Reisekosten nach Asien: Abzug, Belege und Währungsumrechnung
Geschäftsreisekosten nach Asien sind vollständig abzugsfähig – Belege auf Englisch oder Asiensprachen werden akzeptiert; kein Schweizer MWST-Vorsteuerabzug auf Auslandsbelege. Für Schweizer KMU, deren Mitarbeitende regelmässig nach Japan, China, Südkorea oder Südostasien reisen, stellen sich dabei spezifische Fragen: Welche Belege genügen den Anforderungen, wie werden exotische Währungen korrekt umgerechnet, und was gilt bei der Mehrwertsteuer? Fehler bei der Abrechnung führen zu Nachforderungen bei einer Steuerrevision oder zu unnötig hohen Lohnnebenkosten, wenn Spesen fälschlicherweise als Lohnbestandteil qualifiziert werden.
01.Welche Kosten bei Asienreisen abzugsfähig sind
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Geschäftsreisen nach Asien umfasst dies sämtliche Kosten, die in direktem Zusammenhang mit dem geschäftlichen Zweck stehen. Entscheidend ist, dass das Spesenreglement die jeweilige Kostenkategorie abdeckt und die Ausgaben verhältnismässig sind.
- Flugkosten: Economy oder Business Class gemäss Spesenreglement. Viele KMU-Reglemente erlauben Business Class ab einer Flugdauer von sechs Stunden oder für Kadermitarbeitende.
- Hotelkosten: Effektive Kosten gegen Beleg. In Städten wie Tokio, Shanghai oder Singapur können die Übernachtungskosten deutlich höher ausfallen als in Europa – das Reglement sollte realistische Obergrenzen definieren.
- Verpflegung: Entweder effektiv gegen Beleg oder als Pauschale. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis ist eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit möglich; im Ausland gelten dieselben Werte wie im Inland. Höhere Ansätze, etwa für teure Städte in Asien, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement – ESTV-Länderansätze gibt es nicht.
- Visum und Einreisegebühren: Kosten für Geschäftsvisa (z.B. China M-Visum, Indien Business Visa) sind vollständig abzugsfähig, einschliesslich allfälliger Expressgebühren.
- Übersetzungen und Beglaubigungen: Kosten für geschäftlich notwendige Übersetzungen von Dokumenten oder Dolmetscherdienste vor Ort.
- Lokale Transfers: Taxi, Mietwagen, Bahnfahrten (z.B. Shinkansen in Japan, KTX in Südkorea) und Flughafentransfers. Belege oder Quittungen aufbewahren.
Alle genannten Kostenkategorien sind steuerlich vollständig abzugsfähig, sofern sie geschäftlich begründet und im Spesenreglement vorgesehen sind. Private Anteile – etwa ein verlängertes Wochenende nach einer Konferenz – müssen klar abgegrenzt und separat ausgewiesen werden.
02.Belege aus Asien: Besonderheiten
Schweizer Steuerbehörden verlangen keine Belege in einer Amtssprache. Englischsprachige Quittungen und Rechnungen werden ohne Weiteres akzeptiert. Belege auf Japanisch, Chinesisch (vereinfacht oder traditionell), Koreanisch, Thai oder anderen asiatischen Sprachen sind ebenfalls gültig. Bei Belegen in nicht-lateinischer Schrift empfiehlt es sich, direkt vor Ort eine kurze Handnotiz auf dem Beleg anzubringen: Datum, Art der Ausgabe, Betrag und Währung.
Belegsprachen und Empfehlungen
Wichtig: Auf asiatischen Belegen fehlt in der Regel eine Schweizer MWST-Nummer. Ein Vorsteuerabzug in der Schweiz ist auf Auslandsbelegen grundsätzlich nicht möglich. Belege sollten zeitnah fotografiert oder gescannt werden, da Thermodrucke in feuchtem Klima schnell verblassen.
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Mehr erfahren →03.Umrechnung exotischer Währungen
Für die Umrechnung legt das Spesenreglement den Kurs fest. Üblich ist der ESTV-Monatsmittelkurs, der auch für asiatische Währungen wie JPY, CNY, HKD, KRW, SGD, THB, VND oder IDR verfügbar ist. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Umrechnungsmethoden nach Währung
Massgebend ist der Kurs, den das Spesenreglement festlegt – etwa der ESTV-Monatsmittelkurs. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag; bei Barzahlung kann der Kurs des Geldwechselbelegs dienen. Halten Sie den verwendeten Kurs auf der Abrechnung fest, um Diskussionen bei der Revision zu vermeiden.
04.MWST-Behandlung bei Asienreisen
Auf Belegen aus asiatischen Ländern kann kein Schweizer Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Die Schweizer MWST gilt nur für im Inland erbrachte Leistungen. Ausländische Mehrwertsteuern (z.B. japanische Consumption Tax, chinesische VAT, koreanische VAT) erscheinen zwar auf den Belegen, berechtigen aber nicht zum Abzug in der Schweizer MWST-Abrechnung.
- Japan: Touristen und Geschäftsreisende können bei bestimmten Einkäufen ab JPY 5'000 die Consumption Tax (10 %) direkt im Geschäft zurückerhalten (Tax-Free-Shopping). Eine nachträgliche Rückforderung für Dienstleistungen oder Hotelkosten ist nicht vorgesehen.
- China: Eine Rückforderung der chinesischen VAT (13 % Standardsatz) ist für ausländische Unternehmen praktisch nicht möglich. Fapiao-Belege aufbewahren, da diese als offizielle Rechnungen gelten.
- Südkorea: Für bestimmte Einkäufe ist eine VAT-Rückerstattung am Flughafen möglich (Tax Refund ab KRW 15'000). Hotelkosten und Dienstleistungen sind davon ausgenommen.
- Singapur: Das GST Tourist Refund Scheme erlaubt eine Rückerstattung der GST (9 %) auf Einkäufe ab SGD 100 bei teilnehmenden Händlern. Dienstleistungen und Hotelkosten sind ausgeschlossen.
In der Schweizer Buchhaltung werden Auslandsspesen brutto (inklusive lokaler Mehrwertsteuer) als Aufwand verbucht. Der Bruttobetrag ist steuerlich abzugsfähig. Allfällige Tax-Refunds, die am Flughafen erhalten werden, sind als Ertrag zu verbuchen oder vom Spesenbetrag abzuziehen.
05.Asien-Reisekosten abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf zeigt, wie Mitarbeitende und Buchhaltung Geschäftsreisekosten nach Asien korrekt erfassen, umrechnen und verbuchen. Wer diese Schritte einhält, vermeidet Beanstandungen bei der nächsten Steuerrevision und stellt sicher, dass alle berechtigten Kosten erstattet werden.
Schritt 1: Spesenreglement auf Asienreisen prüfen
Vor der Reise prüfen Sie, ob das bestehende Spesenreglement die spezifischen Kostenkategorien einer Asienreise abdeckt. Insbesondere sollten Regelungen zu Flugklasse (Economy vs. Business bei Langstrecke), Hotelobergrenzen für asiatische Grossstädte und die Umrechnungsmethode für Fremdwährungen definiert sein.
- Flugklasse: Definieren Sie, ab welcher Flugdauer oder Kaderstufe Business Class zulässig ist.
- Hotelobergrenzen: Legen Sie realistische Limiten fest – Tokio, Singapur und Hongkong erfordern höhere Ansätze als europäische Städte.
- Verpflegung: Bestimmen Sie, ob effektive Kosten oder Pauschalen gelten. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis ist eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) möglich – im In- und Ausland gleich; ESTV-Länderansätze gibt es nicht.
- Umrechnungsmethode: Halten Sie fest, welcher Kurs gilt, etwa der ESTV-Monatsmittelkurs; bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Schritt 2: Belege vor Ort systematisch sammeln
Sammeln Sie alle Belege konsequent während der Reise. Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt – Thermodrucke verblassen in tropischem Klima oft innerhalb weniger Tage. Bei Belegen in nicht-lateinischer Schrift notieren Sie direkt auf dem Beleg oder auf der Rückseite: Datum, Art der Ausgabe (z.B. Taxi, Abendessen), Betrag und Währung.
Achten Sie darauf, dass Hotelrechnungen den vollständigen Namen des Gastes, den Aufenthaltszeitraum und eine Aufschlüsselung der Kosten (Zimmer, Frühstück, Minibar) enthalten. Fordern Sie beim Check-out eine detaillierte Rechnung an – viele asiatische Hotels stellen standardmässig nur eine Zusammenfassung aus.
Schritt 3: Fremdwährungen in CHF umrechnen
Rechnen Sie alle Ausgaben mit dem Kurs in CHF um, den das Spesenreglement festlegt. Üblich ist der ESTV-Monatsmittelkurs: das Mittel der Tageskurse vom 25. eines Monats bis 24. des Folgemonats, publiziert am 25. und gültig für den ganzen darauffolgenden Monat. Er ist auch für Währungen wie THB, VND oder IDR verfügbar. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und die Quelle auf der Spesenabrechnung. Bei Barzahlungen in Fremdwährung gilt der Wechselkurs des Geldwechsels als Nachweis – bewahren Sie den Wechselbeleg auf.
Schritt 4: Verpflegungskosten korrekt abrechnen
Für die Verpflegung stehen zwei Methoden zur Verfügung: effektive Kosten gegen Beleg oder Pauschalen pro Mahlzeit. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis ist eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit möglich – im Ausland gelten dieselben Werte wie im Inland. Dieselbe Mahlzeit darf nicht doppelt vergütet werden. Wenn das Reglement Pauschalen vorsieht, entfällt die Belegpflicht für Mahlzeiten.
Verpflegungsabrechnung im Vergleich
Werden Mahlzeiten vom Hotel oder Veranstalter gestellt (z.B. Konferenz mit Mittagessen), entfällt die Pauschale für diese Mahlzeit. Dokumentieren Sie auf der Abrechnung, welche Mahlzeiten inbegriffen waren.
Schritt 5: MWST-Behandlung klären und Tax Refunds prüfen
Auf Belegen aus Asien ist kein Schweizer Vorsteuerabzug möglich. Verbuchen Sie die Auslandsspesen daher immer brutto, also inklusive der lokalen Mehrwertsteuer. In der MWST-Abrechnung erscheinen diese Beträge nicht als Vorsteuer.
Prüfen Sie vor der Abreise, ob im Reiseland ein Tax-Refund-Programm für Einkäufe besteht (z.B. Japan Tax Free, Singapur GST Refund). Erhaltene Rückerstattungen sind in der Buchhaltung als Ertrag zu verbuchen oder vom Spesenbetrag abzuziehen. Bewahren Sie die Tax-Refund-Quittung als Beleg auf.
Schritt 6: Spesenabrechnung zusammenstellen und einreichen
Stellen Sie die Spesenabrechnung zeitnah nach der Rückkehr zusammen – idealerweise innerhalb von 10 Arbeitstagen, sofern das Reglement keine andere Frist vorsieht. Ordnen Sie die Belege chronologisch und nach Kostenkategorie. Jeder Posten enthält: Datum, Ort, Geschäftszweck, Betrag in Originalwährung, Umrechnungskurs und Betrag in CHF.
- Alle Belege (Original oder Scan) der Abrechnung beilegen.
- Bei Mixbelegen (z.B. Hotel mit Verpflegung auf einer Rechnung) die Beträge aufschlüsseln und den jeweiligen Konten zuordnen.
- Geschäftszweck pro Ausgabe vermerken (z.B. Kundenbesuch Firma XY, Messe ABC).
- Visum- und Impfkosten separat ausweisen.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Belege nicht sofort fotografiert – Thermodruck verblasst
Thermobelege aus Asien verblassen in feuchtem Klima oft innerhalb weniger Tage. Ohne lesbaren Beleg fehlt der Nachweis, und die Ausgabe wird bei einer Revision nicht anerkannt. Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt.
Fehler 2: Falscher Umrechnungskurs verwendet
Wer einen beliebigen Internetkurs statt des ESTV-Monatskurses oder des dokumentierten Bankenkurses verwendet, riskiert Korrekturen bei der Steuerrevision. Halten Sie im Spesenreglement fest, welche Kursquelle gilt, und dokumentieren Sie den verwendeten Kurs auf jeder Abrechnung.
Fehler 3: Vorsteuerabzug auf Auslandsbelegen geltend gemacht
Auf Belegen aus Asien ist kein Schweizer Vorsteuerabzug zulässig. Wird die ausländische Mehrwertsteuer trotzdem als Vorsteuer deklariert, führt dies zu einer Nachforderung durch die ESTV. Auslandsspesen sind immer brutto zu verbuchen.
Fehler 4: Mixbelege nicht aufgeschlüsselt
Hotelrechnungen enthalten häufig Zimmer, Frühstück, Minibar und Wäscheservice auf einem Beleg. Ohne Aufschlüsselung können die Kosten nicht korrekt kontiert werden, und bei Pauschalverpflegung wird die Kürzung vergessen. Fordern Sie beim Check-out immer eine detaillierte Rechnung an.
Fehler 5: Private Reiseanteile nicht abgegrenzt
Wird eine Geschäftsreise um private Ferientage verlängert, müssen die privaten Kosten (zusätzliche Hotelnächte, Flugaufpreis) klar abgegrenzt werden. Fehlt die Abgrenzung, kann die gesamte Reise als gemischt qualifiziert und der Abzug anteilig gekürzt werden.
07.Häufige Fragen
Wie buche ich eine Mixrechnung, wenn Hotel und Verpflegung auf einem Beleg stehen?
Schlüsseln Sie den Beleg in die einzelnen Kostenkategorien auf: Übernachtung, Frühstück, Minibar, Wäscheservice usw. Jede Kategorie wird dem entsprechenden Aufwandkonto zugeordnet. Wenn das Hotel keine detaillierte Rechnung ausstellt, notieren Sie die Aufteilung handschriftlich auf dem Beleg und lassen sie vom Vorgesetzten visieren.
Welchen Wechselkurs verwende ich für den Thailändischen Baht?
Auch für den Thailändischen Baht gibt es einen ESTV-Monatsmittelkurs. Massgebend ist der Kurs, den Ihr Spesenreglement festlegt – etwa der ESTV-Monatsmittelkurs; bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Dokumentieren Sie die Quelle auf der Spesenabrechnung; bei Barzahlung kann der Kurs des Geldwechselbelegs dienen.
Kann ich die japanische Consumption Tax als Vorsteuer in der Schweiz abziehen?
Nein. Ausländische Mehrwertsteuern berechtigen nicht zum Schweizer Vorsteuerabzug. In Japan können Sie jedoch bei bestimmten Einkäufen ab JPY 5'000 die Consumption Tax direkt im Geschäft über das Tax-Free-Programm zurückerhalten. Dienstleistungen und Hotelkosten sind davon ausgenommen.
Muss ich chinesische Belege übersetzen lassen?
Nein, eine professionelle Übersetzung ist nicht erforderlich. Schweizer Steuerbehörden akzeptieren Belege in chinesischer Schrift. Es empfiehlt sich jedoch, eine kurze Handnotiz auf dem Beleg anzubringen, die Datum, Art der Ausgabe, Betrag und Währung festhält. Chinesische Fapiao-Rechnungen sollten Sie in jedem Fall aufbewahren, da sie als offizielle Belege gelten.
Darf ich bei einer Asienreise Pauschale und effektive Verpflegungskosten mischen?
Ja, sofern das Spesenreglement das vorsieht – etwa Pauschalen für Standardmahlzeiten und effektive Abrechnung für Geschäftsessen. Wichtig ist, dass dieselbe Mahlzeit nicht doppelt vergütet wird. Die gewählte Methode muss dem Spesenreglement entsprechen.
Sind Kosten für ein Geschäftsvisum nach China abzugsfähig?
Ja. Visumgebühren für geschäftlich notwendige Reisen sind vollständig als Geschäftsaufwand abzugsfähig. Das gilt auch für Expressgebühren und allfällige Agenturkosten. Bewahren Sie die Quittung der Botschaft oder des Visumsdienstleisters als Beleg auf.