Reisekosten Deutschland abrechnen: ESTV-Ansätze, Belege und Lohnausweis
Für Dienstreisen nach Deutschland gelten die Schweizer Ansätze nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und das eigene Spesenreglement – eigene ESTV-Ansätze für Deutschland gibt es nicht. Deutsche MwSt ist nicht als Schweizer Vorsteuer abzugsfähig, kann aber beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern zurückgefordert werden. Gerade für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen ins grenznahe Deutschland ist die korrekte Abrechnung zentral: Fehler bei der Währungsumrechnung, fehlende Belege oder eine falsche Deklaration im Lohnausweis können zu Aufrechnungen durch die Steuerbehörden und Nachforderungen bei der Sozialversicherung führen.
01.Reisekosten Deutschland abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung über die Belegerfassung bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis. Halten Sie Ihr Spesenreglement und den darin festgelegten Umrechnungskurs bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Reiseplanung vorbereiten und Spesenreglement prüfen
Klären Sie vor der Dienstreise, was Ihr Spesenreglement vorsieht. Die ESTV publiziert keine Länderansätze für Deutschland; die Werte nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und das SSK-Muster-Spesenreglement gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Einen Überblick über andere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
Ansätze für Deutschland-Reisen 2026 (Rz 52 und SSK-Muster)
Die Ansätze gelten in ganz Deutschland gleich – einen offiziellen Zuschlag für München, Berlin oder Frankfurt gibt es nicht. Ob höhere Kosten in teuren Städten vergütet werden, regelt das Spesenreglement; höhere Ansätze als nach Rz 52 setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement voraus. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Schritt 2: Belege sichern und deutsche MwSt-Sätze dokumentieren
Sammeln Sie alle Originalbelege während der Dienstreise. In Deutschland gelten zwei MwSt-Sätze: der reguläre Satz von 19 % und der ermässigte Satz von 7 %. Je nach Ausgabenart fällt ein anderer Satz an. Wichtig: Die deutsche Mehrwertsteuer ist nicht als Schweizer Vorsteuer abzugsfähig. Sie können die Belege dennoch nicht wegwerfen – sie dienen als Nachweis für die geschäftliche Veranlassung und sind Grundlage für ein allfälliges Vergütungsverfahren beim BZSt.
Deutsche MwSt-Sätze nach Ausgabenart
Fotografieren Sie jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt. Thermobelege aus Restaurants und Taxis verblassen schnell. Achten Sie darauf, dass auf jedem Beleg Datum, Betrag, MwSt-Satz und Leistungsbeschreibung erkennbar sind.
Schritt 3: Währungsumrechnung zum festgelegten Kurs vornehmen
Alle Auslagen in Euro müssen für die Spesenabrechnung in Schweizer Franken umgerechnet werden. Welcher Kurs gilt, legt das Spesenreglement fest. Verbreitet ist der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF: das Mittel der Tageskurse vom 25. eines Monats bis 24. des Folgemonats, gültig für den ganzen darauffolgenden Monat. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Mehr dazu unter Tages- und Monatskurs der ESTV.
- Kursquelle: ESTV-Monatsmittelkurse auf estv.admin.ch unter Fachinformationen, Währungskurse.
- Stichtag: Massgebend ist der Kurs, der für den Monat der Ausgabe gilt – sofern das Reglement nichts anderes festlegt.
- Kursbeleg: Drucken Sie den verwendeten Monatsmittelkurs aus oder speichern Sie ihn als PDF. Dieser Beleg gehört zur Spesenabrechnung.
- Kreditkartenabrechnung: Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag; die Kartenabrechnung dient dann als Nachweis.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und im Lohnausweis deklarieren
Erstellen Sie die Spesenabrechnung mit allen umgerechneten Beträgen und den zugehörigen Belegen. Die Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen mit Pauschalen oder effektiven Spesen arbeitet. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen.
Deklaration im Lohnausweis
Prüfen Sie zusätzlich, ob das Vergütungsverfahren für die bezahlte deutsche Mehrwertsteuer in Frage kommt. Schweizer Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen die deutsche MwSt über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn zurückfordern. Der Antrag muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres elektronisch eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erzielt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Deutsche MwSt als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Die deutsche Mehrwertsteuer darf nicht als Vorsteuer in der Schweizer MwSt-Abrechnung geltend gemacht werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert eine Nachforderung durch die ESTV inklusive Verzugszins. Prüfen Sie stattdessen das Vergütungsverfahren beim deutschen BZSt.
Fehler 2: Kein einheitlicher Umrechnungskurs
Rechnen Mitarbeitende mit unterschiedlichen Kursen um, ist die Abrechnung schwer nachvollziehbar. Legen Sie im Spesenreglement fest, welcher Kurs gilt – etwa der ESTV-Monatsmittelkurs oder bei Kartenzahlung der belastete CHF-Betrag – und wenden Sie ihn konsequent an.
Fehler 3: Belege fehlen oder sind unleserlich
Thermobelege aus Restaurants und Taxis verblassen oft innert weniger Wochen. Ohne lesbaren Beleg kann die Steuerbehörde die Spese als geldwerten Vorteil aufrechnnen. Fotografieren Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt.
Fehler 4: Lohnausweis-Ziffern 13.1.1 und 13.2 verwechselt
Spesen im Rahmen von Rz 52 gehören mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen für Zeitabschnitte betragsmässig in Ziffer 13.2. Eine Verwechslung führt zu Rückfragen der kantonalen Steuerverwaltung.
Fehler 5: Frist für die MwSt-Vergütung verpasst
Der Antrag auf Erstattung der deutschen MwSt muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres beim BZSt eingereicht werden. Nach Ablauf dieser Frist verfällt der Anspruch. Tragen Sie die Frist frühzeitig in Ihren Kalender ein.
03.Häufige Fragen
Gibt es eigene ESTV-Ansätze für Deutschland oder für München, Berlin und Frankfurt?
Nein. Die ESTV publiziert weder Länder- noch Städteansätze. Die Werte nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Ob höhere Kosten in teuren Städten vergütet werden, regelt das Spesenreglement – bei Bedarf in Absprache mit der kantonalen Steuerverwaltung.
Kann ich die deutsche Mehrwertsteuer in der Schweizer MwSt-Abrechnung als Vorsteuer abziehen?
Nein, das ist nicht zulässig. Die deutsche MwSt ist eine ausländische Steuer und kann nicht als Schweizer Vorsteuer geltend gemacht werden. Schweizer Unternehmen können die bezahlte MwSt jedoch im Vergütungsverfahren für Drittlandsunternehmer beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zurückfordern.
Welchen Wechselkurs muss ich für die Umrechnung von Euro in Franken verwenden?
Das legt Ihr Spesenreglement fest. Verbreitet ist der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF, den die ESTV monatlich publiziert. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Muss ich bei Pauschalen trotzdem Belege aufbewahren?
Bei Einzelfallpauschalen nach Rz 52 oder gemäss genehmigtem Spesenreglement müssen keine Einzelbelege eingereicht werden. Die Belege sollten dennoch aufbewahrt werden, da die Steuerbehörde bei einer Prüfung die geschäftliche Veranlassung der Reise nachweisen lassen kann. Zudem sind Belege Voraussetzung für die Vergütung der deutschen MwSt.
Wie lange dauert die Erstattung der deutschen MwSt beim BZSt?
Die Bearbeitungsdauer beim BZSt beträgt in der Regel vier bis sechs Monate nach Einreichung des vollständigen Antrags. Der Antrag muss elektronisch über das BZSt-Online-Portal eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erzielt.