Pauschalspesen: Kantonale Genehmigung einholen – Gesuch, Ablauf und Lohnausweis
Pauschalspesen lassen sich von der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen – das schafft Rechtssicherheit. Vorgeschrieben ist die Genehmigung nicht: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis (z. B. bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit) sind auch ohne Reglement zulässig. Wer aber höhere Ansätze oder monatliche Pauschalen ohne genehmigtes Reglement auszahlt, muss deren Höhe selbst begründen; überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden, mit Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und allenfalls Bussen. Dieser Leitfaden beschreibt den vollständigen Ablauf von der Reglementerstellung bis zur Anpassung des Lohnausweises und richtet sich an HR-Verantwortliche sowie Geschäftsleitungen von KMU.
01.Wer genehmigt Pauschalspesen-Reglemente?
Zuständig für die Genehmigung von Spesenreglementen ist die Steuerbehörde des Sitzkantons (Rz 59 der Wegleitung zum Lohnausweis). Das Steueramt prüft, ob die im Reglement definierten Spesenvergütungen angemessen sind und sich an der Wegleitung und den SSK-Mustervorlagen orientieren. Jeder Kanton hat eine eigene Anlaufstelle; die SSK publiziert eine Liste der kantonalen Zuständigkeiten (Stand 3. Februar 2026).
- Kantonales Steueramt: Die Steuerbehörde des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, ist zuständig. Niederlassungen in anderen Kantonen benötigen in der Regel keine separate Genehmigung, sofern die SSK-Richtlinien eingehalten sind.
- National tätige Unternehmen: Auch Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Kantonen benötigen in der Regel nur die Genehmigung des Sitzkantons. Die übrigen Kantone anerkennen sie, wenn die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen eingehalten sind; abweichende Regelungen sind für die Wohnsitzkantone nicht bindend.
- Konzernstrukturen: Jede juristische Person (AG, GmbH) benötigt ein eigenes genehmigtes Reglement. Ein Konzernreglement reicht nur, wenn es von der zuständigen Steuerverwaltung explizit für alle Gesellschaften genehmigt wurde.
02.Erneuerung und Änderungen
Eine erteilte Genehmigung bleibt gültig, solange das Spesenreglement inhaltlich unverändert bleibt. Es gibt keine periodische Erneuerungspflicht. Nimmt das Unternehmen jedoch Änderungen am Reglement vor – etwa neue Spesenarten, angepasste Pauschalen oder geänderte Berechtigungskreise –, wird das geänderte Reglement nach dem SSK-Muster vorgängig zur Genehmigung unterbreitet.
- Inhaltliche Änderung: Jede Anpassung der Pauschalbeträge, Spesenarten oder des Geltungsbereichs erfordert eine neue Genehmigung. Das geänderte Reglement darf erst nach der neuen Genehmigung angewendet werden.
- Sitzverlegung: Bei einem Kantonswechsel des Unternehmenssitzes muss das Reglement beim neuen Sitzkanton zur Genehmigung eingereicht werden. Die bisherige Genehmigung verliert ihre Gültigkeit.
- Anpassung an neue Werte der Wegleitung: Ändern sich die Werte von Rz 52 (z. B. Kilometerentschädigung ab 2026 CHF 0.75/km), bleibt ein bereits genehmigtes Reglement mit den bisherigen Ansätzen gültig. Will das Unternehmen die neuen Ansätze übernehmen, ist das eine Änderung, die vorgängig zur Genehmigung unterbreitet wird.
- Widerruf durch Steuerbehörde: Das Steueramt kann eine Genehmigung widerrufen, wenn sich herausstellt, dass das Reglement nicht korrekt angewendet wird oder die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.
Pauschalspesen-Reglement digital verwalten und einreichen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Kantonale Genehmigung für Pauschalspesen: Schritt für Schritt
Der Genehmigungsprozess umfasst vier Schritte – von der Reglementerstellung bis zur Anpassung des Lohnausweises. Planen Sie genügend Vorlauf ein, damit die Genehmigung rechtzeitig vor der ersten Pauschalzahlung vorliegt; die Bearbeitungsdauer ist kantonal unterschiedlich.
Schritt 1: SSK-Mustervorlage auswählen und anpassen
Grundlage für ein Pauschalspesen-Reglement ist idealerweise die Mustervorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK), aktualisiert per Januar 2026. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt diesen Aufbau (Rz 59); andere Kantone anerkennen das genehmigte Reglement, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind. Verwenden Sie die aktuelle Version und passen Sie diese an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens an. Höhere Ansätze als nach Rz 52 und SSK-Muster müssen begründet sein.
Richtwerte nach Wegleitung zum Lohnausweis und SSK-Muster (ab 1.1.2026)
- Spesenarten vollständig auflisten: Das Reglement muss alle Spesenarten enthalten, die pauschal abgegolten werden sollen – etwa Reisekosten, Verpflegung, Repräsentation und Kleinspesen. Nicht aufgeführte Spesenarten können nicht pauschal entschädigt werden.
- Berechtigungskreis definieren: Legen Sie fest, welche Funktionen oder Hierarchiestufen Anspruch auf Pauschalspesen haben. Unterschiedliche Pauschalen für verschiedene Funktionsgruppen sind zulässig, müssen aber sachlich begründet sein.
- Ansätze begründen: Pauschalen, die über den Werten von Rz 52 und des SSK-Musters liegen, genehmigt das Steueramt nur mit nachvollziehbarer Begründung. Ausbezahlte Beträge, die den effektiven Auslagen nicht entsprechen, können als steuerpflichtiger Lohn aufgerechnet werden.
Schritt 2: Gesuch beim kantonalen Steueramt einreichen
Reichen Sie ein schriftliches Gesuch bei der Steuerbehörde Ihres Sitzkantons ein; die zuständige Stelle nennt die Liste der kantonalen Zuständigkeiten der SSK. Dem Gesuch legen Sie das fertige Spesenreglement bei. Einige Kantone bieten eigene Formulare oder Online-Portale an – prüfen Sie die Website Ihrer kantonalen Steuerverwaltung. Die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich; Auskunft gibt die kantonale Steuerverwaltung.
- Begleitschreiben: Formulieren Sie ein kurzes Anschreiben mit Firmenname, UID-Nummer, Ansprechperson und dem Hinweis, dass Sie um Genehmigung des beiliegenden Pauschalspesen-Reglements ersuchen.
- Spesenreglement (2 Exemplare): Legen Sie das Reglement in zweifacher Ausführung bei – ein Exemplar wird vom Steueramt gestempelt und zurückgesandt. Einige Kantone akzeptieren auch eine elektronische Einreichung.
- Organigramm oder Funktionsbeschrieb: Falls das Reglement unterschiedliche Pauschalen für verschiedene Funktionsgruppen vorsieht, ist ein Organigramm oder eine Beschreibung der betroffenen Funktionen hilfreich.
- Zeitplanung: Reichen Sie das Gesuch frühzeitig vor dem gewünschten Startdatum ein. Eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich – die Rechtssicherheit gilt erst ab dem Genehmigungsdatum.
Schritt 3: Genehmigung erhalten und prüfen
Das kantonale Steueramt teilt seinen Entscheid per schriftlicher Verfügung mit. Bei positivem Bescheid erhalten Sie das genehmigte Reglement mit Stempel und Genehmigungsvermerk zurück. Prüfen Sie die Verfügung sorgfältig: Manchmal genehmigt das Steueramt das Reglement nur teilweise oder mit Auflagen – etwa mit reduzierten Pauschalen oder dem Ausschluss bestimmter Spesenarten.
- Vollständige Genehmigung: Das Reglement wird ohne Einschränkungen genehmigt. Die aufgeführten Pauschalen gelten ab dem Genehmigungsdatum als genehmigter Spesenersatz.
- Teilgenehmigung oder Auflagen: Das Steueramt genehmigt das Reglement mit Anpassungen. In diesem Fall müssen Sie die Auflagen umsetzen und das Reglement entsprechend anpassen.
- Ablehnung: Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine Begründung. Häufige Gründe sind: Pauschalen über den Werten von Rz 52 und SSK-Muster ohne Begründung, fehlende Spesenarten oder ein Reglement ohne Bezug zu den SSK-Mustervorlagen. Sie können das Reglement überarbeiten und erneut einreichen.
Bewahren Sie die Genehmigungsverfügung dauerhaft auf. Sie dient als Nachweis gegenüber der AHV-Ausgleichskasse und bei Steuerrevisionen. Die Genehmigung gilt, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt.
Schritt 4: Lohnausweis anpassen und Genehmigung in Ziffer 15 vermerken
Ab dem Genehmigungsdatum bringen Sie im Lohnausweis aller betroffenen Mitarbeitenden in Ziffer 15 den Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt» an. Ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 wird in diesem Fall nicht gesetzt – dieses Kreuz ist für Arbeitgeber ohne genehmigtes Reglement vorgesehen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten. Effektive Spesen müssen nicht mehr betragsmässig angegeben werden; Pauschalspesen bleiben betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben.
- Ziffer 15 und Ziffer 13.2: Setzen Sie den Genehmigungsvermerk bei allen Mitarbeitenden, die unter das genehmigte Reglement fallen, und tragen Sie die ausbezahlten Pauschalen in Ziffer 13.2 ein (13.2.1 Repräsentation, 13.2.2 Auto, 13.2.3 übrige). Massgebend ist das Genehmigungsdatum.
- Lohnsoftware konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware den Vermerk in Ziffer 15 setzt, kein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 erzeugt und die Pauschalspesen betragsmässig in Ziffer 13.2 ausweist.
- Mitarbeitende informieren: Informieren Sie die betroffenen Mitarbeitenden über das genehmigte Reglement, die geltenden Pauschalen und den Auszahlungsmodus. Stellen Sie das Reglement allen Berechtigten zur Verfügung.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Höhere Pauschalen vor der Genehmigung auszahlen
Die Rechtssicherheit eines genehmigten Reglements gilt erst ab dem Genehmigungsdatum. Wer vorher Pauschalen über Rz 52 oder hohe Monatspauschalen auszahlt, muss sie betragsmässig deklarieren und ihre Höhe selbst begründen; überhöhte Beträge werden als Lohn aufgerechnet. Planen Sie den Genehmigungsprozess deshalb frühzeitig vor der ersten geplanten Auszahlung.
Fehler 2: Ansätze über Rz 52 ohne Begründung festlegen
Pauschalen, die ohne Begründung über den Werten von Rz 52 und des SSK-Musters liegen, werden vom Steueramt nicht oder nur teilweise genehmigt. Ausbezahlte Beträge, die den Auslagen nicht entsprechen, gelten als steuerpflichtiger Lohn. Orientieren Sie sich an der Wegleitung zum Lohnausweis und der SSK-Mustervorlage.
Fehler 3: Lohnausweis trotz Genehmigung falsch ausfüllen
Mit genehmigtem Reglement gehört der Genehmigungsvermerk in Ziffer 15, und Pauschalspesen sind betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben. Ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 ist dann nicht zu setzen. Prüfen Sie die Lohnausweise vor dem Versand systematisch.
Fehler 4: Reglement ändern ohne neue Genehmigung einzuholen
Jede Änderung am Reglement – neue Spesenarten, angepasste Pauschalen, geänderter Berechtigungskreis – wird nach dem SSK-Muster vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Wird das geänderte Reglement ohne Genehmigung angewendet, fehlt für die neuen Ansätze die Rechtssicherheit; überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden.
Fehler 5: Reglement ohne Bezug zur SSK-Mustervorlage verwenden
Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Eigene Reglemente ohne SSK-Bezug werden häufig abgelehnt oder nur mit Auflagen genehmigt, und andere Kantone anerkennen sie nicht ohne Weiteres. Verwenden Sie die aktuelle SSK-Mustervorlage als Ausgangspunkt.
05.Häufige Fragen
Was passiert, wenn das kantonale Steueramt die Genehmigung ablehnt?
Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine schriftliche Begründung. Häufige Gründe sind zu hohe Pauschalen, fehlende Spesenarten oder ein Reglement, das sich nicht an den SSK-Mustervorlagen orientiert. Sie können das Reglement überarbeiten und erneut einreichen. Welche Rechtsmittel offenstehen, ergibt sich aus dem Entscheid des Steueramts.
Kann ich Pauschalspesen rückwirkend genehmigen lassen?
Nein, eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich. Die Rechtssicherheit des genehmigten Reglements gilt erst ab dem Genehmigungsdatum. Für vorher geleistete Pauschalen gelten die allgemeinen Regeln: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 sind zulässig, Zeitabschnittspauschalen stehen in Ziffer 13.2 und müssen den Auslagen entsprechen; überhöhte Beträge gelten als Lohn.
Brauche ich in jedem Kanton eine separate Genehmigung?
In der Regel nicht. Das Gesuch wird bei der Steuerbehörde des Sitzkantons gestellt. Die anderen Kantone anerkennen diese Genehmigung, sofern die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen eingehalten sind (Rz 59 der Wegleitung); abweichende Regelungen sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Pauschalspesen-Reglements?
Die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich; Auskunft gibt die kantonale Steuerverwaltung. Bei komplexen Reglementen oder Rückfragen kann es länger dauern. Reichen Sie das Gesuch deshalb frühzeitig vor dem gewünschten Startdatum ein.
Muss das Pauschalspesen-Reglement regelmässig erneuert werden?
Nein. Eine erteilte Genehmigung gilt, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt. Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung des Reglements der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch auch für bestehende Reglemente?
Nein. Ein mit CHF 0.70/km genehmigtes Reglement bleibt gültig. Wenn Sie den Wert von CHF 0.75/km nach Rz 52 übernehmen möchten, müssen Sie das Reglement anpassen und die Änderung vorgängig zur Genehmigung unterbreiten.