Reisekosten nach Deutschland: Tageskurs, MWST und Abrechnung
Reisekosten nach Deutschland rechnet man zum Tageskurs in CHF um – es gelten dieselben ESTV-Spesenregeln wie für inländische Dienstreisen. Trotzdem sorgen Fremdwährungsbelege, die deutsche Mehrwertsteuer und die Verwechslung mit deutschen Pauschalen regelmässig für Fehler in der Spesenabrechnung. Dieser Leitfaden zeigt, wie Schweizer KMU Dienstreisen nach Deutschland korrekt abrechnen, die MWST-Rückforderung prüfen und typische Stolperfallen vermeiden.
01.Grundprinzip für Dienstreisen nach Deutschland
Für Schweizer Arbeitgeber gilt ein klares Prinzip: Auch wenn die Dienstreise ins Ausland führt, bleiben die Schweizer Spesenregeln massgebend. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die ESTV-Ansätze und das genehmigte Spesenreglement des Unternehmens bestimmen, welche Pauschalen und Limiten gelten – nicht die steuerlichen Regelungen des Reiselandes.
Deutsche Verpflegungsmehraufwandspauschalen, die nach der Abwesenheitsdauer gestaffelt sind, betreffen die deutsche Lohn- und Einkommensteuer. Für Schweizer Arbeitgeber sind sie nicht massgebend; weder in der Spesenabrechnung noch im Lohnausweis. Es gelten die Schweizer Regeln nach Rz 52 der Wegleitung und das Spesenreglement.
ESTV-Spesenansätze 2026 bei Dienstreisen nach Deutschland
EUR-Belege werden mit dem Kurs in CHF umgerechnet, den das Spesenreglement festlegt – zum Beispiel dem ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats. Alternativ gilt der Kurs der Kreditkartenabrechnung, sofern dieser dokumentiert ist.
02.MWST bei Deutschlandreisen
Auf deutschen Hotelrechnungen, Restaurantbelegen und Taxiquittungen wird die deutsche Mehrwertsteuer von 19 % (bzw. 7 % auf bestimmte Leistungen wie Übernachtungen) ausgewiesen. Diese deutsche MWST kann in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht direkt als Vorsteuer abgezogen werden, da es sich um eine ausländische Steuer handelt.
MWST-pflichtige Schweizer Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, die deutsche Vorsteuer über das Vergütungsverfahren für Unternehmen ausserhalb der EU zurückzufordern. Der Antrag wird beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingereicht. Die Frist für Anträge betreffend das Vorjahr läuft jeweils bis zum 30. Juni des Folgejahres. Der Mindestbetrag liegt für Unternehmen ausserhalb der EU bei EUR 1000 für unterjährige Zeiträume bzw. EUR 500 für das Kalenderjahr (§ 61a UStDV).
- Voraussetzung Unternehmen: Das Schweizer Unternehmen muss im Inland MWST-pflichtig sein und darf in Deutschland keinen Sitz und keine Betriebsstätte haben.
- Originalbelege: Dem Antrag sind Originalrechnungen beizulegen, die den deutschen Anforderungen an eine ordnungsgemässe Rechnung entsprechen (Name, Adresse, MWST-Nummer des Leistungserbringers, Steuerbetrag separat ausgewiesen).
- Vergütungsfähige Ausgaben: Typisch vergütungsfähig sind Hotelübernachtungen, Mietwagen, Messekosten und Bewirtungsaufwand. Nicht vergütungsfähig sind unter anderem Treibstoffkosten an Tankstellen ohne korrekte Rechnung.
- Antragsfrist: Der Vergütungsantrag für das Kalenderjahr 2025 muss bis spätestens 30. Juni 2026 beim BZSt eingehen. Verspätete Anträge werden abgelehnt.
In der Schweizer Buchhaltung wird der Bruttobetrag des EUR-Belegs (inklusive deutscher MWST) zum Tageskurs in CHF umgerechnet und als Aufwand verbucht. Die allenfalls zurückerstattete deutsche MWST wird bei Eingang als Ertrag oder Aufwandminderung gebucht. Wichtig: Die deutsche MWST darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung erscheinen.
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Mehr erfahren →03.Häufige Verwechslungen bei Reisekosten nach Deutschland
Die Nähe zu Deutschland und die Ähnlichkeit der Sprache führen dazu, dass deutsche Steuerregeln irrtümlich auf Schweizer Arbeitsverhältnisse angewendet werden. Die folgenden Verwechslungen treten in der Praxis besonders häufig auf und können bei einer Steuerprüfung zu Aufrechnungen führen.
- Deutsche Verpflegungsmehraufwandspauschalen: Die deutschen Tagessätze nach Abwesenheitsdauer gelten für Arbeitgeber und Arbeitnehmende in Deutschland. Schweizer Arbeitgeber wenden stattdessen Rz 52 der Wegleitung bzw. ihr Spesenreglement an, etwa eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit – auch wenn die Reise nach Deutschland führt.
- Grenzgänger-Sonderfall: Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland und Arbeitsort in der Schweiz unterliegen einem besonderen steuerlichen Regime. Ihre Arbeitswegkosten sind keine Dienstreisekosten im Sinne von Art. 327a OR. Fährt ein Grenzgänger jedoch im Auftrag des Arbeitgebers zu einem Kunden in Deutschland, handelt es sich um eine Dienstreise, die nach Schweizer Spesenregeln abzurechnen ist.
- CHF 30 pro Mahlzeit auch in Deutschland: Die ESTV-Pauschale von CHF 30 pro Mahlzeit gilt unabhängig vom Reiseland. Auch wenn ein Mittagessen in München EUR 35 kostet, bleibt die Pauschale bei CHF 30. Übersteigen die effektiven Kosten die Pauschale, kann der Arbeitgeber den Mehrbetrag gegen Beleg erstatten – sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
- Verwechslung Vorsteuerabzug und Vorsteuervergütung: Der Schweizer Vorsteuerabzug betrifft ausschliesslich die Schweizer MWST. Die Rückforderung der deutschen MWST erfolgt über ein separates Vergütungsverfahren beim deutschen BZSt. Beide Verfahren dürfen nicht vermischt werden.
Wer unsicher ist, ob eine bestimmte Ausgabe als Dienstreisekosten gilt, orientiert sich am Spesenreglement des Unternehmens. Für höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 muss es vom Sitzkanton genehmigt sein; empfohlen ist ein Aufbau nach den SSK-Mustervorlagen. Die Genehmigung deckt auch Auslandsreisen ab, sofern das Reglement keine abweichenden Bestimmungen enthält.
04.Reisekosten nach Deutschland abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung zeigt den vollständigen Ablauf von der Belegsammlung bis zur Einreichung der Spesenabrechnung. Jeder Schritt orientiert sich an den Schweizer ESTV-Vorgaben und berücksichtigt die Besonderheiten von EUR-Belegen und deutscher MWST.
Schritt 1: EUR-Belege lückenlos sammeln
Während der Dienstreise in Deutschland fallen Belege in Euro an: Hotelrechnungen, Restaurantquittungen, Bahntickets, Taxiquittungen und Tankbelege. Alle Belege sind unmittelbar nach Erhalt zu sichern – idealerweise durch ein Foto mit dem Smartphone, da Thermobelege schnell verblassen.
- Pflichtangaben prüfen: Jeder Beleg muss Datum, Leistungserbringer, Art der Leistung und Betrag in EUR enthalten. Bei deutschen Rechnungen über EUR 250 brutto müssen zusätzlich Name und Adresse des Leistungsempfängers sowie die MWST-Nummer des Anbieters aufgeführt sein.
- Bewirtungsbelege ergänzen: Bei Geschäftsessen in Deutschland den Anlass und die Teilnehmenden auf dem Beleg oder einem Beiblatt notieren. Dies ist sowohl für die Schweizer Spesenabrechnung als auch für eine allfällige MWST-Rückforderung relevant.
- Belege nach Datum ordnen: Eine chronologische Ablage erleichtert die spätere Zuordnung zum korrekten Tageskurs und beschleunigt die Prüfung durch die Buchhaltung.
Schritt 2: Tageskurs EUR/CHF dokumentieren
Mit welchem Kurs EUR-Belege in CHF umgerechnet werden, legt das Spesenreglement fest. Einfach und nachvollziehbar ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats; er gilt für den ganzen Monat. Alternativ kann der Kurs der Kreditkartenabrechnung verwendet werden, sofern dieser dokumentiert ist.
Mögliche Kursquellen – massgebend ist die Methode im Spesenreglement
Wichtig: Der Kurs muss pro Beleg dokumentiert werden. Ein pauschaler Monatskurs ist nur zulässig, wenn das Spesenreglement dies ausdrücklich erlaubt. Bei Steuerprüfungen wird die Nachvollziehbarkeit der Kursumrechnung regelmässig kontrolliert.
Schritt 3: CHF-Umrechnung vornehmen
Im dritten Schritt wird jeder EUR-Beleg mit dem dokumentierten Tageskurs in CHF umgerechnet. Die Formel lautet: EUR-Betrag multipliziert mit dem Tageskurs ergibt den CHF-Betrag. Rundungen erfolgen auf 5 Rappen (kaufmännische Rundung).
Beispielrechnung: Dienstreise München, 3 Tage
Bei Kreditkartenzahlungen kann der auf der Abrechnung ausgewiesene CHF-Betrag direkt übernommen werden. In diesem Fall entfällt die manuelle Umrechnung, der Kreditkartenbeleg dient als Kursnachweis. Barzahlungen werden mit dem im Reglement festgelegten Kurs umgerechnet.
Schritt 4: MWST-Vergütung prüfen und beantragen
Vor der Einreichung der Spesenabrechnung prüft die Buchhaltung, ob eine Rückforderung der deutschen MWST über das Vergütungsverfahren für Unternehmen ausserhalb der EU wirtschaftlich sinnvoll ist. Der Aufwand lohnt sich in der Regel ab einem jährlichen Erstattungsvolumen von mehreren hundert Euro.
- Belege identifizieren: Alle Belege mit separat ausgewiesener deutscher MWST (19 % oder 7 %) markieren. Typisch: Hotelrechnungen, Mietwagenbelege, Messegebühren.
- Mindestbetrag prüfen: Für Unternehmen ausserhalb der EU muss die beantragte Vergütung mindestens EUR 1000 betragen, für das ganze Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum des Jahres mindestens EUR 500 (§ 61a UStDV).
- Antrag vorbereiten: Der Antrag wird beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingereicht. Beizulegen sind Originalbelege, eine Unternehmerbescheinigung der Schweizer ESTV und das ausgefüllte Antragsformular.
- Frist einhalten: Der Antrag für das Kalenderjahr 2025 muss bis spätestens 30. Juni 2026 eingehen. Verspätete Anträge werden ohne Ausnahme abgelehnt.
Unternehmen mit regelmässigen Deutschlandreisen beauftragen häufig einen spezialisierten Dienstleister mit der MWST-Rückforderung. Die Kosten liegen typischerweise bei 15–25 % des erstatteten Betrags und rechnen sich ab einem jährlichen Volumen von rund EUR 1'000.
Schritt 5: Spesenabrechnung nach Schweizer Regeln einreichen
Die fertige Spesenabrechnung wird nach denselben Regeln eingereicht wie bei Inlandsreisen. Grundlage sind Rz 52 der Wegleitung und das Spesenreglement des Unternehmens. Die Abrechnung enthält alle umgerechneten CHF-Beträge, die angewandten Pauschalen und die Kursdokumentation.
- Beilagen: Originalbelege (oder digitale Kopien gemäss Aufbewahrungsrichtlinie), Kreditkartenabrechnungen als Kursnachweis und gegebenenfalls Bewirtungsnachweise.
- Fristen: Die Einreichungsfrist richtet sich nach dem Spesenreglement – üblich sind 30 Tage nach Reiseende. Eine zeitnahe Einreichung erleichtert die Kursdokumentation und reduziert Rückfragen.
- Freigabe: Die Spesenabrechnung wird vom Vorgesetzten geprüft und freigegeben. Die Buchhaltung kontrolliert die Kursumrechnung, die Einhaltung der Pauschalen und die Vollständigkeit der Belege.
- Aufbewahrung: Alle Belege und die Spesenabrechnung sind gemäss OR während 10 Jahren aufzubewahren. Bei digitaler Archivierung gelten die Anforderungen der GeBüV an die Unveränderbarkeit.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Deutsche Verpflegungspauschalen anstelle der ESTV-Ansätze verwenden
Mitarbeitende übernehmen die deutschen Tagessätze aus Online-Rechnern oder von deutschen Kollegen. Ohne genehmigtes Reglement erfüllen solche Tagespauschalen die Vorgaben von Rz 52 nicht und sind im Lohnausweis betragsmässig anzugeben; überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden. Wenden Sie stattdessen die Werte nach Rz 52 an, etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit.
Fehler 2: Umrechnungskurs nicht dokumentiert oder nicht im Reglement festgelegt
Ohne dokumentierten Tageskurs pro Beleg fehlt der Nachweis für die korrekte Umrechnung. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall eigene Kurse ansetzen, was zu Differenzen führt. Jeder Beleg braucht einen nachvollziehbaren Kursnachweis – den im Reglement festgelegten Kurs oder die Kreditkartenabrechnung.
Fehler 3: Deutsche MWST in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abgezogen
Die deutsche Mehrwertsteuer darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung erscheinen. Ein unberechtigter Vorsteuerabzug führt bei der nächsten MWST-Revision zu einer Nachbelastung inklusive Verzugszins. Die Rückforderung erfolgt ausschliesslich über das Vergütungsverfahren für Unternehmen ausserhalb der EU beim deutschen BZSt.
Fehler 4: Frist für MWST-Rückforderung verpasst
Der Vergütungsantrag beim BZSt muss bis zum 30. Juni des Folgejahres eingehen. Verspätete Anträge werden ausnahmslos abgelehnt, das Geld ist verloren. Ein Kalendereintrag im Januar für die Zusammenstellung der Belege des Vorjahres verhindert diesen Fehler.
Fehler 5: Belege ohne Pflichtangaben akzeptiert
Deutsche Belege ohne MWST-Nummer, ohne separaten Steuerausweis oder ohne Empfängerangaben sind für die MWST-Rückforderung wertlos. Mitarbeitende sollten bereits vor Ort eine korrekte Rechnung verlangen – insbesondere bei Hotels und Restaurants.
Fehler 6: Grenzgänger-Arbeitswege als Dienstreise abgerechnet
Der tägliche Arbeitsweg eines Grenzgängers von Deutschland in die Schweiz ist keine Dienstreise und darf nicht als Spesen abgerechnet werden. Nur geschäftliche Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers gelten als Dienstreise gemäss Art. 327a OR. Eine Vermischung führt zu Aufrechnungen im Lohnausweis.
Fehler 7: Höhere Ansätze ohne genehmigtes Reglement
Spesen im Rahmen von Rz 52 brauchen kein genehmigtes Reglement – auch nicht bei Auslandsreisen. Wer höhere oder andere Ansätze vergütet, braucht für die Rechtssicherheit ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement; sonst sind die Spesen betragsmässig im Lohnausweis anzugeben. Empfohlen ist ein Aufbau nach den SSK-Mustervorlagen.
06.Häufige Fragen
Gelten deutsche Verpflegungspauschalen für Schweizer Arbeitgeber?
Nein. Die deutschen Verpflegungsmehraufwandspauschalen gelten für Arbeitgeber und Arbeitnehmende in Deutschland. Schweizer Arbeitgeber richten sich nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und ihrem Spesenreglement, etwa mit einer Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit – unabhängig davon, ob die Dienstreise ins In- oder Ausland führt.
Welchen Wechselkurs akzeptiert die ESTV für EUR-Belege?
Massgebend ist der Kurs, den das Spesenreglement festlegt – etwa der ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats oder der Kurs der Kreditkartenabrechnung. Für die MWST gilt wahlweise der ESTV-Monatsmittelkurs oder der Tageskurs (Devisen Verkauf), mindestens eine Steuerperiode lang einheitlich (Art. 45 MWSTV).
Kann ein Schweizer Unternehmen die deutsche MWST zurückfordern?
Ja, sofern das Unternehmen in der Schweiz MWST-pflichtig ist und in Deutschland keinen Sitz hat. Die Rückforderung erfolgt über das Vergütungsverfahren für Unternehmen ausserhalb der EU beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Der Antrag muss bis zum 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden und setzt Originalbelege mit korrektem Steuerausweis voraus.
Wie werden Übernachtungskosten in Deutschland abgerechnet?
Übernachtungskosten werden zu den effektiven Kosten abgerechnet. Der EUR-Betrag auf der Hotelrechnung wird zum Tageskurs in CHF umgerechnet. Eine Pauschale für Übernachtungen gibt es in den ESTV-Ansätzen nicht. Die deutsche MWST auf der Hotelrechnung (7 % auf die reine Übernachtung) kann über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückgefordert werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Fahrten in Deutschland?
Ja. Die Schweizer Kilometerpauschale von CHF 0.75/km ab 2026 gilt für alle Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug, unabhängig vom Reiseland. Fährt ein Mitarbeitender mit dem eigenen Auto von Zürich zu einem Kunden in Stuttgart, wird die gesamte Strecke mit CHF 0.75/km abgerechnet.
Müssen Spesenreglemente für Auslandsreisen separat genehmigt werden?
Nein. Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement deckt grundsätzlich auch Auslandsreisen ab. Es empfiehlt sich jedoch, im Reglement explizit festzuhalten, welche Kursquelle für Fremdwährungsbelege gilt und ob abweichende Pauschalen für bestimmte Länder vorgesehen sind.