Reisekosten Deutschland abrechnen: ESTV-Ansätze, Belege und Lohnausweis
Für Dienstreisen nach Deutschland gelten ESTV-Diätensätze (ca. EUR 28/Tag Verpflegung, EUR 65/Nacht) – deutsche MwSt ist nicht als Schweizer VSt abzugsfähig; EU-Erstattungsverfahren möglich. Gerade für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen ins grenznahe Deutschland ist die korrekte Abrechnung zentral: Fehler bei der Währungsumrechnung, fehlende Belege oder eine falsche Deklaration im Lohnausweis können zu Aufrechnungen durch die Steuerbehörden und Nachforderungen bei der Sozialversicherung führen.
01.Reisekosten Deutschland abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung über die Belegerfassung bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis. Halten Sie die aktuellen ESTV-Diätensätze und den Monatsmittelkurs bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Reiseplanung vorbereiten und ESTV-Diätensätze prüfen
Vor jeder Dienstreise nach Deutschland sollten Sie die aktuellen ESTV-Diätensätze auf estv.admin.ch nachschlagen. Die ESTV publiziert jährlich länderspezifische Ansätze für Verpflegung und Übernachtung. Für Deutschland gelten 2026 folgende Richtwerte:
ESTV-Diätensätze Deutschland 2026 (Richtwerte)
Die ESTV-Ansätze gelten einheitlich für alle deutschen Städte – es gibt keinen Unterschied zwischen München, Berlin, Frankfurt oder ländlichen Regionen. Prüfen Sie die Ansätze jeweils zu Jahresbeginn, da die ESTV die Beträge anpassen kann. Wenn Ihr Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement mit eigenen Pauschalen hat, dürfen diese die ESTV-Ansätze nicht wesentlich übersteigen.
Schritt 2: Belege sichern und deutsche MwSt-Sätze dokumentieren
Sammeln Sie alle Originalbelege während der Dienstreise. In Deutschland gelten zwei MwSt-Sätze: der reguläre Satz von 19 % und der ermässigte Satz von 7 %. Je nach Ausgabenart fällt ein anderer Satz an. Wichtig: Die deutsche Mehrwertsteuer ist nicht als Schweizer Vorsteuer abzugsfähig. Sie können die Belege dennoch nicht wegwerfen – sie dienen als Nachweis für die geschäftliche Veranlassung und sind Grundlage für ein allfälliges EU-Erstattungsverfahren.
Deutsche MwSt-Sätze nach Ausgabenart
Fotografieren Sie jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt. Thermobelege aus Restaurants und Taxis verblassen schnell. Achten Sie darauf, dass auf jedem Beleg Datum, Betrag, MwSt-Satz und Leistungsbeschreibung erkennbar sind.
Schritt 3: Währungsumrechnung mit ESTV-Monatsmittelkurs vornehmen
Alle Auslagen in Euro müssen für die Spesenabrechnung in Schweizer Franken umgerechnet werden. Massgebend ist der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Die ESTV publiziert diese Kurse monatlich auf ihrer Website. Verwenden Sie nicht den Tageskurs Ihrer Bank oder den Kreditkartenkurs – diese weichen regelmässig vom offiziellen Kurs ab und werden bei einer Steuerprüfung nicht akzeptiert.
- Kursquelle: ESTV-Monatsmittelkurse auf estv.admin.ch unter Fachinformationen, Währungskurse.
- Stichtag: Massgebend ist der Monat der Ausgabe, nicht der Monat der Abrechnung oder Rückerstattung.
- Kursbeleg: Drucken Sie den verwendeten Monatsmittelkurs aus oder speichern Sie ihn als PDF. Dieser Beleg gehört zur Spesenabrechnung.
- Kreditkartenabrechnung: Die Kreditkartenabrechnung dient als Zusatznachweis, ersetzt aber nicht die Umrechnung zum ESTV-Kurs.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und im Lohnausweis deklarieren
Erstellen Sie die Spesenabrechnung mit allen umgerechneten Beträgen und den zugehörigen Belegen. Die Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen mit Pauschalen oder effektiven Spesen arbeitet. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen.
Deklaration im Lohnausweis
Prüfen Sie zusätzlich, ob ein EU-Erstattungsverfahren für die bezahlte deutsche Mehrwertsteuer in Frage kommt. Schweizer Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen die deutsche MwSt über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn zurückfordern. Der Antrag muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres elektronisch eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erzielt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Deutsche MwSt als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Die deutsche Mehrwertsteuer darf nicht als Vorsteuer in der Schweizer MwSt-Abrechnung geltend gemacht werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert eine Nachforderung durch die ESTV inklusive Verzugszins. Prüfen Sie stattdessen das EU-Erstattungsverfahren beim deutschen BZSt.
Fehler 2: Falsche Währungsumrechnung verwendet
Bank- oder Kreditkartenkurse weichen vom ESTV-Monatsmittelkurs ab und werden bei Steuerprüfungen beanstandet. Verwenden Sie konsequent den offiziellen ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats und legen Sie den Kursbeleg bei.
Fehler 3: Belege fehlen oder sind unleserlich
Thermobelege aus Restaurants und Taxis verblassen oft innert weniger Wochen. Ohne lesbaren Beleg kann die Steuerbehörde die Spese als geldwerten Vorteil aufrechnnen. Fotografieren Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt.
Fehler 4: Lohnausweis-Ziffer 13.1 und 13.2 verwechselt
Pauschale Spesen gehören unter Ziffer 13.1 (Kreuz), effektive Spesen unter Ziffer 13.2 (Betrag). Eine Verwechslung führt zu Rückfragen der kantonalen Steuerverwaltung und kann Nachsteuern auslösen.
Fehler 5: Frist für EU-MwSt-Erstattung verpasst
Der Antrag auf Erstattung der deutschen MwSt muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres beim BZSt eingereicht werden. Nach Ablauf dieser Frist verfällt der Anspruch. Tragen Sie die Frist frühzeitig in Ihren Kalender ein.
03.Häufige Fragen
Gibt es unterschiedliche ESTV-Diätensätze für München, Berlin und Frankfurt?
Nein. Die ESTV publiziert für Deutschland einen einheitlichen Diätensatz, der für alle Städte und Regionen gleichermassen gilt. Anders als etwa das deutsche Bundesreisekostengesetz kennt die ESTV keine Abstufung nach Städten oder Bundesländern.
Kann ich die deutsche Mehrwertsteuer in der Schweizer MwSt-Abrechnung als Vorsteuer abziehen?
Nein, das ist nicht zulässig. Die deutsche MwSt ist eine ausländische Steuer und kann nicht als Schweizer Vorsteuer geltend gemacht werden. Schweizer Unternehmen können jedoch über das EU-Erstattungsverfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die bezahlte MwSt zurückfordern.
Welchen Wechselkurs muss ich für die Umrechnung von Euro in Franken verwenden?
Massgebend ist der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Die Kurse werden monatlich auf estv.admin.ch publiziert. Bank- oder Kreditkartenkurse sind steuerlich nicht massgebend.
Muss ich bei Pauschalen trotzdem Belege aufbewahren?
Bei einem genehmigten Spesenreglement mit Pauschalen müssen keine Einzelbelege eingereicht werden. Die Belege sollten dennoch aufbewahrt werden, da die Steuerbehörde bei einer Prüfung die geschäftliche Veranlassung der Reise nachweisen lassen kann. Zudem sind Belege Voraussetzung für das EU-MwSt-Erstattungsverfahren.
Wie lange dauert die Erstattung der deutschen MwSt über das EU-Verfahren?
Die Bearbeitungsdauer beim BZSt beträgt in der Regel vier bis sechs Monate nach Einreichung des vollständigen Antrags. Der Antrag muss elektronisch über das BZSt-Online-Portal eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erzielt.