Pauschalspesen: Kantonale Genehmigung einholen – Gesuch, Ablauf und Lohnausweis
Pauschalspesen müssen von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt werden – ohne Genehmigung gelten alle Pauschalzahlungen als steuerpflichtiger Lohn. Für Unternehmen bedeutet das: Wer Mitarbeitenden pauschale Spesenentschädigungen auszahlt, ohne ein genehmigtes Reglement vorzuweisen, riskiert Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und Bussen. Dieser Leitfaden beschreibt den vollständigen Ablauf von der Reglementerstellung bis zur Anpassung des Lohnausweises und richtet sich an HR-Verantwortliche sowie Geschäftsleitungen von KMU.
01.Wer genehmigt Pauschalspesen-Reglemente?
Zuständig für die Genehmigung von Pauschalspesen-Reglementen ist die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens. Das Steueramt prüft, ob die im Reglement definierten Pauschalen den Vorgaben der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Jeder Kanton hat eine eigene Anlaufstelle – in der Regel die Abteilung Quellensteuer oder die Abteilung Natürliche Personen.
- Kantonales Steueramt: Die Steuerverwaltung des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, ist allein zuständig. Niederlassungen in anderen Kantonen benötigen keine separate Genehmigung.
- National tätige Unternehmen: Auch Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Kantonen benötigen nur eine einzige Genehmigung – jene des Sitzkantons. Diese wird von den übrigen Kantonen anerkannt.
- Konzernstrukturen: Jede juristische Person (AG, GmbH) benötigt ein eigenes genehmigtes Reglement. Ein Konzernreglement reicht nur, wenn es von der zuständigen Steuerverwaltung explizit für alle Gesellschaften genehmigt wurde.
02.Erneuerung und Änderungen
Eine einmal erteilte Genehmigung ist zeitlich unbefristet und bleibt gültig, solange das Spesenreglement inhaltlich unverändert bleibt. Es gibt keine periodische Erneuerungspflicht. Sobald das Unternehmen jedoch Änderungen am Reglement vornimmt – etwa neue Spesenarten aufnimmt, Pauschalen anpasst oder Berechtigungskreise ändert – muss das geänderte Reglement erneut zur Genehmigung eingereicht werden.
- Inhaltliche Änderung: Jede Anpassung der Pauschalbeträge, Spesenarten oder des Geltungsbereichs erfordert eine neue Genehmigung. Das geänderte Reglement darf erst nach der neuen Genehmigung angewendet werden.
- Sitzverlegung: Bei einem Kantonswechsel des Unternehmenssitzes muss das Reglement beim neuen Sitzkanton zur Genehmigung eingereicht werden. Die bisherige Genehmigung verliert ihre Gültigkeit.
- Anpassung an neue ESTV-Ansätze: Wenn die ESTV die Höchstansätze ändert (z. B. Kilometerpauschale ab 2026 neu CHF 0.75/km), muss das Reglement nur dann neu genehmigt werden, wenn das Unternehmen die neuen Ansätze übernehmen will. Bereits genehmigte Reglemente mit den bisherigen Ansätzen bleiben gültig.
- Widerruf durch Steuerbehörde: Das Steueramt kann eine Genehmigung widerrufen, wenn sich herausstellt, dass das Reglement nicht korrekt angewendet wird oder die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.
Pauschalspesen-Reglement digital verwalten und einreichen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Kantonale Genehmigung für Pauschalspesen: Schritt für Schritt
Der Genehmigungsprozess umfasst vier Schritte – von der Reglementerstellung bis zur Anpassung des Lohnausweises. Planen Sie insgesamt 6 bis 10 Wochen ein, damit die Genehmigung rechtzeitig vor der ersten Pauschalzahlung vorliegt.
Schritt 1: SSK-Mustervorlage auswählen und anpassen
Grundlage für jedes Pauschalspesen-Reglement ist die SSK-Mustervorlage (Schweizerische Steuerkonferenz). Seit Januar 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Verwenden Sie die aktuelle Version und passen Sie diese an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens an. Die ESTV-Höchstansätze dürfen dabei nicht überschritten werden.
ESTV-Höchstansätze für Pauschalspesen (ab 1.1.2026)
- Spesenarten vollständig auflisten: Das Reglement muss alle Spesenarten enthalten, die pauschal abgegolten werden sollen – etwa Reisekosten, Verpflegung, Repräsentation und Kleinspesen. Nicht aufgeführte Spesenarten können nicht pauschal entschädigt werden.
- Berechtigungskreis definieren: Legen Sie fest, welche Funktionen oder Hierarchiestufen Anspruch auf Pauschalspesen haben. Unterschiedliche Pauschalen für verschiedene Funktionsgruppen sind zulässig, müssen aber sachlich begründet sein.
- ESTV-Ansätze nicht überschreiten: Pauschalen, die über den ESTV-Höchstansätzen liegen, werden vom Steueramt nicht genehmigt. Der übersteigende Betrag würde als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert.
Schritt 2: Gesuch beim kantonalen Steueramt einreichen
Reichen Sie ein schriftliches Gesuch bei der Steuerverwaltung Ihres Sitzkantons ein. Dem Gesuch legen Sie das fertige Spesenreglement bei. Einige Kantone bieten eigene Formulare oder Online-Portale an – prüfen Sie die Website Ihrer kantonalen Steuerverwaltung. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 4 bis 8 Wochen, kann aber je nach Kanton und Komplexität variieren.
- Begleitschreiben: Formulieren Sie ein kurzes Anschreiben mit Firmenname, UID-Nummer, Ansprechperson und dem Hinweis, dass Sie um Genehmigung des beiliegenden Pauschalspesen-Reglements ersuchen.
- Spesenreglement (2 Exemplare): Legen Sie das Reglement in zweifacher Ausführung bei – ein Exemplar wird vom Steueramt gestempelt und zurückgesandt. Einige Kantone akzeptieren auch eine elektronische Einreichung.
- Organigramm oder Funktionsbeschrieb: Falls das Reglement unterschiedliche Pauschalen für verschiedene Funktionsgruppen vorsieht, ist ein Organigramm oder eine Beschreibung der betroffenen Funktionen hilfreich.
- Zeitplanung: Reichen Sie das Gesuch mindestens 8 Wochen vor dem gewünschten Startdatum ein. Eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich – Pauschalspesen dürfen erst ab dem Genehmigungsdatum steuerfrei ausbezahlt werden.
Schritt 3: Genehmigung erhalten und prüfen
Das kantonale Steueramt teilt seinen Entscheid per schriftlicher Verfügung mit. Bei positivem Bescheid erhalten Sie das genehmigte Reglement mit Stempel und Genehmigungsvermerk zurück. Prüfen Sie die Verfügung sorgfältig: Manchmal genehmigt das Steueramt das Reglement nur teilweise oder mit Auflagen – etwa mit reduzierten Pauschalen oder dem Ausschluss bestimmter Spesenarten.
- Vollständige Genehmigung: Das Reglement wird ohne Einschränkungen genehmigt. Alle aufgeführten Pauschalen dürfen ab dem Genehmigungsdatum steuerfrei ausbezahlt werden.
- Teilgenehmigung oder Auflagen: Das Steueramt genehmigt das Reglement mit Anpassungen. In diesem Fall müssen Sie die Auflagen umsetzen und das Reglement entsprechend anpassen.
- Ablehnung: Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine Begründung. Häufige Gründe sind: Pauschalen über den ESTV-Ansätzen, fehlende Spesenarten oder ein nicht SSK-konformes Reglement. Sie können das Reglement überarbeiten und erneut einreichen.
Bewahren Sie die Genehmigungsverfügung dauerhaft auf. Sie dient als Nachweis gegenüber der AHV-Ausgleichskasse und bei Steuerrevisionen. Die Genehmigung ist unbefristet gültig, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt.
Schritt 4: Lohnausweis anpassen und Kreuz in Ziffer 13.1 setzen
Ab dem Genehmigungsdatum müssen Sie im Lohnausweis aller betroffenen Mitarbeitenden das Kreuz in Ziffer 13.1 (Genehmigtes Spesenreglement vorhanden) setzen. Dieses Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass die ausbezahlten Pauschalspesen auf einem genehmigten Reglement basieren und nicht als Lohn zu versteuern sind. Ohne dieses Kreuz behandelt die Steuerbehörde die Pauschalzahlungen als steuerpflichtigen Lohn.
- Ziffer 13.1 im Lohnausweis: Setzen Sie das Kreuz bei allen Mitarbeitenden, die unter das genehmigte Pauschalspesen-Reglement fallen. Das Kreuz gilt ab dem Genehmigungsdatum – nicht rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr.
- Lohnsoftware konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware das Kreuz in Ziffer 13.1 automatisch setzt und die Pauschalspesen korrekt als steuerfreie Spesenvergütung verbucht.
- Mitarbeitende informieren: Informieren Sie die betroffenen Mitarbeitenden über das genehmigte Reglement, die geltenden Pauschalen und den Auszahlungsmodus. Stellen Sie das Reglement allen Berechtigten zur Verfügung.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen vor der Genehmigung auszahlen
Pauschalspesen dürfen erst ab dem Datum der kantonalen Genehmigung steuerfrei ausbezahlt werden. Wer vorher auszahlt, muss die Beträge als steuerpflichtigen Lohn deklarieren und AHV-Beiträge nachzahlen. Planen Sie den Genehmigungsprozess deshalb rechtzeitig – mindestens 8 Wochen vor der ersten geplanten Auszahlung.
Fehler 2: ESTV-Höchstansätze im Reglement überschreiten
Pauschalen, die über den ESTV-Höchstansätzen liegen, werden vom Steueramt nicht genehmigt oder nur teilweise bewilligt. Der übersteigende Betrag gilt als steuerpflichtiger Lohn. Orientieren Sie sich strikt an den aktuellen ESTV-Ansätzen und der SSK-Mustervorlage.
Fehler 3: Kreuz in Ziffer 13.1 des Lohnausweises vergessen
Ohne das Kreuz in Ziffer 13.1 erkennt die Steuerbehörde die Pauschalspesen nicht als steuerfrei an. Die Mitarbeitenden müssen die Beträge als Einkommen versteuern, und das Unternehmen haftet für die korrekte Deklaration. Prüfen Sie die Lohnausweise vor dem Versand systematisch.
Fehler 4: Reglement ändern ohne neue Genehmigung einzuholen
Jede inhaltliche Änderung am Reglement – neue Spesenarten, angepasste Pauschalen, geänderter Berechtigungskreis – erfordert eine neue Genehmigung. Wird das geänderte Reglement ohne Genehmigung angewendet, gelten die Pauschalzahlungen als nicht genehmigt und sind steuerpflichtig.
Fehler 5: Kein SSK-konformes Reglement verwenden
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Eigene Reglemente ohne SSK-Bezug werden häufig abgelehnt oder nur mit umfangreichen Auflagen genehmigt. Verwenden Sie die aktuelle SSK-Mustervorlage als Ausgangspunkt und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an.
05.Häufige Fragen
Was passiert, wenn das kantonale Steueramt die Genehmigung ablehnt?
Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine schriftliche Begründung. Häufige Gründe sind zu hohe Pauschalen, fehlende Spesenarten oder ein nicht SSK-konformes Reglement. Sie können das Reglement überarbeiten und erneut einreichen. Gegen die Ablehnung steht Ihnen zudem der ordentliche Rechtsmittelweg offen – in der Regel eine Einsprache beim Steueramt.
Kann ich Pauschalspesen rückwirkend genehmigen lassen?
Nein, eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich. Pauschalspesen dürfen erst ab dem Datum der kantonalen Genehmigung steuerfrei ausbezahlt werden. Alle vor der Genehmigung geleisteten Pauschalzahlungen gelten als steuerpflichtiger Lohn.
Brauche ich in jedem Kanton eine separate Genehmigung?
Nein. Es genügt eine einzige Genehmigung durch das kantonale Steueramt am Unternehmenssitz. Diese wird von allen anderen Kantonen anerkannt, auch wenn das Unternehmen Mitarbeitende in mehreren Kantonen beschäftigt.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Pauschalspesen-Reglements?
Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 4 bis 8 Wochen. In einzelnen Kantonen oder bei komplexen Reglementen kann es länger dauern. Reichen Sie das Gesuch deshalb mindestens 8 Wochen vor dem gewünschten Startdatum ein.
Muss das Pauschalspesen-Reglement regelmässig erneuert werden?
Nein. Eine einmal erteilte Genehmigung gilt unbefristet, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt. Erst bei einer Änderung des Reglements ist eine neue Genehmigung erforderlich.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch auch für bestehende Reglemente?
Nein. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km bleiben gültig und brauchen keine neue Genehmigung. Wenn Sie den neuen Ansatz von CHF 0.75/km übernehmen möchten, müssen Sie das Reglement anpassen und erneut genehmigen lassen.