ÖV-Spesen Belegpflicht: Belege, Vorsteuer und Aufbewahrung
Alle ÖV-Spesen benötigen einen Beleg (SBB-Ticket, PDF, Quittung) – der Kreditkartenbeleg allein genügt nicht für den VSt-Abzug; 10 Jahre Aufbewahrungspflicht gilt auch für digitale Tickets. Diese Seite erklärt, welche Belege die Steuerverwaltung akzeptiert, wie Sie mit fehlenden Belegen umgehen und was bei der digitalen Archivierung zu beachten ist.
01.Belegpflicht für alle ÖV-Spesen
Der Grundsatz ist eindeutig: Ohne Beleg kein Abzug. Arbeitgeber dürfen ÖV-Spesen nur dann steuerfrei erstatten, wenn ein entsprechender Nachweis vorliegt. Das gilt gleichermassen für Einzeltickets, Streckenkarten und Abonnements. Die Belegpflicht ergibt sich aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften (Art. 957 ff. OR) und den Anforderungen des Mehrwertsteuergesetzes (Art. 26 MWSTG) für den Vorsteuerabzug.
- SBB-Einzelticket: Das physische Ticket oder die digitale Quittung aus der SBB-App muss aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass Strecke, Datum und Preis ersichtlich sind.
- Digitales Ticket (Mobile oder Online): Die Kaufbestätigung als PDF aus der SBB-App oder dem Webshop gilt als vollwertiger Beleg. Speichern Sie das PDF sofort nach dem Kauf – der blosse Screenshot des QR-Codes genügt nicht.
- GA und Halbtax-Abo: Beim Generalabonnement oder Halbtax-Abo dient die jährliche Rechnung der SBB als Beleg. Wird das GA anteilig geschäftlich genutzt, muss der geschäftliche Anteil dokumentiert werden.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender fährt mit dem Zug von Zürich nach Bern (Einzelticket 2. Klasse, CHF 51.–). Er reicht die PDF-Quittung aus der SBB-App ein. Dieses PDF enthält Strecke, Datum, Klasse und Betrag – damit sind alle Anforderungen an einen gültigen Beleg erfüllt.
02.Was als Beleg gilt
Nicht jedes Dokument erfüllt die Anforderungen an einen steuerlich gültigen ÖV-Beleg. Entscheidend ist, dass der Beleg den Leistungserbringer, die Strecke oder Leistung, das Datum und den Betrag inklusive MWST-Satz ausweist. Nur dann ist auch der Vorsteuerabzug nach Art. 26 MWSTG gesichert.
Übersicht: Gültige und ungenügende ÖV-Belege
Der Kreditkartenbeleg ist der häufigste Stolperstein. Er weist zwar den Betrag und das Datum aus, enthält aber weder die Strecke noch die MWST-Nummer des Transportunternehmens. Damit fehlen die Pflichtangaben gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG, und der Vorsteuerabzug entfällt. Der Kreditkartenbeleg kann den Originalbeleg ergänzen, aber niemals ersetzen.
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Mehr erfahren →03.Was wenn kein Beleg mehr vorhanden ist
Im Alltag kommt es vor, dass ein Beleg verloren geht – etwa bei einem Kurzstreckenticket aus dem Automaten, das nach der Fahrt entsorgt wurde. In solchen Fällen kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser muss mindestens das Datum, die gefahrene Strecke, den Betrag und den Grund der Fahrt enthalten. Der Eigenbeleg wird vom Mitarbeitenden unterschrieben und vom Vorgesetzten visiert.
- Eigenbeleg als Notlösung: Ein Eigenbeleg dokumentiert die Fahrt nachträglich. Er ist intern akzeptabel, steuerlich aber deutlich heikler als ein Originalbeleg.
- Steuerliches Risiko: Bei einer Revision kann die Steuerbehörde Eigenbelege beanstanden. Der Vorsteuerabzug ist bei fehlenden Originalbelegen grundsätzlich ausgeschlossen.
- Prävention statt Nachbesserung: Die beste Lösung bleibt, Belege sofort nach dem Kauf digital zu sichern. Die SBB-App bietet für jede Fahrt eine PDF-Quittung an, die sich direkt archivieren lässt.
Eigenbelege sollten die absolute Ausnahme bleiben. Häufen sich Eigenbelege in einer Spesenabrechnung, signalisiert das der Revisionsstelle mangelnde interne Kontrolle. Unternehmen sollten im Spesenreglement klar festhalten, dass Originalbelege Pflicht sind und Eigenbelege nur in begründeten Ausnahmefällen akzeptiert werden.
04.Aufbewahrungspflicht
Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsunterlagen – und damit auch ÖV-Belege – während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Ein Ticket vom März 2026 muss also bis mindestens Ende 2036 archiviert sein.
Aufbewahrungsfristen für ÖV-Belege
Digitale ÖV-Belege müssen nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) archiviert werden. Das bedeutet: Die Dateien müssen unveränderbar gespeichert sein, jederzeit lesbar und systematisch auffindbar. Ein loses PDF auf dem Desktop erfüllt diese Anforderungen nicht. Geeignet sind revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme oder spezialisierte Spesentools, die Belege automatisch GeBüV-konform ablegen.
Physische Belege wie Papiertickets verblassen mit der Zeit. Es empfiehlt sich daher, diese zeitnah zu scannen oder abzufotografieren und digital zu archivieren. Der Scan ersetzt das Original, sofern die Qualität ausreicht und die Archivierung GeBüV-konform erfolgt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg als alleinigen Nachweis einreichen
Der Kreditkartenbeleg zeigt nur Betrag und Datum, nicht aber die Strecke oder den MWST-Satz. Ohne diese Angaben ist kein Vorsteuerabzug möglich. Reichen Sie immer den Originalbeleg des Transportunternehmens ein und verwenden Sie den Kreditkartenbeleg höchstens als Ergänzung.
Fehler 2: Digitale Tickets nicht als PDF sichern
Viele Mitarbeitende verlassen sich darauf, dass das Ticket in der SBB-App gespeichert bleibt. Nach einer gewissen Zeit sind ältere Fahrten jedoch nicht mehr abrufbar. Laden Sie die PDF-Quittung unmittelbar nach dem Kauf herunter und archivieren Sie sie.
Fehler 3: GA-Rechnung nicht aufbewahren
Wird ein GA ganz oder teilweise geschäftlich genutzt, muss die Jahresrechnung als Beleg vorliegen. Fehlt sie, kann die Steuerbehörde den Abzug streichen. Bewahren Sie die SBB-Rechnung zusammen mit der Dokumentation des geschäftlichen Nutzungsanteils auf.
Fehler 4: Eigenbelege ohne Unterschrift und Visum erstellen
Ein Eigenbeleg ohne Unterschrift des Mitarbeitenden und Visum des Vorgesetzten hat keinen Beweiswert. Stellen Sie sicher, dass Eigenbelege immer vollständig ausgefüllt und doppelt unterzeichnet sind.
Fehler 5: Papierbelege nach der Erstattung wegwerfen
Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Spese bereits erstattet wurde. Wer Papiertickets nach der Auszahlung entsorgt, riskiert bei einer späteren Revision Nachforderungen. Scannen Sie Papierbelege und archivieren Sie sie digital.
06.Häufige Fragen
Reicht der SBB-Fahrtverlauf aus der App als Beleg?
Nein, der blosse Fahrtverlauf in der SBB-App ist kein gültiger Beleg. Er zeigt zwar die gefahrenen Strecken, enthält aber keine MWST-Nummer und keinen MWST-Satz. Laden Sie stattdessen für jede Fahrt die PDF-Quittung herunter – diese erfüllt alle Anforderungen an einen steuerlich gültigen Beleg.
Muss ich für jede einzelne Tramfahrt einen Beleg aufbewahren?
Grundsätzlich ja. Jede geschäftlich veranlasste Fahrt benötigt einen Beleg. Bei häufigen Kurzstreckenfahrten im Nahverkehr kann ein Monatsabonnement sinnvoller sein, da dann eine einzige Rechnung als Beleg für alle Fahrten dient.
Kann ich ein Foto des Papiertickets statt des Originals einreichen?
Ja, ein Foto oder Scan des Papiertickets ist zulässig, sofern alle Angaben lesbar sind und die Datei GeBüV-konform archiviert wird. Das digitale Abbild ersetzt dann das physische Original. Achten Sie auf ausreichende Bildqualität und vollständige Erfassung des Belegs.
Wie weise ich den geschäftlichen Anteil eines GA nach?
Führen Sie ein Fahrtenbuch oder eine Aufstellung der geschäftlichen Fahrten. Der geschäftliche Anteil wird prozentual berechnet und auf die GA-Jahresrechnung angewendet. Der private Anteil muss im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklariert werden.
Gelten für Uber- und Bolt-Fahrten dieselben Belegregeln?
Ja, auch Fahrten mit Ride-Hailing-Diensten erfordern einen Beleg mit Strecke, Datum, Betrag und MWST-Angaben. Die E-Mail-Quittung dieser Anbieter enthält in der Regel alle nötigen Informationen. Prüfen Sie, ob die Schweizer MWST-Nummer aufgeführt ist – andernfalls entfällt der Vorsteuerabzug.