ÖV Spesen Grenzgänger: Erstattung, Abgrenzung und Steuerfolgen

Die zentrale Frage für Grenzgänger lautet: Handelt es sich bei einer Fahrt um den täglichen Arbeitsweg oder um eine dienstlich veranlasste Reise? Nur dienstlich veranlasste Fahrten begründen einen Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR. Der Pendelweg zwischen Wohnort im Ausland und dem gewöhnlichen Arbeitsort in der Schweiz ist keine Spese, sondern eine private Auslage, die steuerlich als Berufskosten geltend gemacht wird.

Ein häufiger Grenzfall entsteht, wenn der Arbeitgeber den Grenzgänger an einen anderen Schweizer Standort schickt. Fährt ein Grenzgänger mit Arbeitsort Zürich dienstlich nach Bern, ist die gesamte Fahrt ab dem gewöhnlichen Arbeitsort Zürich eine Dienstreise. Die Strecke Wohnort bis Zürich bleibt Pendelweg. Wird der Grenzgänger hingegen direkt von zu Hause nach Bern geschickt, ist die Differenz zwischen dem üblichen Pendelweg und der tatsächlichen Fahrstrecke als Dienstreise erstattungsfähig.

Grenzgänger unterliegen in der Regel der Besteuerung im Wohnstaat (Deutschland oder Österreich), wobei die Schweiz eine Quellensteuer von maximal 4,5 Prozent erhebt (Doppelbesteuerungsabkommen CH-DE) beziehungsweise die Besteuerung nach dem DBA CH-AT geregelt ist. Diese Konstellation hat direkte Auswirkungen auf die Behandlung von ÖV-Kosten.

• Erstattete Dienstreisespesen: Werden vom Schweizer Arbeitgeber auf Basis eines genehmigten Spesenreglements erstattet, sind sie in der Schweiz lohnausweisneutral (kein Eintrag in Ziffer 13.1 bei genehmigtem Reglement). Im Wohnstaat gelten sie als steuerfreier Auslagenersatz, sofern sie den tatsächlichen Aufwand oder die anerkannten Pauschalen nicht übersteigen.
• Pendelkosten im Wohnstaat: Der Grenzgänger macht die ÖV-Kosten für den Pendelweg in der Steuererklärung des Wohnstaats als Werbungskosten (DE) oder Berufsausgaben (AT) geltend. In Deutschland gilt die Entfernungspauschale von EUR 0.30 pro Kilometer für die ersten 20 km und EUR 0.38 ab dem 21. Kilometer (Stand 2026). Alternativ können tatsächliche ÖV-Kosten angesetzt werden, wenn sie höher sind.
• Freiwillige Pendlerbeiträge des Arbeitgebers: Zahlt der Schweizer Arbeitgeber freiwillig einen Beitrag an den Pendelweg, ist dieser Beitrag Lohnbestandteil. Er erscheint im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 und ist im Wohnstaat als Einkommen zu versteuern. Der Grenzgänger kann die Pendelkosten trotzdem als Berufsauslage abziehen.
• Quellensteuer und Spesenabzug: Bei der Schweizer Quellensteuer werden Dienstreisespesen nicht zum steuerbaren Lohn gezählt, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Spesen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 ausweisen.

Wichtig: Eine Doppelverwertung ist ausgeschlossen. Erstattete Dienstreisespesen dürfen im Wohnstaat nicht zusätzlich als Berufsauslage abgezogen werden. Umgekehrt darf der Pendelweg, der im Wohnstaat steuerlich geltend gemacht wird, nicht gleichzeitig als Spese beim Arbeitgeber eingereicht werden.

Muss ein Grenzgänger aus dienstlichen Gründen in der Schweiz übernachten, etwa wegen eines mehrtägigen Projekteinsatzes, einer Abendveranstaltung oder einer Frühsitzung, ändert sich die Spesenbehandlung. Die Übernachtung samt Verpflegung und den damit verbundenen ÖV-Kosten gilt als Dienstreise. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR zur Erstattung verpflichtet.

Ein konkretes Beispiel: Eine Grenzgängerin mit Wohnort Lörrach und Arbeitsort Basel muss für ein zweitägiges Projekt in Bern arbeiten. Die Bahnfahrt Basel–Bern (CHF 51.– 2. Klasse, Halbtax) ist eine Dienstreise und wird vollständig erstattet. Die Übernachtung in Bern wird gegen Beleg abgerechnet. Für die Verpflegung erhält sie CHF 30.– pauschal pro Mahlzeit. Die tägliche Fahrt Lörrach–Basel bleibt Pendelweg und wird nicht erstattet, sondern in der deutschen Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht.

Übernachtet der Grenzgänger regelmässig in der Schweiz, etwa bei Wochenaufenthalt, gelten andere Regeln. Ein Wochenaufenthalter ist steuerlich kein klassischer Grenzgänger mehr, sondern wird in der Schweiz am Wochenaufenthaltsort quellensteuerpflichtig. Die Abgrenzung zwischen Grenzgänger- und Wochenaufenthalterstatus hat erhebliche steuerliche Konsequenzen und sollte frühzeitig mit dem Steueramt geklärt werden.

Für Grenzgänger gelten dieselben Spesenreglemente wie für in der Schweiz wohnhafte Arbeitnehmende. Das Reglement muss von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein und inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen (Präzisierung ab 2026). Ein separates Reglement für Grenzgänger ist weder nötig noch üblich.

• Genehmigtes Reglement vorhanden: Erstattete Spesen gemäss Reglement erscheinen nicht im Lohnausweis. Der Arbeitgeber kreuzt in Ziffer 15 des Lohnausweises an, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Spesen sind damit für die Quellensteuer und den Wohnstaat dokumentiert.
• Kein genehmigtes Reglement: Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber sämtliche Spesenerstattungen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 (effektive Spesen) oder Ziffer 13.2 (Pauschalspesen) ausweisen. Dies kann im Wohnstaat zu Rückfragen der Steuerbehörde führen.
• Kilometerpauschale bei gemischter Nutzung: Nutzt ein Grenzgänger für Dienstreisen das Privatfahrzeug statt ÖV, beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026). Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Die Pauschale gilt nur für dienstliche Fahrten, nicht für den Pendelweg.

Der Lohnausweis ist für Grenzgänger besonders wichtig, weil er als Nachweis gegenüber dem Wohnstaat dient. Deutsche Finanzämter und österreichische Steuerbehörden verlangen den Schweizer Lohnausweis regelmässig als Beleg für die Steuererklärung. Ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis mit Vermerk des genehmigten Spesenreglements vermeidet Doppelbesteuerungskonflikte und Nachfragen.