziffer 13.1.1 (Effektive Spesen).
Wenn Mitarbeitende eine Firmenkreditkarte nutzen, entfällt die Erstattung. Die Buchung erfolgt direkt bei Eingang der Kreditkartenabrechnung. Prüfen Sie dabei jeden Posten einzeln auf den korrekten MWST-Code, da auf derselben Abrechnung auch MWST-pflichtige Ausgaben wie Taxifahrten stehen können.
Schritt 7: Jahresabschluss und Abstimmung durchführen
Zum Jahresende sind mehrere Prüfungen notwendig, um die ÖV-Spesen korrekt abzuschliessen. Die Abstimmung stellt sicher, dass alle Buchungen vollständig, periodengerecht und korrekt codiert sind.
- Kontenabstimmung: Gleichen Sie den Saldo von Konto 6510 mit den eingereichten Spesenabrechnungen ab. Jede Buchung muss einem Beleg zugeordnet werden können.
- MWST-Kontrolle: Prüfen Sie, ob alle ÖV-Buchungen den MWST-Code 'ausgenommen' tragen. Fehlerhafte Codes verfälschen die MWST-Abrechnung und können zu Nachforderungen führen.
- Periodenabgrenzung: GA-Abos und Mehrfahrtenkarten, die über den Jahreswechsel laufen, müssen periodengerecht abgegrenzt werden. Buchen Sie den Anteil des Folgejahres auf Konto 1300 (Aktive Rechnungsabgrenzung).
- Lohnausweis-Abstimmung: Stellen Sie sicher, dass der Privatanteil von GA- und Halbtax-Abos korrekt im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklariert ist.
- Belegaufbewahrung: Alle ÖV-Belege müssen gemäss Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie die Anforderungen der GeBüV erfüllen.
Erstellen Sie eine Checkliste für den Jahresabschluss und dokumentieren Sie die durchgeführten Prüfungen. Bei einer Revision wird die Prüfspur von der Spesenabrechnung über die Buchung bis zum Beleg nachvollzogen. Lücken in dieser Kette führen zu Beanstandungen.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf ÖV-Tickets geltend gemacht
Personenbeförderung im öffentlichen Verkehr ist gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 15 MWSTG von der MWST ausgenommen. Wer trotzdem einen Vorsteuerabzug bucht, deklariert in der MWST-Abrechnung einen zu hohen Vorsteuerabzug. Bei einer ESTV-Kontrolle führt dies zu Nachforderungen inklusive Verzugszins. Korrigieren Sie den MWST-Code auf 'ausgenommen' und prüfen Sie alle ÖV-Buchungen systematisch.
Fehler 2: GA-Privatanteil nicht im Lohnausweis deklariert
Wird ein GA vom Unternehmen bezahlt und auch privat genutzt, muss der private Anteil im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 als geldwerter Vorteil deklariert werden. Fehlt diese Deklaration, drohen Nachsteuern und Sozialversicherungsnachforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Legen Sie die Aufteilung im Spesenreglement fest und dokumentieren Sie die geschäftliche Nutzung.
Fehler 3: Falsches Konto verwendet (z. B. 6520 statt 6510)
ÖV-Spesen gehören auf Konto 6510 (Reisespesen), nicht auf 6520 (Repräsentationsspesen) oder 6530 (Übriger Betriebsaufwand). Eine falsche Kontierung verfälscht die Erfolgsrechnung und erschwert die Auswertung. Prüfen Sie bei der Einrichtung neuer Mitarbeitender, ob die Standardkontierung in der Buchhaltungssoftware korrekt hinterlegt ist.
Fehler 4: Fehlende periodengerechte Abgrenzung bei GA und Mehrfahrtenkarten
Ein GA, das im November gekauft wird, deckt auch Monate des Folgejahres ab. Ohne Abgrenzung wird der gesamte Betrag im Kaufjahr als Aufwand verbucht, was die Erfolgsrechnung verzerrt. Buchen Sie den Anteil des Folgejahres per 31. Dezember auf Konto 1300 (Aktive Rechnungsabgrenzung) und lösen Sie die Abgrenzung im Januar auf.
Fehler 5: Buchungstext ohne Strecke, Name oder Datum
Ein Buchungstext wie 'SBB-Ticket' reicht für die Nachvollziehbarkeit nicht aus. Gemäss Art. 957a OR muss jede Buchung einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Verwenden Sie einen strukturierten Buchungstext mit Strecke, Name des Mitarbeitenden und Reisedatum. So ist die Prüfspur bei einer Revision sofort nachvollziehbar.
05.Häufige Fragen
Kann ich auf SBB-Tickets Vorsteuer abziehen?
Nein. Personenbeförderung im öffentlichen Verkehr ist gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 15 MWSTG von der Mehrwertsteuer ausgenommen. Auf SBB-Tickets wird keine MWST ausgewiesen, weshalb kein Vorsteuerabzug möglich ist. Dies gilt für alle ÖV-Tickets, GA-Abos und Halbtax-Abonnemente.
Auf welches Konto buche ich ÖV-Spesen im KMU-Kontenrahmen?
ÖV-Spesen werden auf Konto 6510 (Reisespesen) gebucht. Bei hohem Buchungsvolumen empfiehlt sich ein Unterkonto wie 6510.10 speziell für ÖV-Kosten. Konto 6520 (Repräsentationsspesen) ist für ÖV-Spesen nicht vorgesehen.
Wie buche ich ein GA, das auch privat genutzt wird?
Der geschäftliche Anteil wird auf Konto 6510 (Reisespesen) gebucht, der private Anteil auf Konto 5000 (Lohnaufwand). Der Privatanteil muss im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 als geldwerter Vorteil deklariert werden. Die Aufteilung basiert auf der effektiven geschäftlichen Nutzung und muss durch ein Fahrtenbuch oder eine plausible Aufstellung belegt werden.
Muss ich ÖV-Spesen über den Jahreswechsel abgrenzen?
Ja, bei wesentlichen Beträgen. GA-Abos und Mehrfahrtenkarten, die über den 31. Dezember hinaus gültig sind, müssen periodengerecht abgegrenzt werden. Der Anteil des Folgejahres wird auf Konto 1300 (Aktive Rechnungsabgrenzung) gebucht. Bei Kleinbeträgen unter CHF 200 kann auf die Abgrenzung verzichtet werden.
Welchen MWST-Code verwende ich für ÖV-Spesen in Bexio?
In Bexio wählen Sie den MWST-Code 'Ohne MWST'. Verwenden Sie nicht den Code für den Normalsteuersatz oder den Nullsatz. Der Code 'Ohne MWST' stellt sicher, dass kein Vorsteuerabzug berechnet wird und die MWST-Abrechnung korrekt bleibt.
Sind ÖV-Spesenerstattungen sozialversicherungspflichtig?
Nein, sofern die Erstattung den effektiven Auslagen entspricht und durch Belege nachgewiesen ist. Echte Spesenerstattungen sind weder AHV- noch BVG-pflichtig. Im Lohnausweis werden sie unter Ziffer 13.1.1 (Effektive Spesen) ausgewiesen. Nur pauschale Spesenentschädigungen ohne Belege können unter Umständen sozialversicherungspflichtig werden.