Spesenbelege nicht aufbewahrt: Vorsteuerabzug, Steuernachzahlung, Revision

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege ergibt sich aus Art. 958f OR. Danach sind sämtliche Unterlagen, die für das Verständnis der Buchführung notwendig sind, während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Spesenbeleg vom März 2026 muss also bis mindestens Ende 2036 verfügbar sein.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) konkretisiert diese Pflicht und gilt ausdrücklich auch für elektronisch geführte oder digitalisierte Belege. Art. 9 und 10 GeBÜV verlangen, dass archivierte Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer unverändert, vollständig und jederzeit lesbar bleiben. Das betrifft sowohl Originalbelege als auch digitale Kopien.

Arbeitnehmer unterschätzen häufig ihre eigene Aufbewahrungspflicht. Wer in der Steuererklärung Berufsauslagen geltend macht, muss die entsprechenden Belege auf Verlangen der Steuerbehörde vorlegen können. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die Spesen bereits erstattet hat.

Seit Inkrafttreten der revidierten GeBÜV dürfen Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden, sofern die digitale Version die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Das spart Platz und vereinfacht die Archivierung, setzt aber ein sauberes Verfahren voraus.

• Unveränderbarkeit: Die digitale Kopie muss so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest nachvollziehbar sind. Ein PDF auf einem normalen Dateiserver genügt in der Regel nicht, da Dateien dort ohne Protokollierung überschrieben werden können.
• Lesbarkeit: Der Beleg muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer in lesbarer Form reproduzierbar sein. Das Dateiformat muss langfristig unterstützt werden, weshalb PDF/A als Archivformat empfohlen wird.
• Zugreifbarkeit: Die Belege müssen innert angemessener Frist abrufbar sein. Eine Revisionsstelle erwartet, dass Belege innerhalb weniger Stunden vorgelegt werden können, nicht erst nach Wochen.
• Vollständigkeit: Alle Angaben des Originalbelegs müssen in der digitalen Version enthalten sein. Abgeschnittene Ränder, unleserliche Beträge oder fehlende MWST-Nummern machen den Scan wertlos.

Ein häufiges Problem in der Praxis: Mitarbeitende fotografieren Belege mit dem Smartphone und löschen das Foto nach einigen Monaten oder wechseln das Gerät. Ein Handyfoto in der Kamerarolle erfüllt die GeBÜV-Anforderungen nicht, weil weder Unveränderbarkeit noch langfristige Zugreifbarkeit gewährleistet sind. Erst wenn das Foto in ein revisionssicheres Archivsystem übertragen wurde, darf der Papierbeleg vernichtet werden.

Bei einer MWST-Revision oder einer Buchprüfung durch die Revisionsstelle werden Spesenbelege stichprobenartig oder systematisch geprüft. Fehlen Belege, hat das unmittelbare finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen und unter Umständen auch für die betroffenen Arbeitnehmer.

• MWST-Vorsteuerabzug gestrichen: Ohne Originalbeleg oder GeBÜV-konforme Kopie kann die ESTV den Vorsteuerabzug auf der betroffenen Position nicht anerkennen. Bei einem fehlenden Hotelbeleg über CHF 350 (inkl. 3.8 % MWST) gehen rund CHF 12.85 Vorsteuer verloren. Über hunderte Belege summiert sich das rasch auf vierstellige Beträge.
• Steuernachzahlung beim Arbeitnehmer: Kann das Unternehmen eine Spesenzahlung nicht mit einem Beleg unterlegen, kann die Steuerbehörde den Betrag als verdeckten Lohn qualifizieren. Der Arbeitnehmer schuldet dann Einkommenssteuer auf den umqualifizierten Betrag, der Arbeitgeber allenfalls Sozialversicherungsbeiträge.
• Beweislast beim Arbeitgeber: Der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass eine Spesenzahlung geschäftlich begründet war. Ohne Beleg fehlt dieser Nachweis. Die Revisionsstelle kann die Zahlung als geschäftsmässig nicht begründeten Aufwand beanstanden, was zu einer Gewinnaufrechnung führt.
• Fehlende Belege beim Arbeitgeber selbst: Hat der Arbeitgeber seine eigenen Belegkopien verloren, kann er sich nicht darauf berufen, dass der Arbeitnehmer die Belege eingereicht hatte. Die Aufbewahrungspflicht liegt beim buchführungspflichtigen Unternehmen. Ein Verweis auf den Arbeitnehmer entlastet nicht.

In der Praxis führen fehlende Spesenbelege selten zu Bussen, aber fast immer zu finanziellen Nachteilen. Die ESTV korrigiert die Vorsteuer, die kantonale Steuerverwaltung rechnet Lohnbestandteile auf, und die AHV-Ausgleichskasse fordert Beiträge nach. Diese Korrekturen betreffen oft mehrere Steuerperioden gleichzeitig.

Ist ein Beleg verloren gegangen, gibt es eingeschränkte Möglichkeiten zur nachträglichen Dokumentation. Keine dieser Alternativen ersetzt den Originalbeleg vollständig, aber sie können den Schaden begrenzen.

Die Belegkopie vom Lieferanten ist die stärkste Alternative, weil sie inhaltlich dem Original entspricht. Viele Hotels und Restaurants können Rechnungskopien auch nach Monaten noch ausstellen. Je länger der Vorfall zurückliegt, desto schwieriger wird es allerdings. Nach zwei bis drei Jahren sind Duplikate oft nicht mehr erhältlich.

Eigenbelege haben klare Grenzen. Für den MWST-Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg grundsätzlich nicht aus, weil die MWST-Nummer des Leistungserbringers fehlt. Die ESTV verlangt eine Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG. Eigenbelege eignen sich daher vor allem für Kleinspesen unter CHF 20, bei denen ohnehin kein Vorsteuerabzug geltend gemacht wird, oder für Trinkgelder und Parkuhren.