Pauschalspesen rückwirkend genehmigen: Prospektive Geltung, Folgen und Handlungsoptionen
Eine rückwirkende Genehmigung von Pauschalspesen ist in der Schweiz nicht möglich – Genehmigungen gelten immer nur prospektiv ab Datum der Bewilligung durch das kantonale Steueramt. Dieser Grundsatz betrifft insbesondere Unternehmen, die seit Jahren Pauschalspesen auszahlen, ohne je ein Reglement genehmigen zu lassen. Die Konsequenz: Sämtliche in der Vergangenheit ohne Genehmigung ausbezahlten Pauschalen können bei einer Revision als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert werden, was Nachsteuern, Sozialversicherungsnachforderungen und Verzugszinsen nach sich zieht.
01.Warum keine Rückwirkung möglich ist
Die kantonale Steuerbehörde prüft ein eingereichtes Spesenreglement auf Konformität mit den SSK-Mustervorlagen und erteilt bei positivem Befund eine Genehmigung. Diese Genehmigung entfaltet ihre Wirkung ausschliesslich ab dem Bewilligungsdatum – nicht rückwirkend. Der Grund liegt in der Systematik des Lohnausweises: Pauschalspesen dürfen nur dann in Ziffer 13.2 ausgewiesen werden, wenn zum Zeitpunkt der Auszahlung ein genehmigtes Reglement vorlag.
Ohne gültige Genehmigung fehlt die steuerliche Grundlage für eine pauschale Abgeltung. Die Steuerbehörde kann nicht nachträglich bestätigen, dass Pauschalen in der Vergangenheit angemessen waren, weil sie die damaligen Verhältnisse nicht geprüft hat. Für die Vergangenheit gelten deshalb ausschliesslich Effektivspesen mit Einzelbeleg als geschäftsmässig begründeter Aufwand im Sinne von Art. 327a OR.
02.Was für die Vergangenheit gilt
Wurden Pauschalspesen vor der Genehmigung eines Reglements ausbezahlt, gibt es zwei mögliche steuerliche Behandlungen. Welche zur Anwendung kommt, hängt davon ab, ob Einzelbelege vorhanden sind.
- Keine Einzelbelege vorhanden: Die ausbezahlten Pauschalen müssen als Lohn in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Es fallen Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO, ALV) und Quellensteuer bzw. Einkommenssteuer an. Bei einer Revision können Nachsteuern und Verzugszinsen hinzukommen.
- Einzelbelege vorhanden: Liegen für die vergangenen Perioden vollständige Einzelbelege vor, können die entsprechenden Auslagen als Effektivspesen in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises deklariert werden. Eine nachträgliche Pauschalierung dieser Belege ist jedoch nicht möglich.
Eine nachträgliche Umqualifizierung von bereits als Lohn deklarierten Beträgen in Pauschalspesen ist ebenfalls ausgeschlossen. Der Lohnausweis für abgeschlossene Steuerperioden kann nicht einfach korrigiert werden, um Pauschalen auszuweisen, die zum Zeitpunkt der Auszahlung keine steuerliche Grundlage hatten.
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Mehr erfahren →03.Was sofort zu tun ist, wenn kein Reglement vorhanden ist
Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement sollten unverzüglich handeln. Je früher das Reglement eingereicht und genehmigt wird, desto früher greift die Pauschalierung. Jeder Tag ohne Genehmigung bedeutet, dass ausbezahlte Pauschalen steuerlich nicht geschützt sind.
- SSK-Mustervorlage verwenden: Die Schweizerische Steuerkonferenz stellt Musterreglemente zur Verfügung. Seit 2026 müssen eingereichte Reglemente inhaltlich diesen Mustervorlagen entsprechen. Eigene Formulierungen, die davon abweichen, führen zu Rückfragen oder Ablehnung.
- Beim kantonalen Steueramt einreichen: Das Reglement wird beim Steueramt des Sitzkantons eingereicht. Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen.
- Ab Genehmigungsdatum Pauschale anwenden: Erst ab dem offiziellen Genehmigungsdatum dürfen Pauschalspesen in Ziffer 13.2 des Lohnausweises ausgewiesen werden. Das Datum steht auf dem Genehmigungsschreiben der Steuerbehörde.
- Bereits angefallene Spesen mit Belegen abrechnen: Für den Zeitraum vor der Genehmigung müssen sämtliche Spesen als Effektivspesen mit Einzelbelegen abgerechnet werden. Mitarbeitende sollten umgehend informiert werden, dass Belege für diesen Zeitraum aufzubewahren und einzureichen sind.
04.Übergangsregelung 2026
Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement profitieren von einer klaren Übergangsregelung: Bestehende Genehmigungen bleiben gültig. Das gilt auch für Reglemente, die noch die bisherige Kilometerpauschale von CHF 0.70 pro Kilometer enthalten. Eine Neu-Genehmigung ist nicht erforderlich.
Übergangsregelung 2026 im Überblick
Die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 1. Januar 2026. Unternehmen mit genehmigtem Reglement können diese freiwillig übernehmen, sind aber nicht dazu verpflichtet. Die Anpassung im Reglement löst keine Neu-Genehmigungspflicht aus.
05.Pauschalspesen korrekt einführen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement vorgehen, um Pauschalspesen rechtssicher einzuführen und die Übergangszeit korrekt zu handhaben. Der Prozess richtet sich an Geschäftsleitung und HR-Verantwortliche.
Schritt 1: Ist-Zustand prüfen und Lücke identifizieren
Klären Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt. Prüfen Sie, ob ein Genehmigungsschreiben des kantonalen Steueramts vorliegt. Ohne dieses Schreiben existiert keine gültige Genehmigung – auch wenn intern ein Reglement verwendet wird.
- Genehmigungsschreiben im Archiv oder bei der Treuhand suchen.
- Prüfen, ob das Reglement auf den aktuellen Firmennamen und Sitzkanton lautet.
- Feststellen, seit wann Pauschalspesen ausbezahlt werden und ob dies mit oder ohne Genehmigung geschah.
Schritt 2: Vergangene Spesen als Effektivspesen aufarbeiten
Für alle Perioden ohne genehmigtes Reglement müssen die ausbezahlten Spesen als Effektivspesen mit Einzelbelegen dokumentiert werden. Fordern Sie Mitarbeitende auf, sämtliche noch vorhandenen Belege einzureichen. Wo keine Belege vorhanden sind, muss der ausbezahlte Betrag als Lohn deklariert werden.
Behandlung vergangener Spesen ohne genehmigtes Reglement
Bereits eingereichte Lohnausweise für abgeschlossene Steuerperioden müssen gegebenenfalls korrigiert werden. Sprechen Sie dies mit Ihrer Treuhand oder Revisionsstelle ab, bevor Sie Korrekturen vornehmen.
Schritt 3: SSK-Musterreglement erstellen und anpassen
Verwenden Sie die aktuelle SSK-Mustervorlage als Grundlage für Ihr Spesenreglement. Seit 2026 müssen eingereichte Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Passen Sie die Vorlage an Ihre Unternehmensverhältnisse an – insbesondere bei den Pauschalhöhen, den berechtigten Funktionen und den Geltungsbereichen.
- Pauschalhöhen: Definieren Sie die Höhe der Pauschalspesen pro Kategorie. Übliche Ansätze: Verpflegung CHF 30.– pro Tag, Kleinspesen CHF 20.– pro Tag, Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer.
- Berechtigte Funktionen: Legen Sie fest, welche Funktionen oder Mitarbeiterkategorien Anspruch auf Pauschalspesen haben. Nicht alle Mitarbeitenden müssen zwingend pauschale Spesen erhalten.
- Geltungsbereich: Bestimmen Sie, ob das Reglement für alle Standorte gilt oder nur für bestimmte Niederlassungen. Bei mehreren Kantonen kann eine separate Genehmigung pro Sitzkanton erforderlich sein.
Schritt 4: Reglement beim kantonalen Steueramt einreichen
Reichen Sie das fertige Reglement beim Steueramt des Sitzkantons ein. Die meisten Kantone akzeptieren eine Einreichung per Post oder über ein elektronisches Portal. Legen Sie dem Reglement ein Begleitschreiben bei, in dem Sie den gewünschten Geltungsbeginn angeben. Beachten Sie: Der tatsächliche Geltungsbeginn ist immer das Datum der Genehmigung, nicht das Datum der Einreichung.
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen. Planen Sie diesen Zeitraum ein und rechnen Sie in der Zwischenzeit weiterhin mit Effektivspesen ab.
Schritt 5: Genehmigungsdatum dokumentieren und Pauschale anwenden
Sobald das Genehmigungsschreiben vorliegt, dokumentieren Sie das Genehmigungsdatum in Ihrer Lohnbuchhaltung. Ab diesem Datum – und keinen Tag früher – dürfen Pauschalspesen in Ziffer 13.2 des Lohnausweises ausgewiesen werden. Informieren Sie die Lohnbuchhaltung und alle betroffenen Mitarbeitenden über den Stichtag.
- Genehmigungsschreiben im Original aufbewahren und digital archivieren.
- Stichtag in der Lohnbuchhaltung hinterlegen, damit die Umstellung automatisch erfolgt.
- Mitarbeitende schriftlich informieren, ab wann die Pauschale gilt und dass für den Zeitraum davor Einzelbelege gelten.
Schritt 6: Lohnausweise für die Übergangszeit korrekt deklarieren
Im Jahr der Genehmigung entsteht eine Übergangszeit: Für den Zeitraum vor dem Genehmigungsdatum gelten Effektivspesen, danach Pauschalspesen. Der Lohnausweis muss beide Zeiträume korrekt abbilden. Effektivspesen erscheinen in Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen in Ziffer 13.2. Wurden vor der Genehmigung Pauschalen ohne Belege ausbezahlt, gehören diese in Ziffer 1 als Lohn.
Lohnausweis im Übergangsjahr
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen vor der Genehmigung auszahlen
Viele Unternehmen beginnen mit der Auszahlung von Pauschalspesen, sobald das Reglement intern verabschiedet ist – ohne die kantonale Genehmigung abzuwarten. Diese Zahlungen sind steuerlich nicht als Spesen anerkannt und müssen als Lohn deklariert werden. Warten Sie immer das offizielle Genehmigungsschreiben ab.
Fehler 2: Einreichungsdatum mit Genehmigungsdatum verwechseln
Das Datum der Einreichung beim Steueramt ist nicht das Datum, ab dem die Pauschale gilt. Massgebend ist ausschliesslich das Genehmigungsdatum auf dem Bewilligungsschreiben. Wer ab Einreichung pauschaliert, riskiert eine Umqualifizierung in Lohn für den Zeitraum zwischen Einreichung und Genehmigung.
Fehler 3: Vergangene Perioden nicht korrigieren
Unternehmen, die jahrelang ohne Genehmigung Pauschalspesen ausbezahlt haben, versäumen es häufig, die betroffenen Lohnausweise zu korrigieren. Bei einer Revision durch die Steuerbehörde oder die AHV-Ausgleichskasse drohen Nachsteuern, Sozialversicherungsnachforderungen und Verzugszinsen. Klären Sie den Korrekturbedarf mit Ihrer Treuhand.
Fehler 4: Eigenes Reglement statt SSK-Mustervorlage verwenden
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Wer ein komplett eigenes Reglement einreicht, riskiert eine Ablehnung oder erhebliche Verzögerungen durch Rückfragen. Verwenden Sie die SSK-Mustervorlage als Ausgangsbasis und passen Sie nur die unternehmensspezifischen Parameter an.
Fehler 5: Mitarbeitende nicht über die Übergangsregelung informieren
Wenn Mitarbeitende nicht wissen, dass bis zur Genehmigung Einzelbelege erforderlich sind, gehen Belege verloren. Die Folge: Ausbezahlte Beträge können nicht als Effektivspesen deklariert werden und werden zu steuerpflichtigem Lohn. Informieren Sie alle Betroffenen schriftlich über die Belegpflicht in der Übergangszeit.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Arbeitgeber seit Jahren Pauschalspesen zahlt, ohne ein genehmigtes Reglement zu haben?
Sämtliche ohne genehmigtes Reglement ausbezahlten Pauschalspesen gelten steuerlich als Lohn. Sie müssen in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Bei einer Revision drohen Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und Verzugszinsen. Betroffene Unternehmen sollten umgehend ein Reglement einreichen und die vergangenen Perioden mit der Treuhand aufarbeiten.
Kann ich das Spesenreglement rückwirkend auf den Jahresbeginn genehmigen lassen?
Nein. Die kantonale Steuerbehörde genehmigt Spesenreglemente ausschliesslich prospektiv ab dem Bewilligungsdatum. Auch wenn Sie das Reglement am 2. Januar einreichen und es am 15. März genehmigt wird, gilt die Pauschale erst ab dem 15. März. Für den Zeitraum vom 1. Januar bis 14. März müssen Effektivspesen mit Belegen abgerechnet werden.
Muss ich mein bestehendes Spesenreglement mit CHF 0.70 pro Kilometer neu genehmigen lassen?
Nein. Bereits genehmigte Reglemente bleiben auch mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 gültig. Eine Neu-Genehmigung ist nicht erforderlich. Sie können die neue Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer freiwillig übernehmen, ohne dass dies eine erneute Genehmigung auslöst.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Spesenreglements beim kantonalen Steueramt?
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton und beträgt in der Regel zwischen zwei und acht Wochen. Bei Rückfragen oder Abweichungen von der SSK-Mustervorlage kann sich die Bearbeitung verlängern. Planen Sie diesen Zeitraum ein und rechnen Sie bis zur Genehmigung mit Effektivspesen ab.
Können Mitarbeitende für die Zeit vor der Genehmigung Spesen nachfordern?
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der tatsächlich entstandenen Auslagen. Für die Zeit vor der Genehmigung können Mitarbeitende Effektivspesen mit Einzelbelegen geltend machen. Ein Anspruch auf pauschale Abgeltung besteht für diesen Zeitraum jedoch nicht, da die steuerliche Grundlage fehlt.