Pauschalspesen für Teilzeitmitarbeitende: Berechnung, Methoden und Reglement
Pauschalspesen für Teilzeitmitarbeitende werden proportional zum Beschäftigungsgrad oder pro Abwesenheitstag berechnet – das Spesenreglement muss die gewählte Berechnungsmethode regeln. In der Praxis führen fehlende oder ungenaue Regelungen regelmässig zu Beanstandungen bei Steuerrevisionen. Diese Seite zeigt die beiden gängigen Berechnungsmethoden, erklärt die Anforderungen an das Spesenreglement und liefert eine konkrete Beispielrechnung nach ESTV-Ansätzen 2026.
01.Wie Pauschalspesen bei Teilzeit berechnet werden
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Teilzeitmitarbeitenden fallen diese Auslagen in der Regel geringer aus als bei Vollzeitangestellten. Deshalb akzeptieren die Steuerbehörden Pauschalspesen für Teilzeitpensen nur dann als geschäftsmässig begründet, wenn sie dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Zwei Methoden haben sich in der Praxis etabliert.
- Tätigkeitsbezogene Methode: Die Pauschale wird pro effektivem Abwesenheitstag ausbezahlt. Beispiel: CHF 30 Verpflegungspauschale fallen nur an Tagen an, an denen die Person tatsächlich auswärts arbeitet. Diese Methode ist genauer, erfordert aber eine laufende Erfassung der Abwesenheitstage.
- Proportionalmethode: Die Vollzeitpauschale wird mit dem vertraglich vereinbarten Beschäftigungsgrad multipliziert. Bei einem 60-%-Pensum erhält die Person 60 % der Vollzeitpauschale. Diese Methode ist administrativ einfacher, aber weniger präzise.
Beide Methoden sind steuerlich anerkannt, sofern sie im genehmigten Spesenreglement verankert sind. Eine Mischform – etwa proportionale Berechnung für Kleinspesen und tätigkeitsbezogene Abrechnung für Verpflegung – ist ebenfalls zulässig, muss aber klar dokumentiert sein.
02.Proportionale vs. tätigkeitsbezogene Methode
Die Wahl der Methode hängt vom administrativen Aufwand und der Genauigkeit ab, die ein Unternehmen anstrebt. Für KMU mit wenigen Teilzeitmitarbeitenden ist die Proportionalmethode oft praktikabler. Unternehmen mit stark schwankenden Einsatztagen profitieren dagegen von der tätigkeitsbezogenen Abrechnung.
Vergleich der beiden Berechnungsmethoden
Das Spesenreglement bestimmt verbindlich, welche Methode gilt. Ein nachträglicher Wechsel der Methode während des laufenden Geschäftsjahres ist problematisch und sollte vermieden werden. Falls ein Wechsel nötig ist, empfiehlt sich eine Anpassung des Reglements per Jahresbeginn mit erneuter Genehmigung durch das kantonale Steueramt.
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Mehr erfahren →03.Was ins Spesenreglement muss
Das Spesenreglement muss seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Für Teilzeitmitarbeitende bedeutet das: Die Berechnungsmethode muss explizit geregelt sein. Ein Reglement, das nur Vollzeitpauschalen nennt und Teilzeit nicht erwähnt, genügt den Anforderungen nicht und riskiert bei einer Revision die Aufrechnung der Pauschalspesen als Lohnbestandteil.
- Berechnungsmethode: Das Reglement legt fest, ob die proportionale oder die tätigkeitsbezogene Methode gilt. Eine Kombination beider Methoden für unterschiedliche Spesenkategorien ist zulässig, muss aber klar zugeordnet sein.
- Definition Abwesenheitstag: Bei der tätigkeitsbezogenen Methode muss definiert sein, was als Abwesenheitstag zählt: ganztägige Abwesenheit, halbtägige Abwesenheit, Mindestdauer der Abwesenheit vom Arbeitsort.
- Beschäftigungsgrad-Schwelle: Manche Reglemente sehen vor, dass Mitarbeitende unter einem bestimmten Beschäftigungsgrad (z. B. unter 50 %) keine Pauschalspesen erhalten, sondern nur Effektivspesen abrechnen können.
- Pauschalsätze pro Kategorie: Die konkreten Beträge für Verpflegung (CHF 30/Tag), Kleinspesen (CHF 20/Tag) und allfällige Fahrtkosten (CHF 0.75/km) müssen im Reglement aufgeführt sein.
Das Reglement muss vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigt werden. Eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich. Arbeitgeber sollten bei der Einstellung von Teilzeitmitarbeitenden prüfen, ob das bestehende Reglement die Teilzeitregelung bereits abdeckt, und es bei Bedarf vor Stellenantritt anpassen lassen.
04.Beispielrechnung: 60-%-Pensum
Die folgende Rechnung zeigt die Verpflegungspauschale für eine Mitarbeiterin mit 60-%-Pensum nach der Proportionalmethode. Grundlage sind die ESTV-Ansätze 2026 und die Annahme von 220 Arbeitstagen bei Vollzeit.
Berechnung Verpflegungspauschale bei 60 % Beschäftigungsgrad
Der Betrag von CHF 3960 erscheint im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 als genehmigte Pauschalspesen. Er ist weder sozialversicherungspflichtig noch einkommenssteuerpflichtig, sofern das Spesenreglement genehmigt ist. Kommen weitere Pauschalen hinzu – etwa CHF 20 Kleinspesen pro Tag –, werden diese separat berechnet: CHF 20 x 132 Tage = CHF 2640 pro Jahr. Die Gesamtpauschale beträgt in diesem Fall CHF 6600 pro Jahr.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Vollzeitpauschale an Teilzeitmitarbeitende auszahlen
Wer Teilzeitmitarbeitenden die volle Pauschale auszahlt, riskiert eine Aufrechnung als steuerpflichtiger Lohn. Die Steuerbehörden prüfen bei Revisionen gezielt, ob Pauschalspesen dem Beschäftigungsgrad entsprechen. Korrektur: Pauschale immer proportional oder tätigkeitsbezogen berechnen.
Fehler 2: Teilzeitregelung im Spesenreglement fehlt
Ein Reglement ohne explizite Teilzeitregelung bietet keine Grundlage für die steuerfreie Auszahlung von Pauschalspesen an Teilzeitmitarbeitende. Bei einer Revision werden die Beträge als Lohn aufgerechnet. Das Reglement muss vor der ersten Auszahlung ergänzt und neu genehmigt werden.
Fehler 3: Abwesenheitstage nicht dokumentiert
Bei der tätigkeitsbezogenen Methode muss nachvollziehbar sein, an welchen Tagen die Person auswärts tätig war. Fehlt diese Dokumentation, kann die Steuerbehörde die Pauschale als nicht geschäftsmässig begründet einstufen. Eine einfache Erfassung pro Monat genügt als Nachweis.
Fehler 4: Methodenwechsel mitten im Jahr
Ein Wechsel von der proportionalen zur tätigkeitsbezogenen Methode während des Geschäftsjahres führt zu Inkonsistenzen im Lohnausweis. Die Steuerbehörden erwarten eine einheitliche Methode pro Kalenderjahr. Änderungen sollten per 1. Januar mit angepasstem Reglement umgesetzt werden.
Fehler 5: Kleinspesenpauschale nicht separat berechnet
Verpflegungs- und Kleinspesenspauschale werden häufig als ein Betrag behandelt, obwohl sie unterschiedliche Ansätze haben (CHF 30 bzw. CHF 20 pro Tag). Bei Teilzeit müssen beide Kategorien separat mit dem Beschäftigungsgrad oder den Abwesenheitstagen multipliziert werden.
06.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ein Teilzeitmitarbeitender manchmal Vollzeit und manchmal weniger arbeitet?
Bei schwankendem Pensum eignet sich die tätigkeitsbezogene Methode besser, da sie pro effektivem Abwesenheitstag abrechnet. Alternativ kann das Spesenreglement einen Durchschnittsbeschäftigungsgrad festlegen, der jährlich überprüft wird. Wichtig ist, dass die gewählte Methode im Reglement verankert und konsistent angewendet wird.
Erhalten Teilzeitmitarbeitende im Stundenlohn auch Pauschalspesen?
Grundsätzlich ja, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Bei Stundenlöhnen bietet sich die tätigkeitsbezogene Methode an, da der Beschäftigungsgrad monatlich schwanken kann. Die Pauschale wird dann pro effektivem Arbeitstag mit auswärtiger Tätigkeit berechnet.
Müssen Pauschalspesen bei einer Pensumsänderung sofort angepasst werden?
Ja, bei einer dauerhaften Pensumsänderung muss die Pauschale ab dem Änderungszeitpunkt angepasst werden. Bei der Proportionalmethode wird der neue Beschäftigungsgrad ab dem Folgemonat angewendet. Im Lohnausweis erscheint der kumulierte Jahresbetrag unter Ziffer 13.1.
Können Teilzeitmitarbeitende zusätzlich zu Pauschalspesen Effektivspesen abrechnen?
Das hängt vom Spesenreglement ab. Üblich ist, dass Pauschalspesen bestimmte Kategorien abdecken (z. B. Verpflegung, Kleinspesen) und darüber hinausgehende Auslagen wie Übernachtungen oder Kundeneinladungen effektiv abgerechnet werden. Eine doppelte Abrechnung derselben Spesenkategorie ist nicht zulässig.
Wie werden Pauschalspesen bei Teilzeit im Lohnausweis deklariert?
Genehmigte Pauschalspesen für Teilzeitmitarbeitende werden gleich wie bei Vollzeitangestellten unter Ziffer 13.1 des Lohnausweises ausgewiesen. Der Betrag muss dem tatsächlich ausbezahlten, proportional berechneten Jahresbetrag entsprechen. Eine separate Kennzeichnung als Teilzeitpauschale ist nicht erforderlich.