Pauschalspesen Höhe und Ansätze: Verpflegung, Fahrt, Kleinspesen
Die ESTV-Pauschalansätze 2026: Verpflegung CHF 30/Tag, Kleinspesen CHF 20/Tag, Fahrt CHF 0.75/km, Repräsentation max. CHF 24'000/Jahr. Diese Werte stammen aus der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises und gelten als verbindliche Referenz für Arbeitgeber, die Pauschalspesen ohne Einzelbelege auszahlen. Wer höhere Beträge vergüten möchte, muss auf Effektivspesen mit Beleg umstellen oder eine individuelle Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung einholen.
01.ESTV-Pauschalansätze 2026 im Überblick
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert in der Wegleitung zum Lohnausweis die massgeblichen Pauschalansätze für Spesen. Diese Ansätze gelten schweizweit und bilden die Grundlage für die steuerfreie Ausrichtung von Pauschalspesen. Voraussetzung ist in jedem Fall ein von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, das inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entspricht.
ESTV-Pauschalansätze 2026 nach Kategorie
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin mit einem Bruttolohn von CHF 80'000 pro Jahr ist an 180 Tagen geschäftlich unterwegs. Ihr Arbeitgeber kann ihr pauschal CHF 30 pro Tag für Verpflegung und CHF 20 pro Tag für Kleinspesen auszahlen. Das ergibt CHF 9'000 steuerfrei — ohne einen einzigen Beleg. Die Repräsentationspauschale dürfte maximal CHF 4'000 betragen (5 % von CHF 80'000).
02.Was hat sich 2026 geändert?
Per 1. Januar 2026 hat die ESTV zwei wesentliche Anpassungen in der Wegleitung zum Lohnausweis vorgenommen. Die auffälligste Änderung betrifft den Kilometeransatz für Privatfahrzeuge, der von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer gestiegen ist. Diese Erhöhung trägt den gestiegenen Betriebskosten Rechnung.
Änderungen der Pauschalansätze 2025 vs. 2026
Für Unternehmen, deren Spesenreglement bereits mit CHF 0.70 pro Kilometer genehmigt wurde, besteht keine Pflicht zur Neugenehmigung. Der alte Ansatz bleibt gültig, bis das Reglement aus anderen Gründen angepasst und neu eingereicht wird. Es empfiehlt sich dennoch, den neuen Ansatz bei der nächsten Reglementrevision zu übernehmen, damit Mitarbeitende nicht benachteiligt werden.
Bei den Naturalgeschenken ändert sich neben dem Betrag auch die Bezugsgrösse: Statt CHF 500 pro Ereignis gilt neu ein Jahresmaximum von CHF 600 pro Kalenderjahr. Unternehmen, die bisher mehrere Anlässe pro Jahr mit Geschenken begleitet haben, sollten ihre Praxis überprüfen.
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Mehr erfahren →03.Gelten die Ansätze als Maximal- oder Minimalbeträge?
Die ESTV-Pauschalansätze sind Maximalbeträge für die belegfreie Spesenentschädigung. Arbeitgeber dürfen tiefere Pauschalen festlegen, aber keine höheren — jedenfalls nicht steuerfrei. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig von den ESTV-Ansätzen.
Pauschalspesen vs. Effektivspesen: Betragsgrenzen
Übersteigen die tatsächlichen Auslagen regelmässig die Pauschalansätze, sollte der Arbeitgeber auf Effektivspesen umstellen oder ein Mischsystem einführen. Ein Beispiel: Wer in Zürich regelmässig Geschäftsessen für CHF 50 bis CHF 80 bezahlt, kommt mit der Verpflegungspauschale von CHF 30 nicht aus. In diesem Fall ist die Abrechnung auf Basis von Originalbelegen die bessere Lösung — die Erstattung ist dann nicht auf CHF 30 begrenzt.
Wichtig: Zahlt ein Arbeitgeber Pauschalen über den ESTV-Ansätzen aus, gilt der übersteigende Betrag als Lohnbestandteil. Er wird im Lohnausweis unter Ziffer 1 ausgewiesen und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalansätze ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement sind Pauschalspesen nicht automatisch steuerfrei. Die Steuerbehörde kann die gesamte Pauschale als Lohnbestandteil qualifizieren. Unternehmen sollten vor der ersten Pauschalzahlung sicherstellen, dass das Reglement eingereicht und genehmigt wurde.
Fehler 2: Verpflegungspauschale bei kurzer Abwesenheit auszahlen
Die Verpflegungspauschale von CHF 30 setzt eine geschäftliche Abwesenheit von mehr als sechs Stunden voraus. Wird die Pauschale auch bei kürzeren Abwesenheiten bezahlt, kann die Steuerverwaltung den Betrag als Lohn umqualifizieren. Im Spesenreglement sollte die Mindestabwesenheit klar definiert sein.
Fehler 3: Repräsentationspauschale ohne Bezug zum Bruttolohn festlegen
Die Repräsentationspauschale ist auf 5 % des Bruttolohns begrenzt, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000 pro Jahr. Wer einem Mitarbeitenden mit CHF 50'000 Bruttolohn eine Repräsentationspauschale von CHF 5'000 auszahlt, überschreitet die Grenze von CHF 2'500 um die Hälfte. Der übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Fehler 4: Alten Kilometeransatz von CHF 0.70 für neue Reglemente verwenden
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer ein neues Spesenreglement einreicht, sollte den aktuellen Ansatz verwenden. Nur bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit ohne Neugenehmigung.
Fehler 5: Pauschal- und Effektivspesen für dieselbe Kategorie kombinieren
Innerhalb einer Spesenkategorie darf nicht gleichzeitig eine Pauschale und eine Effektiverstattung erfolgen. Wer beispielsweise CHF 30 Verpflegungspauschale erhält und zusätzlich ein Restaurantbeleg einreicht, erzeugt eine Doppelentschädigung. Das Spesenreglement muss pro Kategorie klar festlegen, ob pauschal oder effektiv abgerechnet wird.
05.Häufige Fragen
Gelten die Pauschalspesen-Ansätze auch bei Teilzeitarbeit?
Die Verpflegungs- und Kleinspesenansätze gelten pro Einsatztag, nicht pro Stellenprozent. Eine Teilzeitkraft, die an einem Arbeitstag mehr als sechs Stunden geschäftlich abwesend ist, hat denselben Anspruch auf CHF 30 Verpflegungspauschale wie eine Vollzeitkraft. Bei der Repräsentationspauschale wird jedoch der effektive Bruttolohn als Berechnungsbasis herangezogen, was bei Teilzeit zu einem tieferen Maximalbetrag führt.
Was tun, wenn die Pauschale die tatsächlichen Kosten nicht deckt?
Reichen die Pauschalansätze nicht aus, kann der Arbeitgeber auf Effektivspesen mit Beleg umstellen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur vollständigen Erstattung notwendiger Auslagen. Alternativ lässt sich ein Mischsystem einführen, bei dem bestimmte Kategorien pauschal und andere effektiv abgerechnet werden.
Muss die Kilometerpauschale im Spesenreglement stehen?
Ja, der Kilometeransatz muss im genehmigten Spesenreglement festgehalten sein. Ohne diese Grundlage kann die Steuerverwaltung die Erstattung als Lohnbestandteil behandeln. Seit 2026 beträgt der ESTV-Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer, wobei bestehende Reglemente mit CHF 0.70 weiterhin gültig bleiben.
Können Pauschalspesen höher als die ESTV-Ansätze sein?
Grundsätzlich ja, aber der übersteigende Betrag ist nicht mehr steuerfrei. Er wird als Lohnbestandteil im Lohnausweis unter Ziffer 1 ausgewiesen und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben. In der Praxis orientieren sich die meisten Unternehmen deshalb an den ESTV-Maximalansätzen.
Werden Pauschalspesen im Lohnausweis deklariert?
Pauschalspesen innerhalb der ESTV-Ansätze werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 als Pauschalspesenentschädigung ausgewiesen. Zusätzlich wird in Ziffer 15 angekreuzt, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Beträge über den Ansätzen fliessen als Lohnbestandteil in Ziffer 1 ein.
Gilt die Verpflegungspauschale auch bei Homeoffice?
Nein, die Verpflegungspauschale von CHF 30 setzt eine geschäftliche Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort von mehr als sechs Stunden voraus. Wer im Homeoffice arbeitet, ist nicht geschäftlich abwesend und hat keinen Anspruch auf diese Pauschale. Für Homeoffice-Kosten gelten separate Regelungen.