Auslandsspesen und Fremdwährungen: Kursumrechnung, Belege und Steuerfolgen
Auslandsspesen rechnet man zum Tageskurs oder Monatsmittelkurs in CHF um – entscheidend ist die konsistente Anwendung einer Methode gemäss ESTV-Vorgaben. Wer Mitarbeitende regelmässig ins Ausland entsendet, muss die Umrechnungsmethode im Spesenreglement definieren und bei jeder Abrechnung nachvollziehbar dokumentieren. Fehler bei der Kursumrechnung oder fehlende Belege führen bei Steuerrevisionen zu Aufrechnungen und können Sozialversicherungsnachforderungen nach sich ziehen.
01.Kursumrechnung: Tageskurs vs. Monatsmittelkurs
Die ESTV verlangt, dass Fremdwährungsbeträge in Spesenabrechnungen nach einer einheitlichen, nachvollziehbaren Methode in CHF umgerechnet werden. Zwei Methoden sind anerkannt: der Tageskurs am Belegdatum und der Monatsmittelkurs des Abrechnungsmonats. Beide Varianten sind gleichwertig zulässig, solange das Unternehmen die gewählte Methode konsequent und ohne Wechsel innerhalb eines Geschäftsjahres anwendet. Ein Mischsystem, bei dem einzelne Belege zum Tageskurs und andere zum Monatsmittelkurs umgerechnet werden, ist nicht zulässig.
Vergleich der Umrechnungsmethoden
Als Kursquelle empfiehlt sich die Schweizerische Nationalbank (SNB), deren Devisenkurse öffentlich zugänglich sind. Alternativ akzeptieren Steuerbehörden auch Kurse von Schweizer Grossbanken, sofern die Quelle im Reglement benannt ist. Für die MWST gilt wahlweise der ESTV-Monatsmittelkurs oder der Tageskurs (Devisen Verkauf), mindestens eine Steuerperiode lang einheitlich. Bei Kartenzahlung entspricht die Spesenerstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Beispiel: Ein Mitarbeiter bezahlt am 15. März ein Geschäftsessen in München über EUR 85.00. Beim SNB-Tageskurs von 0.9520 ergibt das CHF 89.27. Beim Monatsmittelkurs März von 0.9480 wären es CHF 89.58. Beide Werte sind korrekt, solange die Methode im Reglement festgelegt ist.
02.Besonderheiten bei Auslandsspesen
Die ESTV kennt keine gesonderten Pauschalen für Auslandsdienstreisen und publiziert keine Länderansätze. Die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 52) gelten auch bei Geschäftsreisen ins Ausland: Pauschale für eine Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) höchstens CHF 30, Kleinspesen als Tagespauschale höchstens CHF 20. Höhere Auslagen im Ausland, etwa für teurere Verpflegung in Skandinavien oder Japan, werden effektiv gegen Originalbeleg vergütet. Eine Übersicht nach Reiseland bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
- Verpflegungspauschale: Höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen), unabhängig vom Reiseland, ohne Belegpflicht. Effektiv vergütete Mahlzeiten liegen in der Regel bei höchstens CHF 35.
- Kleinspesenentschädigung: CHF 20 pro Tag, deckt Trinkgelder, Gepäckgebühren und ähnliche Kleinausgaben ab.
- Übernachtungskosten: Keine Pauschale; effektive Kosten mit Hotelbeleg abrechnen. Der Beleg muss den Fremdwährungsbetrag und das Datum enthalten.
- Kilometerpauschale: CHF 0.75 pro Kilometer ab 2026, auch für Fahrten im Ausland mit dem Privatfahrzeug.
Bei der Mehrwertsteuer gilt eine zentrale Einschränkung: Ausländische MWST (z. B. deutsche Umsatzsteuer oder französische TVA) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Die auf einem ausländischen Beleg ausgewiesene Steuer ist Teil der Gesamtauslage und wird als Aufwand verbucht. Eine Rückerstattung der ausländischen MWST ist in vielen EU-Ländern über ein separates Erstattungsverfahren möglich, das jedoch unabhängig von der Schweizer Spesenabrechnung läuft.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dies schliesst Auslandsspesen vollumfänglich ein, auch wenn die Kosten im Ausland höher ausfallen als im Inland.
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Mehr erfahren →03.Häufige Probleme bei Fremdwährungsbelegen
Die grösste Fehlerquelle bei Auslandsspesen ist die Diskrepanz zwischen dem Kurs am Belegdatum und dem Kurs, zu dem die Kreditkarte tatsächlich belastet wird. Zwischen dem Kaufdatum und der Kartenabrechnung vergehen oft mehrere Tage, in denen sich der Wechselkurs verändert. Diese Differenz erzeugt Kursverluste oder Kursgewinne, die buchhalterisch korrekt erfasst werden müssen.
Typische Problemfälle und Lösungen
Beispiel Kursdifferenz: Ein Mitarbeiter bezahlt am 5. April ein Hotel in London mit GBP 180.00. Der SNB-Tageskurs beträgt 1.1250, die Spesenabrechnung weist CHF 202.50 aus. Die Kreditkarte wird am 8. April zum Kurs 1.1310 belastet, also CHF 203.58. Die Differenz von CHF 1.08 wird als Kursverlust auf dem Konto Kursdifferenzen verbucht.
Bei fehlenden Belegen aus dem Ausland empfiehlt es sich, Eigenbelege nur als Ausnahme zu verwenden und den Geschäftszweck besonders sorgfältig zu dokumentieren. Steuerämter akzeptieren Eigenbelege bei Auslandsspesen nur, wenn plausibel dargelegt wird, warum kein Originalbeleg vorliegt.
04.Auslandsspesen korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung zeigt den vollständigen Prozess von der Belegerfassung im Ausland bis zur revisionssicheren Archivierung. Die Schritte richten sich an Mitarbeitende auf Geschäftsreise ebenso wie an HR- und Finanzverantwortliche, die Auslandsspesen prüfen und verbuchen.
Schritt 1: Währung und Kurs auf dem Beleg dokumentieren
Direkt beim Erhalt des Belegs im Ausland sollten Mitarbeitende den Fremdwährungsbetrag, die Währung und das Datum prüfen. Ist der Beleg unleserlich oder unvollständig, empfiehlt es sich, sofort eine Notiz mit den relevanten Angaben zu erstellen. Bei Barzahlungen in einer Fremdwährung ist der Wechselbeleg aufzubewahren.
- Pflichtangaben auf dem Beleg: Datum, Betrag in Originalwährung, Währungskürzel (z. B. EUR, USD, GBP), Leistungserbringer und Geschäftszweck.
- Kursnotiz: Den SNB-Tageskurs oder den im Reglement definierten Kurs direkt auf dem Beleg oder in der Spesenapp vermerken.
- Digitale Erfassung: Beleg sofort fotografieren oder scannen, damit unleserliche Thermobelege später noch lesbar sind.
Schritt 2: Einheitliche Umrechnungsmethode festlegen und im Reglement verankern
Das Spesenreglement muss explizit festhalten, ob das Unternehmen den SNB-Tageskurs oder den SNB-Monatsmittelkurs verwendet. Diese Festlegung gilt für alle Mitarbeitenden und alle Währungen gleichermassen. Ein genehmigtes Spesenreglement, das die Umrechnungsmethode definiert, schützt bei Steuerrevisionen vor Aufrechnungen.
Musterformulierung im Spesenreglement
Das Reglement muss gemäss den SSK-Mustervorlagen inhaltlich den kantonalen Anforderungen entsprechen und von der zuständigen Steuerbehörde genehmigt sein. Seit 2026 verlangt die SSK eine engere Anlehnung an die Musterreglemente.
Schritt 3: Beleg mit Originalbeträgen und CHF-Gegenwert archivieren
Jeder Auslandsbeleg wird mit dem Originalbetrag in Fremdwährung, dem verwendeten Umrechnungskurs und dem resultierenden CHF-Betrag archiviert. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen.
- Originalbeleg: In der Originalwährung aufbewahren, auch wenn die Kreditkartenabrechnung bereits einen CHF-Betrag zeigt.
- Kursnachweis: Den verwendeten SNB-Kurs mit Datum und Quelle dokumentieren, z. B. als Vermerk auf dem Beleg oder als Anhang zur Abrechnung.
- Kreditkartenabrechnung: Ergänzend zum Originalbeleg aufbewahren; sie belegt den belasteten CHF-Betrag, ersetzt aber den Originalbeleg nicht.
- Aufbewahrungsfrist: Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres gemäss Art. 958f OR.
Schritt 4: MWST-Abzugsmöglichkeit prüfen und korrekt verbuchen
Bei Auslandsspesen ist die MWST-Situation grundlegend anders als bei Inlandsspesen. Die auf einem ausländischen Beleg ausgewiesene Mehrwertsteuer (z. B. 19 % deutsche Umsatzsteuer) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung. Der gesamte Bruttobetrag inklusive ausländischer Steuer wird als geschäftlicher Aufwand verbucht.
MWST-Behandlung nach Belegherkunft
Für grössere Beträge lohnt sich die Prüfung, ob im jeweiligen Land eine MWST-Rückerstattung für ausländische Unternehmen möglich ist. Die Erstattung läuft ausschliesslich im jeweiligen Land nach dessen Verfahren; die ESTV ist dafür nicht zuständig, stellt aber eine Unternehmensbescheinigung für solche Anträge aus. In Österreich etwa gilt das elektronische Verfahren nur für EU-Unternehmen – Schweizer Firmen beantragen die Erstattung im Papierverfahren.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Keine einheitliche Umrechnungsmethode im Reglement
Ohne festgelegte Methode rechnen Mitarbeitende mal zum Tageskurs, mal zum Kreditkartenkurs um. Bei einer Steuerrevision führt das zu Aufrechnungen, weil die Kursermittlung nicht nachvollziehbar ist. Die Umrechnungsmethode und die Kursquelle müssen im genehmigten Spesenreglement definiert sein.
Fehler 2: Keine Kursregel für Karten- und Barzahlungen
Ohne Regelung im Reglement ist unklar, ob zum belasteten CHF-Betrag der Karte oder zu einem Referenzkurs erstattet wird. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag; für Barzahlungen braucht es einen festgelegten Kurs, etwa den ESTV-Monatsmittelkurs. Halten Sie beides im Spesenreglement fest.
Fehler 3: Originalbeleg in Fremdwährung nicht aufbewahren
Wird nur die Kreditkartenabrechnung mit dem CHF-Betrag archiviert, fehlt der Nachweis des tatsächlichen Fremdwährungsbetrags. Bei einer Revision kann die Steuerbehörde den Aufwand nicht verifizieren. Der Originalbeleg in der Originalwährung muss zehn Jahre aufbewahrt werden.
Fehler 4: Ausländische MWST als Vorsteuer abziehen
Deutsche Umsatzsteuer oder französische TVA auf Auslandsbelegen darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Ein unberechtigter Abzug führt bei der MWST-Kontrolle zu Nachforderungen plus Verzugszins. Die ausländische Steuer ist als Teil des Aufwands zu verbuchen.
Fehler 5: Kursdifferenzen nicht separat verbuchen
Wenn die Spesenabrechnung zum SNB-Kurs erfolgt, die Kreditkarte aber zu einem anderen Kurs belastet wird, entsteht eine Differenz. Wird diese ignoriert, stimmen Spesenabrechnung und Bankbuchung nicht überein. Die Differenz muss als Kursverlust oder Kursgewinn auf dem entsprechenden Konto erfasst werden.
Fehler 6: Höhere Auslandspauschalen ohne Belegnachweis auszahlen
Manche Unternehmen zahlen im Ausland höhere Pauschalen als die Grenzwerte der Wegleitung, ohne Belege zu verlangen. Pauschalen über CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder Kleinspesen über CHF 20 pro Tag erfüllen die Vorgaben von Rz 52 nicht, sofern kein genehmigtes Spesenreglement sie vorsieht. Höhere Auslagen sind mit Originalbelegen nachzuweisen.
Fehler 7: Methodenwechsel während des Geschäftsjahres
Ein Wechsel von Tageskurs auf Monatsmittelkurs mitten im Jahr verletzt das Prinzip der Stetigkeit. Die Steuerbehörde kann sämtliche Fremdwährungsabrechnungen des Jahres beanstanden. Die gewählte Methode gilt für das gesamte Geschäftsjahr und darf frühestens per Jahreswechsel geändert werden.
06.Häufige Fragen
Welchen Wechselkurs akzeptiert das Steueramt bei Auslandsspesen?
Das Steueramt akzeptiert den SNB-Tageskurs am Belegdatum oder den SNB-Monatsmittelkurs des Abrechnungsmonats. Beide Methoden sind gleichwertig, müssen aber im Spesenreglement festgelegt und durchgängig angewendet werden. Bankkurse von Schweizer Grossbanken werden ebenfalls akzeptiert, sofern die Quelle dokumentiert ist.
Reicht die Kreditkartenabrechnung als Kursreferenz?
Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag, den die Kartenabrechnung ausweist. Welcher Kurs für übrige Fremdwährungsbelege gilt, legt das Spesenreglement fest. Den Originalbeleg in Fremdwährung braucht es trotzdem als Nachweis der Auslage.
Was gilt, wenn kein Beleg in CHF vorhanden ist?
Liegt nur ein Beleg in Fremdwährung vor, wird der Betrag zum im Reglement definierten SNB-Kurs in CHF umgerechnet. Der Originalbeleg in Fremdwährung, der verwendete Kurs und der resultierende CHF-Betrag werden gemeinsam archiviert. Ein Beleg in CHF ist nicht erforderlich, solange die Umrechnung nachvollziehbar dokumentiert ist.
Gelten im Ausland höhere Verpflegungspauschalen als in der Schweiz?
Nein. Die ESTV publiziert keine Länderansätze; die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 52) gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Das sind eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (effektiv in der Regel höchstens CHF 35) und für Kleinspesen eine Tagespauschale von höchstens CHF 20. Höhere tatsächliche Kosten werden gegen Originalbeleg vergütet; andere Ansätze setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus.
Kann ich die ausländische Mehrwertsteuer in der Schweiz als Vorsteuer abziehen?
Nein, ausländische MWST berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung. Der Bruttobetrag inklusive ausländischer Steuer wird als Aufwand verbucht. In vielen EU-Ländern können MWST-pflichtige Schweizer Unternehmen die lokale Steuer jedoch über ein separates Erstattungsverfahren zurückfordern.
Wie werden Kursdifferenzen zwischen Spesenabrechnung und Kreditkartenbelastung verbucht?
Die Spesenabrechnung erfolgt zum SNB-Kurs am Belegdatum oder zum Monatsmittelkurs. Die Kreditkarte wird oft zu einem anderen Kurs belastet. Die Differenz wird als Kursverlust (Konto 6960) oder Kursgewinn (Konto 6960) separat verbucht. Diese Buchung stellt sicher, dass Spesenaufwand und Bankbewegung korrekt abgestimmt sind.