SBB-Tickets als Spesenbeleg: MWST, Archivierung und Klassenwahl
SBB-Tickets (8.1% MWST) sind anerkannte Spesenbelege – digitale Tickets als PDF GeBücV-konform archivieren; 8.1% VSt abzugsfähig; 1./2.-Klasse-Regelung im Spesenreglement festhalten. Für die korrekte Spesenabrechnung von Bahnreisen müssen Unternehmen drei Punkte beherrschen: den MWST-Satz und Vorsteuerabzug, die revisionssichere Archivierung digitaler Tickets und die Regelung der Reiseklasse im Spesenreglement. Diese Seite behandelt alle drei Aspekte praxisnah und mit den aktuellen Vorgaben ab 2026.
01.SBB-Ticket als Beleg
Jedes SBB-Ticket – ob am Automaten gelöst, am Schalter gekauft oder in der App gebucht – gilt als vollwertiger Spesenbeleg. Der Personenverkehr der SBB unterliegt dem MWST-Normalsatz von 8.1 % (Art. 25 Abs. 1 MWSTG). Ist das Unternehmen selbst MWST-pflichtig, kann es die auf dem Ticket ausgewiesene Vorsteuer in der MWST-Abrechnung geltend machen.
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Beleg den Anforderungen von Art. 26 MWSTG genügt. SBB-Tickets erfüllen diese Anforderungen in der Regel, da sie den Aussteller (SBB AG), das Datum, die Strecke, den Betrag und den MWST-Satz enthalten. Das Originalticket muss aufbewahrt werden: Bei physischen Tickets das Papieroriginal, bei digitalen Tickets die PDF-Datei.
MWST auf SBB-Tickets: Übersicht
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reist für einen Kundentermin von Zürich nach Bern und zurück. Das Retour-Ticket 2. Klasse kostet CHF 102.–. Darin enthalten sind CHF 7.65 MWST (8.1 %). Diesen Betrag kann das MWST-pflichtige Unternehmen als Vorsteuer abziehen, sofern das Ticket korrekt archiviert wird.
02.Digitale SBB-Tickets
Immer mehr Mitarbeitende buchen ihre Bahnreisen über die SBB-App oder über sbb.ch. Das digitale Ticket auf dem Smartphone ist zwar gültig für die Reise, genügt aber als blosser Screenshot nicht den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBücV). Die GeBücV verlangt, dass elektronische Belege in einem unveränderlichen Format archiviert werden – und ein Screenshot erfüllt dieses Kriterium nicht.
- PDF-Export aus der SBB-App: In der SBB-App lässt sich jedes Ticket als PDF-Beleg exportieren. Dieses PDF enthält alle relevanten Angaben (Strecke, Datum, Preis, MWST) und gilt als GeBücV-konformer Beleg.
- Bestätigungs-E-Mail von sbb.ch: Bei Online-Buchungen versendet die SBB eine Bestätigungs-E-Mail mit PDF-Anhang. Auch dieses PDF ist als Beleg geeignet und sollte direkt im Spesensystem abgelegt werden.
- Screenshot oder Bildschirmfoto: Ein Screenshot des Tickets auf dem Smartphone ist kein revisionssicherer Beleg. Er kann nachträglich bearbeitet werden und enthält oft nicht alle erforderlichen Angaben. Screenshots werden bei einer Revision nicht als Originalbeleg akzeptiert.
Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden explizit anweisen, nach jeder Buchung den PDF-Beleg aus der App zu exportieren und im Spesensystem hochzuladen. Die Archivierung muss unveränderlich erfolgen – idealerweise in einem System, das die Integrität der Dateien sicherstellt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
SBB-Tickets und Bahnspesen digital abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.1. vs. 2. Klasse
Das Obligationenrecht schreibt nicht vor, welche Reiseklasse der Arbeitgeber erstatten muss. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber lediglich, die notwendigen Auslagen zu ersetzen. Welche Klasse als notwendig gilt, bestimmt das Unternehmen selbst – und hält dies im Spesenreglement fest.
Vergleich: Reiseklasse im Spesenreglement
In der Praxis legen die meisten KMU die 2. Klasse als Minimalstandard fest. Für Kadermitarbeitende oder bei Reisen über zwei Stunden kann das Reglement die 1. Klasse vorsehen. Entscheidend ist, dass die Regelung einheitlich und transparent im Spesenreglement dokumentiert ist. Bucht ein Mitarbeiter ohne Berechtigung 1. Klasse, erstattet das Unternehmen nur den Betrag der 2. Klasse – die Differenz trägt der Mitarbeitende selbst.
Wird das Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt, sollte die Klassenwahl-Regelung darin enthalten sein. So ist bei einer Revision klar nachvollziehbar, weshalb bestimmte Mitarbeitende höhere Bahnkosten abrechnen als andere.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Screenshot statt PDF archiviert
Ein Screenshot des SBB-Tickets auf dem Smartphone ist kein GeBücV-konformer Beleg. Bei einer Revision wird er nicht als Originalbeleg akzeptiert, und der Vorsteuerabzug kann nachträglich gestrichen werden. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, konsequent den PDF-Export aus der SBB-App zu nutzen.
Fehler 2: Pendelweg als Geschäftsreise abgerechnet
Der tägliche Arbeitsweg ist keine erstattungsfähige Spese, sondern ein privater Aufwand. Wird ein GA oder Streckenabo für den Pendelweg über die Spesen abgerechnet, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der im Lohnausweis deklariert werden muss. Nur effektive Geschäftsreisen sind als Spesen zulässig.
Fehler 3: Vorsteuerabzug ohne MWST-Pflicht geltend gemacht
Nur Unternehmen, die selbst MWST-pflichtig sind, dürfen die Vorsteuer auf SBB-Tickets abziehen. Nicht MWST-pflichtige Organisationen – etwa Vereine unter der Umsatzgrenze – verbuchen den Bruttobetrag als Aufwand. Ein fälschlich geltend gemachter Vorsteuerabzug führt bei einer ESTV-Kontrolle zu Nachforderungen.
Fehler 4: Keine Klassenwahl-Regelung im Spesenreglement
Fehlt im Spesenreglement eine klare Regelung zur Reiseklasse, entstehen Diskussionen und uneinheitliche Abrechnungen. Einzelne Mitarbeitende buchen 1. Klasse, andere 2. Klasse – ohne nachvollziehbare Grundlage. Eine explizite Regelung im Reglement schafft Klarheit und vermeidet Konflikte bei der Erstattung.
Fehler 5: Belege nicht innerhalb der Frist eingereicht
Viele Spesenreglemente sehen eine Einreichfrist von 30 bis 90 Tagen vor. Werden SBB-Tickets erst Monate später eingereicht, kann das Unternehmen die Erstattung verweigern. Zudem erschwert eine verspätete Einreichung die korrekte Verbuchung im richtigen Geschäftsjahr.
05.Häufige Fragen
Was gilt, wenn das SBB-Ticket über einen Corporate-Account gebucht wurde?
Bei Buchungen über einen SBB-Corporate-Account (z. B. SBB Business) erhält das Unternehmen eine Sammelrechnung. Diese Sammelrechnung dient als Beleg für die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug. Der einzelne Mitarbeitende muss in diesem Fall kein separates Ticket einreichen, sollte aber die Reise im Spesensystem dokumentieren, damit die Zuordnung zur Kostenstelle möglich ist.
Kann ich ein Halbtax-Abo über die Spesen abrechnen?
Ein Halbtax-Abo ist als Spese abrechenbar, wenn es überwiegend für Geschäftsreisen genutzt wird und das Spesenreglement dies vorsieht. Wird das Halbtax auch privat genutzt, muss der Privatanteil geschätzt und im Lohnausweis als geldwerter Vorteil deklariert werden. Viele Unternehmen übernehmen das Halbtax vollständig und deklarieren den Privatanteil pauschal.
Muss ich bei einem GA die einzelnen Fahrten als Spesen belegen?
Nein, bei einem vom Arbeitgeber finanzierten GA müssen die einzelnen Fahrten nicht belegt werden. Der GA-Kaufbeleg selbst ist der Spesenbeleg. Allerdings muss der Privatanteil des GA im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklariert werden. Die ESTV gibt jährlich den massgebenden Wert für den Privatanteil bekannt.
Sind Zuschläge für Sitzplatzreservationen oder Businesszonen auch abrechenbar?
Ja, Zuschläge für Sitzplatzreservationen oder den Zugang zur SBB-Businesszone sind als Spesen abrechenbar, sofern sie geschäftlich begründet sind. Sie unterliegen ebenfalls 8.1 % MWST. Die Belege dafür müssen separat oder als Teil der Gesamtrechnung archiviert werden.
Wie rechne ich ein SBB-Ticket in Fremdwährung ab, z. B. bei einer Reise nach Deutschland?
Bei grenzüberschreitenden Tickets, die teilweise in Fremdwährung ausgestellt sind, gilt der Kurs am Reisetag. Die SBB stellt den Betrag in der Regel in CHF aus. Wird ein Ticket im Ausland in Euro gekauft, ist der Tageskurs der ESTV oder der Kreditkartenabrechnung massgebend. Der MWST-Anteil für die Schweizer Strecke bleibt vorsteuerabzugsfähig.