Pauschalspesen Höhe und Ansätze: Verpflegung, Fahrt, Kleinspesen
Die Pauschalansätze 2026 im Überblick: Verpflegung bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen), Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag, Fahrt CHF 0.75/km, Repräsentation nach SSK-Richtlinien max. CHF 24'000/Jahr. Die ersten drei Werte stammen aus Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und gelten als Einzelfallpauschalen ohne Spesenreglement; eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Wer höhere Beträge vergüten möchte, rechnet effektiv gegen Beleg ab oder lässt ein Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen.
01.ESTV-Pauschalansätze 2026 im Überblick
Die Wegleitung zum Lohnausweis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) und der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) nennt in Rz 52 die Werte, bis zu denen Spesen ohne Betragsangabe im Lohnausweis vergütet werden können. Diese Einzelfallpauschalen setzen eine tatsächliche Reisetätigkeit, aber kein Spesenreglement voraus. Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Repräsentations- oder Autopauschalen) sind davon zu unterscheiden: Sie sind in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen; Rechtssicherheit bringt ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement.
Pauschalansätze 2026 nach Kategorie
Ein Beispiel mit Annahmen: Eine Aussendienstmitarbeiterin mit einem Bruttolohn von CHF 80'000 pro Jahr isst in einem Monat 12-mal auf Geschäftsreisen auswärts zu Mittag und 3-mal zu Abend. Ihr Arbeitgeber kann ihr pro Hauptmahlzeit bis CHF 30 pauschal vergüten, also 15 × CHF 30 = CHF 450 – ohne Einzelbelege. Eine Hochrechnung auf alle Arbeitstage ist nicht zulässig. Eine Repräsentationspauschale bis CHF 6'000 pro Jahr ist zulässig, wenn sie in etwa den effektiven Auslagen entspricht; ein höherer Betrag wäre bei ihrem Lohn nicht möglich, weil 5 % von CHF 80'000 nur CHF 4'000 ergeben.
02.Was hat sich 2026 geändert?
Per 1. Januar 2026 hat die ESTV zwei wesentliche Anpassungen in der Wegleitung zum Lohnausweis vorgenommen. Die auffälligste Änderung betrifft den Kilometeransatz für Privatfahrzeuge, der von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer gestiegen ist. Diese Erhöhung trägt den gestiegenen Betriebskosten Rechnung.
Änderungen der Pauschalansätze 2025 vs. 2026
Für Unternehmen, deren Spesenreglement bereits mit CHF 0.70 pro Kilometer genehmigt wurde, besteht keine Pflicht zur Neugenehmigung. Der alte Ansatz bleibt gültig, bis das Reglement aus anderen Gründen angepasst und neu eingereicht wird. Es empfiehlt sich dennoch, den neuen Ansatz bei der nächsten Reglementrevision zu übernehmen, damit Mitarbeitende nicht benachteiligt werden.
Bei den Naturalgeschenken ändert sich neben dem Betrag auch die Bezugsgrösse: Statt CHF 500 pro Ereignis gilt neu ein Jahresmaximum von CHF 600 pro Kalenderjahr. Unternehmen, die bisher mehrere Anlässe pro Jahr mit Geschenken begleitet haben, sollten ihre Praxis überprüfen.
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Mehr erfahren →03.Gelten die Ansätze als Maximal- oder Minimalbeträge?
Die Werte von Rz 52 sind Obergrenzen für Einzelfallpauschalen ohne Betragsangabe im Lohnausweis. Arbeitgeber dürfen tiefere Pauschalen festlegen; höhere Pauschalen sind mit einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement möglich, sonst sind die Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig von den Pauschalansätzen.
Pauschalspesen vs. Effektivspesen: Betragsgrenzen
Übersteigen die tatsächlichen Auslagen regelmässig die Pauschalansätze, sollte der Arbeitgeber auf Effektivspesen umstellen oder ein Mischsystem einführen. Ein Beispiel: Wer in Zürich regelmässig für CHF 50 bis CHF 80 auswärts isst, kommt mit der Pauschale von CHF 30 pro Hauptmahlzeit nicht aus. In diesem Fall ist die Abrechnung auf Basis von Originalbelegen die bessere Lösung – die Erstattung ist dann nicht auf CHF 30 begrenzt. Kundeneinladungen werden ohnehin gegen Originalquittung abgerechnet.
Wichtig: Werden die Werte von Rz 52 überschritten und liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (Rz 53). Soweit Pauschalen die effektiven Auslagen übersteigen, gelten sie als Lohn und unterliegen der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Monatspauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 brauchen kein Reglement. Monatliche Pauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement sind zwar nicht verboten, aber in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen den effektiven Auslagen entsprechen; überhöhte Teile können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Wer Rechtssicherheit will, lässt das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung genehmigen.
Fehler 2: Verpflegungspauschale ohne auswärtige Mahlzeit auszahlen
Die Verpflegungspauschale setzt voraus, dass eine Hauptmahlzeit wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt – eine Mindestabwesenheit in Stunden kennen Rz 52 und das SSK-Muster nicht. Wird sie für alle Arbeitstage oder ohne tatsächliche Reisetätigkeit bezahlt, kann die Steuerverwaltung den Betrag als Lohn umqualifizieren. Nach SSK-Muster gibt es Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung, Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
Fehler 3: Repräsentationspauschale ohne Bezug zum Bruttolohn festlegen
Pauschale Repräsentationsspesen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen; übersteigen sie CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, maximal CHF 24'000 pro Jahr. Ein Beispiel mit Annahmen: Bei CHF 150'000 Bruttolohn liegt die Grenze bei CHF 7'500; eine Pauschale von CHF 9'000 überschreitet sie um CHF 1'500. Der übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Fehler 4: Alten Kilometeransatz von CHF 0.70 für neue Reglemente verwenden
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer ein neues Spesenreglement einreicht, sollte den aktuellen Ansatz verwenden. Nur bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit ohne Neugenehmigung.
Fehler 5: Pauschal- und Effektivspesen für dieselbe Kategorie kombinieren
Innerhalb einer Spesenkategorie darf nicht gleichzeitig eine Pauschale und eine Effektiverstattung erfolgen. Wer beispielsweise CHF 30 Verpflegungspauschale erhält und zusätzlich ein Restaurantbeleg einreicht, erzeugt eine Doppelentschädigung. Das Spesenreglement muss pro Kategorie klar festlegen, ob pauschal oder effektiv abgerechnet wird.
05.Häufige Fragen
Gelten die Pauschalspesen-Ansätze auch bei Teilzeitarbeit?
Die Verpflegungs- und Kleinspesenansätze gelten pro auswärtige Mahlzeit bzw. pro Reisetag, nicht pro Stellenprozent. Eine Teilzeitkraft, die auf einer Geschäftsreise auswärts zu Mittag isst, hat denselben Anspruch auf bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit wie eine Vollzeitkraft. Pauschalen für Zeitabschnitte wie die Repräsentationspauschale werden dagegen bei reduziertem Beschäftigungsgrad nach SSK-Muster anteilsmässig gekürzt.
Was tun, wenn die Pauschale die tatsächlichen Kosten nicht deckt?
Reichen die Pauschalansätze nicht aus, kann der Arbeitgeber auf Effektivspesen mit Beleg umstellen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur vollständigen Erstattung notwendiger Auslagen. Alternativ lässt sich ein Mischsystem einführen, bei dem bestimmte Kategorien pauschal und andere effektiv abgerechnet werden.
Muss die Kilometerpauschale im Spesenreglement stehen?
Nein, nicht zwingend. Rz 52 der Wegleitung lässt für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeugs bis CHF 0.75 pro Kilometer ohne Betragsangabe zu, auch ohne Spesenreglement. Es empfiehlt sich trotzdem, den Ansatz im Reglement festzuhalten; bestehende Reglemente mit CHF 0.70 bleiben weiterhin gültig.
Können Pauschalspesen höher als die Ansätze von Rz 52 sein?
Ja, mit einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement, das höhere Ansätze festlegt. Ohne genehmigtes Reglement sind Spesen über den Werten von Rz 52 im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Soweit eine Pauschale die effektiven Auslagen übersteigt, ist der Überschuss Lohn und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
Werden Pauschalspesen im Lohnausweis deklariert?
Das hängt von der Art ab. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 werden nicht betragsmässig angegeben; bei Einhaltung aller Vorgaben genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Repräsentations- oder Autopauschalen) sind immer in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben; bei genehmigtem Reglement kommt ein Vermerk in Ziffer 15 hinzu.
Gilt die Verpflegungspauschale auch bei Homeoffice?
Nein. Die Verpflegungspauschale deckt Hauptmahlzeiten, die wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfallen, etwa auf einer Geschäftsreise. Wer im Homeoffice arbeitet, ist nicht auswärts tätig und hat keinen Anspruch auf diese Pauschale. Für Homeoffice-Kosten gelten separate Regelungen.