Pauschalspesen Homeoffice: Ansätze, Voraussetzungen und Steuerfolgen

Nicht jede Homeoffice-Entschädigung ist automatisch steuerfrei. Die ESTV und die kantonalen Steuerverwaltungen knüpfen die Anerkennung als echte Spesenerstattung an mehrere Bedingungen. Zentral ist die Frage, ob der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden einen geeigneten Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt. Arbeitet jemand freiwillig von zu Hause, obwohl ein Büroarbeitsplatz vorhanden wäre, liegt grundsätzlich kein erstattungsfähiger Aufwand vor.

• Kein ausreichender Arbeitsplatz im Betrieb: Der Arbeitgeber stellt keinen oder keinen vollwertigen Arbeitsplatz zur Verfügung. Das ist die zentrale Voraussetzung. Desk-Sharing-Modelle, bei denen nicht für alle Mitarbeitenden gleichzeitig Plätze vorhanden sind, können diese Bedingung erfüllen.
• Genehmigtes Spesenreglement: Die Homeoffice-Pauschale muss im Spesenreglement des Unternehmens aufgeführt sein. Das Reglement muss von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
• Angemessene Höhe der Pauschale: Die Pauschale muss die tatsächlichen Mehrkosten angemessen abbilden. Überhöhte Ansätze werden von der Steuerverwaltung als verdeckter Lohn qualifiziert und im Lohnausweis aufgerechnet.
• Dokumentation der Homeoffice-Tage: Der Arbeitgeber muss nachweisen können, an wie vielen Tagen die Mitarbeitenden tatsächlich im Homeoffice gearbeitet haben. Eine einfache Erfassung der Homeoffice-Tage genügt in der Regel.

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice anordnet oder keinen Büroplatz bereitstellt, fallen die Kosten für den häuslichen Arbeitsplatz unter diese Erstattungspflicht.

Die Höhe der Homeoffice-Pauschale ist nicht bundesweit einheitlich geregelt. In der Praxis haben sich zwei Ansätze etabliert, die von den meisten kantonalen Steuerverwaltungen akzeptiert werden. Die Pauschale soll die anteiligen Kosten für Miete, Heizung, Strom, Internet und allgemeine Abnutzung des privaten Arbeitsplatzes abdecken.

Rechenbeispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet an drei von fünf Wochentagen im Homeoffice. Bei rund 250 Arbeitstagen pro Jahr ergibt das 150 Homeoffice-Tage. Mit der Tagespauschale von CHF 10 resultiert eine jährliche Entschädigung von CHF 1'500. Alternativ könnte der Arbeitgeber die Monatspauschale von CHF 200 ansetzen, was CHF 2'400 pro Jahr ergibt. In diesem Fall wäre die Monatspauschale höher als die tatsächliche Tagespauschale, was bei einer Prüfung durch die Steuerverwaltung beanstandet werden könnte. Die Tagespauschale ist in solchen Fällen die sicherere Variante.

Bei Teilzeitmitarbeitenden wird die Monatspauschale anteilig gekürzt. Eine Person mit einem 60%-Pensum, die an zwei Tagen pro Woche im Homeoffice arbeitet, erhält entsprechend eine reduzierte Pauschale. Die Tagespauschale bietet hier den Vorteil, dass sie automatisch proportional abgerechnet wird.

Die steuerliche Behandlung von Homeoffice-Kosten unterscheidet sich grundlegend, je nachdem ob der Arbeitgeber eine Entschädigung zahlt oder der Arbeitnehmer die Kosten selbst trägt. Beide Wege schliessen sich gegenseitig aus: Wer vom Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale erhält, kann dieselben Kosten nicht zusätzlich in der privaten Steuererklärung abziehen.

Wichtig: Zahlt der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement, wird der Betrag im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohn deklariert. Der Arbeitnehmer versteuert den Betrag als Einkommen und kann allenfalls einen Gegenabzug als Berufsauslage geltend machen. Das Ergebnis ist steuerlich deutlich ungünstiger als eine korrekt aufgesetzte Pauschale im genehmigten Reglement.

Die kantonale Praxis beim Arbeitnehmer-Abzug variiert erheblich. Einzelne Kantone gewähren einen pauschalen Abzug für das Arbeitszimmer, andere verlangen den Nachweis der effektiven Kosten. Seit der verstärkten Verbreitung von Homeoffice akzeptieren immer mehr Kantone explizite Homeoffice-Pauschalen in genehmigten Spesenreglementen, was die Arbeitgeber-Erstattung zum bevorzugten Weg macht.

Damit die Homeoffice-Pauschale korrekt funktioniert, muss sie im Spesenreglement des Unternehmens explizit geregelt sein. Seit 2026 verlangt die SSK, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen. Die Homeoffice-Entschädigung ist dabei als eigene Kategorie aufzuführen, mit klarer Angabe des Pauschalansatzes, der Anspruchsvoraussetzungen und der Dokumentationspflichten.

• Reglement-Inhalt: Das Spesenreglement muss den Pauschalansatz (z. B. CHF 10/Tag), die Anspruchsberechtigung (kein Arbeitsplatz im Betrieb) und die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage festhalten.
• Genehmigung: Das Reglement wird bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens eingereicht. Die Genehmigung gilt in der Regel auch für andere Kantone, in denen Mitarbeitende wohnen.
• Lohnausweis-Deklaration: Bei genehmigtem Reglement wird die Homeoffice-Pauschale nicht separat im Lohnausweis ausgewiesen. In Ziffer 15 wird lediglich vermerkt, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
• Kombination mit anderen Pauschalen: Die Homeoffice-Pauschale kann neben anderen Pauschalspesen wie der Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag bestehen. An Homeoffice-Tagen entfallen jedoch typischerweise Verpflegungspauschalen und Fahrtkostenerstattungen.

Unternehmen, die bereits ein genehmigtes Spesenreglement besitzen und eine Homeoffice-Pauschale ergänzen möchten, müssen das Reglement anpassen und erneut zur Genehmigung einreichen. Eine einseitige Einführung der Pauschale ohne Genehmigung führt dazu, dass die Beträge als Lohn qualifiziert werden.