Pauschalspesen bei Teilzeit: Berechnung, Regeln und Deklaration
Pauschalspesen bei Teilzeitarbeit folgen nicht einem einheitlichen Kürzungsprinzip. Je nach Spesenart bestimmt entweder die tatsächliche Tätigkeit oder der Bruttolohn die Höhe der Pauschale. Wer pauschal abrechnet, muss deshalb bei Teilzeit-Mitarbeitenden differenzieren.
Die Unterscheidung ist steuerlich relevant: Werden Pauschalen ohne sachlichen Bezug zur Tätigkeit ausbezahlt, behandelt die Steuerverwaltung den überschiessenden Betrag als steuerpflichtigen Lohn. Ein korrekt formuliertes Spesenreglement schafft hier Klarheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmende gleichermassen.
01.Grundsatz: Tätigkeit statt Pensum als Massstab
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Grundsatz gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Entscheidend ist, ob und in welchem Umfang tatsächlich Auslagen anfallen. Bei Pauschalspesen bedeutet das: Die Art der Pauschale bestimmt, ob eine Kürzung bei Teilzeit sachlich gerechtfertigt ist oder nicht.
Die ESTV und die kantonalen Steuerverwaltungen unterscheiden klar zwischen tätigkeitsbezogenen Pauschalen (z. B. Verpflegung, Kilometer) und lohnabhängigen Pauschalen (z. B. Repräsentation). Nur bei lohnabhängigen Pauschalen ergibt sich bei Teilzeit automatisch ein tieferer Betrag, weil die Berechnungsbasis kleiner ist.
02.Berechnung nach Spesenart: Verpflegung, Kilometer, Repräsentation
Die korrekte Berechnung hängt davon ab, welche Pauschalart betroffen ist. Die folgende Übersicht zeigt die drei häufigsten Pauschalspesen und ihre Behandlung bei Teilzeit anhand eines konkreten Beispiels: Eine Mitarbeiterin arbeitet an drei Tagen pro Woche (60 %-Pensum) mit einem Bruttolohn von CHF 60 000 pro Jahr.
Pauschalspesen bei 60 %-Teilzeitpensum (Beispiel)
Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag steht jedem Mitarbeitenden zu, der auswärts arbeitet und nicht am Arbeitsort verpflegt wird. Ob jemand an diesem Tag vier oder acht Stunden arbeitet, spielt keine Rolle. Massgebend ist der Arbeitstag als solcher. Dasselbe gilt für die Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag.
Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75/km (gültig ab 1.1.2026, zuvor CHF 0.70) zählt ausschliesslich die tatsächlich gefahrene Strecke. Eine Teilzeitmitarbeiterin, die an drei Tagen dieselben Kundenbesuche macht wie eine Vollzeitkraft an fünf Tagen, erhält entsprechend weniger Kilometer vergütet, aber nicht wegen des Pensums, sondern wegen der geringeren Fahrleistung.
Die Repräsentationspauschale hingegen berechnet sich als Prozentsatz des Bruttolohns. Bei Teilzeit ist der Bruttolohn tiefer, womit die Pauschale automatisch sinkt. Die ESTV erlaubt maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6 000 pro Jahr, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr.
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Mehr erfahren →03.Spesenreglement: Teilzeit-Regelungen korrekt formulieren
Damit die kantonale Steuerverwaltung Pauschalspesen bei Teilzeit anerkennt, muss das Spesenreglement die Berechnungsgrundlage für jede Pauschalart transparent festhalten. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) verlangen, dass Reglemente inhaltlich den Vorgaben entsprechen. Ein Reglement, das Teilzeit nicht erwähnt, führt bei einer Prüfung regelmässig zu Rückfragen.
- Verpflegung und Kleinspesen: Im Reglement festhalten, dass die Pauschale pro effektivem Arbeitstag gilt. Beispielformulierung: «Die Verpflegungspauschale beträgt CHF 30.– pro Arbeitstag, an dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter auswärts tätig ist.»
- Kilometerpauschale: Klarstellen, dass die Pauschale pro gefahrenen Kilometer abgerechnet wird. Keine Pensumskürzung vorsehen. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen ab 2026 keine neue Genehmigung.
- Repräsentationspauschale: Den Prozentsatz und die Berechnungsbasis (Bruttolohn) definieren. Bei Teilzeit ergibt sich die Kürzung automatisch. Zusätzlich das ESTV-Maximum von CHF 24 000/Jahr erwähnen.
- Genehmigung: Das Reglement muss von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein. Änderungen an der Teilzeit-Regelung erfordern eine erneute Einreichung zur Genehmigung.
Ein praxistaugliches Reglement vermeidet Formulierungen wie «Pauschalspesen werden proportional zum Beschäftigungsgrad gekürzt». Diese pauschale Kürzung ist bei tätigkeitsbezogenen Pauschalen sachlich nicht begründet und wird von Steuerbehörden beanstandet. Stattdessen sollte das Reglement für jede Pauschalart die jeweilige Berechnungsbasis separat definieren.
04.Deklaration im Lohnausweis bei Teilzeit
Im Lohnausweis werden Pauschalspesen bei Teilzeit grundsätzlich gleich deklariert wie bei Vollzeit. Voraussetzung ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement. Liegt ein solches vor, werden die Pauschalen in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises als «Pauschalspesen Reglement» ausgewiesen und das Kreuz bei Ziffer 15 (Spesenreglement) gesetzt.
Lohnausweis-Deklaration bei Pauschalspesen (Teilzeit)
Werden Pauschalen ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt, müssen sie als Lohnbestandteil in Ziffer 1 deklariert werden. Das gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Besonders bei Teilzeit-Mitarbeitenden mit tiefen Löhnen fällt eine unverhältnismässig hohe Pauschale schnell auf und löst Rückfragen der Steuerverwaltung aus.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Alle Pauschalen linear zum Pensum kürzen
Viele Unternehmen kürzen sämtliche Pauschalspesen pauschal nach Beschäftigungsgrad, also bei 60 % Pensum um 40 %. Bei tätigkeitsbezogenen Pauschalen wie Verpflegung oder Kilometer ist das sachlich falsch. Die Folge: Mitarbeitende erhalten weniger als ihnen zusteht, und bei einer Prüfung wird das Reglement beanstandet.
Fehler 2: Teilzeit im Spesenreglement nicht erwähnen
Ein Reglement ohne Teilzeit-Regelung lässt Interpretationsspielraum. Die kantonale Steuerverwaltung kann bei der Prüfung die Pauschalen als nicht reglementiert einstufen und als Lohnbestandteil qualifizieren. Jede Pauschalart sollte eine klare Berechnungsbasis für Teilzeit enthalten.
Fehler 3: Vollzeit-Verpflegungspauschale an Teilzeit-Mitarbeitende auszahlen
Wer einer 60 %-Mitarbeiterin dieselbe Jahrespauschale für Verpflegung auszahlt wie einer Vollzeitkraft, überschreitet die steuerlich anerkannten Ansätze. Die Differenz wird als steuerpflichtiger Lohn nachqualifiziert. Die Pauschale muss auf die tatsächlichen Arbeitstage abgestimmt sein.
Fehler 4: Repräsentationspauschale auf Vollzeitlohn berechnen
Die Repräsentationspauschale darf maximal 5 % des effektiven Bruttolohns betragen. Bei Teilzeit ist der massgebende Bruttolohn der tatsächlich ausbezahlte Lohn, nicht der hochgerechnete Vollzeitlohn. Wird auf Vollzeitbasis gerechnet, übersteigt die Pauschale die ESTV-Grenze und wird zum steuerpflichtigen Lohn.
Fehler 5: Kilometerpauschale ohne Fahrtennachweis bei Teilzeit
Auch bei Pauschalspesen empfiehlt die ESTV, die Plausibilität der Kilometerabrechnung nachweisen zu können. Bei Teilzeit-Mitarbeitenden mit wenigen Arbeitstagen fällt eine hohe Kilometerpauschale besonders auf. Ein einfaches Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung der Fahrten schützt vor Nachfragen.
06.Häufige Fragen
Muss ich Pauschalspesen bei Teilzeit immer kürzen?
Nein, nicht pauschal. Verpflegungs- und Kleinspesenpauschalen richten sich nach den tatsächlichen Arbeitstagen, nicht nach dem Pensum. Nur lohnabhängige Pauschalen wie die Repräsentationspauschale sinken automatisch mit dem tieferen Teilzeitlohn. Eine lineare Kürzung aller Pauschalen nach Beschäftigungsgrad ist sachlich falsch.
Wie berechne ich die Verpflegungspauschale bei einem 40 %-Pensum?
Bei einem 40 %-Pensum arbeitet die Person typischerweise an zwei Tagen pro Woche. Die Verpflegungspauschale beträgt CHF 30.– pro Arbeitstag. Bei rund 88 Arbeitstagen pro Jahr ergibt das CHF 2 640.– jährlich. Massgebend ist die Anzahl effektiver Arbeitstage, nicht das Pensum als Prozentzahl.
Brauche ich für Teilzeit-Mitarbeitende ein separates Spesenreglement?
Nein, ein separates Reglement ist nicht nötig. Das bestehende Spesenreglement muss aber die Berechnungsbasis für jede Pauschalart bei Teilzeit klar definieren. Ein Satz wie «Die Verpflegungspauschale gilt pro Arbeitstag» reicht bereits aus. Wichtig ist, dass das Reglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt ist.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch bei Teilzeit?
Ja, die ab 1.1.2026 gültige Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Sie wird pro tatsächlich gefahrenen Kilometer abgerechnet. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
Was passiert, wenn die Pauschalspesen im Verhältnis zum Teilzeitlohn zu hoch sind?
Wenn Pauschalspesen in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Lohn stehen, kann die Steuerverwaltung den übersteigenden Teil als verdeckten Lohn qualifizieren. Das führt zu Nachsteuern und allenfalls Sozialversicherungsnachforderungen. Besonders bei tiefen Teilzeitlöhnen ist eine saubere Dokumentation der Berechnungsbasis wichtig.
Werden Pauschalspesen bei Teilzeit im Lohnausweis anders deklariert?
Nein, die Deklaration erfolgt gleich wie bei Vollzeit. Bei genehmigtem Spesenreglement werden die Pauschalen in Ziffer 13.1.1 eingetragen und das Kreuz bei Ziffer 15 gesetzt. Eingetragen wird der effektiv ausbezahlte Betrag, nicht ein auf Vollzeit hochgerechneter Wert.