ÖV Spesen Homeoffice: Erstarbeitsort, Abgrenzung und Erstattung
Wer regelmässig im Homeoffice arbeitet und gelegentlich mit dem ÖV zum Büro oder zu Kunden fährt, muss wissen, welche Fahrten als Spesen gelten und welche nicht. Die Abgrenzung hängt vom vertraglich definierten Erstarbeitsort ab: Nur Fahrten, die über den normalen Arbeitsweg hinausgehen, sind nach Art. 327a OR erstattungspflichtig.
In der Praxis führt gerade die Kombination aus Homeoffice und wechselnden Einsatzorten zu Unsicherheiten. Dieser Beitrag klärt die Regeln für 2026, zeigt die Erstarbeitsort-Regelung im Detail und behandelt den häufigen Sonderfall der direkten Fahrt vom Homeoffice zum Kunden.
01.Erstarbeitsort: Warum er die Spesenabgrenzung bestimmt
Der Erstarbeitsort ist der Ort, an dem eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer vertraglich den grössten Teil der Arbeitszeit zu leisten hat. Er ist im Arbeitsvertrag oder in einer ergänzenden Vereinbarung festgehalten. Dieser Ort bestimmt, was als Pendelweg gilt und was als Dienstreise. Alle Fahrten zwischen Wohnort und Erstarbeitsort sind privater Arbeitsweg — unabhängig davon, ob die Person an diesem Tag tatsächlich dort arbeitet oder nicht.
Wird das Homeoffice vertraglich als Erstarbeitsort definiert, verschiebt sich die Abgrenzung: Die Fahrt ins Büro wird dann zur Dienstreise, und die ÖV-Kosten dafür sind grundsätzlich erstattungsfähig. Umgekehrt gilt: Ist das Büro der Erstarbeitsort, bleibt die Fahrt dorthin auch bei überwiegender Homeoffice-Tätigkeit ein Pendelweg ohne Spesenanspruch. Die vertragliche Festlegung ist daher entscheidend — nicht die tatsächlich gelebte Praxis.
Erstarbeitsort und Spesenfolgen im Vergleich
02.Pendelweg oder Dienstreise: Welche ÖV-Fahrten sind erstattungsfähig?
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Fahrten zum vertraglich vereinbarten Arbeitsort gehören nicht dazu — sie gelten als privater Arbeitsweg. Erstattungsfähig sind hingegen alle Fahrten, die über diesen Pendelweg hinausgehen und dienstlich veranlasst sind.
- Fahrt Homeoffice zum Büro: Gilt als Pendelweg, wenn das Büro der Erstarbeitsort ist. Keine Erstattung, auch wenn die Fahrt nur einmal pro Woche stattfindet.
- Fahrt Homeoffice zum Kunden: Gilt als Dienstreise, unabhängig vom definierten Erstarbeitsort. Die gesamten ÖV-Kosten sind erstattungsfähig.
- Fahrt Büro zum Kunden: Klassische Dienstreise. Die ÖV-Kosten ab dem Bürostandort sind erstattungsfähig.
- Fahrt Homeoffice zum Büro und weiter zum Kunden: Der Abschnitt Homeoffice zum Büro ist Pendelweg (sofern Büro Erstarbeitsort), der Abschnitt Büro zum Kunden ist Dienstreise. Nur der zweite Abschnitt ist erstattungsfähig.
Ein häufiger Sonderfall: Die Mitarbeiterin fährt vom Homeoffice direkt zum Kunden, ohne den Umweg über das Büro. Ist das Büro der Erstarbeitsort, wird die Strecke rechnerisch aufgeteilt. Erstattungsfähig ist nur der Anteil, der über die normale Pendelstrecke hinausgeht. Konkret: Kostet die Fahrt Homeoffice zum Kunden CHF 25 und die normale Pendelfahrt ins Büro CHF 12, sind CHF 13 als Spesen erstattungsfähig. Manche Unternehmen regeln im Spesenreglement, dass in solchen Fällen die gesamte Strecke erstattet wird — das ist zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
ÖV-Spesen bei Homeoffice korrekt erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Spesenreglement: Was Unternehmen für Homeoffice-Situationen regeln sollten
Ein genehmigtes Spesenreglement schafft Klarheit und reduziert Streitfälle. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen empfiehlt es sich, die Erstarbeitsort-Regelung explizit im Reglement oder in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festzuhalten. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) verlangen, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen, um von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt zu werden.
- Erstarbeitsort definieren: Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung festhalten, ob das Büro oder das Homeoffice als Erstarbeitsort gilt. Ohne diese Festlegung entstehen regelmässig Abrechnungskonflikte.
- Abrechnungsmethode für Mischfahrten festlegen: Regeln, wie Direktfahrten vom Homeoffice zum Kunden abgerechnet werden: nur der Mehrkostenanteil oder die gesamte Strecke.
- ÖV-Klasse und Abonnemente regeln: Festlegen, ob Halbtax- oder GA-Kosten anteilig übernommen werden und welche ÖV-Klasse bei Dienstreisen gilt.
- Belegpflicht konkretisieren: Bestimmen, welche Nachweise für ÖV-Fahrten akzeptiert werden: Einzelbillette, Swisspass-Auszüge oder Screenshots der SBB-App.
Für den Lohnausweis gilt: Effektiv abgerechnete ÖV-Spesen für Dienstreisen erscheinen nicht als Lohn, sofern sie geschäftlich begründet und belegt sind. Werden hingegen Pendelkosten fälschlich als Spesen deklariert, droht eine Aufrechnung durch die Steuerbehörde. Die korrekte Abgrenzung im Spesenreglement schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende vor steuerlichen Nachforderungen.
04.Steuerliche Behandlung: ÖV-Spesen vs. Berufsauslagen im Homeoffice
ÖV-Kosten für Dienstreisen, die der Arbeitgeber erstattet, sind für Arbeitnehmende steuerfrei und erscheinen nicht im steuerbaren Einkommen. Voraussetzung ist, dass die Erstattung auf einem genehmigten Spesenreglement basiert oder die Auslagen einzeln belegt werden. Pendelkosten hingegen können Arbeitnehmende in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen — bis zum kantonal festgelegten Maximum.
Steuerliche Einordnung von ÖV-Fahrten bei Homeoffice
Arbeitnehmende, die überwiegend im Homeoffice arbeiten und nur selten ins Büro fahren, können den Berufsauslagenabzug für Fahrkosten nur für die tatsächlich zurückgelegten Pendelfahrten geltend machen. Die Steuerverwaltung prüft bei Homeoffice-Konstellationen zunehmend, ob die deklarierten Pendeltage plausibel sind. Eine saubere Dokumentation der Arbeitstage im Büro und im Homeoffice ist daher empfehlenswert.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Erstarbeitsort nicht vertraglich festgelegt
Ohne klare vertragliche Regelung wird im Streitfall meist das Büro als Erstarbeitsort angenommen. Homeoffice-Mitarbeitende verlieren dann den Spesenanspruch für Fahrten ins Büro. Der Erstarbeitsort sollte im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung explizit definiert werden.
Fehler 2: Pendelfahrten als Dienstreise abgerechnet
Fahrten zum vertraglich vereinbarten Arbeitsort sind Pendelwege und keine Spesen. Werden sie trotzdem als Spesen erstattet, droht bei einer Steuerprüfung eine Aufrechnung als Lohnbestandteil. Das betrifft sowohl den Arbeitgeber (Sozialversicherungsbeiträge) als auch die Arbeitnehmenden (Einkommenssteuer).
Fehler 3: Gesamte Strecke bei Direktfahrt zum Kunden erstattet
Fährt jemand vom Homeoffice direkt zum Kunden, ist nur der Mehrkostenanteil über die Pendelstrecke hinaus erstattungspflichtig. Wer die gesamte Strecke erstattet, ohne dies im Spesenreglement ausdrücklich zu regeln, riskiert steuerliche Beanstandungen. Eine klare Regelung im Reglement schafft Rechtssicherheit.
Fehler 4: Keine Belege für ÖV-Dienstreisen aufbewahrt
Auch bei kleinen Beträgen verlangt die Steuerverwaltung Nachweise für erstattete ÖV-Spesen. Fehlende Belege können dazu führen, dass die Erstattung als Lohn qualifiziert wird. Swisspass-Auszüge oder digitale Billette aus der SBB-App sind als Nachweis ausreichend.
Fehler 5: Spesenreglement nicht an hybrides Arbeitsmodell angepasst
Viele Spesenreglemente stammen aus der Zeit vor der breiten Homeoffice-Nutzung und enthalten keine Regelungen für Mischfahrten oder wechselnde Arbeitsorte. Ein veraltetes Reglement führt zu uneinheitlicher Handhabung und Streitfällen. Die Anpassung an die SSK-Mustervorlagen 2026 ist empfehlenswert.
06.Häufige Fragen
Habe ich Anspruch auf ÖV-Spesen, wenn ich vom Homeoffice ins Büro fahre?
Das hängt vom vertraglich definierten Erstarbeitsort ab. Ist das Büro Ihr Erstarbeitsort, gilt die Fahrt als Pendelweg ohne Spesenanspruch. Ist das Homeoffice Ihr Erstarbeitsort, wird die Fahrt ins Büro zur Dienstreise und ist erstattungsfähig. Entscheidend ist die vertragliche Vereinbarung, nicht die tatsächliche Häufigkeit der Fahrten.
Wie berechne ich die Spesen, wenn ich vom Homeoffice direkt zum Kunden fahre?
Ist das Büro Ihr Erstarbeitsort, ziehen Sie die Kosten der normalen Pendelstrecke (Homeoffice zum Büro) von den Gesamtkosten der Fahrt zum Kunden ab. Nur die Differenz ist erstattungsfähig. Beispiel: Fahrt zum Kunden kostet CHF 30, Pendelfahrt ins Büro CHF 10 — erstattungsfähig sind CHF 20. Ihr Spesenreglement kann eine grosszügigere Regelung vorsehen.
Kann mein Arbeitgeber das Homeoffice als Erstarbeitsort festlegen?
Ja, der Erstarbeitsort kann im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung frei festgelegt werden. Wird das Homeoffice als Erstarbeitsort definiert, werden Fahrten ins Büro zu erstattungsfähigen Dienstreisen. Beide Parteien sollten sich über die finanziellen Folgen dieser Festlegung im Klaren sein.
Muss ich für jede ÖV-Dienstreise einen Beleg einreichen?
Grundsätzlich ja. Für die steuerliche Anerkennung als Spesen braucht es einen Nachweis der Fahrt. Akzeptiert werden Einzelbillette, Swisspass-Reisehistorien oder digitale Belege aus der SBB-App. Das Spesenreglement kann die zulässigen Belegarten konkretisieren.
Werden ÖV-Spesen bei Homeoffice im Lohnausweis aufgeführt?
Korrekt abgerechnete ÖV-Spesen für Dienstreisen erscheinen nicht als Lohn im Lohnausweis. Voraussetzung ist ein genehmigtes Spesenreglement oder eine Einzelbelegabrechnung. Werden Pendelkosten fälschlich als Spesen erstattet, muss der Betrag als Lohnbestandteil deklariert werden.
Gilt die Erstarbeitsort-Regelung auch bei Teilzeit-Homeoffice?
Ja. Auch bei Teilzeit-Homeoffice ist der vertraglich festgelegte Erstarbeitsort massgebend. Arbeitet jemand drei Tage im Büro und zwei Tage zu Hause, ist in der Regel das Büro der Erstarbeitsort. Die Fahrten ins Büro bleiben dann Pendelwege, auch an den Tagen, an denen die Person sonst im Homeoffice wäre.