Reisekosten Asien für KMU: Pauschalen, Belege und Steuerabzüge

Vor jeder Geschäftsreise nach Asien sollte klar sein, welche Kostenarten das Spesenreglement abdeckt und welche Abrechnungsmethode gilt. Prüfen Sie, ob Ihr Reglement Auslandsreisen explizit regelt. Viele KMU-Reglemente enthalten nur Inlandsregelungen und schweigen zu Auslandsspesen, was bei einer Steuerrevision zu Problemen führt.

• Verpflegung: ESTV-Auslandspauschale oder Effektivkosten mit Belegen. Die Pauschale variiert je nach Land.
• Unterkunft: In der Regel Effektivkosten mit Beleg. Bei Hochpreisdestinationen empfiehlt sich eine Obergrenze im Reglement.
• Transport: Flug, Bahn, Taxi, lokaler ÖV. Flugklasse und Taxinutzung sollten im Reglement definiert sein.
• Visum und Impfungen: Geschäftlich notwendige Visa und Impfungen sind abzugsfähige Spesen gemäss Art. 327a OR.
• Kommunikation: Roaming-Kosten, lokale SIM-Karten oder WLAN-Zugang. Empfehlung: Pauschale oder Effektivkosten festlegen.
• Repräsentation: Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten. Effektive Auslagen mit Beleg und Angabe der Teilnehmenden.

Falls Ihr Spesenreglement keine Auslandsregelung enthält, ergänzen Sie es vor der Reise. Eine nachträgliche Ergänzung ist zwar möglich, aber bei einer Steuerrevision schwerer zu begründen. Das ergänzte Reglement muss der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung vorgelegt werden.

Die ESTV publiziert länderspezifische Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen. Diese Pauschalen decken Frühstück, Mittag- und Abendessen ab. Sie können im Spesenreglement als verbindliche Grundlage festgelegt werden. Alternativ rechnen Mitarbeitende nach tatsächlichen Kosten ab. Beide Varianten sind steuerlich anerkannt, sofern das genehmigte Reglement die gewählte Methode vorsieht.

Bei Hochpreisdestinationen wie Tokio, Singapur oder Hongkong reichen die ESTV-Pauschalen für Verpflegung oft nicht aus, um die tatsächlichen Kosten zu decken. In solchen Fällen ist die Effektivabrechnung mit Belegen für die Mitarbeitenden fairer. Bei günstigeren Destinationen wie Vietnam oder Indonesien können Pauschalen hingegen grosszügig ausfallen. Eine differenzierte Regelung nach Ländergruppen im Spesenreglement ist empfehlenswert.

Eine Mischform ist zulässig und in der Praxis verbreitet: Verpflegung nach Pauschale, Unterkunft und Transport nach Effektivkosten. Diese Kombination reduziert den administrativen Aufwand bei der Verpflegung und stellt gleichzeitig sicher, dass hohe Hotelkosten korrekt abgerechnet werden.

Viele asiatische Länder verlangen von Schweizer Geschäftsreisenden ein Visum. Für China ist ein Visum in der Regel obligatorisch, für Japan und Südkorea bei Kurzaufenthalten nicht, für Indien und Vietnam je nach Aufenthaltsdauer und Zweck. Die Visumkosten für geschäftlich veranlasste Reisen sind vollumfänglich als Spesen abzugsfähig. Gleiches gilt für geschäftlich notwendige Impfungen, etwa gegen Hepatitis A, Typhus oder Japanische Enzephalitis.

• Visumkosten: Beleg der Botschaft oder des Visumdienstleisters aufbewahren. Expressgebühren sind abzugsfähig, wenn geschäftlich begründet.
• Impfkosten: Quittung des Arztes oder der Apotheke genügt. Nur geschäftlich veranlasste Impfungen sind abzugsfähig, nicht allgemeine Reiseimpfungen für private Zwecke.
• Reiseversicherung: Eine geschäftlich veranlasste Zusatzversicherung (z. B. Annullationsversicherung für Geschäftsreise) ist abzugsfähig.
• Passfotos und Beglaubigungen: Kosten für Passfotos oder Dokumentenbeglaubigungen im Zusammenhang mit dem Visum sind ebenfalls erstattungsfähig.

Achten Sie darauf, dass der geschäftliche Zweck der Reise dokumentiert ist, bevor Vorbereitungskosten anfallen. Ein interner Reiseauftrag oder eine Reisegenehmigung genügt. Ohne dokumentierten Geschäftszweck können Steuerbehörden die Abzugsfähigkeit von Visum- und Impfkosten in Frage stellen.

Die Belegerfassung ist bei Asien-Reisen die grösste praktische Herausforderung. Belege in chinesischen, japanischen, koreanischen oder thailändischen Schriftzeichen sind für die Buchhaltung nicht ohne Weiteres lesbar. Eine vollständige Übersetzung ist jedoch nicht erforderlich. Es genügt, auf dem Beleg oder auf einem beigefügten Zettel eine kurze Notiz in Englisch oder Deutsch anzubringen, die Betrag, Datum, Währung und Geschäftszweck festhält.

• Notiz auf dem Beleg: Schreiben Sie direkt auf den Beleg oder auf eine Haftnotiz: Datum, Betrag in Lokalwährung, Zweck (z. B. Taxi to client meeting, Business dinner with supplier).
• Sofort fotografieren: Thermopapier-Belege, wie sie in Asien häufig sind, verblassen schnell. Fotografieren Sie jeden Beleg am selben Tag.
• Kreditkartenabrechnung als Zusatzbeleg: Die Kreditkartenabrechnung dient als ergänzender Nachweis für Betrag und Währung, ersetzt aber nicht den Originalbeleg.
• Digitale Belege: Buchungsbestätigungen von Hotels, Fluggesellschaften oder Ride-Hailing-Apps (Grab, DiDi) per E-Mail sichern und der Abrechnung beifügen.

In China sind sogenannte Fapiao (offizielle Steuerbelege) üblich. Diese sind als Beleg anerkannt, auch wenn sie ausschliesslich auf Chinesisch ausgestellt sind. Ergänzen Sie den Fapiao mit einer kurzen englischen oder deutschen Notiz zum Geschäftszweck. In Japan erhalten Sie in Hotels und Restaurants häufig eine Ryoshusho (Quittung), die ebenfalls als gültiger Beleg dient.

Alle Spesen müssen in der Abrechnung in Schweizer Franken ausgewiesen werden. Für die Umrechnung von asiatischen Währungen gibt es mehrere anerkannte Methoden. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode im Spesenreglement festgelegt und konsistent angewendet wird.

• Kreditkartenkurs: Der von der Kreditkartengesellschaft angewandte Wechselkurs ist der einfachste und am häufigsten verwendete Nachweis. Der CHF-Betrag erscheint direkt auf der Abrechnung.
• Tageskurs der EZV/ESTV: Die Eidgenössische Zollverwaltung publiziert tägliche Devisenkurse. Diese können als Referenz verwendet werden, wenn bar bezahlt wurde.
• Monatsmittelkurs: Für die Vereinfachung kann ein Monatsmittelkurs verwendet werden. Dies muss im Spesenreglement vorgesehen sein.
• Wechselbeleg: Bei Bargeldbezug am Geldautomaten oder Wechselstube den Beleg aufbewahren. Dieser dokumentiert den tatsächlich angewandten Kurs.

Bei Barzahlungen in Lokalwährung ohne Kreditkartenbeleg ist der Tageskurs der EZV am Reisetag die sicherste Referenz. Notieren Sie bei jeder Barzahlung den Betrag in Lokalwährung auf dem Beleg. Die Umrechnung erfolgt dann bei der Abrechnung anhand des dokumentierten Kurses. Vermeiden Sie es, Kurse nachträglich zu schätzen, da dies bei Revisionen beanstandet wird.

Asiatische Länder erheben verschiedene Formen von Verbrauchssteuern: Consumption Tax in Japan, GST in Singapur und Indien, VAT in Thailand und Vietnam, Sales Tax in Malaysia. Für Schweizer Unternehmen ist entscheidend: Keine dieser Steuern kann als Schweizer Vorsteuer abgezogen werden. Anders als bei EU-Ländern gibt es auch kein standardisiertes Rückerstattungsverfahren.

In einigen Ländern wie Japan, Thailand und Südkorea existieren Tax-Free-Programme für Touristen, die beim Kauf von Waren (nicht Dienstleistungen) eine Steuerbefreiung ermöglichen. Diese Programme gelten jedoch nur für physische Waren und sind für typische Geschäftsreisekosten wie Hotel, Verpflegung und Transport nicht anwendbar. Verbuchen Sie die ausländische Steuer als Teil der Gesamtspesen. Eine separate Ausweisung der ausländischen Steuer in der Spesenabrechnung ist nicht erforderlich, kann aber für die interne Kostentransparenz nützlich sein.

Nach der Rückkehr aus Asien sollte die Spesenabrechnung zeitnah erstellt werden, idealerweise innerhalb von 10 Arbeitstagen. Je länger die Abrechnung hinausgezögert wird, desto grösser ist das Risiko fehlender Belege oder unvollständiger Angaben. Stellen Sie sicher, dass alle Belege digitalisiert, mit Notizen versehen und der Abrechnung zugeordnet sind.

• Vollständigkeit prüfen: Jeder Posten muss einen Beleg oder eine Pauschalberechtigung haben. Fehlende Belege sofort beim Hotel oder Anbieter nachfordern.
• Währungsumrechnung kontrollieren: Alle Beträge in CHF umgerechnet? Kurs dokumentiert? Kreditkartenabrechnung als Referenz beigefügt?
• Geschäftszweck dokumentieren: Für jeden Posten muss der geschäftliche Anlass erkennbar sein. Bei Repräsentationsspesen die Teilnehmenden und den Anlass angeben.
• Genehmigung einholen: Die Abrechnung wird gemäss internem Prozess vom Vorgesetzten oder der Finanzabteilung geprüft und freigegeben.

Die prüfende Stelle sollte bei Asien-Reisen besonders auf die Plausibilität der Beträge achten. Ein Abendessen für CHF 15 in Tokio ist ebenso unplausibel wie ein Taxi für CHF 200 in Bangkok. Vergleichen Sie die abgerechneten Beträge mit den Richtwerten für die jeweilige Destination. Bei Repräsentationsspesen gelten die üblichen Grenzen: Die Auslagen müssen den effektiven Kosten entsprechen, und bei Überschreitung von CHF 6000 pro Jahr dürfen sie maximal 5 % des Bruttolohns betragen, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr.