ÖV-Spesen für Grenzgänger: Erstattung, Pendelweg und Quellensteuer

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Nationalität oder dem Wohnsitz des Arbeitnehmenden. Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland, Frankreich, Italien oder Österreich unterliegen bei betrieblichen ÖV-Fahrten innerhalb der Schweiz exakt denselben Regeln wie inländische Mitarbeitende.

• Erstattungsfähige ÖV-Fahrten: Kundenbesuche, Filialfahrten, Schulungen an einem anderen Standort, Behördengänge – jede Fahrt mit betrieblichem Zweck, die über den üblichen Arbeitsweg hinausgeht, ist erstattungspflichtig.
• Vorsteuerabzug (MWST): Auf Schweizer ÖV-Tickets fällt ein MWST-Satz von 8.1 % an. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können diesen Betrag geltend machen, sofern ein gültiger Fahrausweis als Beleg vorliegt.
• Pendelweg: Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort im Ausland zum Schweizer Arbeitsort ist keine betriebliche Auslage. Art. 327a OR erfasst nur Auslagen, die durch die Ausführung der Arbeit entstehen – nicht den Weg zur Arbeit. Der Grenzgänger trägt diese Kosten selbst.
• Spesenreglement: Im genehmigten Spesenreglement sollte explizit festgehalten werden, dass der Pendelweg von Grenzgängern nicht als betriebliche Reise gilt. Das schafft Klarheit und vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung.

Ein Beispiel: Eine Grenzgängerin mit Wohnsitz in Lörrach (DE) arbeitet in Basel. Ihr tägliches Tram-Ticket Basel ist Pendelweg und nicht erstattungsfähig. Fährt sie jedoch im Auftrag des Arbeitgebers von Basel nach Zürich zu einem Kundentermin, ist das SBB-Ticket eine betriebliche Auslage gemäss Art. 327a OR. Das Unternehmen erstattet den Fahrpreis und kann die 8.1 % MWST als Vorsteuer abziehen.

Wenn ein Grenzgänger im Auftrag des Arbeitgebers eine internationale Strecke zurücklegt, ist das gesamte Ticket erstattungsfähig – vorausgesetzt, die Reise ist betrieblich notwendig. Die betriebliche Notwendigkeit ergibt sich aus dem Arbeitsauftrag, nicht aus dem Wohnort des Mitarbeitenden. Typische Fälle sind Kundenbesuche, Messebesuche oder Schulungen im grenznahen Ausland.

Bei internationalen Tickets weisen die Bahngesellschaften den Schweizer und den ausländischen Streckenanteil nicht immer separat aus. Für den Vorsteuerabzug empfiehlt es sich, den Schweizer Anteil rechnerisch zu ermitteln oder separate Tickets zu lösen. Liegt ein Gesamtticket vor, akzeptiert die ESTV in der Praxis eine verhältnismässige Aufteilung nach Streckenkilometern.

Wichtig: Ein Grenzgänger, der für einen Kundentermin von Basel nach Freiburg im Breisgau reist, hat Anspruch auf Erstattung des gesamten Zugtickets. Reist derselbe Grenzgänger dieselbe Strecke als Pendelweg nach Hause, besteht kein Erstattungsanspruch. Entscheidend ist immer der Zweck der Fahrt, nicht die Strecke.

Grenzgänger unterliegen in der Schweiz der Quellensteuer. ÖV-Spesen, die im Rahmen der ESTV-Ansätze und des genehmigten Spesenreglements erstattet werden, gelten nicht als Lohnbestandteil und sind daher quellensteuerbefreit. Voraussetzung ist, dass die Spesen tatsächlich betrieblich veranlasst sind und korrekt im Lohnausweis deklariert werden.

Bezahlt der Arbeitgeber einem Grenzgänger ein GA oder Halbtax-Abo, das auch privat genutzt wird, muss der Privatanteil als Lohnbestandteil deklariert werden. Dieser Anteil unterliegt der Quellensteuer. Die ESTV gibt in der Wegleitung zum Lohnausweis vor, wie der Privatanteil zu berechnen ist. Für Grenzgänger gelten dabei keine Sonderregeln – die Berechnung erfolgt identisch wie bei inländischen Arbeitnehmenden.

Die Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und den Nachbarstaaten regeln die Aufteilung der Besteuerungsrechte. Echte betriebliche Spesen sind in keinem DBA als steuerpflichtiges Einkommen definiert. Problematisch wird es erst, wenn Spesenerstattungen über die tatsächlichen Auslagen hinausgehen und damit verdeckten Lohn darstellen.