Spesen zu spät einreichen: Fristen, Verjährung und Folgen

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Anspruch ist zwingend und kann vertraglich nicht wegbedungen werden (Art. 327a Abs. 2 OR). Er entsteht im Zeitpunkt der Auslage, nicht erst bei der Einreichung der Abrechnung.

Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre ab Fälligkeit der einzelnen Auslage (Art. 128 Ziff. 3 OR). Nach Ablauf dieser Frist kann der Arbeitgeber die Verjährungseinrede erheben und die Erstattung verweigern. Die Verjährung läuft für jede einzelne Auslage separat, nicht ab dem Zeitpunkt der Einreichung.

Wichtig: Auch wenn eine interne Frist abgelaufen ist, bleibt der gesetzliche Anspruch bis zur Verjährung bestehen. Arbeitgeber dürfen interne Fristen setzen und deren Einhaltung einfordern, aber eine vollständige Verweigerung trotz nachgewiesener Auslage innerhalb der Verjährungsfrist ist rechtlich angreifbar. In der Praxis führen solche Fälle jedoch regelmässig zu Konflikten, die beide Seiten vermeiden sollten.

Spesen, die nach dem Periodenabschluss eingereicht werden, verursachen in der Buchhaltung erheblichen Mehraufwand. Gemäss den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957a OR müssen Aufwände in der Periode erfasst werden, in der sie entstanden sind. Werden Spesen aus dem Vorjahr erst im laufenden Geschäftsjahr eingereicht, muss die Buchhaltung entweder eine Nachbuchung im alten Jahr vornehmen oder den Aufwand periodenfremd im neuen Jahr verbuchen.

• Periodenabgrenzung: Spesen aus Dezember, die erst im Februar eingereicht werden, verfälschen die Erfolgsrechnung beider Geschäftsjahre. Bei bereits abgeschlossener Jahresrechnung ist eine Korrektur nur noch mit erhöhtem Aufwand möglich.
• Budgetüberschreitung: Nachträglich eingereichte Spesen belasten das Budget der aktuellen Periode, obwohl sie wirtschaftlich einer früheren Periode zuzuordnen sind. Das erschwert die Kostenkontrolle und Budgetplanung.
• Revisionsrisiko: Bei einer Revision oder Steuerprüfung fallen periodenfremd verbuchte Spesen auf. Die Revisionsstelle kann Beanstandungen aussprechen, wenn die Periodenabgrenzung systematisch mangelhaft ist.
• Lohnausweis-Probleme: Spesen, die nach der Erstellung des Lohnausweises für das Vorjahr eingereicht werden, können nicht mehr im korrekten Lohnausweis berücksichtigt werden. Ein korrigierter Lohnausweis verursacht Zusatzaufwand bei Arbeitgeber und Steuerbehörde.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht im März 2026 Reisespesen von CHF 1 850 aus dem vierten Quartal 2025 ein. Die Jahresrechnung 2025 ist bereits erstellt und von der Revisionsstelle geprüft. Die Buchhaltung muss den Betrag periodenfremd im Jahr 2026 verbuchen, was die Vergleichbarkeit der Jahresrechnungen beeinträchtigt und bei einer Steuerprüfung Rückfragen auslösen kann.

Das grösste praktische Risiko bei verspäteter Einreichung ist der Verlust oder die Unleserlichkeit von Belegen. Thermopapier-Quittungen verblassen erfahrungsgemäss innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Wer Spesen erst nach Monaten einreicht, kann die Auslage häufig nicht mehr lückenlos belegen. Die Beweislast für die geschäftliche Notwendigkeit und die Höhe der Auslage liegt beim Arbeitnehmer.

• Verblasste Belege: Thermobelege von Tankstellen, Restaurants und Parkuhren werden nach wenigen Monaten unleserlich. Ohne lesbaren Beleg fehlt der Nachweis für Betrag, Datum und Geschäftszweck.
• Verlorene Belege: Je länger die Zeitspanne zwischen Auslage und Einreichung, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Belege verloren gehen. Ein fehlender Beleg macht die Erstattung in vielen Unternehmen unmöglich.
• Fehlende Erinnerung an den Geschäftszweck: Nach mehreren Monaten lässt sich der konkrete Geschäftszweck einer Auslage oft nicht mehr rekonstruieren. Ohne nachvollziehbare Begründung kann der Arbeitgeber die geschäftliche Notwendigkeit bestreiten.
• Steuerliche Aberkennung: Die ESTV und kantonale Steuerbehörden können Spesen ohne vollständige Belege als Lohnbestandteil qualifizieren. Das führt zu Nachsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Aufbewahrungspflicht für geschäftsrelevante Belege beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Diese Pflicht trifft das Unternehmen, nicht den einzelnen Arbeitnehmer. Dennoch liegt es im Eigeninteresse des Arbeitnehmers, Belege sofort nach Erhalt digital zu sichern. Ein Smartphone-Foto des Originalbelegs genügt als Sicherungskopie, sofern alle relevanten Angaben erkennbar sind.

Ein gut formuliertes Spesenreglement definiert klare Einreichfristen und kommuniziert die Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) sehen vor, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen müssen. Darin wird eine zeitnahe Einreichung empfohlen, ohne eine starre gesetzliche Frist vorzuschreiben.

Die monatliche Einreichung hat sich in der Praxis als bester Kompromiss zwischen Aufwand und Risikominimierung bewährt. Sie stellt sicher, dass Belege noch lesbar und der Geschäftszweck noch erinnerlich ist. Gleichzeitig bleibt der administrative Aufwand für Arbeitnehmer und Buchhaltung überschaubar. Unternehmen sollten die gewählte Frist im Spesenreglement verankern und bei der Einführung klar kommunizieren.

Digitale Spesenerfassung reduziert das Risiko verspäteter Einreichungen erheblich. Wenn Belege direkt nach der Auslage per Smartphone fotografiert und erfasst werden, entfällt das Sammeln von Papierbelegen. Die Abrechnung kann laufend erstellt und am Monatsende mit wenigen Klicks eingereicht werden.