Pauschalspesen für Homeoffice: Berechnung, Reglement und Lohnausweis
Homeoffice-Pauschalspesen sind ab 2026 im SSK-Musterreglement vorgesehen und werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.3 deklariert – Voraussetzung ist angeordnetes Homeoffice und kantonale Genehmigung. Seit der Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle stellt sich für HR-Abteilungen und Geschäftsleitungen die Frage, wie die Mehrkosten der Arbeitnehmenden korrekt und steuerkonform abgegolten werden. Diese Seite erläutert die Berechnungsgrundlagen, die Voraussetzungen und die korrekte Deklaration im Lohnausweis.
01.Was die SSK 2026 zu Homeoffice-Pauschalspesen sagt
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat in ihren aktualisierten Mustervorlagen per Januar 2026 Homeoffice-Pauschalspesen als eigenständige Spesenkategorie aufgenommen. Damit erhalten Unternehmen erstmals eine einheitliche Grundlage, um die Mehrkosten der Heimarbeit pauschal abzugelten, ohne dass jede einzelne Ausgabe belegt werden muss.
Die Pauschale muss zwingend im Spesenreglement des Unternehmens definiert und durch die zuständige kantonale Steuerverwaltung genehmigt sein. Ohne diese Genehmigung gilt die Auszahlung steuerlich nicht als Spesenersatz, sondern als Lohnbestandteil. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen – eine Präzisierung, die 2026 nochmals verschärft wurde.
- Eigenständige Spesenkategorie: Homeoffice-Pauschalspesen werden in den SSK-Musterreglemente 2026 separat von Verpflegungs- und Reisespesen geführt.
- Kantonale Genehmigung: Das Spesenreglement mit der Homeoffice-Pauschale muss der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung vorgelegt werden.
- Lohnausweis Ziffer 13.1.3: Die Deklaration erfolgt unter Ziffer 13.1.3 des Lohnausweises – ohne Betragsangabe, sofern das Reglement genehmigt ist.
- Inhaltliche Konformität: Das Reglement muss den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entsprechen. Abweichungen können zur Ablehnung der Genehmigung führen.
02.Wie die Homeoffice-Pauschale berechnet wird
Die Homeoffice-Pauschale wird pro effektivem Homeoffice-Tag berechnet. Der konkrete Tagessatz ist im genehmigten Spesenreglement festzulegen und orientiert sich an den ESTV-Ansätzen. Alternativ kann das Unternehmen die Pauschale auf Basis der tatsächlichen anteiligen Kosten herleiten – etwa aus Mietzins, Strom, Heizung und Internetanschluss.
Berechnungsansätze für die Homeoffice-Pauschale
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet an 3 Tagen pro Woche im Homeoffice. Bei einer genehmigten Tagespauschale von CHF 22.00 und 48 Arbeitswochen ergibt sich eine jährliche Homeoffice-Pauschale von 144 Tagen x CHF 22.00 = CHF 3'168.00. Dieser Betrag wird monatlich oder quartalsweise ausbezahlt und erscheint nicht als Lohnbestandteil, sofern das Reglement genehmigt ist.
Wichtig: Die Pauschale darf im Reglement gedeckelt werden – sowohl pro Tag als auch pro Jahr. Eine Deckelung schafft Planungssicherheit und erleichtert die Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Die ESTV akzeptiert in der Regel Tagespauschalen, die nachvollziehbar hergeleitet und marktüblich sind.
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Mehr erfahren →03.Voraussetzung: angeordnetes Homeoffice
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Diese Pflicht greift bei Homeoffice nur dann, wenn der Arbeitgeber die Heimarbeit anordnet oder wenn kein geeigneter Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht. Bei freiwilligem Homeoffice – also wenn der Arbeitnehmer aus eigenem Wunsch von zu Hause arbeitet und jederzeit ins Büro kommen könnte – besteht keine gesetzliche Erstattungspflicht.
Angeordnetes vs. freiwilliges Homeoffice
Die Schriftform der Homeoffice-Anordnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen. Im Streitfall – etwa bei einer Steuerrevision – dient die schriftliche Vereinbarung als Nachweis, dass die Pauschale auf einer betrieblichen Anordnung basiert und nicht auf einer freiwilligen Entscheidung des Arbeitnehmers. Die Anordnung kann im Arbeitsvertrag, in einem Nachtrag oder in einer internen Weisung festgehalten werden.
04.Lohnausweis Ziffer 13.1.3
Verfügt das Unternehmen über ein kantonal genehmigtes Spesenreglement, das Homeoffice-Pauschalspesen enthält, wird im Lohnausweis bei Ziffer 13.1.3 lediglich ein Kreuz gesetzt. Ein Betrag wird nicht eingetragen. Dieses Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement ausgerichtet werden.
Deklaration im Lohnausweis je nach Ausgangslage
Wird die Homeoffice-Pauschale ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt, muss der Betrag unter Ziffer 13.2 (Weitere Gehaltsnebenleistungen) mit dem effektiven Betrag deklariert werden. In diesem Fall wird die Pauschale als Lohnbestandteil behandelt und unterliegt der AHV-Beitragspflicht sowie der Einkommenssteuer. Die korrekte Deklaration ist deshalb nicht nur eine Formalität, sondern hat direkte finanzielle Auswirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Ohne kantonale Genehmigung des Spesenreglements gilt die Homeoffice-Pauschale steuerlich als Lohnbestandteil. Die Folge: AHV-Beiträge werden nachgefordert, und der Arbeitnehmer muss den Betrag als Einkommen versteuern. Reichen Sie das Reglement vor der ersten Auszahlung zur Genehmigung ein.
Fehler 2: Freiwilliges Homeoffice mit angeordnetem gleichsetzen
Viele Unternehmen zahlen die Pauschale auch bei freiwilligem Homeoffice aus, ohne die Unterscheidung zu dokumentieren. Bei einer Revision wird die Pauschale dann als Lohn umqualifiziert. Halten Sie die Anordnung schriftlich fest und differenzieren Sie im Reglement klar zwischen angeordnetem und freiwilligem Homeoffice.
Fehler 3: Pauschale an Tagen mit Büropräsenz abrechnen
Die Homeoffice-Pauschale gilt nur für vollständige Homeoffice-Tage. An Tagen, an denen der Arbeitnehmer auch im Büro war, darf keine Pauschale abgerechnet werden. Führen Sie eine Erfassung der effektiven Homeoffice-Tage ein, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
Fehler 4: Betrag bei Ziffer 13.1.3 im Lohnausweis eintragen
Bei genehmigtem Reglement wird bei Ziffer 13.1.3 nur ein Kreuz gesetzt – kein Betrag. Wird trotzdem ein Betrag eingetragen, kann die Steuerbehörde den Lohnausweis beanstanden und eine Korrektur verlangen. Prüfen Sie die Lohnausweise vor dem Versand auf korrekte Deklaration.
Fehler 5: Teilzeitmitarbeitende nicht anteilig berücksichtigen
Die Homeoffice-Pauschale muss bei Teilzeitangestellten proportional zum Beschäftigungsgrad oder zur Anzahl effektiver Homeoffice-Tage berechnet werden. Eine volle Pauschale bei einem 60%-Pensum wird von der Steuerverwaltung nicht akzeptiert. Definieren Sie die Berechnungslogik im Reglement.
06.Häufige Fragen
Gilt die Homeoffice-Pauschale auch an Tagen, an denen ich teilweise im Büro war?
Nein. Die Pauschale wird nur für vollständige Homeoffice-Tage ausgerichtet. An Tagen mit teilweiser Büropräsenz entfällt der Anspruch, da der Arbeitgeber an diesen Tagen den Arbeitsplatz und die Infrastruktur im Betrieb zur Verfügung stellt.
Kann ich als Arbeitnehmer die Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung zusätzlich abziehen?
Nein. Wenn der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale gemäss genehmigtem Reglement ausrichtet, sind die Kosten damit abgegolten. Ein zusätzlicher Abzug in der Steuererklärung für dieselben Kosten ist nicht zulässig. Ohne Pauschale vom Arbeitgeber können Sie die Berufsauslagen unter bestimmten Voraussetzungen geltend machen.
Muss der Arbeitgeber ein separates Arbeitszimmer voraussetzen?
Die SSK-Musterreglemente verlangen kein separates Arbeitszimmer als Voraussetzung für die Pauschale. Entscheidend ist, dass Homeoffice angeordnet ist und die Pauschale im genehmigten Reglement definiert wurde. Für den steuerlichen Abzug eines Arbeitszimmers in der Steuererklärung gelten hingegen strengere Anforderungen.
Wie hoch darf die Homeoffice-Pauschale maximal sein?
Es gibt keinen gesetzlich fixierten Maximalbetrag. Die Pauschale muss jedoch nachvollziehbar hergeleitet und marktüblich sein. Typische Tagespauschalen liegen bei CHF 20.00 bis CHF 25.00. Die kantonale Steuerverwaltung prüft die Angemessenheit im Rahmen der Reglementsgenehmigung.
Können Homeoffice-Pauschalspesen rückwirkend eingeführt werden?
Nein. Die Pauschale gilt steuerlich erst ab dem Zeitpunkt, an dem das Spesenreglement kantonal genehmigt ist. Rückwirkende Auszahlungen für Zeiträume vor der Genehmigung werden als Lohnbestandteil behandelt und sind AHV- und steuerpflichtig.
Muss die Homeoffice-Pauschale monatlich ausbezahlt werden?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Auszahlungsrhythmus vor. Die Pauschale kann monatlich, quartalsweise oder jährlich ausbezahlt werden. Empfehlenswert ist eine monatliche Abrechnung, da sie die Zuordnung zu den effektiven Homeoffice-Tagen erleichtert und Korrekturen am Jahresende vermeidet.