Auslandsspesen Fremdwährungen: Umrechnung, Kurse und MWST-Praxis

Auslandsspesen in Fremdwährungen sind geschäftlich bedingte Auslagen, die Mitarbeitende während einer Dienstreise im Ausland in einer anderen Währung als CHF tätigen. Dazu gehören Verpflegung, Übernachtung, Transport, Kommunikation und Repräsentationskosten. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR verpflichtet, diese Auslagen vollständig zu erstatten. Die Erstattungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Ausgabe in Euro, US-Dollar, britischem Pfund oder einer anderen Währung angefallen ist.

Die zentrale Herausforderung liegt in der Umrechnung: Zwischen dem Zeitpunkt der Ausgabe im Ausland und der Erstattung in CHF verändert sich der Wechselkurs. Das Obligationenrecht regelt nicht explizit, welcher Kurs anzuwenden ist. In der Praxis hat sich ein System aus drei anerkannten Umrechnungsmethoden etabliert, das durch die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und die kantonalen Steuerverwaltungen gestützt wird.

• Erstattungspflicht: Art. 327a OR: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen. Dies schliesst Fremdwährungsauslagen vollumfänglich ein.
• Spesenreglement: Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement muss die Umrechnungsmethode für Fremdwährungen festlegen. Ohne diese Festlegung fehlt die Grundlage für eine einheitliche Abrechnung.
• Lohnausweis: Spesen, die über ein genehmigtes Reglement abgerechnet werden, erscheinen nicht als Lohnbestandteil im Lohnausweis. Fehlt das Reglement, gelten Erstattungen als steuerpflichtiger Lohn.
• Buchführungspflicht: Art. 957a OR verlangt eine vollständige und systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Fremdwährungstransaktionen müssen mit Originalbetrag, Währung und angewandtem Kurs dokumentiert werden.

Schweizer Unternehmen können zwischen drei anerkannten Methoden wählen, um Fremdwährungsbelege in CHF umzurechnen. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode im Spesenreglement verankert und konsequent angewendet wird. Ein Wechsel zwischen Methoden innerhalb derselben Abrechnung ist nicht zulässig.

Beispiel: Ein Mitarbeiter bezahlt am 15. März 2026 ein Geschäftsessen in München mit EUR 85.00. Der ESTV-Monatsmittelkurs für März 2026 beträgt angenommen CHF 0.9350 je EUR. Die Spesenerstattung beläuft sich auf EUR 85.00 x 0.9350 = CHF 79.48. Hätte der Mitarbeiter mit Firmenkreditkarte bezahlt und die Abrechnung weist einen Kurs von 0.9420 aus, wäre der CHF-Betrag CHF 80.07. Die Differenz von CHF 0.59 zeigt, warum die Methodenwahl im Reglement festzuhalten ist.

Wichtig: Bereits genehmigte Spesenreglemente behalten ihre Gültigkeit, solange die darin festgelegte Umrechnungsmethode einer der drei anerkannten Varianten entspricht. Eine Neueinreichung ist nur nötig, wenn die Methode geändert oder erstmals ergänzt wird.

Die steuerliche Behandlung der Mehrwertsteuer auf Auslandsbelegen unterscheidet sich grundlegend von der Inlandssituation. Ausländische Mehrwertsteuer, etwa die deutsche Umsatzsteuer von 19 Prozent oder die österreichische USt von 20 Prozent, berechtigt in der Schweiz nicht zum Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG. Die ausländische Steuer wird als Teil des Gesamtaufwands verbucht.

Die Rückerstattung ausländischer MWST erfolgt über das sogenannte Erstattungsverfahren im jeweiligen Land. Schweizer Unternehmen, die nicht im betreffenden EU-Land ansässig sind, stellen den Antrag in der Regel elektronisch über das dortige Steuerportal. Die Fristen variieren: In den meisten EU-Ländern muss der Antrag bis zum 30. September des Folgejahres eingereicht werden. Die Rückerstattung kann je nach Land mehrere Monate dauern.

• Verbuchung Bruttobetrag: Auslandsbelege werden in der Schweizer Buchhaltung zum Bruttobetrag inklusive ausländischer MWST verbucht. Ein separater Vorsteuerabzug entfällt.
• Rückerstattungsanspruch prüfen: Ob sich ein Rückerstattungsantrag lohnt, hängt vom Volumen ab. Bei wenigen Belegen unter EUR 200 pro Land und Jahr übersteigt der Aufwand häufig den Ertrag.
• Originalbelege aufbewahren: Für das Rückerstattungsverfahren verlangen die meisten Länder Originalbelege oder beglaubigte Kopien. Digitale Scans allein genügen nicht in allen Jurisdiktionen.

Belege aus dem Ausland unterliegen denselben Grundanforderungen wie Inlandsbelege, stellen aber zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation. Die Buchführungspflicht nach Art. 957a OR verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall vollständig, richtig und zeitnah erfasst wird. Bei Fremdwährungsbelegen bedeutet dies, dass neben dem Originalbetrag auch die Währung und der angewandte Umrechnungskurs nachvollziehbar sein müssen.

• Pflichtangaben auf dem Beleg: Name und Adresse des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Betrag in Originalwährung, allfällige MWST-Angaben des Auslands.
• Ergänzende Dokumentation: Umrechnungskurs und CHF-Betrag, Geschäftszweck der Ausgabe, Name des Mitarbeitenden, Reiseziel und Reisedaten.
• Kreditkartenbelege: Die Kreditkartenabrechnung dient als Nachweis des angewandten Wechselkurses. Sie ersetzt jedoch nicht den Originalbeleg des Leistungserbringers.
• Aufbewahrungsfrist: Alle Belege und die zugehörige Spesenabrechnung sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Dies gilt auch für digitale Kopien, sofern die Integrität gewährleistet ist.
• Fremdsprachige Belege: Belege in gängigen Geschäftssprachen wie Englisch, Französisch, Deutsch oder Italienisch müssen in der Regel nicht übersetzt werden. Bei exotischen Sprachen kann die Steuerbehörde eine Übersetzung verlangen.

Trinkgelder im Ausland stellen einen Sonderfall dar: In Ländern, in denen Trinkgeld üblich und erwartet ist, gilt ein branchenüblicher Prozentsatz als erstattungsfähig, sofern der Betrag auf dem Beleg oder der Kreditkartenabrechnung ausgewiesen ist. Trinkgelder ohne Beleg sollten im Spesenreglement mit einer Obergrenze geregelt werden.